Como Ser um Secretário Eficiente e Organizado

Para ser um bom secretário, é preciso estar sempre de prontidão para resolver algo, além de ser eficiente e organizado. A pessoa que assume esse cargo, que exige uma grande dose de confiança, é parte indispensável da equipe, mas isso não a livra de precisar saber se comunicar muito bem. Aperfeiçoar cada vez mais as aptidões é o caminho para ter um trabalho interessante, estável e prazeroso.

Método 1

Método 1 de 3:

Assumindo uma postura profissional

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Chegue sempre no horário. Tente chegar um pouco mais cedo do que o horário habitual para organizar o escritório e se preparar para as reuniões do dia e outros compromissos. Aproveite o momento em que o ambiente está mais vazio e tranquilo para ler e-mails e acompanhar o andamento de outras tarefas importantes.
- Tente observar o tempo que leva para chegar ao trabalho todos os dias e ajustar sua rotina de acordo. Dê uma margem de 15 ou 20 minutos de antecedência para não correr o risco de se atrasar por conta de algum imprevisto. Caso esteja indo a algum lugar pela primeira vez, faça um teste antes para ter uma ideia de quanto tempo vai levar para chegar.^{[1]XFonte de pesquisa}
2
Organize as ideias. Descanse bastante para deixar a mente tranquila e relaxada. Assim você consegue organizar as ideias com mais clareza. Tome um café ou um chá de manhã cedo ou quando achar que precisa revigorar a mente. Sempre que possível, tire um intervalo e deixe sua mesa em bom estado de limpeza e arrumação.
- A cada 52 minutos trabalhados, é prudente fazer uma pausa de 17 minutos. Estudos mostram que esse tempo de trabalho e descanso estimula ainda mais a produtividade. Durante o intervalo, levante-se e faça alongamento ou alguns exercícios simples. Aproveite também para conversar um pouco com seus colegas ou simplesmente dar uma caminhada pelo escritório e beber água.^{[2]XFonte de pesquisa}
3
Esteja sempre atento à agenda. Uma das obrigações mais importante de quem trabalha na função de secretário é saber a agenda do chefe, de outros colaboradores importantes da empresa e as próprias tarefas que precisa cumprir. Esteja sempre de olho no cronograma para evitar erros, como agendar duas reuniões diferentes para o mesmo horário.
- Deixe a agenda, seja ela física ou virtual, sempre aberta. Quando alguém fizer uma pergunta sobre os compromissos do seu chefe ou tentar agendar um horário, você já vai ter as informações à mão.
4
Vá preparado para as reuniões. Leve todos os materiais necessários, como agenda, laptop e anotações das conferências anteriores. Antes de começar a reunião, pergunte ao seu superior se você precisa fazer algo, tipo entregar algum documento aos participantes ou ficar responsável pelo computador para passar alguma apresentação.
- Na noite anterior ou algumas horas antes, mande o escopo da reunião, minutas de compromissos anteriores ou qualquer outro material relevante para os participantes. ^{[3]XFonte de pesquisa}
5
Aprenda taquigrafia. A demanda para anotar informações costuma ser grande para quem trabalha no cargo de secretário.^{[4]XFonte de pesquisa} Faça um curso de taquigrafia para aprender maneiras de escrever mais rápido.
- Se não costuma fazer anotações à mão, você pode aprender a digitar com mais agilidade. Faça um teste colocando o cronômetro de um minuto para cada aparelho utilizado e tente digitar rapidamente no celular, tablet e no computador. Em seguida, faça uma contagem para saber quantas palavras consegue digitar em cada um dos dispositivos. Use com mais frequência aquele que você conseguir um melhor desempenho.
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Método 2

Método 2 de 3:

Aperfeiçoando técnicas de organização

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1
Use agendas e calendários. Deixe sua agenda, um calendário e um bloco de anotações à mão e atualize as informações sempre que necessário.
- Você prefere trabalhar com papel e caneta? Tenha um bloquinho e uma caneta que caibam no bolso ou dentro da sua bolsa para andar sempre com eles. Quando fizer uma anotação na relação de coisas a fazer e conseguir cumprir, risque a tarefa da lista.
- Tudo bem se preferir os recursos digitais. Use o calendário do celular para marcar reuniões e compromissos e coloque o alerta para receber notificações e lembretes. Aplicativos como Wunderlist e Todoist ajudam bastante.^{[5]XFonte de pesquisa}
2
Sincronize as informações. Para ter suas anotações, tarefas e compromissos sempre atualizados, é importante sincronizar as informações em todos os aparelhos. Atualmente, qualquer aplicativo moderno traz esse recurso.
- Compartilhe tarefas e documentos com outros funcionários e com seu chefe. Basecamp e Trello são aplicativos que podem ser utilizados por várias pessoas dentro de uma equipe.^{[6]XFonte de pesquisa}
- Envie documentos e planilhas através do Google Docs ou aplicativos de compartilhamento, tipo Dropbox e Hightail.^{[7]XFonte de pesquisa}
3
Crie um sistema de cores. Suas anotações e documentos vão ficar mais fáceis de entender se você conseguir organizá-los por cores. Defina uma cor para cada projeto, dia, funcionário ou qualquer outro tipo de divisão que possa facilitar seu trabalho. Use marcadores de texto ou abas coloridas para localizar as informações com mais agilidade.
- Vários aplicativos de celular e e-mail oferecem esse tipo de recurso para dividir as tarefas através das cores.
4
Limpe sua caixa de e-mail. Deixe sua caixa de entrada otimizada, tirando todas as mensagens desnecessárias e deixando apenas as mais importantes. Você também pode marcar alguma mensagem como não lida ou colocar um ícone de acompanhamento ao lado. Os e-mails menos importantes você pode colocar em pastas e deletar os desnecessários.
- Experimente criar pastas organizadas por ano, trimestre ou mês. Ou ainda dividir por projeto, tipo ou funcionário. Tente responder, deletar ou coletar as informações importantes logo após o recebimento para evitar ficar com mensagens irrelevantes na caixa de entrada ou acabar esquecendo de responder. Estabeleça algumas tarefas para sua própria organização: definir o destino de cada mensagem até o fim do expediente é uma dessas incubências.^{[8]XFonte de pesquisa}
Guarde os materiais do mesmo tipo em um local próprio e separe blocos de anotações e pastas para projetos específicos. Tenha um bloco e caneta sempre junto ao telefone para fazer anotações rápidas e evitar escrever em papéis soltos e fáceis de perder. Anote as informações das reuniões em um lugar separado para não correr o risco de misturar os dados com outros menos importantes.
Evite imprimir documentos desnecessários. O que for possível utilizar apenas por meio digital, escolha esse método. Salve ou escaneie registros importantes para que não haja desperdícios, tanto de material quanto de tempo. Uma das vantagens de ter documentos salvos em arquivos digitais é que o acesso a eles vai estar sempre a apenas um clique de distância e você não corre o risco de perdê-los.
7
Deixe o inventário de materiais sempre atualizado. Cuidado para não deixar faltar materiais básicos, como blocos de anotações, canetas, envelopes, pastas e grampos. Se você não for o responsável pela compra desses itens, forneça uma lista para o setor de compras. Não deixe os suprimentos acabarem para solicitar a aquisição de uma nova remessa. É possível conseguir um bom desconto se comprar os produtos em grande quantidade.
- Mantenha os materiais organizados na sua mesa de trabalho. Use caixas de arquivo, pastas, bandejas e outros organizadores.
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Método 3

Método 3 de 3:

Comunicando-se com eficiência

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Uma maneira simples de poupar tempo e energia é ter alguns arquivos com respostas padronizadas e comumente utilizadas. Dependendo do questionamento, você já pode replicar com uma resposta pronta, seja por e-mail ou por telefone.
Anote todas as informações importantes no celular ou na agenda, seja de uma ligação, de um e-mail recebido ou o assunto abordado em uma reunião. Organize essas anotações em pastas ou em arquivos digitais para recorrer a elas sempre que tiver uma dúvida ou for questionado a respeito e não conseguir se lembrar de imediato.
3
Seja eficiente e simpático ao telefone. Crie uma saudação gentil e explicativa na hora de atender uma chamada. Tenha à mão a lista de ramais de outras pessoas e departamentos e tente memorizar os mais importantes para passar as ligações com agilidade.
- Aprenda os recursos que o telefone oferece, como encaminhar a chamada diretamente para a caixa de mensagens de um funcionário ou adicionar a pessoa a uma teleconferência. Conhecer esses procedimentos vai ajudá-lo a ser mais eficiente e evitar dificuldades técnicas.
4
Tenha um bom domínio do português. Sua escrita precisa ser impecável, sem erros de ortografia, gramática e pontuação. Antes de enviar um e-mail ou distribuir um memorando, faça uma revisão para ver se o texto está correto. Você não vai querer enviar um e-mail para o chefe cheio de erros grotescos, não é mesmo?
- A maioria dos editores de texto e aplicativos de e-mail oferece o recurso de revisão. Existem também algumas extensões que você pode adicionar ao navegador que corrigem erros de digitação em textos de sites e plataformas de mídias sociais. Pense na possibilidade de ter uma dessas extensões, principalmente se for de sua responsabilidade postar nas redes ou no site da empresa.
Explique o propósito da ligação ou do e-mail, sendo o mais sucinto e objetivo possível. Não se esqueça de informar seu nome e a companhia para a qual trabalha. Se possível, deixe algum dado de contato além do que você estiver utilizando para se comunicar.
Confirme por e-mail ou telefone as reuniões do seu chefe e outras tarefas importantes no dia anterior ou algumas horas antes. É importante se certificar tanto com ele como com a pessoa que ele vai atender ou encontrar. Entre em contato com quem não tiver respondido alguma solicitação mandando um e-mail breve e educado ou dando um telefonema cortês.
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