Een lijst sorteren in Excel

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Sorteren op alfabetische of numerieke volgorde

Sorteren volgens meerdere criteria

Sorteren op kleur van de cel of het lettertype

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Excel is geweldig voor het tonen van tabellen met gegevens, maar hoe kun je deze manipuleren en organiseren zodat ze aan jouw eisen voldoen? Het gereedschap Sorteren biedt de mogelijkheid om snel kolommen te sorteren in diverse opmaakstijlen. Daarnaast kun je een eigen sortering maken voor meerdere kolommen en soorten van data. Gebruik de functie Sorteren en Filteren om op een logische manier je gegevens te organiseren, zodat het gemakkelijker wordt om deze te begrijpen.

Stappen

Deel 1

Deel 1 van 3:

Sorteren op alfabetische of numerieke volgorde

Pdf downloaden

1. 
   1
   Selecteer je gegevens. Je kunt een selectie maken van de kolom die je wilt sorteren middels klikken en slepen, of klik op één van de cellen in de kolom om deze te activeren, waarna Excel automatisch de gegevens kan selecteren.

   • Alle gegevens in de kolom moeten op dezelfde manier zijn opgemaakt (vb. tekst, getallen, datums) om de hele kolom te kunnen sorteren.
2. 
   2
   De Sorteerknoppen. Deze kun je vinden in het tabblad Start of het tabblad Gegevens in de groep "Sorteren & Filteren". Om snel te sorteren kun je direct de "AZ↓" of "AZ↑" knoppen gebruiken.
3. 
   3
   Sorteer je kolom. Als je getallen wilt sorteren, dan kun je van klein naar groot sorteren ("AZ↓") of andersom ("AZ↑"). Als je tekst wilt sorteren, dan sorteer je in oplopende ("AZ↓") of aflopende ("AZ↑") numerieke volgorde. Als je datums of tijdstippen wilt sorteren, dan sorteer je van vroeg naar later ("AZ↓") of andersom ("AZ↑").

   • Als er een andere kolom met gegevens staat naast de kolom die je wilt sorteren, dan wordt je gevraagd of je die kolom mee wilt nemen in de sortering. Het sorteren verloopt aan de hand van de gegevens in de kolom die je in eerste instantie hebt uitgekozen. De gegevens in de bijbehorende kolommen worden vervolgens mee gesorteerd, zodat de gegevens voor elke rij blijft kloppen.
4. 
   4
   Controleer wat er mis gaat met kolommen die niet kunnen worden gesorteerd. Als je merkt dat het sorteren mislukt, dan is de meest waarschijnlijke fout het niet overeenkomen van de opmaak van gegevens.

   • Als je getallen wilt sorteren, zorg dan dat alle cellen in de kolom als getal zijn opgemaakt en niet als tekst. Getallen worden soms per ongeluk als tekst geïmporteerd vanuit boekhoudprogramma's.
   • Als je tekst sorteert dan kunnen er fouten optreden door spaties aan het begin of foutieve opmaak.
   • Als je datums of tijd wilt sorteren dan ontstaan er vaak problemen door de opmaak van je gegevens. Om ervoor te zorgen dat Excel datums op de juiste manier sorteert moet je er net als bij getallen en tekst voor zorgen dat alle cellen in de kolom als datum zijn opgemaakt.
   Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Sorteren volgens meerdere criteria

Pdf downloaden

1. 
   1
   Selecteer je gegevens. Stel je hebt een spreadsheet met een lijst van klantgegevens (naam en woonplaats). Om je leven makkelijker te maken is het een goed idee om eerst alfabetisch op woonplaats te sorteren en daarna op klantnaam (alfabetisch per stad). Hier heb je een aangepaste sortering voor nodig.
2. 
   2
   Klik op Sorteren. Deze vind je in de groep "Sorteren & Filteren" van het tabblad Gegevens. Het deelvenster Sorteren wordt nu geopend met diverse opties om een aangepaste sortering te maken.

   • Als er headers/labels boven de kolommen staan in de eerste rij, zoals "Plaats" en "Naam", zorg er dan voor dat de optie "De gegevens bevatten kopteksten" in de hoek rechtsboven van het sorteervenster is aangevinkt.
3. 
   3
   Maak je eerst sorteerregel. Klik op "Sorteren op" om de kolom te kiezen die je wilt sorteren. In dit voorbeeld wil je eerst op woonplaats selecteren; selecteer dus de juiste kolom in het menu.

   • Laat "Sorteren op" op "Waarden" staan.
   • Stel de volgorde in van "A tot Z" of van "Z tot A", afhankelijk van hoe je wilt sorteren.
4. 
   4
   Maak een tweede sorteerregel. Klik op "Niveau toevoegen". Deze voegt een sorteerregel toe onder de eerste regel. Selecteer de tweede kolom (bijv. de kolom Naam van het voorbeeld) en kies vervolgens een sorteervolgorde (kies hiervoor dezelfde volgorde als bij de eerste regel, voor de leesbaarheid).
5. 
   5
   Klik op OK. Je lijst zal worden gesorteerd volgens de regels die je hebt opgesteld. Je zou de woonplaatsen in alfabetische volgorde nu moeten zien naast de klantnamen behorend bij een woonplaats.

   • Dit is een eenvoudig voorbeeld en bevat slechts 2 kolommen. Je kunt evenwel de sortering zo complex maken als je wilt, voor meerdere kolommen.
   Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Sorteren op kleur van de cel of het lettertype

Pdf downloaden

1. 
   1
   Selecteer je gegevens. Je kunt of klikken en slepen om de kolom die je wilt sorteren te selecteren, of klik op één van de cellen in de kolom om deze te activeren, waarna Excel automatisch de gegevens kan selecteren.
2. 
   2
   Klik op Sorteren. Deze vind je in de groep "Sorteren & Filteren" van het tabblad Gegevens. Het deelvenster Sorteren wordt nu geopend. Als er een andere kolom met gegevens staat, naast de kolom die je wilt sorteren, dan wordt je gevraagd of je die kolom mee wilt nemen in de sortering.
3. 
   3
   Selecteer "Celkleur" of "Tekenkleur" in het "Sorteren op" menu. Je krijgt de mogelijkheid een kleur te kiezen waarop je als eerste wilt sorteren.
4. 
   4
   Selecteer de sorteerkleur. In de "Volgorde"-kolom kun je het uitklapmenu gebruiken om een kleur te kiezen waarop je als eerste wilt sorteren. Je kunt alleen die kleuren kiezen die je hebt gebruikt voor je gegevens.

   • Er is geen standaardvolgorde voor het sorteren op kleur. Je zult de volgorde zelf moeten aangeven.
5. 
   5
   Voeg eventueel een andere kleur toe. Voor elke kleur die je in de kolom die je wilt sorteren hebt gebruikt kun je een sorteerregel toevoegen. Klik op "Niveau toevoegen" om nog een andere regel toe te voegen aan de sortering. Kies de volgende kleur waarop je wilt sorteren en de aan te houden volgorde.

   • Zorg dat elke volgorde voor elke regel hetzelfde is. Bijvoorbeeld: als je van boven naar beneden sorteert, zorg dan dat Volgorde voor elke regel "Bovenop" vermeldt.
6. 
   6
   Klik op OK. Elke sorteerregel zal één voor één worden toegepast en de kolom wordt gesorteerd op de kleur die je hebt aangegeven.
   Advertentie

Tips

• Probeer de data op verschillende manieren te sorteren; dit kan een heel nieuw inzicht verschaffen in de gegevens die je hebt verzameld.
• Als je spreadsheet totalen heeft, gemiddelden of andere samenvattende informatie onderaan de gegevens die je wilt sorteren, let er dan wel op dat je deze informatie niet meeneemt in de sortering.

Advertentie

Waarschuwingen

• Zorg er absoluut voor dat je alle kolommen selecteert als je gaat sorteren, anders kan het zijn dat je gegevens door elkaar komen te staan.

Advertentie