Как вести протокол совещания

Будучи корпоративным секретарем или секретарем правления, а может быть, владельцем малого бизнеса, не исключена вероятность того, что вы столкнетесь с необходимостью вести протоколы корпоративных встреч. Эта задача очень важна, ведь это не только требование законодательства, особенно для некоммерческих организаций: эти протоколы – часть официальных записей компании, ее история. Протоколы могут быть достаточно легко оформлены, если следовать определенным правилам и формату.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Подготовка к встрече

Загрузить PDF

Заблаговременно (за несколько недель) отправьте уведомление о встрече с указанием даты, времени, места и ее цели всем, кто предположительно примет в ней участие.
Для каждого члена правления приготовьте специальный пакет, который включает в себя: уведомление о встрече, протокол предыдущего заседания, список как контактной информацией, так и той, которая будет представлена на заседании (например, анализы и бюджетные отчеты). Если информация конфиденциальна, то передайте ее только в том случае, если о ней зайдет разговор, после того как сотрудники (в некоторых случаях) и гости покинут помещение.
Убедитесь, что у вас под рукой имеются принадлежности для записи материала, с которыми вам наиболее удобно работать, как например: блокнот, папка, ноутбук или диктофон.
В день встречи убедитесь, что у всех участников есть письменные принадлежности, бейджи (при необходимости) и прохладительные напитки.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

В ходе встречи

Загрузить PDF

1
Запишите следующую информацию:
- Название организации и тип заседания.
- Было ли выслано уведомление о встрече, и если это так, то когда именно.
- Дата заседания и место, где оно проходило.
- Время, когда началось заседание.
ежеквартальное заседание членов правления или ежегодные выборы должностных лиц.
3
Должны быть перечислены:
- Присутствующие на заседании члены правления, должностные лица и сотрудники, а также их обязанности.
- Те, кто отсутствует.
- Присутствующие гости, кем они были приглашены и причины, по которым они посетили данное мероприятие.
- Имя и должность председателя собрания.
- Лицо, ведущее протокол заседания.
Укажите число участников, необходимое для кворума, а также было ли это число достигнуто.
Запишите результаты голосования о принятии, пересмотре или отказе от протокола прошлого заседания.
Озвучьте актуальные вопросы из предыдущего протокола и зарегистрируйте ход их обсуждения, результаты голосования или общий исход.
Занесите в протокол любые другие голосования, выборы должностных лиц например, а также число голосов «за», «против» или «воздержался». За исключением тех, кто воздержался, не обязательно записывать имена людей и как они проголосовали. Укажите причину любого отказа от участия в голосовании, а также покидал ли кто-нибудь зал во время этого голосования.
Составьте список из пунктов повестки дня и оставьте между ними свободное место для написания заметок.
Сделайте заметки об обсуждении вопросов повестки дня, а также что и кем было сказано во время него.
Перечислите все актуальные вопросы, которые обсуждались во время заседания, а также людей, которые должны будут выступить на следующей встрече.
Отметьте любые обсуждения вопросов, которые не стояли на повестке дня, и кто их задал, а также итоги данных обсуждений.
Укажите итоги тех решений, которые были предложены к повторному рассмотрению, обновлению или голосованию. Само официальное решение будет представлено в виде отдельного документа.
Отметьте, что заседание было объявлено оконченным по решению большинства или по единогласному решению. Укажите время окончание заседания.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

После встречи

Загрузить PDF

Заполните протокол настолько полно, насколько это возможно, и сделайте это как можно раньше.
Выделите жирным шрифтом любые результаты голосований, пункты повестки дня и принятые решение.
Как можно раньше раздайте копии протокола на рассмотрение всем участникам заседания, чтобы получить от них отзывы о его содержании. Если не было предложено никаких изменений, оформите протокол официально, а затем поместите его в специальную папку для корпоративных встреч. Раздайте копии финальной версии протокола всем участникам заседания и тем, кто на нем отсутствовал.
Реклама

Советы

Если вам что-то непонятно, сразу же задайте соответствующие вопросы, чтобы ход обсуждения был записан корректно. Для того, чтобы попросить каких-либо разъяснений, не нужно ждать до тех пор, пока вы полностью набросаете черновик протокола.
Принятые решения и результаты голосований должны быть указаны в протоколе, однако их копии также должны хранится в отдельной папке в месте, защищенном от огня воды и других факторов. Электронные копии тоже должны хранится вместе с этой папкой.
Не пытайтесь записывать каждое слово в ходе заседания: напишите в общих чертах о том, что было сказано. Вы можете более полно раскрыть ход обсуждения после того, как закончите заполнять протокол.
Правила вашей компании могут запрещать использование электронных средств связи. Сейчас такое встречается довольно редко – все зависит от времени, когда были написаны правила, и были ли они пересмотрены за прошедшие годы. Поэтому, прежде чем таким образом общаться с участниками заседания, убедитесь, что вы ничего не нарушаете. Вы также можете предложить внести поправки в такого рода правила, если они безнадежно устарели.

Предупреждения

Будьте осторожны, когда предоставляете черновик протокола участникам встречи для его рассмотрения и проверки, так как это дает им возможность изменить все то, что они сказали. Когда протокол полностью закончен, убедитесь, что каждому известно о любом внесенном в него изменении: таки образом информация будет истолкована правильно, и никто не будет введен в заблуждение.

Что вам понадобится

Папки
Принадлежности для записи материала (блокноты, карандаш или ручка, ноутбук или диктофон)
Бейджи, если они необходимы
Пакеты, содержащие всю необходимую для встречи информацию
Блокноты и ручки/карандаши для участников заседания
Прохладительные напитки