كيفية إنشاء جدول بيانات إلكتروني للميزانية الشخصية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

يساعدك جدول البيانات الإلكتروني المخصص للميزانية المالية على مراقبة مصروفاتك والتحكم في النفقات وفقًا لاحتياجاتك المالية. سوف تتفاجأ للغاية من سهولة مراقبة نفقاتك بواسطة هذه الأداة الإلكترونية؛ استفد من ملف تسجيل بنود الصرف وعمليات الدفع في التأكد من دفع فواتيرك في موعدها وتحديد النفقات في فترات زمنية معينة لادخار الأموال لفترات التقاعد أو عمليات الشراء الباهظة أو حتى لمجرد التحكم باعتدال في نفقاتك وصولًا إلى تاريخ استقبالك للمرتب في الشهر القادم دون الوقوع في فخ الديون والقروض. لحياة مالية مستقرة أكتر، واصل القراءة لتعلم العديد من الأفكار المفيدة، تقنيًا فيما يتعلق بإنشاء ملف إلكتروني بسيط وسهل الاستخدام، واقتصاديًا فيما يتعلق ببنود الصرف وكيفية التحكم عامة في حياتك المالية.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 4:

إنشاء جدول البيانات

تنزيل المقال

1. 
   1
   افتح برنامج إنشاء جداول البيانات الإلكترونية من اختيارك. جداول البيانات – كما هو واضح من اسمها – ملفات إلكترونية ذات طابع تنسيقي مميز يساعدك على ملء خانات البيانات بكفاءة وسهولة وهي شائعة الاستخدام بالتحديد في الملفات المالية. اختر واحدًا من برامج جداول البيانات، والعديد منها متاح للاستخدام المجاني، في حالة لم يتوفر على جهازك النسخة المدفوعة من البرنامج الأشهر "مايكروسوفت إكسل" أو برنامج "نامبرز" (Numbers). فكر مثلًا في استخدام "جوجل درايف" أو "أباتشي أوبن أوفيس" أو "زوهو شيت" أو "إكسل أونلاين"، وهي كلها أمثلة على سبيل الذكر لا لحصر كل الخيارات المجانية المتاحة. جرب أكثر من برنامج واختر منهم ما تشعر بالراحة لاستخدامه ويناسب احتياجاتك؛ ثبت البرنامج المفضل وافتحه على ورقة جدول بيانات فارغة في كُتيب العمل (مجموعة من الأوراق الموجود في نفس الملف).
2. 
   2
   اكتب بيانات عمود العناوين. اترك الخلية الأولى فارغة (التقاء العمود الأول مع الصف الأول في ورقة العمل) وابدأ الكتابة من الخلية الأولى في العمود الثاني (B1)؛ اكتب في العنوان "القيمة"، على أن يُسجل في هذا العمود قيمة كل البنود المُدرجة في الملف كله. انتقل بعد ذلك إلى الخلية الأولى في العمود الثالث (C1)، واكتب بها "تاريخ الدفع"، على أن يسجل في هذا العمود تاريخ استحقاق سداد مختلف عمليات الدفع والفواتير المختلفة وغيرها من بنود الصرف. انتقل الآن إلى الخلية الأولى في العمود الرابع (D1)، واكتب بها "دفعت؟" أو أي عنوان مشابه، على أن تُشير البيانات في هذا العمود إلى ما إن كانت عملية دفع الفاتورة أو بند الشراء المناظر قد تمت أم لا.
3. 
   3
   خصص خلايا لتسجيل مصادر دخلك الشهري. في الخلية الثانية من العمود الأولى، والأولى من الصف الثاني (A2)، اكتب "دخلي الشهري" ثم انتقل بعدها إلى الخلية الأدنى (A3)، واكتب "صافي الراتب"، وفي الخلية الأدنى (A4)، اكتب "مصادر الدخل الأخرى". يمكنك تغيير تلك المسميات بناءً على طبيعة مصادر دخلك وما يناسبك، وأن تُضيف أكثر من صف للرواتب في حالة كنت تعمل في أكثر من وظيفة أو أن تدرج خلية خاصة بمصادر الدخل الإضافية، مثل: أرباح الاستثمار أو المعاش/ المعونات الحكومية… إلى آخره). تحكم بحرية في تسميات مصادر دخلك وأنواعها.
4. 
   4
   أدرج خلية تعرض فيها مجموع دخلك الشهري. بعدما أنشأت خلايا لكل مصادر دخلك، ستحتاج خلية ختامية تجمع فيها كل مصادر دخلك الشهري، والتي ستدرجها في الخلية التالية مباشرة بأسفل آخر بند من بنود دخلك الشهري (إن أدرجت مثلًا ثلاثة بنود الدخل الشهري، فستكون هذه الخلية في الصف الخامس A5). اكتب "الدخل الكلي"، وفي الخلية المجاورة لها في الصف (B5 في مثالنا السابق)، ستدرج معادلة جمع كل بنود الدخل؛ استخدم كلمة SUM لإدراج تلك المعادلة.

   • اضغط على الخلية واكتب بداخلها "=SUM(" ثم انقر على الخلية المجاورة لبند الدخل الأول بالأعلى واسحب الخلية وصولًا لبند الدخل الأخير في قائمة بنود دخلك. في المثال السابق، ستحتاج لجمع الخلايا في النطاق من B3 إلى B5 فقط. يمكنك كذلك كتابة تلك المعادلة يدويًا عن طريق كتابة اسم الخلية الأولى في النطاق والخلية الأخيرة به فاصلًا بينهما بالنقطتين الرأسيتين ":". ستكون المعادلة بداخل الخلية على الشكل التالي: =SUM(B3:B4). لاحظ أنه لا يوجد بديل عن كتابتها بالإنجليزية، وأن هذه المعادلة ستعمل بنفس الطريقة أيًا كان برنامج جدول البيانات الذي تستخدمه.
   • معادلة الجمع في برنامج إكسل SUM نجمع القيم المدرجة في الخلايا، سواء أدرجت تلك الخلايا فرديًا (B2, B3, B4) أو على شكل نطاق من.. إلى.. (B2:B4). يحتوي برنامج إكسل على الكثير من معادلات الأوامر التي تسهل عليك العمليات الحسابية المختلفة وفقًا لاحتياجاتك.
   • قد تظهر لك رسالة خطأ وأنت تكتب هذه المعادلة والتي تعني أنك قد وقعت في خطأ ما في صياغة المعادلة؛ راجع ما كتبته جيدًا للتأكد من مطابقته لما ذكرناه سابقًا، فأي خطأ بسيط في علامة أو حرف قد يتسبب في عجز البرنامج عن فهم وتطبيق المعادلة بالطريقة الصحيحة.
5. 
   5
   ابدأ في كتابة بنود الصرف. تحتاج الآن إلى كتابة بنود الصرف/النفقات بنفس طريقة كتابة الدخل. الاحتمالية الأكبر أن بنود الصرف ستكون أكثر عددًا من بنود الدخل، وهو أمر طبيعي، لذا قد يكون من الأبسط دمج نفقاتك في مجموعة قليلة من التصنيفات العامة. اترك سطرًا فارغًا بعد خلية "الدخل الكلي" في العمود A، ثم اكتب "النفقات". في الخلية أسفلها اكتب "المنزلية"، وهو البند الأكبر لمعظم الأفراد عادة، لذا أدرجه في أولى قائمة بنود الصرف الخاصة بميزانيتك الشخصية. في الخلايا بأسفل هذا تصنيف "النفقات المنزلية" العام، ابدأ في تدوين مختلف نفقاتك المنزلية التي تدفعها شهريًا، مثل: الإيجار الشهري، فواتير الخدمات (المياه والكهرباء…)، التأمين… إلى آخره، مُخصصًا خلية لكل بند فرعي منهم. اترك سطرًا/ صفًا فارغًا، وانتقل بعد ذلك للتصنيفات الأخرى الخاصة بالنفقات الشهرية، مثل: الطعام والمواصلات وغير ذلك، متبعًا نفس النسق سابق الذكر مع النفقات المنزلية. فيما يلى قائمة بأمثلة بنود النفقات الشهرية التي قد تساعدك على وضع تصور عام لنفقاتك الشهرية:

   • النفقات المنزلية: الإيجار أو قسط المنزل، المرافق (الكهرباء والغاز والمياه)، الإنترنت، خدمةات بث التلفاز أو القمر الصناعي، التأمين، الضرائب العقارية، وما شابه….
   • الطعام: الخضروات، الفاكهة، البقالة، الوجبات الجاهزة، الأكل في المطاعم…
   • المواصلات: قسط السيارة، تأمين السيارة، صيانة السيارة، تكاليف المواصلات العامة، الغاز، تكاليف الركن… وغير ذلك.
   • الصحة: التأمين الصحي، رسوم الخدمات الصحية الثابتة شهريًا، الأدوية... وغيرها من تكاليف الرعاية الصحية.
   • النفقات الشخصية/العائلية: الأموال التي ترسلها لعائلتك، مصروف أبنائك، نفقة الأطفال، رسوم الحضانة والمدارس، الملابس والأحذية، خدمات تنظيف الملابس، نفقات الترفيه والمتع، أموال التبرعات للمنظمات الخيرية… وغيرها من النفقات.
   • النفقات المالية: رسوم بطاقة الائتمان، رسوم الخدمات البنكية، رسوم التحقق من رصيدك المالي… إلى آخره
   • بنود أخرى: القروض التعليمية، تكاليف الدراسة، مدفوعات بطاقتك الائتمانية، المدخرات الشهرية، المصروفات المتنوعة الأخرى.
6. 
   6
   اجمع بنود الصرف. بعد كتابة مختلف تصنيفات مصروفاتك الشهرية، ستحتاج الآن إلى إضافة خلية تجمع فيها الناتج الكلي لمعرفة ما تنفقه من أموال شهريًا. تمامًا كما فعلت في خلايا الدخل، أنشئ خلية جديدة أسفل الصف الأخير من بنود الصرف واكتب بها "مجموع المصروفات"، ثم في الخلية المجاورة على يمينها مباشرة، اكتب معادلة الجمع؛ اكتب "=SUM(" ثم اضغط على الخلية المكتوب بها قيمة أول بند في المصروفات، واسحب لأسفل وصولًا لآخر بند صرف. لا توجد مشكلة من وجود خلية ذات قيمة فارغة في المنتصف، فسوف يتجاهلها البرنامج من تلقاء نفسه.

   • مثال: معادلة الجمع ستكون على الشكل التالي: =SUM(B9:B30).
   • تأكد دائمًا من إغلاق المعادلة بكتابة قوس الغلق لتكون مكتوبة بشكل صحيح يقدر البرنامج على فهمه وتطبيقه.
7. 
   7
   اكتب معادلة حساب الرصيد المالي الشهري (الدخل - المصروفات). اترك سطرًا إضافيًا فارغًا أسفل الخلية في العمود A التي كتبت فيها "المصروفات الكلية"، ثم اكتب "الرصيد الشهري" أو أي تسمية مشابهة. تُستخدم تلك الخلية في حساب الفرق بين دخلك ومصروفاتك الشهرية. في الخلية المجاورة للتسمية، وفي عمود القيمة B، اكتب المعادلة التالية لتحديد قيمة رصيدك المالي الشهري؛ اكتب "=" أولًا، ثم اضغط على الخلية من العمود B المحتوية على قيمة مجموع دخلك الشهري، ثم اكتب علامة الطرح "-"، ثم اضغط على الخلية من العمود B المحتوية على قيمة مجموع مصروفاتك الشهرية. سيظهر لك في هذه الخلية ناتج طرح المصروفات من الدخل بعد إدخالك للبيانات/ قيم كل بند من بنود الدخل والصرف، كما سيلي شرحه في الجزء التالي من المقال. تأكد من طرح المصروفات من الدخل وليس العكس، ليكون ناتج المعادلة صحيحًا.

   • مثال: قد يكون شكل المعادلة على النحو التالي: "=B5-B31". لاحظ أن المعادلة بهذا الشكل لا تحتاج إلى كتابتها بين قوسين.

طريقة 2

طريقة 2 من 4:

ملء البيانات

تنزيل المقال

1. 
   1
   أدخل قيم مصادر دخلك. في الخانة على يمين خانة "صافي الراتب"، أدخل قيمة ما يتبقى من راتبك بعد طرح الضرائب والاستحقاقات المالية الأخرى التي تُخصم منه، ثم في الخانة التالية بجوار "مصادر الدخل الأخرى"، اكتب قيمة الدخل الذي تحصل عليه من مصادر إضافية، مثل العمل الحر أو المعونات أو نفقة الأطفال التي تحصلين عليها من طليقك وغير ذلك؛ واصل عامة ملء قيم الدخل بشكل متوافق مع تسميات مصادر الدخل التي أدرجتها في الخطوات السابقة.
2. 
   2
   أدرج قيمة بنود النفقات. اكتب قيمة مختلف بنود الصرف الشخصي في خلايا العمود B بما يتطابق مع التسميات التي أدرجتها في العمود A في القسم السابق من المقال. تأكد من أن تغطي القيمة الكلية التي تكتبها لتلك النفقات الشهر المعني بهذه الميزانية بأكمله؛ أي تكلفة الطعام على مدار الشهر، وليس ما دفعته منذ بداية الشهر إلى الآن فقط (بينما اليوم هو الخامس عشر من الشهر فقط)... وهكذا. لا تنسَ أنك تكتب ميزانية الشهر بأكمله.
3. 
   3
   أدرج تواريخ استحقاق سداد النفقات. في العمود الثالث C، وبجوار قيمة الفواتير أو المدفوعات (مثل: الخدمات أو الأقساط أو الإيجار الشهري… إلى آخره)، اكتب اليوم من الشهر المستحق فيه سداد قيمة هذا البند. لست مضطرًا لكتابة التاريخ بتنسيق قياسي معين، بل اختر فقط ما يسهل عليك قراءته والاستفادة منه عند استعراض الملف. استفد من العمود الرابع D في كتابة حالة السداد؛ أي ما إن كانت تمت أم لا. يمكنك مثلًا كتابة Y للإشارة إلى أنه نعم قد تم سداد هذا البند، أو X للإشارة إلى أنه لا، لم يتم بعد السداد أو أن تاريخ السداد لم يحل بعد.
4. 
   4
   تأكد من أن حسابات الجمع تعمل بطريقة صحيحة. بعد الانتهاء من كتابة بيانات الملف كاملة، استعرض النواتج في خانات (الدخل الكلي والنفقات الكلية والرصيد الشهري) للتأكد من أن معادلات تلك الخانات تعمل بطريقة صحيحة؛ يُفترض أن تظهر قيمة صحيحة ومنطقية في الخانات الثلاث، لكن إن لم تظهر قيمة رقمية، فعلى الأغلب يوجد خطأ ما في نص المعادلة. سوف يُظهر برنامج جداول البيانات من تلقاء نفسه علامة تنبيه إلى وجود خطأ في محتوى أي من خلاياه. جرب في أول استخدام للملف إجراء المعادلة الحسابية يدويًا بنفسك أو بواسطة آلة حاسبة، وقارن الناتج مع الخلية التي تختبرها، للتحقق من أن عملية الحساب الآلية في الملف صحيحة.

   • من رسائل الخطأ الشائعة تلك التي تظهر لك في حالة إدخالك لخلية المعادلة في المعادلة نفسها، ما ينتج عنه عملية حساب غير منطقية، لأن الخلية من اللحظة الأولى تساوي نفسها ضمن عملية حسابية، وبالتالي لن تنجح الخلية أبدًا في معرفة قيمتها. سوف تظهر لك رسالة معناها "البرنامج عاجز عن حساب المعادلة". في هذه الحالة راجع المدى المُدرج في معادلة الخلية للتأكد من أنك كتبته بطريقة صحيحة، أي أن المدى يتضمن خلايا القيم المُراد حسابها، وليس خلية المعادلة نفسها.

طريقة 3

طريقة 3 من 4:

التخطيط للمدخرات

تنزيل المقال

1. 
   1
   حلل رصيد أموالك الشهري. الرصيد النقدي هو الفرق بين الربح والخسارة أو الدخل والنفقات، أي يعني قيمة الأموال المتبقية لك في نهاية الشهر بعد خصم مصروفاتك من راتبك وبنود دخلك المختلفة. لاحظ أن هذا الرقم قد يكون موجبًا، ويعني ذلك توفر أموال يمكنك إضافتها إلى مدخراتك في هذا الشهر، أو قد يكون سالبًا، ما يعني أن نفقاتك أكثر من دخلك، وبالتالي أنت في حالة دين الآن، ويجب عليك أن تعمل جاهدًا على خفض نفقاتك لتحقيق التوازن المالي.
2. 
   2
   ابحث عن نواحي الصرف التي أنفقت فيها الأموال أكثر من المتوقع. استعراض بنود الصرف في ملف الميزانية يساعدك على رصد نواحي الإنفاق التي أنفقت فيها الأموال أكثر من المتوقع. قد تفترض مثلًا أو تقرر أنك ستنفق ما بين 20 إلى 25 جنيه يوميًا على وجبة الغداء، ولكنك في نهاية الشهر وجدت أن إجمالي ما دفعته على وجبات الغداء يساوي 1000 جنيه. يعني ذلك أنك تنفق أكثر من قدرتك المالية لهذا البند بالتحديد، ويجب عليك إذًا البحث عن وسيلة لتخفيض تكلفة الغداء، كأن تجهز الوجبات منزليًا مثلًا. يمكنك تقليل نفقاتك من خلال عملية التحليل المستمرة لقيمة نفقاتك ومراقبتها عن كثب بواسطة ملف الميزانية، مستفيدًا من وجود سجل دائم لكل نفقاتك.
3. 
   3
   حلل نمط إنفاقك للأموال على مدار فترة زمنية طويلة. بعد مرور عدة أشهر من استخدام لملف الميزانية الشخصية، سوف يتوفر لك قدر كاف من البيانات التي يمكنك تتبعها وتحليلها لفهم كل ما يتعلق بسلوكيات إنفاقك للأموال، بل وكيف تغيرت تلك السلوكيات عبر الوقت. قد تجد مثلًا أنك تميل إلى إنفاق قدرًا أكبر من الأموال كل شهر على الأنشطة الترفيهية أو أنك تهدر أموالًا أكثر وأكثر على السجائر والطعام أو أن قيمة فاتورة الكهرباء قد تضاعفت (وبالتالي يجب عليك فهم السبب وراء تلك الزيادة). قارن بين نفقاتك خلال شهرين أو عبر الشهور المختلفة لتستنتج من ذلك سلوكياتك المالية، وذلك لتحدد مدى التزامك بالبنود الصارمة للميزانية سعيًا لادخار أموال أكثر أو لتكتشف جوانب الخلل المتسببة في وقوعك تحت الدين أو انتهاء كل أموالك بنهاية الشهر.
4. 
   4
   خصص حقلًا في المصروفات بعنوان "المدخرات". استفد من رصدك لجوانب الإنفاق في ضغط قيمتها أو حذف بعض بنود النفقات الشهرية، وذلك لتوفر قيمة من أموالك يمكنك إضافتها لحساب المدخرات (أو بالعامية المصرية، التحويش). في حقيقة الأمر، يمكنك أن تُضف في بنود الإنفاق بند "المدخرات" أو "إيداع حساب المدخرات". خصص جزءًا من أموالك شهريًا للادخار وكأنك تدفع فاتورة مُلزمة ستتعرض للحبس إن أهملتها! يمكنك زيادة قيمة المدخرات كلما نجحت في تحقيق فائض من الأموال شهريًا نتيجة لتقليل نفقاتك، ما ينتج عنه زيادة قيمة مدخراتك، واستقرارك المالي أكثر، وتقليل تكلفة حياتك اليومية.

طريقة 4

طريقة 4 من 4:

نسخ ورقة العمل

تنزيل المقال

1. 1
   انقر على قائمة "تنسيق" واختر "نسخ" لعمل نسخة طبق الأصل من نفس ورقة العمل في نفس ملف جدول البيانات. تجد تبويب/ قائمة "التنسيق" (Format) في تبويب القوائم "Menus". يمكنك إضافة النسخة من ورقة العمل تلك إلى نفس كُتيب العمل/ الملف أو إلى ملف إكسل آخر. الهدف من هذه الخطوة هو نسخ نفس البيانات واستخدامها في إنشاء ورقة لميزانية شهر جديد.

   • خيار آخر: يمكنك تطبيق نفس الأمر عن طريق الضغط بزر الفأرة الأيمن على تبويب ورقة العمل في ملف جدول البيانات والضغط على "نسخ" (Copy).
   • لنسخ جدول البيانات في نفس كُتيب العمل، انقر على "نسخ" ثم "إنشاء نسخة" (Create a Copy)، ثم اضغط على "موافق" (Ok).
   • لإنشاء نسخة من ورقة العمل في كُتيب عمل آخر، انقر على "نسخ" ثم غير اسم كُتيب العمل المكتوب بجوار العنوان الجانبي بجوار قسم "To Book" إلى اسم الملف المُراد النسخ إليه. في النهاية، اختر "إنشاء نسخة" (Create a Copy) واضغط على "موافق".
2. 2
   انقر على زر "Ctrl" من لوحة المفاتيح مع الضغط بزر الفأرة الأيسر على تبويب ورقة العمل، واسحب إلى اليمين. إنها طريقة أسهل بكثير -وبدون الضغط على أي قوائم- لإنشاء نسخة مطابقة من ورقة العمل المحتوية على جدول بيانات الميزانية في برنامج إكسل، على أن تكون النسخة في نفس الملف/ كُتيب العمل. يمكنك إنشاء ورقة العمل الجديدة تلك وتحديثها مع بداية/ نهاية كل شهر، حسب احتياجك، مُخصصًا نسخة من ورقة العمل لكل شهر.

   • استخدم الطريقة سابقة الذكر فقط إن كنت تُنشئ نسخة من الميزانية في نفس ملف جداول البيانات، بينما في المقابل، استخدم طريقة القائمة في حالة كنت ترغب في إنشاء نسخة منها إلى ملف/ كُتيب عمل آخر.
   • نقترح عليك نسخ جدول بيانات الميزانية قبل ملء قيمه الرقمية، وتحديدًا قبل إدراج تلك القيم التي تتغير من شهر لآخر. يوفر عليك ذلك الاضطرار لحذف البيانات القديمة وتحديثها، وهي العملية التي قد ينتج عليها أخطاء غير ملحوظة أثناء ملء البيانات.
3. 3
   تعلم طريقة عمل نسخة من ورقة العمل في جدول البيانات على جوجل (Google Sheet). انقر بزر الفأرة الأيمن على اسم ورقة العمل، ثم اختر "نسخة طبق الأصل (Dublicate)". سوف تظهر النسخة المكررة في شريط الأدوات في أدنى الشاشة، في نفس ملف جوجل شيت على يمين ورقة جداول البيانات الحالية. يمكنك تغيير عنوان ورقة العمل الجديدة بالضغط بزر الفأرة الأيمن عليها ثم اختيار "إعادة تسمية" (Rename) ثم كتابة العنوان الجديد حسب رغبتك.

   • لنسخ ورقة عمل جداول البيانات في ملف جديد، انقر بزر الفأرة الأيمن على اسمها، ثم اختر "نسخ إلى…" (Copy to…)، ثم يمكنك اختيار اسم ملف جداول البيانات الجديد المُراد النسخ إليه.
   • نقترح عليك نسخ ورقة العمل/ جدول البيانات قبل إدراج البيانات المتغيرة التي تختلف من شهر لآخر في جدول الميزانية.