Cómo dejar un mensaje de voz perfecto

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En este artículo:

Identificarte

Comunicar el motivo de la llamada

Finalizar el mensaje

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Referencias

Si tu profesión requiere estar en contacto con clientes a través del teléfono, es muy probable que suelas dejar muchos mensajes de voz. ¿Pero qué decir exactamente después del bip? Puede ser estresante intentar recordar toda la información relevante que debes transmitir, y, como resultado, podrías omitir detalles importantes. Para no dejar mensajes atolondrados o improvisados, desarrolla un sistema para dejar mensajes de voz. Al revisar una lista de verificación rápida en tu mente, podrás asegurarte de proporcionar toda la información necesaria para el receptor y mejorar tus posibilidades de que devuelva tu llamada.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 3:

Identificarte

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   Utiliza el tono de voz correcto. Tan pronto como comiences a grabar el mensaje, utiliza un tono de voz claro y audible. No hables entre dientes ni demasiado rápido. Esfuérzate por sonar interesado y enérgico para llamar la atención del oyente. Por más que el receptor no pueda verte, tu tono general se transmite por teléfono, así que asegúrate de usar el correcto.

   • Enuncia claramente todas las palabras. El mensaje puede distorsionarse e incluso cortarse en algunas partes si la conexión es mala. Hablar de la misma manera que hablas en persona puede sonar confuso por teléfono.
   • El tono de voz debe reflejar adecuadamente el contenido del mensaje. Por ejemplo, es natural sonar emocionado al dejar un mensaje de voz para felicitar a tu sobrino por graduarse de la escuela secundaria. Sin embargo, para ofrecer condolencias a un amigo afligido, lo ideal es mantener un tono solemne y respetuoso.
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   Menciona tu nombre. Lo primero que debe decirse es el nombre de la persona que llama. De esa manera, la persona podrá identificarte desde el comienzo del mensaje. Un simple "Hola. Aquí (tu nombre)" es útil en la mayoría de los casos, pero también puede ser algo más introductorio como "Mi nombre es (tu nombre completo)" si la persona no te conoce. Los amigos y familiares te reconocerán sin ningún problema. Si se trata de una llamada profesional, el oyente tendrá un nombre para asociar con la voz y el mensaje, lo que ayuda a abrir una línea de comunicación más personal.

   • Este paso parece obvio, pero son muchas personas las que lo olvidan cuando se ponen a prueba.
   • Menciona también una breve descripción sobre ti o el puesto en la empresa para la que trabajas después de tu nombre para que el oyente devuelva la llamada. Por ejemplo: "Mi nombre es Dr. Juan Gutiérrez, radiólogo del Centro Médico Sagrado Corazón" o "Soy Gloria Pérez, la madre de Beatriz de la escuela de su hija".
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   Deja tu número de teléfono. Menciona tu número de teléfono inmediatamente después de tu nombre. Muchas personas esperan al final del mensaje para proporcionar su información de contacto, pero, si el oyente no escucha bien la primera vez, tendrá que escuchar el mensaje nuevamente. Recuerda hablar despacio y establecer claramente la información cuando dejes el número de teléfono de contacto para que sea comprensible.

   • Una forma sencilla de anunciar el número de teléfono justo al comienzo del mensaje es decir algo como "Soy (tu nombre), mi número es (tu número)" o "Mi nombre es (tu nombre) llamando desde el número (tu número)".
   • Aunque las personas generalmente cuenta con un identificador de llamadas hoy en día, se recomienda decir el número de teléfono en el mensaje, en caso de que la persona no tenga tu número agendado o necesites que te llame a una extensión distinta.
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   Crea una conexión. Las personas tienden a sospechar o desinteresarse cuando escuchan un mensaje de voz sin saber quién llama o por qué, especialmente en llamadas de negocios o de números desconocidos. Haz que el receptor se sienta más cómodo al mencionar a un amigo en común o aclarar cómo has obtenido su número. Esto hará que la llamada se sienta más personal. El mensaje de voz parecerá menos invasivo, lo que aumenta la probabilidad de que recibas una respuesta.

   • Haz una breve introducción que llame la atención del oyente como, por ejemplo "Obtuve su número a través de Patricio, quien me comentó que está interesado en vender su bote".
   • Incluso si no se trata de un mensaje comercial, establecer una conexión ayudará a que el destinatario se sienta más cómodo. "Habla Roberto, su vecino. Vivo al final de la calle" es mejor que "Mi nombre es Roberto Barros".
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Comunicar el motivo de la llamada

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   Piensa en qué decir por adelantado. Ten una idea clara de lo que quieres decir antes de comenzar a grabar el mensaje. Probablemente esto no sea un problema si la llamada tiene una intención específica, pero escuchar el pitido y saber que se está grabando puede hacer que muchos empiecen a tartamudear o incluso a olvidar lo que tienen que decir. Desglosa la información en puntos viñetas y menciona cada parte antes de colgar.

   • Escribe un guion breve con anticipación si se trata de un tema muy urgente o importante.
   • Si estás muy nervioso, concéntrate en decir tu nombre, tu número de teléfono para que devuelva la llamada y la razón por la que llamas en pocas palabras.
   • Imagina que quieres dejarle un mensaje de voz a alguien con quien has tenido una cita anoche. Pensar cuidadosamente lo que quieres decir puede marcar la diferencia entre sonar relajado, sereno y tranquilo, o nervioso y balbuceante.
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   Sé breve. Limítate a 20 o 30 segundos. Rara vez será necesario que un mensaje sea más largo. No querrás aburrir al receptor con una introducción o historia demasiado larga o poco clara. Sé breve y ve al grano. Un mensaje corto puede generar curiosidad e inducir a la persona a devolver la llamada cuando no lo haría de otra forma.

   • Por otro lado, si dejas un mensaje demasiado corto, el receptor podría pensar que no es importante y eliminarlo sin siquiera escucharlo. Esto es muy probable si llamas desde un número privado.
   • El propósito de dejar un mensaje de voz es hacer que la persona devuelva la llamada, y no simplemente transmitir toda la información que le transmitirás durante la llamada.
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   Comienza con lo más importante. Ve al grano y sé explicito con respecto al motivo de la llamada. Está bien llamar para ver cómo van las cosas, pero la persona debe saberlo. ¿Quieres ofrecer algo, rastrear una transacción o confirmar una cita o reunión? Dilo. El oyente perderá rápidamente el interés y podría eliminar el mensaje si no le informas el propósito desde el principio.

   • Solo tendrás poco tiempo para transmitir el punto. Andar con rodeos puede hacer que el oyente deje de escuchar el mensaje antes de que abordes la información importante.
   • Es mucho mejor dar noticias difíciles como "Papá está en el hospital" directamente y al comienzo del mensaje, y utilizar el resto del mensaje para ofrecer consuelo y explicar la situación que andar con rodeos y preocupar al oyente.
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   Sé amigable e intenta sonar lo más natural posible. Es normal comenzar a hablar con una voz genérica y automatizada después de hacer muchas llamadas durante el día, pero trata de evitarlo. Sé amigable, cortés y habla con naturalidad. Las personas pueden percibir cuando alguien solo quiere vender algo o sonar de cierta manera, y será mucho más probable que te brinden un momento de su día si sienten que les hablas en igualdad de condiciones.

   • Sonar como si leyeras un guion le dará la impresión al oyente de que solo es una más de tus llamadas del día.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Finalizar el mensaje

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   Haz una pregunta o solicitud específica. Al concluir el mensaje, sé específico sobre por qué deseas que el oyente devuelva la llamada. Haz una pregunta directa o una solicitud que lo motive a tomar el teléfono y llamarte. Si se siente confundido o inseguro acerca de tus intenciones después de escuchar tus motivos, tu llamada no tendrá buenos resultados.

   • Prueba con frases como “Hazme saber si te ha gustado la receta que te he enviado” o Me interesa conocer tus ideas con respecto a esta propuesta”.
   • Las personas se sienten motivadas a ponerse en contacto si les pides algo, en vez de decirles simplemente “Llámame”.
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   Repite tu nombre e información de contacto. Concluye el mensaje al decir nuevamente tu nombre y número de teléfono. Es importante decir el número de teléfono dos veces en caso de que el oyente se haya equivocado o no lo haya podido escribir la primera vez. Asegúrate de mencionar cualquier otro detalle que pueda ser relevante, como cuándo sería el mejor momento del día para recibir su llamada y cuándo no estarás disponible para contestar el teléfono.

   • Decir tu número más de dos veces al final de la llamada es exagerado, y se puede interpretar como un gesto grosero.
   • No tendrás que preocuparte por este paso si se trata de un mensaje casual para un amigo o familiar.
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   Evita las despedidas largas. Cuando termines, no demores ni prolongues el mensaje más de lo necesario. A menos que sea una llamada personal a un ser querido, no hay necesidad de desear un día maravilloso. La atención del receptor disminuye con cada segundo que pasa, así que trata de no perder el foco al final. Agradécele por su atención y cuelga.

   • Una despedida amistosa como "Espero escuchar de ti" es más personal y, por lo tanto, más efectiva que algo genérico y comercial como el clásico "Que tenga un buen día".
   • No repitas la información ni resumas lo que has dicho al final. La persona puede volver a escuchar el mensaje si necesita volver a escuchar algún detalle.
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Consejos

• Piensa en las veces que has recibido mensajes de voz que te han hecho dudar acerca de la intención de quien llama. Deja el tipo de mensaje que te gustaría recibir.
• Proporciona tu correo electrónico u otro medio de contacto, además del número de teléfono, en el caso de que sea relevante en función de tu interacción con el receptor.
• Recuerda mencionar la fecha, en el caso de compartir información urgente.
• ¡Sonríe! La sonrisa se puede percibir, incluso a través de una llamada telefónica.
• Presta atención a las palabras que usas y a la cantidad de información compartida si hablas de un tema confidencial y otra persona puede escuchar la llamada.
• En caso de emergencias o desastres naturales, usa la respuesta automática del correo de voz para que las personas sepan que estás bien.

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Advertencias

• Evita mencionar otras llamadas perdidas si deseas que la persona te devuelva la llamada. Esto puede hacer que te veas enojado, y la persona se sentirá menos cómoda al interactuar contigo.
• En el entorno profesional, se recomienda dejar un mensaje de voz siempre que la persona no conteste la llamada. Ver múltiples llamadas perdidas sin un mensaje de voz socavará la importancia del asunto.

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