Cómo hacer una hoja de cálculo de Excel

Este How.com.vn te enseña los fundamentos de la creación de tu primera hoja de cálculo en Microsoft Excel. Una hoja de cálculo es un documento formado a base de columnas y filas de celdas, las cuales se pueden utilizar para ordenar y manipular datos. Cada celda está diseñada para albergar un fragmento de datos, tales como números, letras o fórmulas que hagan referencia a otras celdas. Los datos luego pueden modificarse, adoptar un formato, graficarse, y utilizarse como referencias en otros documentos.Una vez que te hayas familiarizado con las hojas de cálculo, echa un vistazo a la amplia biblioteca de artículos de Excel de How.com.vn para aprender más sobre las funciones avanzadas de la aplicación.

Método 1

Método 1 de 3:

Crear una hoja de cálculo básica

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Abre Microsoft Excel. Lo encontrarás en el menú Inicio (Windows) o en la carpeta Aplicaciones (macOs). La aplicación se abrirá en una pantalla que te permitirá crear o seleccionar un documento.
- Si no tienes una versión de pago de Microsoft Office, puedes utilizar la versión en línea gratuita desde https://www.office.com para crear una hoja de cálculo básica. Solamente tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de Microsoft y hacer clic en Excel en la fila de íconos.
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Haz clic Libro de trabajo en blanco para crear un nuevo libro de trabajo. Un libro de trabajo es el nombre del documento que contiene a la hoja u hojas de cálculo. Esto creará una hoja de cálculo en blanco denominada Hoja 1, la cual aparecerá en la pestaña en la parte inferior de la hoja.
- Cuando crees hojas de cálculo más complejas, puedes agregar otra hoja haciendo clic en + al lado de la primera hoja. Utiliza las pestañas inferiores para moverte entre las hojas de cálculo.
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Familiarízate con el diseño de la hoja de cálculo. Lo primero que notarás es que la hoja de cálculo contendrá cientos de celdas rectangulares organizadas en columnas verticales y filas horizontales. Esta son algunas cosas importantes que deberás tener en cuenta acerca de este diseño:
- Todas las filas estarán etiquetadas con números a lo largo del lado de la hoja de cálculo, mientras que las columnas están etiquetadas con letras a lo largo de la parte superior.
- Cada celda tendrá una dirección que consistirá en la letra de la columna seguida por el número de fila. Por ejemplo, la dirección de la celda ubicada en la primera columna, primera fila será A1. La dirección de la celda ubicada en la segunda columna, tercera fila será B3.
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Ingresa algunos datos. Haz clic una vez en cualquier celda y empieza a escribir inmediatamente. Cuando hayas terminado con esa celda, presiona la tecla Tab ↹ para pasar a la siguiente celda de la fila, o la tecla ↵ Enter para pasar a la siguiente celda de la columna.
- Ten en cuenta que al escribir en la celda, el contenido también aparecerá en la barra que se extiende a través de la parte superior de la hoja de cálculo. El nombre de esta barra es Barra de fórmulas y resulta útil cuando se ingresan largas cadenas de datos o fórmulas.^{[1]XFuente de investigación}
- Para editar una celda que ya contiene datos, haz doble clic sobre ella para hacer aparecer nuevamente el cursor. De manera alternativa, puedes hacer clic en la celda una vez y hacer los cambios en la barra de fórmula.
- Para eliminar los datos de una celda, haz clic en la celda una vez, y luego presiona Del. Esto hará que la celda vuelva a estar en blanco sin alterar los datos de las otras filas o columnas. Para eliminar varios valores de celdas a la vez, presiona Ctrl (PC) o ⌘ Cmd (Mac) mientras haces clic en cada celda que desees eliminar, y luego presiona {Del.
- Para agregar una nueva columna en blanco entre columnas existentes, haz clic derecho en la letra ubicada encima de la columna, por debajo de donde te gustaría que aparezca la nueva, y haz clic en Insertar en el menú de contexto.
- Para agregar una nueva fila en blanco entre las filas existentes, haz clic derecho en el número de fila de la fila por debajo de la ubicación deseada, y haz clic en Insertar en el menú.
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Revisa las funciones disponibles para usos avanzados. Una de las características más útiles de Excel es su capacidad para buscar datos y realizar cálculos basados en fórmulas matemáticas. Cada fórmula que se crea contiene una función de Excel, la cual es la "acción" que vas a realizar. Las fórmulas siempre comienzan con un signo igual (=) seguido del nombre de la función (por ejemplo, =SUMAR, =BUSCAR, =SENO). Después de eso, los parámetros deberán introducirse entre un conjunto de paréntesis (). Sigue estos pasos para tener una idea acerca del tipo de funciones que se puede utilizar en Excel:
- Haz clic en la pestaña Fórmulas en la parte superior de la pantalla. Verás varios íconos en la barra de herramientas de la parte superior de la aplicación en el panel denominado "Biblioteca de funciones." Una vez que sepas cómo funcionan las distintas funciones, podrás explorar fácilmente la biblioteca utilizando esos íconos.
- Haz clic en el ícono de Insertar función, en el cual también se leerá fx. Será el primer ícono en la barra. Esto abrirá el panel de Insertar función, el cual te permitirá buscar lo que desees hacer o explorar por categoría.
- Selecciona una categoría del menú "O selecciona una categoría". La categoría por defecto será "Recientemente utilizado." Por ejemplo, para ver las funciones de matemáticas, puedes seleccionar Matemática & trigonometría.
- Haz clic en cualquier función del panel "Selecciona una función" para ver la sintaxis, así como una descripción de lo que hace la función. Para obtener más información acercan de una función, haz clic en Ayuda de esta función.
- Haz clic en Cancelar cuando hayas terminado de explorar.
- Para obtener más información acerca de cómo ingresar fórmulas, consulta el artículo sobre cómo escribir fórmulas en Microsoft Excel.
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Guarda el archivo cuando hayas terminado de editar. Para guardar el archivo, haz clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda, y luego selecciona Guardar como. Dependiendo de la versión de Excel que tengas, por lo general tendrás la opción de guardar el archivo en tu computadora o en OneDrive.
- Ahora que ya has aprendido lo básico, echa un vistazo al método "Crear un inventario del hogar desde cero" para ver cómo poner esta información en práctica.
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Método 2

Método 2 de 3:

Crear un inventario del hogar desde cero

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Lo encontrarás en el menú Inicio (Windows) o en la carpeta Aplicaciones (macOs). La aplicación se abrirá en una pantalla que te permitirá crear o abrir un libro de trabajo.
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Nombra las columnas. Digamos que vamos a hacer una lista de los objetos que tenemos en casa. Además de listar el objeto en sí, podríamos necesitar registrar en qué habitación se encuentra, además de su fabricante y modelo. Reservaremos la fila 1 para colocar los encabezados de columnas de forma que nuestros datos se encuentren etiquetados de una manera clara.^{[2]XFuente de investigación}.
- Haz clic en la celda A1 y escribe Objeto. Enumeraremos cada objeto en esta columna.
- Haz clic en la celda B1 y escribe Ubicación. Aquí es donde escribiremos en qué habitación se encuentra el objeto.
- Haz clic en la celda C1 y escribe Fabricante/Modelo. En esta columna registraremos el modelo y el fabricante del objeto.
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Escribe los objetos en cada fila. Luego de que las columnas se encuentren etiquetadas, introducir los datos en las filas será un asunto sencillo. Cada objeto deberá contar con una fila propia, y cada pedazo de información deberá contar una celda propia.
- Por ejemplo, si vas a listar el monitor HD de Apple de tu oficina, puedes escribir monitor HD en la celda A2 (en la columna Artículo), Oficina en la celda B2 (en la columna Ubicación), y Apple Cinema 30 pulgadas M9179LL en la celda B3 (la columna Fabricante/Modelo).
- Enumera elementos adicionales en las filas de abajo. Si necesitas eliminar una celda, simplemente hazle clic una vez y presiona Del.
- Para eliminar una fila o columna entera, haz clic derecho en la letra o número y selecciona Eliminar.
- Probablemente hayas notado que si escribes demasiado texto en una celda este se superpondrá en la siguiente columna. Puedes arreglar esto cambiando el tamaño de las columnas para ajustarlas al texto. Coloca el cursor en la línea ubicada entre las letras de la columna (por encima de la fila 1) para que el cursor se transforme en dos flechas, y luego haz doble clic en esa línea.
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Transforma los encabezados de columna en menús desplegables. Digamos que has listado cientos de objetos a lo largo de toda tu casa pero solamente deseas visualizar aquellos almacenados en tu oficina. Haz clic en el 1 ubicado al principio de la fila 1 para seleccionar toda la fila, y luego haz lo siguiente:
- Haz clic en la pestaña Datos en la parte superior de Excel.
- Haz clic en Filtro (el ícono del embudo) en la barra de herramientas. Aparecerán unas flechas pequeñas en cada encabezado de columna.
- Haz clic en el menú desplegable Ubicación (en la celda B1) para abrir el menú de filtro.
- Ya que solamente deseamos ver los objetos de la oficina, marca la casilla al lado de "Oficina" y elimina las otras de marcas de verificación.
- Haz clic en Aceptar. Ahora solamente verás los elementos de la habitación seleccionada. Puedes hacer esto con cualquier columna y cualquier tipo de datos.
- Para restaurar todos los objetos, haz clic en el menú de nuevo y marca la opción "Seleccionar todo" y luego haz clic en Aceptar para restaurar todos los objetos.
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Haz clic en la pestaña Diseño de página para personalizar la hoja de cálculo. Luego de haber introducido tus datos, es posible que desees personalizar los colores, fuentes y líneas. Aquí tienes algunas ideas sobre cómo hacerlo:
- Selecciona las celdas cuyo formato desees modificar. Puedes seleccionar una fila entera haciendo clic en el número correspondiente, o una columna entera haciendo clic en la letra correspondiente. Mantén presionada la tecla Ctrl (PC) o cmd (Mac) para seleccionar más de una columna o fila a la vez.
- Haz clic en Colores en la sección "Temas" de la barra de herramientas para ver y seleccionar el tema de color.
- Haz clic en el menú Fuentes para buscar y seleccionar una fuente.
Cuando hayas llegado a punto de detención óptimo, puedes guardar la hoja de cálculo haciendo clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y seleccionando Guardar como.
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Método 3

Método 3 de 3:

Crear un presupuesto mensual a partir de una plantilla

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Abre Microsoft Excel. Lo encontrarás en el menú Inicio (Windows) o en la carpeta Aplicaciones (macOs). La aplicación se abrirá en una pantalla que te permitirá crear o abrir un libro de trabajo.
- Este método incluye el uso de una plantilla integrada de Excel para crear una lista de tus gastos. Existen cientos de plantillas disponibles para los diferentes tipos de hojas de cálculo. Si deseas ver una lista de todas las plantillas oficiales, visita https://templates.office.com/en-us/templates-for-excel.
Esta es una plantilla oficial gratuita de Microsoft que facilita el cálculo de tu presupuesto para el mes. Puedes encontrarla escribiendo Presupuesto Mensual Simple en la barra de búsqueda en la parte superior y pulsando la tecla ↵ Enter en la mayoría de las versiones.
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Selecciona la plantilla Presupuesto Mensual Simple y haz clic en Crear. Esto creará una nueva hoja de cálculo a partir de una plantilla con formato preestablecido.
- Es posible que tengas que hacer clic en Descargar en su lugar.
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Haz clic en la pestaña Ingresos Mensuales para escribir tus ingresos. Te darás cuenta que habrá tres pestañas (Resumen, Ingreso Mensual, y Gastos Mensuales) en la parte inferior del libro de trabajo. Deberás hacer clic en la segunda pestaña. Digamos que obtienes ingresos de dos empresas llamadas How.com.vn y Acme:
- Haz doble clic en la celda Ingreso 1 para hacer aparecer el cursor. Borra el contenido de la celda y escribe How.com.vn.
- Haz doble clic en la celda Ingreso 2, borra su contenido, y escribe Acme.
- Escribe tu ingreso mensual de How.com.vn en la primera celda bajo el encabezado "Cantidad" (en la cual se lea "2500" por defecto). Haz lo mismo con tus ingresos mensuales de "Acme" en la celda de abajo.
- Si no tienes ningún otro ingreso, puedes hacer clic en las otras celdas (para "Otros" y "$250") y presionar Del para borrarlas.
- También puedes agregar más fuentes de ingresos y cantidades en las filas ubicadas debajo de las que ya existan.
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Haz clic en la pestaña Gastos Mensuales para ingresar tus gastos. Será la tercera pestaña en la parte inferior del libro de trabajo. Puedes hacer doble clic en cualquiera de las celdas donde hayan cantidades y gastos ya ingresados, para cambiar el valor.
- Por ejemplo, digamos que tu alquiler es de $795 al mes. Haz doble en la cantidad registrada anteriormente de "$800", bórrala, y luego escribe 795.
- Digamos que no tienes ningún pago de préstamo estudiantil que realizar. Puedes hacer clic en la cantidad junto a "Préstamos Estudiantiles" en la columna "Cantidad" ($50) y presionar la tecla Del desde tu teclado para borrarla. Haz lo mismo con todos los otros gastos.
- Puedes eliminar una fila entera haciendo clic derecho en el número de fila y seleccionando Eliminar.
- Para insertar una nueva fila, haz clic derecho en el número de fila ubicado debajo de donde desees que aparezca, y luego selecciona Insertar.
- Asegúrate de que no hayan cantidades adicionales por las que en realidad no tengas que pagar en la columna "Cantidades", ya que se tendrán en cuenta de manera automática en tu presupuesto.
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Haz clic en la pestaña Resumen para visualizar tu presupuesto. Una vez que hayas introducido tus datos, el gráfico en esta pestaña se actualizará automáticamente para reflejar tus ingresos en contraposición a tus gastos.
- Si la información no se calcula automáticamente, presiona la tecla F9 en el teclado.
- Cualquier cambio que hagas en las pestañas de Ingresos Mensuales y Gastos Mensuales afectará lo que visualices en Resumen.
Cuando hayas llegado a un punto de detención óptimo, puedes guardar la hoja de cálculo haciendo clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda y seleccionando Guardar como.
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