Как организовать вечеринку в честь дня рождения

Если вы организуете вечеринку в честь дня рождения ребенка, подростка или взрослого, от вас требуется больше, чем просто прийти и улыбаться (хотя это тоже необходимо!). Чтобы вечеринка прошла успешно, нужно определиться, какой она будет, и спланировать все детали, включая еду, напитки, развлечения и украшение помещения. Также неплохо будет знать этикет приема гостей, начиная с приглашений на вечеринку и заканчивая благодарственными открытками после ее проведения, чтобы гости остались довольны и с радостью ждали вашего очередного праздника.

Часть 1

Часть 1 из 3:

Определение типа и стиля будущей вечеринки

Загрузить PDF

1
Выделите себе бюджет и следуйте ему. Знание того, сколько денег имеется в вашем распоряжении, поможет вам определить место проведения вечеринки, а также сумму, которую вы сможете потратить на организацию развлечений, еду, напитки, украшение помещения, сувениры для гостей и прочее. Не имея определенного бюджета, вы рискуете слишком сильно потратиться и не получить удовольствия от вечеринки — а вам не нужно ни того, ни другого.
- Чтобы рассчитать бюджет было проще, можно воспользоваться одной из многочисленных бесплатных программ или приложений по составлению бюджетов.
- Если организуется подростковая вечеринка, предусмотрите расходы с учетом того, что некоторые друзья могут привести на нее своих друзей.
СОВЕТ СПЕЦИАЛИСТА
Natasha Miller
Организатор мероприятий и исполнительный директор Entire Productions
Наташа Миллер — организатор мероприятий, менеджер по работе с клиентами и президент Entire Productions, компании по организации мероприятий и развлечений в Сан-Франциско, Калифорния. Работала с такими известными клиентами, как Apple, Google, Gap, Louis Vuitton, Tiffany & Co. и Salesforce. Наташа и Entire Productions попали в список 5000 самых быстро растущих компаний Америки по версии журнала Inc. и 360 лучших американских компаний малого бизнеса по версии Entrepreneur Magazine. Entire Productions также сертифицирована как бизнес, принадлежащий женщине. Наташа состоит в ассоциации организаторов мероприятий Meeting Professionals International (MPI).
Natasha Miller
Организатор мероприятий и исполнительный директор Entire Productions
Совет специалиста: чтобы остаться в рамках бюджета, сначала определитесь с самым необходимым — едой, напитками, музыкой. Затем разделите оставшиеся деньги на прочие вещи, которые желательны для вашего прадника. Так основные расходы будут покрыты, даже если впоследствии вы внесете в бюджет изменения.
2
Определитесь с местом, датой и временем проведения вечеринки. Выберите для проведения вечеринки такое место, которое понравится имениннику и где вам всем будет удобно. Она может проходить у вас дома, дома у кого-то из родственников или в общественном месте, например в ресторане, клубе, баре, парке, развлекательном центре и так далее. Если вы подумываете о проведении вечеринки у себя дома, задайтесь вопросом, действительно ли вы готовы взять на себя такую ответственность, особенно если речь идет о детском празднике. Когда по двухкомнатной квартире носится целая толпа первоклашек, трудно удержать ситуацию под контролем!
- Когда вы выберете место проведения вечеринки, определитесь с ее датой и временем, предварительно проверив, что не произойдет никаких накладок: (а) с местом проведения вечеринки в это время (если вечеринка проводится не дома) и (б) с особо важными гостями (смогут ли они прийти).
- Если вы устраиваете вечеринку для детей, не делайте ее долгой. Двух или трех часов будет вполне достаточно, особенно если дети еще маленькие. При этом праздники для малышей планируйте на первую половину дня, когда они обычно находятся в лучшем расположении духа.
3
Выберите тему проводимой вечеринки. Детские вечеринки чаще всего бывают тематическими, и в приглашениях, которые вы разошлете, нужно будет указать эту тему (и оформить их соответственно). Тему вечеринки нужно выбрать в первую очередь и привлечь к этому ребенка — ведь это будет его праздник.
- На вечеринке для взрослых определенная тематика также будет уместна и даже желательна. Для взрослого человека посещение вечеринки нередко связано с необходимостью найти того, кто сможет посидеть с детьми, приобрести новый наряд, заказать такси и так далее. Поэтому интересная тема — это всегда дополнительный аргумент «за» поход на вечеринку, а также неплохой повод завязать разговор для уже прибывших гостей.^{[1]XИсточник информации}
4
Составьте список гостей и разошлите приглашения. Список гостей во многом будет зависеть от того, сколько людей способно вместить место проведения вечеринки и насколько велик ваш бюджет. Обязательно учтите эти вещи, прежде чем начать составлять свой список. После составления списка уточните с именинником, не забыли ли вы включить кого-то, кого он обязательно хотел бы видеть на празднике. После этого вам нужно будет разослать приглашения на бумаге или в электронном виде (не менее чем за 3–4 недели до торжества). Вот несколько дополнительных советов по поводу списка гостей и приглашений.
- Если проводится детская вечеринка, не исключайте из списка приглашенных какого-то одного ребенка изо всей группы (класса, спортивной команды, кружка и так далее) только потому, что он не является другом вашего ребенка. Если же вы приглашаете только часть класса ребенка, не раздавайте приглашения прямо в школе.
- Если вы организуете подростковую вечеринку, укажите время ее окончания на час раньше, чем ожидаете, чтобы учесть возможность того, что праздник может немного затянуться. Также не забудьте запросить ответ на приглашения вместе с контактными данными родителей приглашенных.
- Включите в приглашения всю необходимую информацию, в том числе стиль одежды и уровень формальности. Не забудьте указать адрес проведения мероприятия, который будет легко найти по GPS-навигатору.
- Для рассылки персонализированных приглашений по электронной почте можно воспользоваться одним из бесплатных конструкторов приглашений в интернете. Дополните приглашения фотографиями и проявите творческий подход к оформлению текстовой части, чтобы вызвать у приглашенных радостное предвкушение предстоящего события.
- За несколько дней до мероприятия обзвоните гостей, которые не ответили на приглашения.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

Подготовка к вечеринке

Загрузить PDF

Попросите помощи в организации присмотра за детьми, фотографирования и игр у своих друзей, супруга, родственников, родителей других детей, своих старших детей и так далее. Если вам это неудобно, а бюджет позволяет дополнительные расходы, наймите профессионала, ищущего подработку студента или старшеклассника либо свою же няню для помощи с предварительной или последующей уборкой, подачей угощений во время праздника, присмотром за детьми и подростками или с какими-то еще дополнительными делами.
Этот список во многом будет зависеть от места проведения вечеринки и ее типа, но основные его составляющие практически всегда одни и те же. Помимо еды и напитков, вам могут потребоваться такие вещи, как воздушные шарики, праздничные колпаки, плакаты или гирлянды, игры, музыка, кулеры, сервировочные тарелки, скатерти, тарелки и чашки, столовые приборы, лед, дополнительная туалетная бумага.
3
Определитесь с видами развлечений. Развлечения по большей части зависят от типа вечеринки, ее тематики и места проведения, но очень важно сделать так, чтобы все гости были вовлечены, поэтому приложите особые усилия, чтобы все тщательно продумать.
- При организации детских вечеринок лучше всего составить план развлечений и чередовать в нем более энергичные и более спокойные занятия.^{[2]XИсточник информации}
- Если вы приглашаете аниматоров или ведущего для любого типа вечеринки, сделайте это заранее и не забудьте уточнить все условия.
- Если вы собираетесь проводить вечеринку у себя дома и включать на ней музыку, заранее составьте подходящие плейлисты. Не забудьте включить в них и такую музыку, которая нравится имениннику.
4
Продумайте меню. В зависимости от места проведения вечеринки вам либо нужно будет готовить, либо нет. Если бюджет позволяет, можете прибегнуть к услугам кейтеринговой компании, которая доставит готовые блюда в любую точку. Очень важно, чтобы подаваемая еда была соответствовала типу и теме вечеринки и возрастному составу гостей. Даже если вы организуете детскую вечеринку, не забудьте о родителях. Некоторые из них могут остаться на ней, поэтому позаботьтесь о напитках и еде для взрослых. Вот еще несколько советов:
- Для детских вечеринок лучше всего подходит такая еда, которую едят руками, пицца и то, что обычно нравится детям. Пусть угощение будет простым.
- Для подростковых вечеринок также следует придерживаться простоты, но еды должно быть много. Пицца, чипсы, выпечка и газированная вода — все это отличные виды угощений, не требующие столовых приборов (так у вас будет меньше мусора либо мытья посуды).
- Если вы готовите мелкие подарки для каждого гостя, пусть их будет немного больше на случай, если к вам присоединятся неожиданные гости или подарок потеряется.
- Если вы проводите вечеринку у себя дома и сами готовите еду, то приготовлением еды и предварительной подготовкой стола следует заняться накануне (если возможно), чтобы в назначенный день у вас было не слишком много дел и вы могли бы больше времени провести с гостями.
- Если планируется застолье, обдуманно распределяйте места за столом. Не сажайте супругов рядом и располагайте более тихих людей рядом с более общительными для создания более оживленного настроения.
- Не забудьте про праздничный торт, даже если вы организуете вечеринку для взрослых людей. Если вы заказываете торт в кондитерской, обязательно сделайте это заранее!
- Если вы заказываете угощения в кейтеринговой компании, это также следует сделать недели за три до назначенного мероприятия. ^{[3]XИсточник информации}
5
Выберите напитки. В случае детских и подростковых вечеринок обязательно приобретите больше напитков, чем считаете нужным, так как они очень быстро расходятся. Не давайте детям кофеиносодержащие напитки — их родители будут вам за это благодарны. Для взрослых вечеринок обязательно предусмотрите безалкогольные напитки, а на емкостях с пуншем или коктейлями подпишите, что они содержат алкоголь.
- Обязательно имейте дополнительный запас бокалов или стаканов. Тогда вам не придется бежать за ними в магазин посреди вечеринки.
За неделю или за две отправляйтесь в магазин и купите все, что вам потребуется. Некоторые продукты, такие как свежие фрукты и овощи, придется купить чуть позже, но все остальное лучше приобрести заранее. Если что-то придется заказывать, у вас будет время на оформление и выполнение заказа. С шариками, плакатами и инвентарем для развлечений также можно будет немного подождать.
7
Сделайте уборку и украсьте помещение. Если вы проводите вечеринку дома, то вам необходимо сделать генеральную уборку, а если в саду — привести его в порядок. Уберите все лишнее и передвиньте мебель, чтобы освободить место, тогда гостям будет удобенн перемещаться. Также чистота и порядок делают создают гораздо более гостеприимную обстановку.^{[4]XИсточник информации}
- Украсьте помещение в соответствии с темой вечеринки. Однако не тратьте на украшения много денег, времени и энергии, так как многие их даже не заметят.
Подготовьте фотоаппарат и видеокамеру. Положите в туалет дополнительные рулоны туалетной бумаги. Включите музыку. Накройте столы. Зажгите свечи. Стратегически расставьте мусорные корзины.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

Прием гостей

Загрузить PDF

Ни к чему надевать роскошное вечернее платье, чтобы в течение двух или трех часов гоняться в нем за маленькими детьми. Также стоит отказаться от высоких шпилек — вы выглядите в них изумительно, но со всеми хлопотами по приему гостей через час у вас уже разболятся ноги. Подбирайте наряд с умом, чтобы выглядеть красиво, но при этом ощущать себя комфортно: хозяин или хозяйка торжества не должны быть сердитыми и недовольными!^{[5]XИсточник информации}
2
Дайте себе время немного отдохнуть перед началом вечеринки. Постарайтесь подготовить все не позже чем за 30 минут до начала вечеринки (это включает также ваш наряд и прическу). Так вы сможете перевести дыхание и расслабиться к моменту прихода гостей, а также не будете чувствовать себя неловко, если кто-нибудь появится слишком рано. Это задаст тон всей последующей вечеринке.
- Если вы не успеваете к назначенному времени, а кто-то из гостей прибыл рано, любезно поприветствуйте его и объясните причину задержки. Если вы попросите гостя немного помочь, это поможет снять некоторую неловкость.
- Если вы устраиваете торжественный ужин у себя дома, к моменту прихода гостей у вас должны быть готовы закуски и напитки.
3
Сердечно поприветствуйте прибывших гостей. Вы должны приветствовать каждого прибывающего гостя (желательно обращаться к нему по имени). На вас как на хозяина или хозяйку мероприятия ложится ответственность за то, чтобы гости чувствовали себя желанными и знали, что вы рады их видеть.^{[6]XИсточник информации} Помогайте гостям раздеться; расскажите им, где и что находится; примите от них подарок или скажите, куда его можно поставить; не забудьте поблагодарить гостей за подарок; при необходимости расскажите план проведения вечеринки.
- На детской вечеринке для прибывающих гостей организуйте какое-либо творческое занятие или несоревновательные игры, пока не прибудут все гости.
4
Общайтесь с гостями. В качестве хозяина или хозяйки мероприятия вы должны позаботиться о том, чтобы всем гостям праздника было комфортно. Разговаривайте с каждым гостем; внимательно выслушивайте то, что вам говорят; давайте развернутые ответы и сами задавайте вопросы; знакомьте между собой тех, кто еще не знаком, и так далее.
- Не ждите, что задавать тон вечеринке будет кто-то еще. Вы ее организовали, поэтому и позаботьтесь о том, как она пройдет — и сами получите удовольствие!
- Чем меньше напряжения, тем лучше пройдет ваша вечеринка.
5
Сохраняйте спокойствие, если что-то пойдет не так. Кто-то прольет напитки. Образуются горы грязной посуды. Музыка может внезапно выключиться. Просто сконцентрируйтесь на гостях, а не на проблемах или уборке. Проблемы обычно можно решить гораздо проще, чем это может показаться изначально. Когда случится что-то непредвиденное, а такое обязательно случится, с улыбкой примите извинения и позаботьтесь об исправлении ситуации.^{[7]XИсточник информации}
- Держите под рукой средство для экспресс-выведения пятен и выделите отдельное место для складывания пакетов с мусором и грязной посуды. Убрать все это вы сможете после вечеринки или нанять кого-то, кто будет помогать с этим во время вечеринки.
- Для детских вечеринок запаситесь большим количеством бумажных полотенец и чувством юмора!
6
Обслуживайте гостей на протяжении всего мероприятия. Предлагайте гостям добавки. Если увидите кого-то с пустым бокалом, предложите его наполнить. Если видите, что кто-то стоит в одиночестве, подойдите и поговорите с человеком или познакомьте его с кем-нибудь, с кем, на ваш взгляд, ему будет приятно пообщаться.^{[8]XИсточник информации} На детских вечеринках не торопите события, чтобы уложиться в план вечеринки, если все и так идет хорошо. Пусть все идет своим чередом какое-то время, пока действительно не настанет время переходить к следующему этапу мероприятия.
- Следите за подростками на протяжении всей вечеринки как можно пристальнее. Если вы заметите что-то подозрительное, поговорите с подростком наедине, а при необходимости позвоните его родителям.
На вечеринке для взрослых вам как хозяину или хозяйке нельзя пить слишком много. Ваше серьезное или даже легкое опьянение может вызвать у гостей некоторый дискомфорт, кроме того, в таком состоянии вы не сможете полноценно выполнять все свои хозяйские обязанности.
8
Не пользуйтесь сотовым телефоном, если для этого нет крайней необходимости. Хотя сейчас люди даже на вечеринках с трудом отрываются от своих телефонов, вам лучше убрать мобильный подальше на время проведения мероприятия. Если вы находитесь в такой ситуации, когда вам просто необходимо держать телефон при себе, поставьте его на виброзвонок. Когда будет необходимо ответить на звонок, извинитесь перед гостями, выйдите, поговорите по телефону и быстро вернитесь, объяснив, почему вам пришлось ответить.
- Если вы пользуетесь телефоном только в случае крайней необходимости и честно объясните такую необходимость гостям, они поймут.
9
Организуйте распаковку подарков на детской вечеринке. Обычно подарки на детской вечеринке вскрывают, так как детям интересно увидеть, что получил именинник. Ребенку, дарящему подарок, также интересно посмотреть, как именинник будет его распаковывать. Обычно распаковку подарков организуют под конец вечеринки, а вам будет неплохо записать, кто и какой подарок подарил ребенку, чтобы использовать эту информацию для последующего составления благодарственных открыток.^{[9]XИсточник информации}
- На вечеринках для взрослых и подростков подарки также можно распаковать, особенно если на вечеринке не так много народу.
10
Поблагодарите гостей за визит. По окончании вечеринки ее организатор должен поблагодарить каждого гостя за визит и попрощаться. Также следует сказать спасибо за подарки, если таковые были. Если вы устраивали детскую вечеринку, используйте этот момент для обучения ребенка хорошим манерам и скажите, что ему следует лично поблагодарить своих друзей за визит и подарки.^{[10]XИсточник информации}
- Если после подростковой вечеринки за кем-то из гостей не приехали или он говорит, что доберется сам, позвоните его родителям.
- Если вы подготовили памятные подарки для гостей, их обычно вручают на прощание. Хотя это характерно скорее для детских и подростковых вечеринок, сувениры можно вручать и на праздниках для взрослых. Ниже приведено несколько идей сувениров для взрослых гостей.
- Приготовьте небольшие горшочки с домашними растениями (мхом, кактусами и иными растениями) и перевяжите их лентами.
- Приготовьте бутылки вина с самодельными этикетками, приклеенными на двусторонний скотч.
- Приготовьте смесь специй для барбекю, рассыпьте по баночкам и прикрепите к ним подходящий рецепт приготовления мяса.
- Купите в канцтоварах небольшие блокноты, запишите в них рецепты блюд, которые вы подавали во время вечеринки и перевяжите лентами.
- Организуйте распечатку фотографий, отснятых во время вечеринки, и вставьте их в рамки до ее окончания, чтобы успеть вручить гостям.^{[11]XИсточник информации}
11
Разошлите благодарственные открытки. Спустя неделю с момента проведения вечеринки вышлите благодарственные открытки присутствовавшим на ней гостям.
- Персонализированное оформление каждой открытки является хорошим тоном и имеет большое значение. Выражая благодарность, не забудьте упомянуть подарок, полученный от человека.
- Если у вас есть фотография этого гостя с именинником или без, также приложите ее.
Реклама