Cómo crear un fondo de becas educativas

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En este artículo:

Planificar las becas

Otorgar las becas

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Referencias

Crear un fondo de becas educativas puede ser una forma significativa de devolverle a la comunidad lo que has recibido o una manera de honrar a un ser querido. Existen ciertas cosas que debes tener en cuenta a la hora de crearlo, como la financiación y administración. Además, tendrás que establecer el criterio de selección, el diseño de la solicitud y la planificación para conservar las becas.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 2:

Planificar las becas

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   Determina el propósito de las becas. Crear una beca exitosa depende principalmente de identificar el motivo para recibirla y el estudiante objetivo al que puede ayudar. Por lo general, su nombre representará su propósito, como “Beca en memoria de Juan González”, “Beca de la comunidad rural de Lima” o “Beca de los líderes del mañana”. Estos son algunos de los motivos más comunes para crear una beca educativa:

   • crear una beca en memoria de un ser querido para ayudar a los estudiantes en nombre de dicha persona
   • proporcionar asistencia financiera a los estudiantes de un campo en particular, como la medicina, la escritura o el trabajo social
   • proporcionar asistencia financiera a los estudiantes que asisten a una escuela o un tipo de escuela en particular
   • ayudar a los estudiantes que tienen que superar dificultades financieras o personales
   • reconocer a los estudiantes que se destacan en un deporte, actividad o campo académico
   • honrar a los estudiantes que han completado un ensayo de un tema de interés
   • honrar a los estudiantes que han creado un impacto significativo en la comunidad
   • honrar a los estudiantes según sus características personales, como la etnia o el bagaje cultural, el sexo o el origen geográfico
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   Establece un cronograma para la beca. Iniciar una beca educativa requiere mucha planificación, por lo que tendrás que pensar por anticipado. Por lo general, si quieres otorgar una beca por el verano previo al año académico, tendrás que comenzar a planificar el verano anterior. Algunos pasos a tener en cuenta en el cronograma incluyen:

   • desarrollo del programa
   • recaudación de fondos
   • publicidad
   • solicitudes de evaluación
   • adjudicación de las becas
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   Determina la duración de la adjudicación. Algunas becas se otorgan una vez a uno o más estudiantes, mientras que otras tienen una duración de varios años. Además, se pueden conceder solo durante un año o representar un programa permanente con ciclos de solicitud cada año o con otro tipo de ciclo establecido. La duración de tu beca dependerá de tu capacidad financiera y tus intenciones.
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   Establece los términos de la beca. Lo mejor es especificar los detalles de la beca por escrito. Quizás decidas otorgar una cierta cantidad o no establecer un límite. Este último método proporciona flexibilidad a la hora de determinar la cantidad de estudiantes que pueden recibir una beca por año.
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   Planifica cómo financiar las becas. De hecho, proporcionar los fondos para la beca es un aspecto muy importante. Quizás decidas financiarla por completo o con la ayuda de donantes corporativos, comunitarios o educativos.

   • Dependiendo de los términos de la beca, los donantes pueden recibir beneficios impositivos por aportar su contribución. Comunícate con un contador o con la oficina de asistencia financiera de una escuela para más información.
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   Recauda fondos para la beca. Si tú o una persona directamente relacionada con el proyecto no pueden financiar la beca por cuenta propia, tendrás que recaudar fondos para iniciar el proyecto. Si trabajas con una escuela para desarrollar el programa de becas, es posible que la misma cuente con una red de donantes con quienes puedas comunicarte. Si planeas recaudar fondos por cuenta propia, comienza por hacer una lista de los posibles donantes, como las empresas y las organizaciones comunitarias. Elabora un folleto, una carta, un correo electrónico o una página web para que los posibles contribuyentes conozcan el propósito de la beca. El material promocional también puede solicitar una donación o informarles a los posibles donantes acerca de los eventos que planeas organizar para la recaudación como, por ejemplo:

   • Subastas (venta de antigüedades u obras de arte para recaudar fondos).
   • Beneficios (como cenas gratis en un restaurante) para los donantes.
   • Rifas de artículos o beneficios. En este caso, cada participante pagará un monto establecido y uno o más serán ganadores de un premio.
   • Venta de pasteles.
   • Una noche de juegos (bolos, juegos de mesa, etc.) donde los participantes pagan una donación para ingresar.
   • Una campaña de financiación colectiva para que personas de cualquier parte del mundo puedan donar en línea para contribuir a tu fondo de becas.
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   Determina la forma de financiación de las becas. Las becas pueden otorgarse una única vez o se pueden dividir y distribuir a lo largo de varios años (si lo deseas) hasta agotar los recursos de las mismas. Las becas también pueden basarse en un fondo especial. En este último caso, ten en cuenta los siguientes aspectos:

   • Se reserva una otorgación de un monto relativamente grande como saldo principal e invertido o dedicado.
   • Las becas luego se otorgan a través del interés ganado sobre el principal, y cualquier interés restante se reinvierte para aumentar el principal. El saldo se puede dedicar a becas futuras. Como punto de referencia, una adjudicación de becas de $1000 al año puede requerir un fondo especial de $20 000 a $25 000.
   • Si decides crear un fondo de becas especial, consulta con un corredor de inversiones de confianza para crear un plan sostenible para la beca.
   • También es una buena idea hablar con un asesor fiscal, dado que suele haber restricciones con respecto a la administración de las adjudicaciones.
   • También puedes seleccionar un consejo asesor para ayudarte con la inversión y otras planificaciones financieras requeridas para un fondo especial.
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   Determina el criterio para otorgar las becas. Al promocionar las becas, es posible que se presenten muchos solicitantes, por lo que tendrás que establecer un criterio que te permita seleccionar a quienes más las merezcan y necesiten. El método de selección dependerá del propósito de tu beca, pero algunos de los criterios más comunes son:

   • necesidad financiera
   • logros académicos demostrados a través del promedio de calificaciones, las notas de los exámenes, etc.
   • grado de participación comunitaria
   • habilidades de liderazgo
   • historial laboral
   • habilidades de escritura demostradas a través de un ensayo de solicitud u otro tipo de escrito
   • logros en campos específicos (deportes, debates, artes escénicas, etc.)
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   Encuentra un administrador de las becas. Crear y revisar las solicitudes, seleccionar a los beneficiarios y adjudicar las becas puede llevar mucho tiempo. Si bien es posible que puedas ocuparte de todo por cuenta propia, seleccionar un administrador que te asesore puede ser muy útil. Ten en cuenta tus opciones:

   • Crea una junta de miembros de la comunidad.
   • Permite que una escuela en particular administre las becas (con o sin tu participación). Si escoges esta opción, comunícate con la oficina de ayuda financiera de la escuela para crear un plan de administración de las becas.
   • Recurre a un servicio de administración de becas. Estos servicios profesionales se especializan en la asistencia de las becas y pueden optimizar el proceso. Sin embargo, la mayoría cobra una tasa (por más que se trate de una organización sin fines de lucro), por lo que se reducirá el monto que puedes otorgarles a los estudiantes. Una oficina escolar de ayuda financiera puede proporcionarte información útil para encontrar un servicio de administración de becas, en el caso de que decidas contratar a una.
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Parte 2

Parte 2 de 2:

Otorgar las becas

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   Determina el procedimiento de solicitud. Hacer que los estudiantes presenten la solicitud y otorgar las becas requiere muchos pasos y planificación. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

   • ¿Dónde y cuándo estarán disponibles las solicitudes?
   • ¿Dónde se deben enviar?
   • ¿Cuál es el plazo para presentarlas?
   • ¿Cuáles son los elementos de la solicitud?
   • ¿Quién seleccionará a los beneficiarios y bajo qué criterios?
   • ¿Cómo y cuándo se notificará a los beneficiarios?
   • ¿Cómo y cuándo se distribuirán los fondos de la beca?
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   Publicita la beca. Para crear un programa exitoso, tendrás que informarles a los estudiantes acerca de la oportunidad. Puedes pedirles a las escuelas secundarias y universidades que la publiciten (por correo electrónico, folletos, talleres de ayuda financiera, etc.) al comunicarte con la oficina de ayuda financiera o con el coordinador de becas. También puedes promocionar la oportunidad a través de los grupos comunitarios, los lugares de trabajo de los estudiantes, los centros de actividades, etc.
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   Diseña la solicitud. Una solicitud de becas puede ser muy simple. Por ejemplo, puedes diseñar un formulario que solicite el nombre del solicitante, los detalles de contacto y el promedio de calificaciones. Sin embargo, generalmente las solicitudes abarcan muchos elementos. Independientemente del diseño, asegúrate de que requiera la información necesaria para seleccionar a los beneficiarios según tu criterio. Algunos de los elementos más comunes de las solicitudes incluyen:

   • un ensayo de un tema relevante con respecto al propósito de la beca
   • una lista de logros y premios académicos y no académicos
   • una descripción de la participación extracurricular
   • una explicación de la necesidad financiera
   • copias de expedientes universitarios o de escuela secundaria
   • cartas de recomendación de profesores, consejeros, empleadores, etc.
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   Selecciona a los beneficiarios y otorga las becas. Una vez que hayas diseñado la solicitud, la hayas publicitado y hayas recibido los formularios de los candidatos, podrás comenzar a seleccionar a los beneficiarios. Un comité que trabaje en conjunto puede leer las solicitudes, identificar a los mejores candidatos y votar para su aprobación. Luego, tendrás que notificarles a los beneficiarios y otorgar los fondos de acuerdo al cronograma establecido.
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   Supervisa la beca. Si la beca es parte de un programa continuo, es fundamental que evalúes su salud financiera y te asegures de que cumple con su propósito y ayuda a los estudiantes. Una buena idea es contar con un reporte anual por parte del administrador de las becas. Esta revisión te ayudará a identificar problemas por resolver con respecto a la financiación del fondo de becas (como recaudar o reducir las adjudicaciones para continuarlas) o su propósito (como cambiar la solicitud para optimizar el proceso de selección).
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Consejos

• Por más que no cuentes con la financiación necesaria para iniciar un programa de becas, puedes contribuir a una escuela o universidad, a un programa de becas existente o a una organización comunitaria que ayude a los estudiantes. Por lo general, esta adjudicación se puede difundir por el nombre que escojas para que sea reconocible.

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