كيفية ترك الرسالة المناسبة عبر البريد الصوتي

تنزيل المقال

تنزيل المقال

هل عملك يتطلب التواصل مع العملاء عبر الهاتف؟ قد تضطر في العديد من المرات لترك رسائل هامة عبر خدمة البريد الصوتي، وهنا يكون السؤال: ما الذي يجب أن أقوله عقب سماع الصافرة؟ في بعض الأحيان ستشعر بالتوتر وتنسى أغلب المعلومات الواجب تقديمها في رسالتك، لذا ننصحك بالاعتماد على نظامٍ ومنهج مدروس في ترك رسائل البريد الصوتي لكي لا تترك من ورائك رسائل مُرتجلة وغير واضحة. ابدأ بمراجعة تفاصيل المواضيع في رأسك قبل الاتصال، للتأكد من استعدادك لنقل جميع المعلومات الضرورية لمُتلقي الرسالة، وهو ما يحقق الفائدة والغرض من الرسالة بما يمهد لإجراء مكالمة لاحقة تدور حول المزيد من تفاصيل العمل.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

تعريف نفسك في البداية

تنزيل المقال

1. 
   1
   استعمل نبرة الصوت المناسبة. تحدث بصوت مسموع وواضح عند بدء تسجيل رسالتك الصوتية> لا تنطق الكلام بخفوت أو بسرعة وحاول أن تبدو مُهتمًا ومتحمسًا لجذب انتباه المُستمع. على الرغم من عدم قدرة المستمع على رؤيتك إلا أن نبرتك ستكشف عن حالك في الرسالة التي تتركها، لذا احرص على استعمال نبرة الصوت الأنسب للموقف.

   • انطق الكلام بوضوح وفصاحة واضعًا في اعتبارك التشويش الذي قد يتعرض له صوتك في حالة الإشارات الهاتفية الرديئة، فحتى الصوت الواضح قد يُصبح غير واضح عبر الهاتف.
   • يجب أن تعكس جودة نبرتك طبيعة المُكالمة، على سبيل المثال: لا بأس من نبرة مُتحمسة إذا كنت تترك رسالة صوتية لتُبارك لابن أخيك على تخرجه من المدرسة الثانوية، وفي المقابل يجب الحفاظ على نبرة هادئة تتسم بالاحترام في حالة قيامك بتعزية أحد أصدقائك.
2. 
   2
   اذكر اسمك. اذكر اسمك لمُتلقي الرسالة في البداية ليعرف من هو الشخص الذي يُفترض أن يعاود الاتصال به؛ اكتف بقول "أنا (اذكر اسمك)" في أغلب المواقف أو "اسمي (اذكر اسمك الكامل)" في حالة اتصالك بشخص لم تُقابله مُسبقًا. يتمكن الأصدقاء والأقارب من معرفتك على الفور لذا لا حاجة لذكر اسمك الكامل، أما في حالة المكالمات العملية، سيتوجب عليك ذكر اسمك لربطه بصوتك ورسالتك وبالتالي يعرف مُتلقي الرسالة بمن يتوجب عليه معاودة الاتصال.

   • تبدو هذه الخطوة وأنها بديهية إلا أن الكثير من المتصلين يتناسونها.
   • أخبِر مُتلقي الرسالة بلقبك أو مُسماك الوظيفي إذا كان له مدلولًا أو أهمية في سياق الرسالة. على سبيل المثال: "اسمي هو الدكتور علاء جاد وأنا أعمل كطبيب مقيم للأشعة في مركز القلب" أو "أنا دعاء عامر والدة رانيا من المدرسة".
3. 
   3
   اترك رقم هاتفك. ردد رقم هاتفك بعد قول اسمك ليسمعه المُتلقي في بداية رسالتك الصوتية ويتواصل معك فيما بعد. يميل أغلب المتصلين لترك رقمهم الخاص بالتواصل في نهاية الرسالة، لكن في حالة عدم تركيز المُستمع سيضطر إلى إعادة الاستماع للرسالة بأكملها لمعرفة رقمك. تذكر أن تردد رقمك ببطء ووضوح حتى يدونه المُستمع بصواب.

   • يُمكنك ترك رقمك في بداية الرسالة بأي من الطريقتين: "أنا (فُلان) ورقمي هو (رقم هاتفك)" أو "اسمي (فُلان) وأتصلُ من رقم (الرقم)".
   • على الرغم من شيوع خدمات إظهار رقم المُتصل إلا أنه من الأفضل دائمًا ترك رقم هاتفك تحسبًا لو كنت تتصل بشخصٍ لم يُسجِل رقمك أو كنت تطلب من الطرف الآخر التواصل معك على رقم غير رقمك.
4. 
   4
   اخلق رابطة مع مُتلقي رسالتك. يشعر المستمع بالشك ويفقد الاهتمام بالتدريج عند الاستماع للرسائل الصوتية المُتعلقة بالعمل إذا لم يكن على دراية بمن هو المتصل، لذا أنت بحاجة لخلق رابطة بينك وبين مُتلقي الرسالة عن طريق ذكر شخص مشترك بينكما على سبيل المثال أو كيفية حصولك على رقمه لتجعل الرسالة أكثر خصوصية مما يدفعه لمعاودة الاتصال بك لاحقًا.

   • حاول أن تفتتح رسالتك بمُقدمة مختصرة تُخبر المستمع بعض المعلومات، مثل: "لقد حصلت على رقمك من زميلتي علياء والتي أخبرتني أنك تفكر في بيع سيارتك".
   • احرص على خلق رابطة بينك وبين مُتلقي الرسالة لتسهيل عملية التواصل معه وهو مرتاح، حتى ولو كانت رسالتك ليست بغرض العمل. مثال: "أنا حسين جارك بالمنزل الأمامي في نفسِ الشارع" وهي جملة أفضل من "أنا حسين راضي" والتي تُعتبر جملةً مُقتضبة.

جزء 2

جزء 2 من 3:

توضيح الغرض من الرسالة

تنزيل المقال

1. 
   1
   فكّر فيما ستقول بشكلٍ مُسبق. يجب أن تكون لديك فكرة واضحة عمّا ستقول في رسالتك الصوتية قبل البدء في تسجيلها وهو أمرٌ بديهي طالما كنت تتصل بنيّةِ مُحددة. يشعر الكثير من المتصلين بلحظة من شلل التفكير عند سماعهم صوت الصافرة الخاص بتسجيل الرسالة الصوتية؛ يترتب على ذلك ضرورة التفكير وترتيب المعلومات التي ترغب في قولها في رسالتك قبل الاتصال.

   • ضع في الاعتبار تدوين محتوى رسالتك أولًا على الورق في حالة الرسائل العاجلة أو الهامة.
   • إذا شعرت أنك لا تستجمع أفكارك جيدًا، اكتفِ بترك اسمك ورقمك للتواصل مع توضيح بسيط لسبب اتصالك.
   • مثال: إذا كنت تترك رسالة صوتية للفتاة التي خرجت معها في موعدٍ رومانسي ليلة الأمس، فعليك أن تفكر مليًا في محتوى رسالتك قبل تسجيلها لتتمكن من فعل ذلك بنبرة هادئة وواثقة وتتجنب التلعثم أو التوتر.
2. 
   2
   اجعل رسالتك مُختصرة. اجعل رسالتك مختصرة ولا تزيد عن ٢٠ إلى ٣٠ ثانية؛ في أغلب الأمر لن تحتاج في رسالتك لمدة أكثر، وذلك لتجنب شعور المُتلقي بالملل من الإطالة في تفاصيل الموضوع الذي تتحدث عنه في رسالتك. احرص على أن تكون مُحددًا لجعل رسالتك قصيرة بما يكفي لإثارة فضول الطرف الآخر وإقناعه بضرورة الاتصال بك بدلًا من تجاهل الرسالة وتجاهلك.

   • في المقابل لا تجعل رسالتك قصيرة بشكل مبالغ فيه وإلا سيظن المُتلقي أنها غير ضرورية وسيحذفها بدون الاستماع لها؛ هذا بالخصوص في حالة اتصالك من رقم غريب غير مُسجل لدى المُتلقي.
   • الغرض من ترك رسالة صوتية هو إقناع المُتلقي بمعاودة الاتصال بك، وليس استعراض الكثير من المعلومات التي كنت تنوي مشاركتها في المُكالمة.
3. 
   3
   افتتح الرسالة بالمعلومات الأكثر أهمية. اختصر الأمر ووضِح سبب اتصالك وبخاصةٍ في حال كان وقتك المُتاح قصيرًا للغاية، مثل حالات عروض البيع أو متابعة التحويلات المالية أو التأكيد على موعدٍ ما. أخبِر المُتلقي بالغرض من رسالتك وإلا ستجعله يفقد الاهتمام ويحذف الرسالة إذا ما لم توضح سبب اتصالك في بداية رسالتك الصوتية.

   • تذكر أن لديك قليل من الوقت فقط لتوضيح سبب اتصالك، وبالتالي تجنب إصابة المُستمِع بالملل من الرسالة ذات الافتتاحية المطولة دون ذكر أيّة معلومات ذات قيمة.
   • من الأفضل دائمًا الإدلاء بالأخبار الصعبة أو الحزينة بشكلٍ مباشر في بداية الرسالة، مثل: "والدك في المستشفى" ومن ثم تبدأ التوضيح والمواساة. لن تجني من محاولتك لنقل الأخبار بصورة غير مباشرة سوى شعور المُستمِع بالكثير من القلق.
4. 
   4
   اجعل رسالتك تتسم بالخصوصية. حاول أن تتجنب افتعال صوتك بالنبرة التي نميل إلى استعارتها عند التحدث في الهاتف، بل احرص على التحدث بتلقائية ليفهم المُستمع غرضك الحقيقي من رسالتك، ومن ثم يسمح لك بفرصة شرح الموضوع باستفاضة عندما يعاود الاتصال بك.

   • سوف يشعر المُستمع أنك تتصل به كجزء من عملك التقليدي إذا تحدثت بنبرة مستعارة أو وكأنك تقرأ من نصٍ مُعد مُسبقًا.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إنهاء الرسالة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اختم الرسالة بسؤالٍ أو طلبٍ مُحدد. كُن مُحددًا في نهاية رسالتك بخصوص السبب الذي ترغب المُتلقي أن يتصل بك بشأنه فيما بعد؛ اطرح سؤالًا أو اطلب طلبًا مُحددًا لتحفيزه على الاتصال بك، فإذا ما شعر المُتلقي أنك غير واضح في رسالتك عبر البريد الصوتي، فمن المُرجح أنه لن يعاود الاتصال بك.

   • جرّب بعض العبارات الختامية مثل: "دعني أعرف رأيك في وصفة الطعام التي أرسلتها لك" أو "أنا في انتظار سماع أفكارك بشأن اقتراحي".
   • تزداد احتمالية أن يُعاود الأشخاص الاتصال بك إذا ختمت رسالتك الصوتية ببساطة بقولك "برجاء معاودة الاتصال بي".
2. 
   2
   اترك اسمك ومعلومات التواصل خاصتك. اختم رسالتك بذِكر اسمك ورقم هاتفك للتواصل. كرر الرقم مرتيْن على أقل تقدير لتقلل من احتمالية سماع الطرف الآخر للرقم بشكلٍ خاطئ أو عدم تمكنه من تدوينه. احرص أيضًا على ترك أيّة تفاصيل هامة بالنسبة لمن تتصل به حتى يعاود الاتصال بك لاحقًا مثل الأوقات المناسبة خلال اليوم بالنسبةِ لك لاستقبال مُكالمته.

   • تجنب تكرار رقم هاتفك في نهاية الرسالة الصوتية أكثر من مرتيْن حتى لا يفهم المُتلقي أنك تحاول السخرية منه.
   • لا تفكر كثيرًا بالأمر في حالة الرسائل الصوتية غير الرسمية التي تتركها للأصدقاء أو الأقارب.
3. 
   3
   تجنب الإطالة في ختام الرسائل الصوتية. لا تتعمد إطالة رسالتك أو المماطلة عند إنهاء الرسالة بصورةٍ غير ضرورية، فلا داعي لأن تتمنى يومًا سعيدًا للشخص إلا إذا كنت تترك رسالة لشخصٍ عزيزٍ عليك؛ افعل ذلك لتضمن انتباه مُتلقي الرسالة وتركيزه على المحتوى الضروري. قدّم شُكرك في ختام الرسالة وانتظر أن يتواصل هو أو هي معك لاحقًا.

   • فكر في خاتمة مناسبة. قل مثلًا "في انتظار سماع ردك"، والبعض يعتبرها أفضل وأصدق بكثير من خاتمات مفتعلة مثل "أتمنى لك يومًا سعيدًا".
   • لا تكرر أو تُلخص أي من أجزاء رسالتك الصوتية في الختام، فإذا ما احتاج الشخص للاستماع لجزئيةٍ ما فيُمكنه إعادة الاستماع للرسالة في أي وقت.

أفكار مفيدة

• فكّر في جميع الأوقات التي تلقيت فيها رسالة على بريدك الصوتي وسألت نفسك "ما الذي يريده هذا الشخص؟"، وبناء على ذلك اترك رسالة مناسبة بالمعايير التي ترغب أنت في تلقيها.
• اترك معلومات التواصل خاصتك، سواء بريدك الإلكتروني أو رقم تليفونك إذا كان أمرًا ضروريًا لرسالتك وتواصلك مع الشخص فيما بعد.
• لا تنسَّ ذكر التواريخ الهامة إذا كانت ضرورية للمعلومات التي تتركها في رسالتك الصوتية.
• ابتسم! اعرف أن ابتسامتك يُمكن الإحساس بها حتى عبر الرسائل الصوتية.
• احرص على تحجيم المعلومات التي تذكرها في الرسالة الصوتية إذا كنت تتحدث عن موضوعٍ حساس؛ فأنت لا ترغب أن يستمع الآخرون ممن ليسوا لهم علاقة بالموضوع إلى رسالتك.
• اعتمد على رسالة البريد الصوتي خاصتك لطمأنة المتصلين بك في حالات الطوارئ أو الكوارث الطبيعية.

تحذيرات

• إذا أردت لشخصٍ ما أن يعاود الاتصال بك، فلا داعي لذِكر محاولاتك السابقة للاتصال به، فقد يُظهرك ذلك بأنك مُنزعج ويضطر الشخص للتواصل معك على مضض.
• عليك دومًا في السياقات المهنية أن تترك رسالة عبر البريد الصوتي في حالة لم يرد عليك الطرف الآخر، فالمكالمات الفائتة بدون رسالة صوتية توضح سبب الاتصال تقلل من أهمية الشأن المهني الذي تتصل بخصوصه.