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Este artículo fue coescrito por Michael R. Lewis. Michael R. Lewis es un ejecutivo corporativo jubilado, empresario y asesor de inversiones en Texas. Tiene más de 40 años de experiencia en negocios y finanzas, incluso como vicepresidente de Blue Cross Blue Shield de Texas. Tiene una licenciatura en Administración de Empresas en Gestión Industrial de la Universidad de Texas en Austin.
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Una nota informativa describe un tema en particular y sus antecedentes, y normalmente es para un funcionario gubernamental u otros líderes políticos. Estas personas que deben tomar decisiones tienen que hacer elecciones difíciles sobre distintos temas cada día y no tienen tiempo para investigar cada uno a profundidad. Una nota informativa ayuda a llamar la atención de alguien sobre un solo tema y llena con detalles clave que necesita saber. Asimismo, propone soluciones y recomienda mejoras. Saber cómo escribir una nota informativa es una habilidad útil para estudiantes, hombres de negocios, políticos y activistas de la comunidad. Una nota informativa persuasiva es concisa, bien organizada y abarca los datos más importantes y relevantes, así como las soluciones.
Pasos
Determina el alcance del documento. El alcance incluye tanto la profundidad como la amplitud del documento. ¿Qué tan detallado será? ¿Cuántos temas diferentes abarcarás? Esto variará con base en la cantidad de información que puedas encontrar, así como en toda la información que necesitarás incluir para respaldar tus afirmaciones.[1]- Es importante determinar el alcance del documento porque le permitirá al lector saber con exactitud qué información se abarca y qué no.
Conoce a tu público. Antes de empezar a escribir la nota informativa, es importante considerar quién la leerá. Eso determinará las elecciones que tomarás en todo el documento. Antes de empezar, piensa en las siguientes preguntas y trata de encontrar las respuestas si no las sabes:[2][3]- ¿Quiénes leerán este documento? ¿Funcionarios gubernamentales? ¿Ejecutivos de negocios? ¿Periodistas? ¿Algún grupo mixto de esas personas?
- ¿Cuánto ya conoce el público sobre el tema? ¿Saben algo siquiera? ¿Qué es lo que la audiencia necesita saber?
- ¿Qué autoridad tiene el público sobre el tema? ¿Qué cambios pueden hacer ellos?
Planifica los puntos importantes. Antes de empezar a escribir la nota informativa, debes esbozar los puntos importantes que quieres desarrollar, ya sea mentalmente o en un esquema.- Dado que una nota informativa normalmente es de solo 1 o 2 páginas, tendrás que resumirla. Los líderes políticos son muy ocupados y tu nota informativa no será el único asunto a tratar. No hay posibilidad de que pongas información innecesaria o explicaciones muy extensas. Decide tus puntos importantes con anticipación a fin de elaborar una nota informativa concisa.[4]
Considera utilizar una plantilla. Si bien el formato de una nota informativa no es muy complejo, puedes ahorrarte tiempo si descargas una de las muchas plantillas gratuitas en línea para hacer notas informativas en Microsoft Word.[5]- Una plantilla te puede ayudar a organizar tus ideas y a elaborar más rápidamente una nota informativa.
Haz líneas de nombre, fecha y asunto. Si no utilizas una plantilla, tendrás que empezar a elaborar tu documento haciendo líneas de nombre, fecha y asunto.[6]- En la línea de nombre indicarás a quién se dirige la nota informativa.
- En la línea de fecha indicarás la fecha en la que enviaste el documento.
- En la línea de asunto debes describir en pocas palabras el tema principal de la nota informativa, por ejemplo, “La prevalencia del acoso en Latinoamérica”. Eso permitirá que el lector sepa el tema que tratará el documento, sin siquiera hojearlo.
Considera una sección de resumen. Algunas notas informativas incluyen una sección de resumen al inicio del documento, la cual sintetiza todo el documento en unos cuantos puntos destacados. Decide si te gustaría hacerlo y, si es así, deja espacio para esa sección.[7]- Para un lector muy ocupado, el resumen le permite saber con anticipación cuáles son los puntos importantes, lo que le permite hojear el resto del documento.
- Una nota informativa bien elaborada a menudo es lo suficientemente concisa al punto que esta sección es innecesaria. No obstante, para los asuntos que requieren acción inmediata, esta puede ser una forma de resaltar la urgencia del documento al indicar claramente la fecha límite en el resumen.
- El resumen no debe tener más de tres a cuatro puntos destacados.
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Elabora un inicio que resuma el problema. La siguiente parte del documento debe describir el asunto o problema con detalle. Empieza con un inicio breve (normalmente con el subtítulo “Asunto” o “Propósito”) que describa en una o dos oraciones el asunto principal en el que se centra el documento o la razón por la cual lo envías.[8]- Por ejemplo, podrías escribir algo como “Los incidentes violentos relacionados con el acoso están aumentando en las escuelas de Latinoamérica. Las políticas disciplinarias actuales podrían no ser adecuadas para tratar el problema”.
Resume los antecedentes o hechos principales. La siguiente sección (cuyo subtítulo debe ser “Consideraciones” o “Antecedentes”) debe brindar un poco de información detallada sobre la situación del problema o asunto, enfocándose en el desarrollo reciente o estado actual de la situación.[9]- Esta sección debe incluir la información necesaria para que el lector tome una decisión sobre el asunto. Debes excluir la información que no sea necesaria para ese propósito, sin importar cuán interesante sea.
- Si no lo has hecho todavía, investiga un poco antes de escribir esta sección. Tendrás que hacer que la información de esta sección sea lo más precisa, específica y actualizada como sea posible.[10]
- Cuando sea necesario, traduce la información para tu público a fin de hacer que esta sección sea clara y sencilla. Evita la jerga, el lenguaje técnico o la información que no sea de interés central para el público.[11]
- Utiliza los datos y estadísticas según sea adecuado; sin embargo, explica las cosas en palabras que el público pueda comprender de manera rápida y sencilla.
Excluye tus opiniones. Tu punto de vista sobre la situación o lo que se debe hacer al respecto no debe aparecer en esta sección. Mantenla lo más estrictamente objetiva.- No obstante, es posible que elijas discutir las ventajas y desventajas de diversas medidas actuales o propuestas, de modo que resaltes las fortalezas y debilidades de cada una.[12]
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Haz que sea relevante. La nota informativa debe finalizar con secciones cuyos subtítulos sean “Conclusiones”, “Recomendaciones” o “Siguientes pasos”. Este cierre debe dejar en claro por qué el lector debe considerar el asunto como importante.[13]- Trata de vincular el asunto directamente con el interés propio del lector a fin de hacer que el documento sea más persuasivo.[14]
- Por ejemplo, podrías decir algo como “Los incidentes relacionados con el acoso están provocando que los padres consideren la opción de las escuelas privadas. Tales incidentes están vinculados con la obtención de bajas calificaciones y con la disminución de la tasa de graduación, lo cual provoca que las escuelas parezcan menos eficaces ante los ojos de la comunidad. Así, reducen la oportunidad de Latinoamérica para complementar la financiación con fondos privados y federales”.
Propón una solución. Muchas notas informativas brindarán una solución propuesta para el problema que se describió. De este modo, vincularán el problema con un cambio que se busca en la política a fin de mejorar la situación.- Algunas notas informativas resumirán las soluciones propuestas en una sección cuyo subtítulo puede ser “Recomendaciones”; sin embargo, algunos autores prefieren “Siguientes pasos” ya que creen que tiene un tono más suave y que es menos agresivo o presuntuoso.[15] Recuerda que el lector será el que tome la decisión final sobre el problema y no tú.
- Esta sección no tiene por qué ser “equilibrada” como lo fue la sección de antecedentes o consideraciones. Puede ser un espacio para ti a fin de expresar tu opinión en cuanto a lo que se debe hacer.
- No obstante, cabe indicar que no tienes que apoyar una solución en particular. También puedes simplemente exponer algunas opciones con sus ventajas y desventajas y simplemente instar al lector a considerarlas y a tomar medidas de algún tipo para tratar el asunto. No especifiques necesariamente qué medida sería la más adecuada.
Utiliza información para respaldar tu argumento. Tus propuestas en esta sección final deben fluir de manera lógica desde la información que se presentó en las secciones anteriores. Utiliza la información que presentaste para mostrar por qué la solución que propones es buena.[16]- Asegúrate de que toda solución que propongas sea clara y esté directamente relacionada con el tema a medida que lo esboces.[17] Por ejemplo, imagina que en la sección anterior has resaltado la falta de programas para prevenir el acoso. En ese caso tendrá sentido que sugieras un programa de ese tipo y que tal vez indiques su eficacia en otras escuelas. Si todavía no han surgido programas de prevención, una solución así podría parecer como si surgiera de la nada.
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Redúcela. Una nota informativa solo debe ser de casi dos páginas. Si la nota tiene más páginas, tu primer paso en el proceso de edición debe ser buscar partes y reducirlas.[18]- Busca información que no esté relacionada con el tema o que sea menos importante, y retírala, especialmente si no está relacionada con las soluciones que ofreces.
- Del mismo modo, asegúrate de que no falten partes importantes de información que sean necesarias para hacer que tu argumento sea claro y convincente. Es posible que tengas que cambiar una parte de información por otra.
- Trata de ponerte en los zapatos de un político o burócrata cuando edites. Piensa en la cantidad de información que esas personas reciben todos los días. No contribuyas al problema. Sé parte de la solución al brindar la información necesaria para tomar una decisión: no más y tampoco menos.
No incluyas lenguaje técnico. Cuando edites, pon atención a la jerga o lenguaje técnico que podría hacer que tu documento sea menos accesible. Incluso si buscabas evitarlo al escribir el documento, es posible que algún lenguaje desafiante surja en el documento.- Especialmente si eres un experto en el tema que escribes, es fácil olvidar al menos momentáneamente que el lenguaje que es cotidiano para ti podría ser difícil de comprender para los demás.[19]
- Ten en cuenta también que no siempre es evidente de inmediato por qué algo es importante para las personas que todavía no están familiarizadas con un tema. Los líderes políticos normalmente no pueden ser expertos en todos los temas en los que tienen que tomar decisiones.
Asegúrate de que la estructura sea lógica. Asegúrate de que la información importante que hayas incluido fluya lógicamente desde el problema a medida que lo resumas. Asegúrate muy bien de que toda solución que propongas también aborde esas consideraciones importantes.[20]
Revisa cuidadosamente. Después de poner atención a la extensión y fluidez del documento, dale una revisión más cuidadosa para asegurarte de que no tenga errores.[21]- El lector podría tomar no muy seriamente un documento que tenga errores gramaticales, ortográficos y de estilo. Es posible que te perjudiques más en vez de beneficiarte al enviar un documento así ya que podría desacreditar tu punto de vista.
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Consejos
- Revisa notas informativas escritas por líderes prominentes y profesores expertos para que así aprendas de sus métodos persuasivos.
- Recuerda que, si bien tu nota podría estar dirigida a una determinada persona, otras personas también podrían leerla: empleados, colegas e incluso los medios de comunicación. Esta es una buena razón para que mantengas tu escritura lo más accesible posible, incluso si el lector previsto tiene algún conocimiento del tema.
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Referencias
- ↑ http://www.easybib.com/guides/students/writing-guide/i-brainstorm/b/
- ↑ http://www.writingforresults.net/classic.pdf
- ↑ http://conservationwritingpro.com/2015/11/18/three-tips-for-writing-briefing-papers-successfully/
- ↑ http://web.uvic.ca/~sdoyle/E302/Notes/WritingBriefingNotes.html
- ↑ https://www.oregon.gov/ODOT/HWY/TECHSERV/BPDS%20docs/issues_brief_template_pdu.doc
- ↑ http://www.edu.gov.mb.ca/k12/cur/socstud/frame_found_sr2/tns/tn-21.pdf
- ↑ http://www.writingforresults.net/classic.pdf
- ↑ http://www.publicsectorwriting.com/?page_id=6
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- ↑ http://grammar.yourdictionary.com/grammar-rules-and-tips/tips-for-writing-a-briefing-document.html
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- ↑ https://www.eecs.harvard.edu/cs199r/hints-briefing.pdf
- ↑ http://www.publicsectorwriting.com/?page_id=6
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- ↑ http://web.uvic.ca/~sdoyle/E302/Notes/WritingBriefingNotes.html
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- ↑ http://grammar.yourdictionary.com/grammar-rules-and-tips/tips-for-writing-a-briefing-document.html
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Categorías: Escritura
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