Como Escrever Especificações Técnicas

A especificação técnica é um documento que explica o que um produto ou projeto fazem e mostra como alcançar os objetivos. É preciso apresentar aos consumidores e à equipe os problemas que você pretende resolver, os objetivos e os requisitos do produto ou projeto. O documento descreve o trabalho que tem que ser realizado e é natural que seja reescrito ao longo da execução do projeto.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Escrevendo o título

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Escreva o nome do projeto na primeira linha e com uma fonte sem serifa (sans serif) de tamanho 14 ou 16. O tamanho da fonte deve ser maior para facilitar a leitura e se destacar do resto do texto. Justifique o título ou o centralize.^{[1]XFonte de pesquisa}
- A empresa ou o seu superior deve fornecer um modelo que mostre como escrever o título. Quando existir um modelo, simplesmente o siga.
Você sabia? As fontes sem serifa não têm os traços e prolongamentos nas extremidades das hastes das letras, deixando-as com uma aparência mais moderna. Os exemplos mais comuns são Arial, Calibri e Verdana.
2
Escreva a data abaixo do nome do projeto com uma fonte sem serifa de tamanho 12. Pule uma linha e diminua o tamanho das letras para 12, mas sem trocar a fonte. Digite a data seguindo a forma convencional: dia x de mês y de ano z.^{[2]XFonte de pesquisa}
- Se houver um modelo, leia-o para deixar a data com o formato correto.
- A data é muito importante porque permite saber qual é a versão mais recente do documento.
3
Digite “Autor” e o nome do autor abaixo da data. Pule outra linha e escreva “Autor”, seguido de dois pontos. Digite o seu nome, já que é você que está produzindo o documento. Coloque apenas o seu nome, mesmo que o trabalho seja fruto de uma discussão em grupo.^{[3]XFonte de pesquisa}
- Uma especificação técnica tem que ter sempre um único autor, mesmo quando se trate de um trabalho em equipe. O autor é a pessoa que escreve o documento.
4
Digite “Equipe” e os nomes dos membros do projeto. Na próxima linha, escreva “Equipe” e dois pontos. Mencione todas as pessoas que estão trabalhando no projeto ou produto.^{[4]XFonte de pesquisa}
- Além de dar os devidos créditos aos membros da equipe, é uma maneira de indicar às pessoas quem elas devem procurar caso tenham dúvidas sobre a especificação técnica.
- Caso tenha trabalhado sozinho no projeto, pule este Passo.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Fazendo um esboço da especificação técnica

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Escreva um breve resumo do projeto ou produto. Comece o documento com uma síntese do que você está fazendo. Digite “Resumo” como título da seção. Descreva o problema, dê uma noção básica do produto ou projeto e da sua função. Depois explique como pretende chegar ao objetivo final e mostre alguns detalhes. Faça menção a documentos de marketing ou engenharia relevantes e, por fim, dê uma estimativa do tempo necessário para finalizar o produto ou projeto.^{[5]XFonte de pesquisa}
- Escreva algo como: “O atual sistema de viagens provoca a concentração de passageiros em duas linhas e a subutilização da terceira. É possível planejar pela internet a viagem de apenas duas linhas de ônibus, mas a outra ainda trabalha com mapas de papel e telefone. Esse modelo está causando a redução do número de passageiros e a diminuição da receita da empresa, conforme mostrou o relatório de setembro de 2019. Nós propomos a fusão dos sistemas atuais em apenas um que permita o acesso pela internet às três linhas de ônibus. Dessa forma, os passageiros contarão com uma forma mais fácil e ágil de realizar a viagem e saberão exatamente o momento em que o ônibus chegará ao ponto. Além disso, eles poderão informar problemas diretamente com a função entrar em contato.”
2
Faça uma seção de objetivos caso eles não tenham sido abordados no resumo. Digite “Objetivos” como título e diga brevemente o que pretende alcançar com o projeto ou produto. Inicie o texto introduzindo a seção e mencione os objetivos em uma lista de itens ou numerada.^{[6]XFonte de pesquisa}
- Caso você tenha apresentado os objetivos no resumo, não é necessário fazer essa seção, a menos que a empresa exija.
- Escreva algo como: “O novo sistema inclui: 1) uma ferramenta de planejamento de trajetos; 2) uma função de localização geográfica do ônibus; 3) uma maneira de os passageiros comunicarem os problemas.”
3
Escreva os requisitos do produto em uma parte separada. Digite “Requisitos do Produto” como título e descreva o que é necessário para resolver o problema. Use uma lista de tópicos e não se preocupe com a introdução da seção.^{[7]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo: “1) O planejador de rotas assegura que os passageiros não se concentrarão em apenas algumas linhas; 2) A caixa de contato é um meio que facilita a solução das dúvidas dos passageiros.”
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Explique o que estiver fora do escopo do projeto. Dê o título à seção de “Fora de escopo”. Não escreva parágrafos de introdução, mas simplesmente uma lista de coisas que não serão feitas para resolver o problema, por exemplo, qual trabalho não será realizado, as soluções que você considera inadequadas e as características que o produto ou projeto não têm. Seja bastante específico para que os consumidores e a equipe entendam a mensagem corretamente.^{[8]XFonte de pesquisa}
- Redija algo assim: “1) O novo sistema não alterará o trajeto das linhas de ônibus; 2) Nós não colocaremos computadores nem tela nos pontos de ônibus, de modo que os passageiros deverão usar os próprios dispositivos móveis; 3) Não garantimos a solução imediata do problema apenas com a mudança do sistema; 4) Os passageiros não serão pegos na porta de casa.”
Opção: é comum a seção ser colocada no final da especificação técnica e antes da linha do tempo. Coloque-a na ordem que quiser ou o que for expressamente instruído.
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Inclua uma seção de “Questões em aberto” para falar de problemas ainda sem solução. A especificação técnica apresenta uma visão geral do produto ou projeto para informar melhor os consumidores e conduzir a equipe em direção aos mesmos objetivos. Não se preocupe em falar de todos os detalhes nem resolver todos os problemas, mas crie uma seção chamada “Questões em aberto” para enumerar os pontos que serão solucionados mais tarde.^{[9]XFonte de pesquisa}
- Escreva, por exemplo: “1) Como lidaremos com o sistema de atualização? 2) Nós mudaremos os trajetos se tivermos algum problema? 3) O sistema mostrará as informações em outras línguas? 4) Como atenderemos os passageiros que não dominam as novas tecnologias?”
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Apresente o plano na seção Abordagem. Dê o título de “Plano” ou “Abordagem”. Mostre como pretende resolver os problemas ou as diferentes abordagens que estão sendo consideradas, caso o projeto se encontre nas etapas iniciais. Descreva as pesquisas e os tipos de tecnologias e processos usados. Se for possível, insira imagens, gráficos e diagramas para facilitar o entendimento dos leitores. Por fim, discuta como realizará os testes e quais medidas tomará se houver problemas.^{[10]XFonte de pesquisa}
- Se você tem que descrever abordagens e tecnologias diferentes, crie uma subseção para cada uma.
- Escreva algo assim: “Nós trabalharemos com a equipe de planejamento de viagens para criar um aplicativo que permita aos passageiros inserir o destino desejado e gere automaticamente o trajeto. Os usuários podem mudar a rota. O sistema envia atualizações em texto para ajudar os passageiros a encontrarem a rota. Nós incluiremos alguns clientes na sessão de testes que será realizada antes do lançamento. Quando houver problemas, faremos a manutenção de madrugada, quando não circulam os ônibus. Além disso, teremos um veículo adicional para pegar os passageiros que não conseguiram entrar em um ônibus porque estava lotado.”
Opção: inclua uma seção de nome “Preparativos” para resumir o plano. Geralmente, é algo opcional.^{[11]XFonte de pesquisa}
7
Fale sobre as opções que foram consideradas, mas acabaram sendo descartadas. Coloque esse conteúdo como um subpasso do plano ou no final do documento e antes da linha do tempo. Escreva como título “Alternativas consideradas” e descreva-as. Explique por que descartou cada uma das opções.^{[12]XFonte de pesquisa}
- Escreva assim: “Nós consideramos a possibilidade de usar mapas coloridos com legenda para sair mais barato, mas não houve boa aceitação entre os passageiros e o grupo de teste ficou confuso.”
8
Descreva os métodos e medições de avaliação do produto ou projeto. Coloque o conteúdo em uma ou várias seções. Dê o título de “Medindo o impacto”, “Avaliando” ou “Medições”. Explique em um ou dois parágrafos como você garantirá o funcionamento correto e o atingimento das metas. Além disso, descreva a forma de conferir os erros e problemas.^{[13]XFonte de pesquisa}
- Fale sobre os processos de análise e tecnologias que serão utilizados.
- Diga algo como: “Nós faremos comparações entre o tempo estimado das rotas e o trajeto real para garantir o cumprimento dos horários. Além disso, faremos uma pesquisa com os passageiros para avaliar o grau de satisfação e identificar os problemas.”
9
Mostre como preservará a segurança e a privacidade. Escreva o título “Segurança e Privacidade” e explique como protegerá os usuários de ataques digitais. Descreva os riscos e os mecanismos de proteção de privacidade em alguns parágrafos.^{[14]XFonte de pesquisa}
- Sempre há riscos e problemas, então nunca diga que eles não existem.
- Escreva assim: “Os usuários informam a localização atual e o endereço de casa. Eles podem criar um perfil e salvar o histórico das viagens. Usaremos métodos de criptografia e um firewall para proteger os dados.”
10
Termine o documento com uma linha do tempo e uma lista de marcos temporais. A linha do tempo é uma ferramenta importante para manter o projeto nos trilhos e mostrar exatamente o que precisa ser feito e quando. Dê o título de “Linha do tempo” e divida as tarefas. Faça uma lista de tópicos para cada equipe ou membro.^{[15]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo, a divisão de tarefas pode incluir a “Equipe de engenharia”, “Equipe de planejamento”, “Marketing” e “Garantia da qualidade”.
- A lista de tarefas para a equipe de engenheiros pode ter itens como: “1) Desenvolver uma atualização para o site; 2) Escrever um aplicativo de planejamento de viagens; 3) Programar um sistema de contato.”
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Finalizando a especificação técnica

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Use o espaço simples no documento e pule uma linha entre as seções. O espaço simples diminui o tamanho da especificação técnica e facilita a manipulação do documento. Quando trocar de parágrafo ou seção, pule apenas uma linha para não adicionar espaços desnecessários.^{[16]XFonte de pesquisa}
- É possível que a organização dê instruções específicas sobre a formatação. Se for o caso, siga-as.
2
Use o pronome da segunda pessoa do plural no documento. Como você está discutindo o trabalho que será realizado por você e a sua equipe, sempre use “nós”. Ao mencionar uma equipe ou pessoa específica, coloque o nome completo para fique clara a referência. Assim você deixa a especificação técnica mais objetiva.^{[17]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo, é melhor escrever “Nós atualizaremos as especificações conforme a necessidade” do que “As especificações serão atualizadas conforme a necessidade”.
- De maneira análoga, diga “A equipe de engenharia fará o site” ou “Marta de Sousa ficará responsável pela definição do plano de marketing”.
3
Use uma linguagem clara, concisa e fácil de entender. Não fique polindo as frases e ideias nesse tipo de documento porque só serve para desperdiçar o seu tempo e o do leitor. Use o mínimo de palavras que puder para expressar as ideias de forma didática. Revise o relatório e elimine todas as palavras desnecessárias e frases repetitivas.
- Por exemplo, transforme “Nós faremos um site que permita aos passageiros planejarem as viagens e monitorarem o caminho do ônibus” para “O site permitirá planejar as viagens e monitorar o trajeto do ônibus”.
4
Peça para um colega de trabalho revisar o documento e dar sugestões ou fazer críticas. Compartilhe a especificação técnica com os membros da equipe. Peça para marcarem os erros e sugerirem melhorias.^{[18]XFonte de pesquisa}
- Não mostre o documento para alguém que não seja da área, porque talvez a pessoa não entenda coisas que são simples para os especialistas e recomende alterações desnecessárias.
5
Faça uma revisão do documento caso precise modificá-lo. Leve em conta as sugestões e críticas na hora de reler a especificação técnica. O que mais importa é que ela seja fácil de entender para os clientes e membros da equipe. Porém, não fique preocupado em fazer algo perfeito.^{[19]XFonte de pesquisa}
- É provável que você tenha que atualizar a especificação técnica ao longo do desenvolvimento do projeto ou produto. É um documento temporário, então não fique agarrado ao que ele diz.
6
Faça uma boa revisão antes de distribuir o documento. Leia-o pelo menos duas vezes e, se possível, em voz alta. Dê uma atenção maior aos erros de digitação e ao significado das palavras.^{[20]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo, tome cuidado com a troca de “o sistema atual é ineficiente” por “o sistema atual é eficiente”.
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