Einen Prozess abbilden

Unternehmen dokumentieren oft einen Prozess, um sicherzustellen, dass jeder Arbeiter weiß, wie er seinen Part richtig ausführt oder um Verbesserungen vorzunehmen. Wenn du einen Prozess dokumentieren sollst oder willst, beziehe in jedem Fall Personen mit ein, die Erfahrung und Wissen über den gesamten Prozess haben. Im Folgenden werden zwei Arten von Ablaufplänen beschrieben. Wenn du jedoch der Meinung bist, dass eine andere Art von einfachem Diagramm oder ein Textdokument für deinen Prozess besser geeignet ist, kannst du auch damit arbeiten. Lies in diesem Fall den Abschnitt mit den allgemeinen Hinweisen, um eine Vorstellung vom Zweck einer solchen Dokumentation zu bekommen.

Methode 1

Methode 1 von 4:

Entscheide, wie du deinen Prozess dokumentieren willst

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Halte dich möglichst an jeweils einen Prozess. Versuche nicht, deine gesamte Arbeit in einem Flussdiagramm zu beschreiben. Eine Reihe von kurzen Dokumenten, die jede Aufgabe separat abdecken, ist viel einfacher zu verstehen.
- Wenn du einen umfangreichen Prozess dokumentieren musst, z.B. die Entstehung eines Firmenprodukts von der Idee bis zum Verkauf, verwende nur simple Bezeichnungen, um jede Aufgabe innerhalb dieses Prozesses zu beschreiben. Wenn nötig, verwende zusätzliche Dokumente, um jede Aufgabe im Detail zu erklären.
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Brich das große Ganze in Teilprozesse herunter. Teilprozesse sind die zentralen Aufgaben, die während des Prozesses ausgeführt werden. Wenn du mit dem zu dokumentierenden Prozess nicht sehr vertraut bist, befrage Vorgesetzte oder andere Experten in diesem Prozess, um ein gutes Verständnis für die Aufgaben zu bekommen.
- Als Faustregel gilt: Wenn ein Schritt in deinem Dokument mehr als ein Verb oder das Wort "und" enthält, kann er wahrscheinlich in zwei Schritte aufgeteilt werden. Zum Beispiel: "Lege Brötchen und Fleischpatty auf den Grill" sollte in "Lege das Fleischpatty auf den Grill" und "Lege dann das Brötchen auf den Grill." aufgeteilt werden.
Wenn dein Prozess jedes Mal ähnlich ist und nur ein paar Entscheidungen oder Variationen beinhaltet, kannst du die Schritte einfach in einer Liste aufschreiben. Verwende ein elektronisches Textdokument (z.B. eine Microsoft Word Datei) oder ein Blatt liniertes Papier.
Ein einfaches Flussdiagramm ist ein guter Weg, um einen Prozess visuell darzustellen, wie in einem späteren Abschnitt auf dieser Seite beschrieben. Es gibt auch Möglichkeiten, kompliziertere Flussdiagramme zu erstellen, aber diese sind für die meisten Prozesse nicht erforderlich. Du solltest den Anweisungen im Abschnitt über komplexe Flussdiagramme nur dann folgen, wenn dein Prozess mehr als zehn Schritte hat und es mehr als drei Personen gibt, die verschiedene Schritte des Prozesses ausführen.
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Halte alles kurz, wenn möglich. Eine Seite ist ideal, aber selbst komplizierte Prozesse sollten auf fünf Seiten oder weniger beschrieben werden. Nur spezialisierte und besonders komplexe Aufgaben sollten in längeren Dokumenten festgehalten werden. Und selbst das gilt nur, wenn das Dokument von den Personen benutzt wird, die sie ausführen.
- Wenn das Dokument z.B. Ärzte bei der Diagnose von Krebs anleiten soll, solltest du wahrscheinlich jeden diagnostischen Test erwähnen, der verwendet werden kann. Wenn jedoch derselbe Prozess dokumentiert wird, um ihn den Führungskräften zu präsentieren, erstelle ein kürzeres Dokument, das die detaillierteren Schritte weglässt, z.B. die Entscheidung, welche Einstellung an einer bestimmten Maschine zu verwenden ist.
- Entferne Adjektive aus der Beschreibung der Aufgaben. Diese Titel sollten klar und kurz sein. Schreibe z.B.: "Rechnung an den Kunden senden", nicht "Komplette Rechnung für alle Leistungen an den Kunden senden, der das Produkt bestellt hat."
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Füge visuelle Darstellungen ein, wenn sie helfen, den Prozess einfacher zu verstehen. Manche Menschen verstehen visuelle Darstellungen besser als Text. Das gilt besonders wenn es sich um Führungskräfte, Vorgesetzte oder andere Menschen handelt, die vielleicht keine praktische Erfahrung mit dem beschriebenen Prozess haben. Verwende dazu einfach und klare Diagramme, Fotos oder Screenshots.
- Füge Diagramme oder Bilder nur dann hinzu, wenn sie notwendig sind, um einen Begriff im Dokument zu verstehen. Wenn der Prozess es z.B. erfordert, dass der Leser den Unterschied zwischen zwei Maschinentypen kennt, stelle eindeutige Diagramme oder Bilder dieser Maschinen zur Verfügung.
- Füge keine Clip-Art oder andere Bilder nur zum Spaß ein.
Das Dokument kann eine Person überdauern. Schreibe also nicht: "Sende das Sitzungsprotokoll an Carol". Schreibe: "Sende Besprechungsprotokolle an die Vorsitzende."^{[1]XForschungsquelle} Wenn du denkst, dass der Name notwendig ist, damit die Leser wissen, an wen sie sich wenden müssen, füge sowohl den Namen als auch den Jobtitel hinzu.
Eine Dokumentation für das "Arrangieren des Newsletters" könnte mit dem Hinweis enden: "Das Endergebnis wird an die Redaktion geschickt. Siehe das Dokument mit dem Titel "Newsletter bearbeiten"." Das Dokument mit dem Titel "Newsletter bearbeiten" könnte mit der Notiz beginnen: "Diesem geht das 'Arrangieren des Newsletters voraus'." und enden mit: "Das wird jetzt an die Redaktion geschickt. Siehe das Dokument mit dem Titel 'Den Newsletter veröffentlichen'."
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Die Dokumente sollten editierbar und zugänglich sein. Stelle Kopien zur Verfügung, damit die Leute sie lesen oder studieren können. Bewahre ein elektronisches Masterdokument in einem editierbaren Format auf, um bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.^{[2]XForschungsquelle}
- PDF-Dokumente sind nicht editierbar. Wenn du eine spezielle Software zur Erstellung von Diagrammen verwendest, dann hat diese ggf. ein anderes, spezielles Dateiformat, um editierbare Dateien zu speichern. Andere Personen brauchen in diesem Fall wahrscheinlich die gleiche Software, bevor sie das Dokument bearbeiten können.
- Für reine Textdokumente solltest du ein gängiges Dateiformat wie .doc, .docx, .txt oder .rtf verwenden. Wenn du davon ausgehst, dass sich das Dokument häufig ändert, verwende einen Online-Dateihosting-Service wie Google Docs, damit die Leute immer die neueste Version sehen.
Schreibe das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Bearbeitung an einer offensichtlichen Stelle auf jedes Dokument, z.B. oben auf der Seite. Wenn mehrere Personen das Dokument bearbeiten, kannst du auch deinen Namen oder deine Initialen neben das Datum der letzten Bearbeitung setzen. Zum Schluss solltest du einen Titel und einen Dateinamen angeben, der klar vermittelt, welcher Prozess dokumentiert wird.
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Methode 2

Methode 2 von 4:

Ein einfaches Flussdiagramm erstellen

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Flussdiagramme sind großartig, um grundlegende Informationen in einem leicht zu lesenden, visuellen Stil darzustellen. Sie können helfen, neue Mitarbeiter während der Einarbeitung durch einfache Aufgaben zu führen. Oder sie helfen einem Mitarbeiter, eine Aufgabe vorübergehend aufgrund der Abwesenheit eines Kollegen auszuführen.
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Richte das Flussdiagramm von links nach rechts oder von oben nach unten aus. Bei einem Flussdiagram schreibst du ein Kästchen für jede Aufgabe innerhalb des Prozesses und verbindest sie mit Pfeilen, um zu zeigen, in welcher Reihenfolge diese Aufgaben auszuführen sind. Beginne links oder oben auf der Seite wie beim Schreiben. Wenn du die Schritte in dieser Reihenfolge beschreibst, ist es einfach, auf einen Blick zu erkennen, welche du nacheinander befolgen musst.
- Wenn du in einer Sprache arbeitest, die eine andere Schreibrichtung als Deutsch oder Englisch hat, dann verwende diese Richtung stattdessen. Ein Flussdiagramm, das auf Arabisch geschrieben ist, bewegt sich z.B. von rechts nach links.
- Verwende Pfeile, um die Richtung zu verdeutlichen. Zeichne nicht einfach Linien ohne Pfeile zwischen den Aufgaben.
Wenn dein Flussdiagramm klein genug ist, um in eine Zeile oder Spalte zu passen, brauchst du diesen Kreis vielleicht nicht. Für kompliziertere Flussdiagramme ist ein offensichtlicher Kreis mit der Beschriftung "Start" aber sehr nützlich.
Zeichne einen Pfeil, der vom "Start"-Kreis auf ein Kästchen zeigt, in dem die erste Aufgabe steht, z.B.: "Nimm die Bestellung des Kunden auf."
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Zeichne einen Pfeil zur nächsten Aufgabe oder Frage. Dieser Pfeil zeigt auf das nächste Kästchen, in dem die zweite Aufgabe steht. Wenn es eine Entscheidung zu treffen oder eine Frage zu beantworten gibt, bevor die zweite Aufgabe durchgeführt werden kann, schreibe die Frage stattdessen in eine Raute.
- Verwende möglichst eine andere Farbe für die Raute als für die Kästchen.
Sagen wir z.B. die Box mit der Aufgabe "Nimm die Bestellung des Kunden auf" führt zur Raute mit der Frage: "Wurde Wasser bestellt?" Zeichne zwei Pfeile, die die Raute verlassen. Auf den einen Pfeil schreibst du "ja". Er führt zu einem Kästchen mit der Aufgabe "Gib dem Kunden Wasser." Auf den zweiten Pfeil schreibe "nein" und führe zu einem Kästchen mit der Aufschrift "Gib die Bestellung an den Koch weiter."
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Methode 3

Methode 3 von 4:

Ein komplexes Flussdiagramm erstellen

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Verwendet dieses für komplexe Prozesse, an denen mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind. Dieses Diagramm eignet sich, wenn mehrere Personen oder Abteilungen beteiligt sind. du einen komplizierten Prozess dokumentierst, an dem mehrere Personen, Teams oder Abteilungen beteiligt sind, die unabhängig voneinander arbeiten. Die Art von Flussdiagramm, die hier beschrieben wird, wird auch "Swimlane-" oder "Rummler-Brache-Diagramm" genannt."^{[3]XForschungsquelle} Dieses Diagramm lässt leicht erkennen, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist. Es hilft außerdem dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen der Prozess verbessert werden könnte.
- Das Flussdiagramm sollte den Prozess so beschreiben, wie er derzeit durchgeführt wird, nicht wie er durchgeführt werden sollte.
Das Flussdiagramm wird wahrscheinlich übersichtlicher und verständlicher aussehen, wenn du eine Software zum Erstellen von Diagrammen verwendest. Eine elektronische Datei macht es auch einfacher, Änderungen am Flussdiagramm vorzunehmen, wenn sie benötigt werden. Suche online nach "Prozessabbildungssoftware" und stelle sicher, dass du eine Software herunterlädst oder kaufst, die Rummler-Brache-Diagramme erstellen kann.
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Liste jeden Teilnehmer in einer ordentlichen Spalte auf der linken Seite auf. Jede Zeile kann mit einer Abteilung, einem Team oder der Berufsbezeichnung der Person beschriftet werden. Jeder Teilnehmer ist für die Aufgaben verantwortlich, die sich in seiner horizontalen Reihe befinden, die sich über die Seite erstreckt. Das wird manchmal auch als "Swimlane/Schwimmbahn" dieses Teilnehmers genannt.
- Die Bahnen können farblich gekennzeichnet sein oder nicht. Sie sollten immer durch fette, schwarze Linien geteilt werden, damit das Diagramm auch für Farbenblinde gut lesbar ist.
- Lege Gruppen, die miteinander interagieren, möglichst nebeneinander. Das ist aber nicht zwingend notwendig.
Schreibe zunächst die erste Aufgabe in ein Kästchen an der linken Seite, gleich rechts neben dem Teilnehmer, der für diese Aufgabe verantwortlich ist. Wenn z.B. die Forschungsabteilung den Prozess mit dem Erstellen einer Produktidee beginnt, zeichne ein Kästchen direkt rechts neben das Wort "Forschung" und beschrifte es mit Produktidee erstellen.
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Fahre fort, wie du es in einem normalen Flussdiagramm tun würdest. Lass die Aufgaben aber nach rechts wandern und platziere sie in der entsprechenden Zeile. Wenn z.B. die Forschung ihre Produktidee zum Fokustesten an das Marketing schickt, zeichne einen Pfeil von Produktidee erstellen zu einem Kästchen in der Marketing-Reihe, rechts neben dem vorherigen Kästchen. Beschrifte dieses Kästchen mit Fokustest.
- Manchmal kann eine Aufgabe wiederholt werden, z.B. wenn das Produkt später für weitere Fokustests zurückkehrt. Wenn der Prozess tatsächlich zum gleichen früheren Stadium zurückkehrt, zeichne einen Pfeil zurück zum ursprünglichen Kästchen mit der Bezeichnung Fokustest. Wenn der Prozess tatsächlich anders ist (z.B. eine fortgeschrittenere Reihe von Fokustests, die zu anderen Aufgaben führen), schreibe stattdessen ein neues Kästchen mit einem anderen Namen, z.B. Fortgeschrittene Fokustests.
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Lerne, wie man Rauten und Kreise benutzt. Die meisten Flussdiagramme verwenden Kästchen, Rauten und Kreise, sowie Pfeile zwischen ihnen. Das Kästchen, das mit dem Namen einer Aufgabe beschriftet ist, hast du bereits kennengelernt. Verwende eine Raute, wenn es mehrere mögliche Ergebnisse gibt. Verwende Kreise, wenn ein Endergebnis erreicht wurde. Das obige Beispiel fortsetzend, zeichne einen Pfeil von Fokustest zu einer Raute mit der Beschriftung Wird das Produkt zugelassen? Ziehe einen Pfeil von der Raute und beschrifte ihn mit "Nein" und verbinde ihn mit einem Kreis, der mit "Ende des Prozesses" beschriftet ist. Ein zweiter Pfeil, beschriftet mit ja, kann zur nächsten Aufgabe im Prozess führen.
- Platziere die Raute in der Reihe oder "Schwimmbahn" des Teilnehmers, der für diese Entscheidung verantwortlich ist.
- Der Kreis, der mit Ende des Prozesses beschriftet ist, sollte in seiner eigenen Reihe stehen, ohne zugehörigen Teilnehmer.
- Es gibt noch viele andere spezielle Symbole, für Flussdiagramme, aber sie werden selten benutzt und sind normalerweise nicht notwendig. Du kannst dich gern weiter informieren, wenn du das Gefühl hast, dass dein Dokument von einer größeren Vielfalt profitieren würde.^{[4]XForschungsquelle}
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Bleibe einheitlich. Verwende ähnlich große Kästchen und nicht mehr als zwei oder drei leicht unterscheidbare Farben, um das Flussdiagramm so lesbar wie möglich zu machen. Zum Beispiel können alle Kästchen (Aufgaben) einen blauen Hintergrund haben, während alle Rauten (Fragen) gelb sein können.
- Wenn möglich, lass die "Ja"-Antwortzeile immer auf einer Seite des Kästchens beginnen, z.B. von rechts und das "Nein" immer auf einer anderen (z.B. von unten).^{[5]XForschungsquelle} Das ist nicht immer möglich oder einfach, weshalb du nicht zu viel Zeit darauf verwenden solltest.
Verwende lieber mehrere Seiten als das Flussdiagramm auf eine Seite zu quetschen und total klein zu machen. Verwende deutlich beschriftete Tabs oder Pfeile, um zu verdeutlichen, wie das Flussdiagramm weitergeht. Zeichne z.B. einen Pfeil mit der Beschriftung A, der von der rechten Seite der Seite wegführt. Auf der nächsten Seite zeichne einen Pfeil, der von der linken Seite ausgeht und ebenfalls mit A beschriftet ist.
Gehe jeden möglichen "Weg" durch das Flussdiagramm und prüfe, ob er Sinn macht. Idealerweise sollte jemand anderes, der mit dem Prozess vertraut ist, es mit dir durchgehen, um Fehler und fehlende Schritte zu finden. Sobald du es mindestens einmal durchgesehen und alle Fehler korrigiert hast, ist das Dokument bereit, um es anderen Beteiligten zu präsentieren oder zu schicken. Wenn sich der Prozess später ändert, kannst du das Flussdiagramm gern bearbeiten und das aktualisierte Dokument an die Personen schicken, die es verwenden.
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Methode 4

Methode 4 von 4:

Ein Prozessdokument analysieren, um den Prozess zu verbessern

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Identifiziere Bereiche, in denen ein Qualitätsüberblick nützlich sein könnte. Jedes Mal, wenn der Prozess von einem Mitarbeiter oder Team zu einem anderen wechselt, sollte ggf. jemand die laufende Arbeit untersuchen, um zu überprüfen, ob man einfach damit weitermachen kann. Ist die Qualität nach einem bestimmten Schritt oft weniger gut, wenn dieser z.B. von einem unerfahrenen Teammitglied durchgeführt wird? Welche Prozesse wirken sich insgesamt am stärksten auf die Qualität aus und benötigen vielleicht besondere Aufmerksamkeit?
- Wenn du die Qualität eines Schritts in diesem Prozess überprüfen willst, lege Kriterien für das "Voranschreiten" zur nächsten Stufe fest. Lass die Leute nicht im Unklaren darüber, welche Qualitätsstandards angelegt werden.
Wenn dein Diagramm oder Dokument zwei identische Aufgaben enthält, überlege, ob das nützlich oder ineffizient ist. Manchmal ist es gut, eine Aufgabe zur besseren Qualitätskontrolle zu wiederholen (z.B. zwei Abteilungen, die ein Produkt in verschiedenen Stadien prüfen). Einfache Aufgaben wie das Korrekturlesen sollten jedoch nicht mehr als einmal im Prozess vorkommen. Schlage in diesem Fall vor, dass einer der doppelten Schritte aus dem Prozessablauf entfernt wird.
Dein Dokument könnte zeigen, dass Person A und Person B die Verantwortung für den Prozess mehrmals hin und her schieben. Ist es möglich, die Anzahl der unnötigen Transfers zu reduzieren? Wenn du den Prozess umorganisieren kannst, kann Person A vielleicht mehrere Aufgaben in einem Zeitraum erledigen und erst dann an Person B übergeben.
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Tipps

Um einen großen Prozess zu dokumentieren, erstelle mehrere Ablaufpläne oder Diagramme. Gestalte zunächst eine grafische Darstellung des großen Gesamtprozesses. Beziehe die Teilprozesse in dieses Gesamtbild mit ein. Erstelle dann eine weitere visuelle Darstellung, die sich auf die Teilprozesse konzentriert. Zeige die Aufgaben, die diese Teilprozesse ausmachen.

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