Facturen maken in Word

Deze How.com.vn laat je zien hoe je Microsoft Word moet gebruiken om een factuur te maken. Een factuur is een gedetailleerde lijst van verkochte producten of verleende diensten die wordt gebruikt om klanten te factureren. De eenvoudigste manier om te beginnen is door een van de gratis factuursjablonen van Microsoft te gebruiken, maar je kunt er zelf ook een maken vanuit een blanco document.

Methode 1

Methode 1 van 2:

Een gratis sjabloon downloaden

Pdf downloaden

1
Open Microsoft Word voor Windows of macOS. Je vindt dit in het startmenu onder Microsoft Office op een pc en in de map Toepassingen op een Mac.
- Gebruik deze methode om snel en makkelijk een factuur te maken met een kant-en-klaar sjabloon. Met sjablonen hoef je zelf niet uit te zoeken wat je in de factuur moet opnemen en ze kunnen altijd aan je behoeften worden aangepast.
- Je kunt ook gratis Word-sjablonen downloaden van de Microsoft Office-sjabloonsite. Het beste is om geen sjablonen van andere websites te downloaden, omdat ze virussen zouden kunnen bevatten.
Bij het openen van Word wordt het scherm 'Nieuw' automatisch weergegeven. Dit scherm geeft bovenaan 'Nieuw' weer en binnenin wordt er een zoekbalk weergegeven met de tekst 'Onlinesjablonen zoeken'.^[1]XBron Als je de zoekbalk niet ziet, klik dan op het menu Bestand linksboven en selecteer je Nieuw om hem tevoorschijn te halen.
Nu verschijnt er een lijst met de resultaten van je zoekopdracht.
4
Klik op een factuur om een voorbeeld te zien. Nu verschijnt er een grotere versie van de factuur, samen met een korte beschrijving.
- Als je besluit het sjabloon niet te gebruiken, klik dan op de X bovenaan het venster om terug naar de lijst te gaan.
- Enkele leuke en eenvoudige opties zijn Factuur (tijdloos) en degene die gewoon Factuur heet.
Het staat in het voorbeeldvenster van het sjabloon. Hiermee wordt het sjabloon gedownload en automatisch geopend.
6
Vervang de vooraf ingevulde informatie door je eigen informatie. Elk veld bevat doorgaans een stuk tekst om je bij het invullen van de factuur te begeleiden. Je kunt gewoon met de muis op een stukje informatie klikken, op ← Backspace of Verwijderen drukken om de inhoud te verwijderen en je eigen informatie te typen.
- Naast het invullen van de lege plekken kun je ook meer details aan de factuur toevoegen, zoals een logo, een extra veld of speciale lijnen en kleuren.
Klik hiervoor op het menu Bestand, selecteer Opslaan als en sla het bestand vervolgens op de gewenste locatie op je computer op. Nadat je de factuur hebt gemaakt, kun je deze afdrukken of naar je klant(en) e-mailen.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 2:

Een factuur maken vanaf nul

Pdf downloaden

1
Open Microsoft Word voor Windows of macOS. Je vindt dit in het startmenu onder Microsoft Office op een pc en in de map Toepassingen op een Mac.
- Gebruik deze methode als je een factuur helemaal vanaf nul wilt ontwerpen. Deze methode is het beste voor degenen die bekwaam zijn in het gebruik van de Word-functies, inclusief het maken van kopteksten en tabellen.
- Bekijk wat factuurvoorbeelden online, voordat je je eigen sjablonen begint te maken. Als je factuur specifiek is voor je bedrijf, zoek dan naar je type bedrijf en de woorden 'factuurvoorbeeld' voor specifieke voorbeelden (bijvoorbeeld factuurvoorbeeld voor arts, factuurvoorbeeld voor freelance-schrijver).
Zie je het scherm 'Nieuw' niet, klik dan op het menu Bestand en selecteer vervolgens Nieuw.
Ergens bovenaan het document moet er een koptekst verschijnen die je bedrijfsnaam, contactgegevens en het woord 'Factuur' bevat. Je kunt deze informatie op elke gewenste manier ontwerpen en vormgeven, maar probeer het eenvoudig en in dezelfde lijn te houden als je andere bedrijfsmaterialen.
4
Geef de factuurdatum(s) weer. De afgiftedatum en de vervaldatum (indien van toepassing) moeten bovenaan het document zichtbaar zijn en bij voorkeur heel dicht bij het woord 'Factuur'.
- Om de datum van vandaag snel in te voegen, klik je op het tabblad INVOEGEN bovenaan in Word, dan op Datum en tijd en kies je vervolgens een datumindeling. Zorg ervoor dat je het vinkje uit het vak 'Automatisch bijwerken' verwijdert, zodat de datum niet verandert telkens wanneer iemand het bestand opent.^[2]XBron
5
Geef de factuur een nummer. Alle facturen moeten voor je administratie een uniek nummer (in een reeks) bevatten. De volgorde kan algemeen zijn (voor alle klanten) of per klant. Je kunt dit als je wilt aan de koptekst toevoegen, maar het kan echt overal worden geplaatst.^[3]XBron
- Als elke klant zijn eigen factuurnummering heeft, is het misschien een goed idee om de naam van de klant als onderdeel van het nummer opnemen (bijv. How.com.vn1, How.com.vn2 als de klant How.com.vn is).
6
Voeg het adres of de contactgegevens van de klant toe. Laat dit met het woord "Aan" (of iets dergelijks) voorafgaan, zodat het duidelijk is wie er gefactureerd wordt.
- Je kunt de factuur rechtstreeks aan een specifieke persoon binnen een bedrijf of aan de afdeling crediteurenadministratie richten.
7
Maak een gedetailleerde lijst van de verkochte producten of de geleverde diensten. De beste manier om dit te doen is door een tabel te maken met meerdere rijen en kolommen met een titel. Zie Hoe moet je een tabel invoegen in Word, om aan de slag te gaan met tabellen.
- Maak kolommen voor de hoeveelheden, naam of beschrijving van het product of dienst, eenheidsprijs of tarief en de totale prijs voor de gekochte hoeveelheid. Zorg ervoor dat je deze kolommen van koppen voorziet, zodat de klant de kosten begrijpt.
8
Geef het totale factuurbedrag weer. Dit zou direct onder de lijst met gedetailleerde kosten moeten verschijnen en bij voorkeur in een vetgedrukt type, zodat het makkelijk te zien is.
- Als je omzetbelasting in rekening brengt, moet je een subtotaal van de gespecificeerde kosten weergeven, met de belasting eronder vermeld, met het percentage links van het belastingbedrag en vervolgens het aangepaste totaal daaronder.
- Controleer nogmaals je berekening om er zeker van te zijn dat deze correct is.
9
Voeg de betalingsvoorwaarden toe. Je kunt de betalingsvoorwaarden boven of onder de factuurgegevens vermelden. Algemene betalingsvoorwaarden zijn 'Betaling bij ontvangst', 'Betaling binnen 14 dagen', 'Betaling binnen 30 dagen' of 'Betaling binnen 60 dagen'.
- Je kunt ook onderaan een memo opnemen over de betalingsmethoden, algemene informatie of gewoon een bedankje aan de klant voor het gebruik van je diensten.
Klik hiervoor op het menu Bestand, selecteer Opslaan als en sla het bestand vervolgens op de gewenste locatie op je computer op. Nadat je de factuur hebt gemaakt, kun je deze afdrukken of naar je klant(en) e-mailen.
Advertentie

Tips

Nadat je een factuur hebt opgeslagen, kun je het als sjabloon gebruiken voor het maken van andere facturen door de optie 'Nieuw van bestaande' te gebruiken wanneer je een nieuwe factuur wilt maken. Je kunt het document ook opslaan als .dot- of .dotx-sjabloon om in de toekomst als sjabloon te gebruiken.
Een andere manier om de facturering en de totale informatie weer te geven, is door deze in te stellen in een Microsoft Excel-werkmap en vervolgens een link ernaar te plakken in je Word-factuur. Telkens wanneer je de spreadsheet bijwerkt, klik je met de rechtermuisknop op de ingesloten spreadsheet en selecteer je 'Link bijwerken' om de wijzigingen te zien.

Advertentie