Como Organizar uma Festa de Aniversário

Quem organiza uma festa de aniversário (para uma criança, um adolescente ou um adulto) deve fazer mais que comparecer e sorrir. É preciso determinar o tipo do evento e planejar os detalhes, como os alimentos, as bebidas, o entretenimento e as decorações. Além disso, deve-se também seguir as convenções adequadas — que vai de fazer e enviar convites a escrever bilhetes de agradecimento —, para que os convidados fiquem felizes e animados para as festas do futuro.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Escolha o tipo e o estilo da festa

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Estabeleça um orçamento e atenha-se a ele. Saber quanto dinheiro você poderá investir o ajudará a determinar o local da festa e quanta verba será destinada ao entretenimento, à comida, à bebida, às decorações, aos brindes e aos suprimentos. Sem uma estimativa do tipo, você correrá o risco de exagerar no gasto sem aproveitar o evento (coisas que qualquer pessoa sensata evitaria).
- Use ferramentas de controle de gastos para criar seu orçamento, como o aplicativo Party Budget Tracker e o site Evite.com (App > Party > Calculator).
- Para festas de adolescentes, prepare-se e inclua s amigos de amigos que comparecerão no orçamento previsto.
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Escolha o local, a data e o horário. Opte por um lugar de que o homenageado goste, onde possa ficar confortável. Pode ser a sua casa (ou de outra pessoa) ou um local próximo, como um restaurante, clube, bar, parque etc. Se quiser fazer a festa na sua residência, reflita se está preparado para essa responsabilidade — principalmente se o homenageado for jovem. É difícil cuidar de grupos inteiros de crianças em locais confinados!^{[1]XFonte de pesquisa}
- A seguir, pense na data e no horário de acordo com o local (caso não seja sua casa), lembrando-se das prioridades dos convidados especiais.
- Festas infantis podem ser breves. Eventos de duas ou três horas são ideais, principalmente para crianças muito jovens. Além disso, se o homenageado for uma criança de até dois anos, opte pela manhã (ela poderá estar mais disposta).
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Escolha um tema para a festa. Festas infantis costumam ter temas e os detalhes, como os convites, devem se relacionar a eles. Se o homenageado for seu filho, peça que ele o ajude a escolher algo.
- Se a festa for para um adulto, você também pode (e, em alguns casos, deve) escolher um tema. Para ir a eventos assim, as pessoas costumam ter de deixar seus filhos sob os cuidados de pessoas de confiança, como babás, comprar roupas novas, reservar seu horário etc. Pensar em um tema divertido é uma ótima forma de incentivar o comparecimento dos convidados, além de gerar um bom assunto para conversas.^{[2]XFonte de pesquisa}
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Faça a lista de convidados e envie os convites. Essa lista será determinada principalmente pela quantidade de pessoas que o local e o orçamento podem acomodar. Pense nesses detalhes antes de qualquer coisa. Depois de fazer a lista, consulte o homenageado para saber se você não esqueceu alguém importante. O próximo passo será enviar os convites (impressos ou digitais) com, pelo menos, três semanas ou um mês de antecedência.^{[3]XFonte de pesquisa} Eis mais algumas dicas sobre a lista de convidados e os convites em si:
- Se a festa for infantil, não exclua pessoas específicas de grupos (como a turma da escola, do time de futebol etc.) só porque elas não são próximas ao seu filho. Caso queira convidar apenas parte da turma, não entregue os convites na escola.
- Se a festa for para um adolescente, diga que o evento terminará uma hora antes do planejado (já que as pessoas demorarão a ir embora) e peça informações de contato dos pais ou responsáveis pelos jovens que comparecerão.
- Inclua todas as informações necessárias no convite, como o código de vestimenta e o nível de formalidade. Forneça também um endereço de fácil acesso.
- Use sites como Evite.com e Punchbowl.com (ambos em inglês) para enviar convites eletrônicos customizados. Adicione fotos e escreva um texto criativo para deixar os convidados animados.
- Ligue para as pessoas que não confirmarem presença alguns dias antes da festa.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Prepare-se para a festa

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Fale com amigos, seu cônjuge, seus pais, crianças mais velhas e afins para que o auxiliem a supervisionar a festa, tirar fotos e organizar as brincadeiras. Caso não queira fazer isso e tenha boas condições financeiras, contrate um profissional, um estudante ou até sua babá para ajudar na limpeza antes e depois do evento ou para ajudar a servir os convidados, cuidar das crianças e dos adolescentes ou outras tarefas necessárias.
Ela dependerá bastante do local e do tipo da festa, mas será necessária de qualquer maneira. Além dos "comes e bebes", esses suprimentos podem incluir itens como balões, chapéus de festa, placas, brincadeiras, brindes, músicas, refrigeradores, travessas, panos de mesa, pratos, copos, gelo, papel higiênico e utensílios.
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Escolha as formas de entretenimento. Isso dependerá bastante do tipo, do tema e do local da festa; de qualquer forma, é muito importante deixar os convidados animados. Por isso, pense bastante e faça planos concretos.
- Em festas infantis, crie um cronograma de atividades e intercale formas de entretenimento "agitadas" e "calmas".^{[4]XFonte de pesquisa}
- Se for contratar algum tipo de entretenimento para qualquer tipo de festa, reserve o serviço com antecedência e, se possível, informe-se sobre os pré-requisitos.
- Se for fazer a festa em casa e quiser colocar músicas para tocar, crie playlists adequadas para a ocasião com antecedência. Inclua as faixas favoritas do homenageado.
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Planeje o cardápio ou os alimentos de forma geral. Dependendo do local da festa, você pode ou não ter de preparar a comida por conta própria. Se seu orçamento permitir, contrate um serviço de bufê, que atenda em qualquer lugar. O mais importante é que o alimento seja adequado para os convidados (e ainda se relacionem ao tema do evento). Mesmo que seja uma festa infantil, não esqueça que os pais dos jovens podem ficar; por isso, tenha algo para servir a eles.^{[5]XFonte de pesquisa} Eis mais algumas dicas:
- Para festas infantis, as melhores opções são salgadinhos, pizza e outros alimentos de que os pequenos gostem. Opte pela simplicidade.
- Festas de adolescentes também podem ser simples; no entanto, veja se há o bastante para todos. Pizza, batata, cachorro-quente e refrigerante são boas opções e não precisam de utensílios (o que geraria mais lixo).
- Sempre reserve alimentos e bebidas para o caso de algo faltar ou uma pessoa inesperada aparecer.
- Se a festa for na sua casa e você for cozinhar, prepare tudo com um dia de antecedência (se possível); assim, não terá de correr contra o tempo durante o evento e poderá dar mais atenção aos convidados.
- Se a festa tiver um jantar elegante, reserve os assentos. Separe os casais e aproxime pessoas mais quietas de pessoas mais alegres para gerar um clima mais festivo.
- Não se esqueça do bolo de aniversário, mesmo que o homenageado seja adulto. Encomende-o com antecedência!
- Se for contratar um bufê, faça-o com três semanas de antecedência.^{[6]XFonte de pesquisa}
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Escolha as bebidas. Em festas para crianças e adolescentes, compre mais do que o necessário (pois os convidados provavelmente consumirão bastante). Evite "encher" os pequenos com bebidas cafeinadas; os pais o agradecerão no futuro. Para festas de adultos, inclua bebidas sem álcool e deixe claro que os coquetéis ou afins são alcoólicos.
- Sempre compre mais copos do que o necessário para evitar ter de sair no meio da festa para obter mais.
Uma ou duas semanas antes da festa, compre tudo para o evento. Alguns produtos, como alimentos frescos, terão de ficar para o futuro; no entanto, é melhor preparar todo o resto com antecedência. Assim, se precisar pedir algo, você terá tempo de sobra. Balões, serpentinas e atividades para a festa também podem ficar para mais tarde.
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Limpe e decore o local da festa. Se o evento for na sua casa, limpe-a bem por dentro e por fora (caso os convidados se espalhem). Guarde ornamentos e objetos desorganizados e mude móveis de lugar para liberar mais espaço e deixar tudo mais agradável.^{[7]XFonte de pesquisa}
- Após a limpeza (se a festa for na sua casa), decore o local de acordo com o tema do evento. No entanto, não gaste muito dinheiro, tempo ou energia em detalhes que as pessoas nem verão.
Prepare as câmeras. Ponha rolos adicionais de papel higiênico nos banheiros. Acenda as velas. Ligue o som. Organize a comida. Ponha latas de lixo em locais estratégicos.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Receba os convidados no grande dia

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Evite a todo custo usar roupas elegantes demais — principalmente se tiver de cuidar de crianças pelas próximas duas ou três horas. Ademais, não use sapatos de salto alto (que, embora deixem suas pernas fabulosas, façam seus pés doerem em pouco tempo). Opte por peças adequadas, de bom gosto e confortáveis, que não atrapalhem seu trabalho.^{[8]XFonte de pesquisa}
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Organize-se bem antes da festa. Tente deixar tudo pronto (incluindo seu look) com pelo menos 30 minutos de antecedência. Assim, você ficará mais calmo quando for receber os convidados — e, caso algumas pessoas apareçam antes do horário, poderá recebê-las melhor. Isso começará o evento com o pé direito.
- Se estiver atrasado e os convidados chegarem com antecedência, receba-os com educação e explique a situação. Peça que eles esperem e dê a eles algo para diminuir o desconforto.
- Se a festa consistir de um jantar na sua casa, deixe tira-gostos e bebidas prontos para quando as pessoas chegarem.
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Receba os convidados com carinho (e, se possível, dizendo seus nomes). Como o anfitrião do evento, sua responsabilidade será deixá-los à vontade. Aparente estar feliz ao encontrá-los;^{[9]XFonte de pesquisa} ofereça guardar seus pertences; mostre o ambiente a eles; receba o presente ou explique onde eles podem deixá-lo; agradeça; se necessário, diga como a festa funcionará.
- Se a festa for infantil, organize uma brincadeira simples e sem competição para os convidados enquanto todos esperam.^{[10]XFonte de pesquisa}
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Interaja com os convidados. Sua função será deixar todos confortáveis durante a festa. Converse com as pessoas; ouça o que elas têm a dizer e reaja de modo autêntico; faça perguntas; apresente os convidados uns aos outros etc.
- Não espere que as outras pessoas gerem a energia da festa. Faça isso você mesmo para deixar o evento dinâmico e, ao mesmo tempo, divertido!
- Quanto maios os convidados ficarem relaxados, melhor será a festa.
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Mantenha a calma se algo der errado. Alguém pode derramar sua bebida. Pilhas de louça suja começarão a aparecer. A música pode parar de repente. Concentre-se nas pessoas, não na limpeza ou nos problemas. Você poderá resolvê-los — talvez, com mais facilidade do que pensa. Quando alguém causar algum acidente, aceite as desculpas com um sorriso no rosto e resolva a situação.^{[11]XFonte de pesquisa}
- Mantenha um removedor de manchas ao alcance da mão e escolha locais discretos para deixar o lixo e as louças sujas. Cuide disso depois da festa ou contrate alguém para ajudá-lo a resolver tudo durante o evento.
- Se a festa for infantil, guarde muitos rolos de papel toalha próximos — e não perca o bom humor!
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Cuide dos convidados durante a festa. Sempre que vir um copo vazio, veja se a pessoa quer mais bebida. Sempre que vir alguém sozinho, converse com esse indivíduo ou apresente-o a outro convidado (com quem possa conversar).^{[12]XFonte de pesquisa} Se a festa for infantil, não apresse as atividades interessantes só para seguir o cronograma. Siga o "fluxo" natural até chegar a hora de avançar.
- Dê toda a atenção possível à supervisão dos adolescentes durante a festa. Se vir algum jovem fazendo algo suspeito, converse com ele em particular e, se necessário, ligue para seus pais.
Se a festa for para adultos, não exagere na bebida — para não prejudicar suas funções. Ficar bêbado ou até levemente embriagado pode deixar seus convidados desconfortáveis e atrapalhar o desenvolvimento do evento.
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Não use o telefone, a menos que seja absolutamente necessário. Embora as pessoas costumem ficar coladas aos seus aparelhos (até em festas), é melhor guardar o seu enquanto organizar o evento. Se precisar mantê-lo por perto em modo vibratório e atender a alguma chamada, peça licença aos convidados, seja breve e volte às suas funções para explicar por que teve de se ausentar.
- Tenha bom senso: seja sincero e só use o telefone quando for absolutamente necessário. Seus convidados entenderão seus motivos.
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Se a festa for infantil, abra presentes. Geralmente, os homenageados os abrem durante o evento porque os convidados gostam de saber o que cada um deu e, dessa maneira, ver a reação dos aniversariantes. Essa costuma ser uma das últimas partes das festas. Anote o que cada pessoa deu para poder agradecer no bilhete final.^{[13]XFonte de pesquisa}
- Festas de adolescentes ou adultos também podem ter essa parte, embora ela não seja comum.
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No fim do evento, fale com cada pessoa que compareceu à festa, agradeça a sua presença (e pelo presente) e se despeça. Se a festa for infantil, aproveite esse momento para ensinar boas maneiras ao seu filho, incentivando-o a dizer "obrigado" pessoalmente a amigos.^{[14]XFonte de pesquisa}
- Em festas de adolescentes, ligue para os pais ou responsáveis se alguém ficar para trás ou disser que tem um meio alternativo de ir para casa.
- Essa costuma ser uma boa hora para entregar as lembranças. Embora elas costumem ser exclusivas a festas infantis ou de adolescentes, também podem servir para aniversários de adultos. Eis algumas ideias interessantes:
- Amarre um laço em um vaso com uma planta de interior, um cacto etc.
- Prenda etiquetas customizadas a garradas de vinho usando fita dupla face.
- Faça seu próprio tempero para churrasco, guarde-o em potes de vidro e inclua a receita na lembrança.
- Compre caderninhos em papelarias, anote as receitas dos alimentos servidos na festa e amarre cada um com uma fita.
- Revele e emoldure fotos tiradas durante a festa para dá-las aos convidados antes que eles vão embora.^{[15]XFonte de pesquisa}
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Uma semana após a festa, envie um cartão a cada convidado que compareceu ao evento, expressando sua gratidão.
- Dê um toque elegante aos cartões personalizando-os. Lembre-se de falar do presente que cada pessoa deu.
- Se alguma foto tirada na festa incluir os convidados e o(s) homenageado(s), inclua-a no cartão.
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