Cara Menulis Spesifikasi Teknis

Dokumen spesifikasi teknis merupakan dokumen berisi aturan dan kebutuhan yang harus dipenuhi oleh suatu produk atau proses produksi. Produk atau proses produksi yang tidak sesuai kebutuhan dan aturan yang tercantum pada dokumen tidaklah memenuhi spesifikasi, dan umumnya disebut dengan istilah out of specification. Spesifikasi teknis digunakan saat penerbitan kontrak produksi atau jasa teknis, untuk menentukan aturan pemenuhan kontrak.

Gunakan kiat berikut ini untuk menulis dokumen spesifikasi teknis.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Memperhitungkan Pertimbangan Umum

Unduh PDF

1
Putuskan apakah Anda ingin menulis spesifikasi terbuka atau tertutup.
- Pertimbangkan untuk menulis spesifikasi terbuka. Dokumen spesifikasi terbuka hanya menjelaskan kinerja yang harus tercapai, tanpa menjelaskan cara mencapai kinerja tersebut. Dengan demikian, pelaksana dibebaskan untuk menggunakan upaya apa pun untuk memenuhi spesifikasi. Misalnya, jika Anda menulis spesifikasi memori komputer, Anda tidak perlu menyebutkan jenis memori khusus yang harus digunakan.
- Pertimbangkan untuk menulis spesifikasi tertutup. Selain menjelaskan kinerja yang harus tercapai, dokumen spesifikasi tertutup juga menjelaskan peralatan, teknologi, dan metode perakitan yang harus digunakan dalam perancangan produk atau proses produksi. Contohnya, dokumen spesifikasi perakitan alat berat mungkin mengharuskan pelaksana menggunakan mesin bertenaga hidraulis.
3
Tentukan gaya menulis Anda.
- Gunakan kalimat langsung yang singkat.
- Hindari menggunakan kata ganti relatif. Sebutkan hal yang Anda maksud dengan jelas dalam teks.
- Jelaskan istilah teknis dan singkatan yang umum digunakan pada bidangnya. Untuk menjelaskan istilah teknis, tambahkan bab "definisi" pada bagian awal dokumen.
Letakkan kebutuhan umum produk atau proses produksi di bagian awal dokumen, diikuti dengan bagian yang lebih spesifik.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Membuat Spesifikasi

Unduh PDF

1
Tuliskan seluruh kebutuhan yang harus terpenuhi oleh produk atau proses produksi. Gunakan kata "harus" untuk menjelaskan kebutuhan. Kebutuhan yang dijelaskan dengan kata "harus" wajib dipenuhi seutuhnya oleh pelaksana. Pertimbangkan faktor berikut ini untuk menentukan kebutuhan, dan tambahkan faktor lain sesuai keperluan:
- Tentukan berat dan/atau ukuran produk yang sesuai.
- Jelaskan secara penuh kondisi lingkungan yang cocok untuk mengoperasikan produk. Apabila produk dapat mengalami penurunan kinerja pada kelembapan atau suhu ekstrem, tuliskan hal tersebut pada spesifikasi.
- Berikan toleransi terhadap kinerja produk atau proses produksi.
- Tentukan standar pengerjaan atau keamanan pihak ketiga yang harus diterapkan pada produk atau proses produksi. Misalnya, Anda mungkin mengharuskan produk lolos sertifikasi UL atau CSA.
- Jelaskan spesifikasi teknis khusus yang harus tercapai oleh produk atau proses produksi. Misalnya, pada spesifikasi proses produksi elektronik, Anda dapat mencantumkan kebutuhan antarmuka dan kecepatan produksi, sementara untuk spesifikasi proses produksi mekanis, Anda dapat mencantumkan standar kepadatan atau daya tampung.
- Tentukan masa hidup produk atau proses produksi. Jika produk atau proses produksi mengharuskan pemeliharaan berkala, cantumkan keterangan detail mengenai proses tersebut dalam spesifikasi. Dalam spesifikasi, Anda harus mencantumkan kondisi yang mengharuskan pemeliharaan, dan seberapa sering pemeliharaan harus dilakukan.

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Menyelesaikan Spesifikasi

Unduh PDF

Pastikan juga Anda membuat dokumen spesifikasi yang dapat direvisi.
Posisikan diri Anda sebagai pelaksana yang belum berpengalaman, atau pelaksana yang ingin menghemat dana dengan mengakali spesifikasi sedapat mungkin. Setelah itu, sesuaikan spesifikasi sesuai keperluan untuk membantu pelaksana pemula, dan untuk menutup celah kelicikan.
Iklan