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Es posible que realices la mayor parte de tus comunicaciones comerciales usando correos electrónicos; no obstante, algunas veces tendrás que enviar una carta comercial formal. Si tienes más documentos que tienes que incluir junto con la carta, tendrás que indicarlos en el cuerpo de la carta y con una anotación al final. De esta forma, el destinatario podrá asegurarse de recibir todo lo que le enviaste.[1]
Pasos
Termina la carta. La anotación de documento adjunto se pone después de terminar y firmar la carta. Utiliza un cierre cortés como “Atentamente” o “Cordialmente”, deja espacio para la firma y después escribe tu nombre.[2]- Por lo general, el cierre podría ser más familiar si tienes una relación más personal con el destinatario. Por ejemplo, si le escribes al papá de tu mejor amigo, podrías utilizar un cierre más informal como “Saludos cordiales” o “Mis mejores deseos”.
Escribe “Adjunto” debajo de tu nombre. Si has incluido un documento además de la carta que envías, pon doble espacio después de escribir tu nombre para la firma y escribe tu anotación de documento adjunto.[3]- Si has incluido más de un documento, utiliza el plural “Adjuntos” e indica después la cantidad de documentos adjuntos. La cantidad debe estar después de dos puntos o entre paréntesis. Por ejemplo, si has adjuntado tres documentos, podrías escribir “Adjuntos: 3” o “Adjuntos (3)”.
Utiliza una abreviatura. No necesariamente tienes que escribir la toda palabra “adjunto” para hacer una anotación de documento adjunto en una carta comercial formal. La forma “Adj.” es aceptable para indicar una anotación de documento adjunto.[4]- Técnicamente, “Adj.” es la abreviatura de la palabra “adjetivo”, pero en este caso también hace referencia a “adjunto”.
- Si vas a adjuntar más de un documento, puedes indicar la cantidad de documentos adjuntos después de la abreviatura, pero no agregues una “s” a la abreviatura.
Indica los títulos de los documentos. Algunas veces si tienes varios documentos adjuntos, indicar simplemente la cantidad no dará suficiente información. Si piensas que es necesario, también puedes incluir los títulos de los documentos después de la palabra “Adjuntos”.[5].- Asegúrate de que todos los documentos tengan un título fácilmente reconocible si quieres indicarlos de esta forma. No querrás que el destinatario trate de descifrar si los documentos correctos están ahí.
- Si vas a indicar títulos, evita incluir la cantidad de documentos adjuntos.
Incluye toda descripción relevante. En algunos casos, podría ser más importante indicarle al destinatario el tipo de documentos que adjuntas. Por lo general, tendrás que hacerlo si incluyes tanto los documentos originales como las copias.[6]- Indica simplemente el título del documento y luego incluye la descripción entre paréntesis. Por ejemplo, puedes escribir “Adjunto: Certificado de nacimiento (original y dos copias)”.
- Si has adjuntado documentos originales que te los tendrán que devolver, asegúrate de mencionarlo en el cuerpo de la carta.
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Escoge la mejor fuente y margen. La fuente de una carta comercial formal debe ser una fuente estándar y fácil de leer como Times New Roman o Helvetica. Por lo general, será la fuente predeterminada en tu aplicación de procesamiento de textos.[7]- Los márgenes predeterminados también deben estar bien. Debe haber al menos 2,54 cm (1 pulgada) en cada lado. Si tienes una carta más corta que deseas que llene la página, podrías considerar aumentar un poco los márgenes si eso ayuda a equilibrar la página
- En el caso de las cartas que son particularmente cortas, podrías probar también con una fuente que sea un poco más grande y más extendida, por ejemplo, Verdana. Sin embargo, ten cuidado de que la fuente no distraiga demasiado. Si tienes dudas, imprime la carta y entrégasela a un amigo. Haz que lo mire durante unos segundos, luego quítaselo y pídele que te hable al respecto. Si la fuente distrae, podrá decírtelo.
Incluye tu dirección. A menos que escribas en un papel membretado, la dirección por lo general será lo primero que estará en la parte superior de la página en una carta comercial formal. No será necesario que incluyas tu nombre, ya que firmarás la carta.[8]- Por lo general, la carta deberá estar justificada a la derecha y tener espacio simple. La aplicación de procesamiento de textos que utilices podría tener una plantilla de carta comercial que podrás utilizar para que no tengas que arreglar todo el formato manualmente.
- Además de tu dirección postal, también podrás incluir tu número de teléfono, dirección de correo electrónico o ambos.
Escribe la fecha del día en que terminaste la carta. Si vas a dar formato manualmente a la carta, deja doble espacio en la última línea de tu dirección y pon el texto justificado a la izquierda. Escribe la versión completa de la fecha, de tal modo que le des formato en el estilo que utiliza el destinatario.[9]- Por ejemplo, si le escribes tu carta a alguien que está en Europa, primero tendrás que poner el día, después el mes y luego el año: “16 de julio de 2017”. Por otro lado, si le escribes tu carta a alguien de Estados Unidos, escribirías “July 16th, 2017” (en inglés ya que ahí hablan ese idioma).
- No trates de adivinar la fecha futura en una carta comercial formal. Si el destinatario recibe la carta antes de la fecha, se verá mal. Trata de enviar la carta lo antes posible una vez que la imprimas y firmes.
Identifica al destinatario. Pon doble espacio debajo de la fecha y escribe el nombre de la persona a quien escribes, junto con su dirección postal. Dependiendo de la razón por la cual escribas, también podrías incluir su puesto laboral o nombre de la compañía.[10]- Después de la dirección, deja otras dos líneas y escribe tu saludo. “Estimado” es adecuado, seguido del nombre y puesto de la persona.
- Utiliza la discreción para determinar si incluyes el primer nombre de la persona. Si dicha persona ocupa un puesto de autoridad, por lo general será mejor que utilices “Sr.” o “Sra.”, seguido de su apellido.
Escribe el cuerpo de la carta en estilo de bloque. Hay varios estilos de párrafo para escribir cartas comerciales formales; no obstante, el estilo de bloque es el más simple y el más utilizado. Para este estilo, tendrás espacio simple en el texto, excepto por el doble espacio que habrá entre párrafos.[11]- Los párrafos no tienen sangría en un estilo de bloque. El texto por lo general estará justificado a la izquierda, aun cuando puedas escoger la alineación “justificado”. El texto tendrá espacios de tal modo que esté uniforme en ambos lados de la página. El texto justificado podría ser más difícil de leer en algunos contextos; sin embargo, en una carta breve esto puede hacer que el texto luzca más limpio. Se trata principalmente de un asunto de elección personal.
Utiliza el papel adecuado para imprimir tu carta. Una vez que hayas resuelto el problema de redactar y dar formato a una carta comercial formal, tendrás que asegurarte de que el papel que escojas refleje la dignidad de la carta en sí misma.[12]- El papel que escojas puede determinar si el destinatario tomará la carta con seriedad. Esto es especialmente importante si escribes una carta comercial formal ya sea que postules a un trabajo o que trates de conseguir admisión a una escuela.
- Por lo general, tendrás que usar papel que sea un poco más grueso y de color blanco o grisáceo. Usar papel de color puede ser adecuado en el caso de las cartas personales; no obstante, en las cartas comerciales te hará parecer menos que serio.
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Indica la razón por la cual escribes. Una carta comercial debe ser breve e ir directo al punto. Una vez que te presentes, aborda de inmediato la razón por la cual escribes la carta y lo que esperas lograr como resultado.[13]- Por ejemplo, si escribes una solicitud para un trabajo, podrías escribir “Mi nombre es Sara Carpio y recientemente me he graduado de la Academia Pastel Dorado. Vi que está buscando a un pastelero y considero que mis habilidades serían una buena opción para usted”.
Menciona los documentos adjuntos en el contexto. Tendrás que mencionar algún documento adjunto en el cuerpo de la carta, además de incluir una anotación después del cierre. Esto preparará al destinatario a fin de conocer los documentos y la manera en que están relacionados con la razón por la que escribes.[14]- Por ejemplo, podrías escribir “Como puede ver en mi hoja de vida (documento adjunto), me gradué de la Academia Pastel Dorado con las más altas calificaciones en mi clase y con una mención del Decano”.
- Este método de indicar documentos adjuntos en el cuerpo de la carta es más adecuado cuando no hay demasiados.
Describe algún documento que hayas adjuntado. Si has adjuntado varios documentos, podría ser más eficiente que si simplemente lo indicas en la carta, junto con una explicación breve de qué son esos documentos.[15]- Por ejemplo, supongamos que escribes una carta comercial para solicitar un reembolso por un producto defectuoso. Podrías escribir “He adjuntado mi recibo de la mercadería junto con dos fotos que muestran el defecto aparente cuando lo saqué por primera vez de la caja”.
- En la anotación debajo del cierre de la carta, lo podrías expresar como “Adjuntos (3)” o “Adjuntos: Recibo con fecha 11 de julio de 2017; foto (2)”.
Explica de qué manera son relevantes los documentos adjuntos. Si has hecho la anotación los documentos adjuntos en el cuerpo de la carta, es posible que tengas que incluir una o dos oraciones que demuestren al destinatario por qué y cómo esos documentos se relacionan con la razón original por la que escribes.[16]- Por ejemplo, si adjuntas un recibo y fotos para solicitar un reembolso por un producto defectuoso, podrías escribir “Las fotos indican el problema con este producto. Si compara la fecha de las fotos con la fecha del recibo, verá que fueron tomadas el día en que compré el producto. Este producto estaba dañado cuando lo compre”.
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Referencias
- ↑ http://emilypost.com/advice/effective-business-letters/
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- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://www.macmillandictionary.com/us/thesaurus-category/american/abbreviations-in-letters-and-correspondence
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- ↑ http://career.vt.edu/job-search/presenting_yourself/cover-letters.html
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-write-a-business-letter
- ↑ https://www.g-w.com/pdf/sampchap/9781605254722_ch09.pdf
- ↑ https://www.cogswell.edu/pdf/Cover_Letter_Tips.pdf
- ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-write-a-business-letter
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