Cómo administrar un condominio

Una tarea que requiere de mucha organización, paciencia y transparencia. Quien administra un condominio tiene que estar al tanto de diversas situaciones, como la descompostura de equipos o el mantenimiento de las diferentes áreas que componen el conjunto. También tendrás que aprender a manejar a la gente, pues así como tendrás vecinos muy conscientes, también habrá otros sumamente conflictivos y que se nieguen a cooperar.

Parte 1

Parte 1 de 2:

Aprender las cuestiones técnicas

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Conoce los tipos de condominios existentes. Un condominio es aquel inmueble cuya propiedad pertenece a varias personas. Estos se clasifican según su estructura y de acuerdo al uso de sus espacios. Las normas que los rigen son las mismas en todos los casos.
- Por la estructura un condominio puede ser, vertical cuando existen varios niveles y todos los condóminos comparten el mismo terreno; horizontal es en el caso de que el condómino sea propietario de una porción de terreno sobre la cual esté construida su casa.
- Existen condominios habitacionales, comerciales, de servicios e industriales, en ocasiones hay una mezcla de usos.
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Revisa tus responsabilidades como administrador. Este es designado en una junta o asamblea general y comúnmente es una elección democrática, también, dependiendo de la carga de trabajo, el administrador podrá tener una remuneración económica, el monto de ésta se determina en la asamblea general.
- Realiza un libro de actas donde se asentarán todos los acuerdos de las juntas.
- Recauda las cuotas de mantenimiento, da recibo de estas y gasta el dinero en beneficio del inmueble.
- Publica los acuerdos de las asambleas y situaciones especiales.
- Deberás estar al pendiente del estado del edificio y si se necesitan reparaciones te tocará atenderlas.
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Estudia finanzas básicas. No es necesario que tomes un curso largo o estudies una carrera, sólo aprende a realizar estados de cuenta, pues mes con mes requerirás notificar a todos los condóminos sobre el uso que has hecho del dinero y las cantidades que han ingresado, todo lo harás a través de una publicación, recuerda que este estado debe incluir un balance general con saldos a favor, en contra y adeudos existentes en las cuotas de mantenimiento.
- Si hay una cuenta bancaria dedicada al condominio, entonces también tendrás que incluir en tus estados de cuenta los intereses que ésta produzca.
- Aprende a usar programas de cómputo tipo Excel, así optimizarás el tiempo.
- Para la entrega de recibos usa los talonarios estándar, son muy prácticos y te ayudan a mantener mejor tu organización financiera.
- Cuando hagas algún pago entrega un recibo, tener comprobantes de todos los gastos te dará una buena reputación delante de los inquilinos.
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Conoce la legislación en materia de condominios. El conjunto de leyes, normas y reglamentos en materia de condominios varía ligeramente de país a país, aunque los principios generales de armonía y convivencia son similares en todas las regiones de habla hispana. Afortunadamente estas normas están al alcance de internet.
- Ley de propiedad en condominio es el nombre de esta legislación en México.
- Ley de propiedad horizontal se le llama en Argentina^{[1]XFuente de investigación} y España.^{[2]XFuente de investigación}
- También es importante que conozcas las leyes en materia de trabajo, ya que vas a requerir de la contratación de personal.
- Asesórate con un buen abogado para las cuestiones legales, como demandas a condóminos morosos en caso de que existan.
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Actuar como administrador

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Formaliza la administración. Para ello debes notificar a la autoridad local acerca de tu nombramiento como administrador, si bien no es obligatorio realizarlo, es importante que lo hagas para que la autoridad local te de soporte, en caso de tener un inquilino conflictivo o que no quiere pagar las cuotas de mantenimiento. El trámite toma algo de tiempo y requieres que cuando menos dos tercios de los dueños de las unidades privativas te apoyen en esta decisión.
- Es importante que hagas un reglamento del condominio en caso de que no exista, este requisito es necesario para formalizar la administración.
- En condominios nuevos y de gran tamaño es común que la administración se formalice apenas concluye la construcción del mismo. Al encargado de la administración lo designa la propia constructora.
- El administrador puede ser un inquilino o alguien externo, en el caso del primero funciona muy bien para condominios pequeños de unos 8 departamentos o casas, el segundo esquema es mejor para grandes unidades habitacionales.
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Redacta el reglamento del condominio. Esto solamente en caso de que no exista, por lo general estos se hacen al término de la construcción del condominio. De no haber dicho reglamento, considera los siguientes puntos básicos a desarrollar, recuerda que la base de éste es la sana convivencia.
- Lugares del edificio que tienen restricciones o que son de uso exclusivo.
- Un listado de las cosas y espacios comúnes, así como los usos que se les pueden dar.
- La designación del representante o administrador además de la remuneración económica de éste.
- El protocolo a seguir para la realización de juntas de inquilinos.
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Realiza juntas periódicas con el resto de los inquilinos. Una forma de conocer a las personas que viven en el condominio, además de que ayuda a limar asperezas y a entender sus necesidades e inquietudes. Es importante que le proporciones a los inquilinos los datos para localizarte.
- Una junta cada 3 meses es lo mínimo aceptable, también cuando hay situaciones especiales como pintura nueva del edificio o impermeabilización de azoteas es importante convocar a una junta.
- En condominios muy grandes de varias unidades habitacionales es común tener varios administradores, por lo cual deberás considerar juntas períodicas con tus homólogos.
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Lleva un libro de actas. Esta tarea es fundamental, en las actas estarán registrados todos los acuerdos de las asambleas. Para que éste sea válido deberá ser autorizado y revisado primero por la autoridad local, de lo contrario no servirá para ninguna cuestión legal, además deberá tener ciertas características:
- Las hojas deben estar foliadas.
- De preferencia se debe llevar un libro para cada período de administración.
- Las primeras páginas deberán contener el protocolo notarial y datos del condominio y del administrador.
- Las firmas y sellos de la autoridad correspondiente son muy importantes.
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Reúne un equipo de profesionales que te den soporte. Debido a la cantidad de situaciones que se presentan de forma inesperada, debes contar con personal que te ayude a sacar cada dificultad y urgencia. Puedes contratar personal de planta para cuidados y mantenimientos básicos, para cosas muy complejas necesitarás los datos de contacto de expertos capacitados.
- Personal de vigilancia y limpieza pueden ser fijos.
- Electricistas, plomeros, pintores y albañiles solamente los ocuparás para casos especiales. Procura que sean gente de confianza.
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Programa tareas de mantenimiento periódicas. Hay ciertas acciones que debes hacer de forma regular para que el condominio se mantenga en condiciones óptimas. Prográmalas con anticipación y avisa a los inquilinos para que también tomen sus precauciones.
- El lavado de cisternas y tinacos se debe hacer cada 6 meses, organiza la tarea de tal forma que estos se vacíen antes de la fecha programada y así no haya desperdicio de agua.
- Los trabajos de pintura se hacen cada 2 años cuando menos.
- La impermeabilización de azoteas es fundamental, evita problemas con los inquilinos por las filtraciones de agua que puedan darse hacia sus departamentos.
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