Come Creare un Registro Elettronico con Microsoft Excel

Il registro elettronico su Microsoft Excel è un ottimo strumento da utilizzare. Si tratta di un utilissimo foglio di calcolo contenente dati e formule che, rispetto ai modi tradizionali, riduce al minimo sia il tempo sia lo sforzo per salvare i voti e calcolarli. Questa guida contiene una descrizione abbastanza dettagliata dei procedimenti che ti permetteranno di imparare questo nuovo strumento. Potrai utilizzarlo anche per future analisi di dati. Per seguire i passaggi descritti in questo articolo necessiti solamente di conoscenze basilari sull'uso di Windows 7, Windows 8 o XP. Non è necessario che tu abbia familiarità con Microsoft Excel.

Passaggi

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Parte 1

Parte 1 di 4:

Aprire Microsoft Excel

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Clicca su "Microsoft Excel".
- Per un più facile accesso a Microsoft Excel, seleziona e trascina sul desktop l'icona di Excel, come da passaggio 3.
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Parte 2

Parte 2 di 4:

Inserire le Informazioni della Classe nel Foglio Excel

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Ai fini dell'organizzazione, dovresti sempre attribuire un nome al foglio creato e includere le informazioni generali riguardanti la classe (cioè il nome del docente, della sezione e/o gli orari di lezione). Questo passaggio è fondamentale quando bisogna stampare il documento, effettuare copie e condividerle. Serve a identificare la tabella del registro correttamente e in modo efficiente.

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Attribuisci un nome al foglio del registro.
- Facendo doppio clic su "Foglio1", nella parte inferiore della finestra di Excel, la scritta verrà evidenziata.
- Digita un nome per il foglio, ad esempio 'Situazione Voti'.
- Premi "Invio".
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Inserisci le informazioni del corso.
- Fai clic sulla cella A1 per selezionarla.
- Digita il nome dell'insegnante.
- Premi il tasto "Freccia Giù" per selezionare la cella A2.
- Digita il nome del corso, ad esempio 'Corso di scienze sociali'.
- Premi il tasto "Freccia Giù" per selezionare la cella A3.
- Scrivi le ore di lezione.
- Premi il tasto "Freccia Giù" per selezionare A4.
- Inserisci il trimestre o il semestre, ad esempio 'Autunno 2015'.
- Premi "Invio" due volte per andare alla cella A6.
- La casella "Nome" nella parte superiore del foglio mostra quale cella è selezionata.
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Parte 3

Parte 3 di 4:

Scegliere un Layout per il Registro

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Inserisci i nomi degli studenti.
- È importante scegliere la struttura della tabella che più ti conviene. Conoscere il tipo di dati che andrai a inserire ti aiuterà a identificare le diverse colonne di cui avrai bisogno. Sarà necessaria una colonna per ogni valutazione, una per i nomi degli studenti, una per il totale, un'altra per la media e l'ultima per il voto finale.
- Per quanto riguarda gli studenti, in realtà servono tre colonne: numero sequenziale identificativo dello studente, nome, cognome.
- Crea una colonna con una sequenza di numeri.
  - Seleziona la cella A6 e scrivi 1.
  - Premi il tasto "Freccia Giù".
  - Digita il numero 2.
  - Posiziona il cursore sulla cella A6.
  - Fai clic e trascina il cursore dalla cella A6 alla A7: ora entrambe le celle sono evidenziate da un riquadro che le circonda.
  - Passa il mouse sull'angolo inferiore destro della casella fino a quando il cursore non sarà diventato un segno più + (è detto quadratino di riempimento).
  - Fai clic e trascina fino al numero finale.
- Digita il nome delle colonne: seleziona la cella B5 e scrivi "Nome", che è l'etichetta della colonna dei nomi, dopodiché premi il tasto TAB per spostarti sulla cella adiacente, dove inserirai "Cognome", che identifica il contenuto della colonna successiva. Scendi alla riga successiva e compila nomi e cognomi di tutti gli studenti.
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Crea le rimanenti colonne (segui i passaggi come indicato prima): ad esempio, etichettale come Compiti 1, Compiti 2, Verifica 1, Verifica 2, Esame, Totale, Media e Voto Finale. Utilizza il tasto Tab per spostarti da una cella a quella della colonna successiva.
- Per visualizzare i nomi in ordine alfabetico, nella scheda Home clicca sull'icona "Ordina e filtra", scegliendo "Ordina dal più piccolo al più grande".
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Parte 4

Parte 4 di 4:

Creare le Formule

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Excel fornisce un elenco di molte funzioni che possono essere utilizzate nel calcolo dei voti. La prima funzione è "Somma". Viene usata per trovare il totale dei voti degli studenti. È possibile anche impiegare un'espressione per calcolare la media in percentuale.

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Calcola il totale dei voti.
- Seleziona la cella I6 (direttamente sotto la scritta "Totale").
- Sotto il menu "Formule", seleziona "Somma Automatica".
- Seleziona e trascina le celle partendo cella D6 alla H6 in orizzontale.
- Premi INVIO.
- Per copiare la formula nell'intera colonna "Totale", clicca e trascina il quadratino di riempimento fino a raggiungere la cella I15. In tal modo copierai la funzione per ogni riga, calcolando il totale dei voti per ciascuno studente.
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La media dei voti. Per trovare la media dei voti di ogni studente, dividi il valore trovato nella colonna "Totale" per il punteggio massimo possibile. In questo esempio, supponi che sia 500.
- Seleziona la cella J6, che si trova direttamente sotto la scritta "Media".
- Clicca sulla barra della Formula per digitare.
- Scrivi: "= I6/500".
- Premi INVIO.
- Clicca sulla cella J6 e trascina il quadratino di riempimento lungo l'intera colonna della media, fino ad arrivare a J15.
- Per mettere la colonna delle medie sotto forma di percentuale, seleziona dalla cella J6 alla J15.
- Fai clic destro sull'intervallo di colonna selezionato.
- Scegli "Formato celle": apparirà una finestra di dialogo.
  - Dalla scheda "Numero", clicca sulla categoria "Percentuale".
- Cambia il numero di cifre decimali, impostandole come preferisci.
- Clicca su "Ok".
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Converti la media percentuale in valutazione finale.Excel permette di inserire una funzione che calcola automaticamente un voto basandosi sulle medie presenti nella colonna J. Per eseguire questa funzione è necessaria una tabella di conversione, che è semplicemente uno schema con i voti sotto forma letterale e i valori numerici corrispondenti. Adesso crea tale tabella, sempre in Excel.
- Crea la tabella di conversione.
- Seleziona la cella M7 da cui iniziare.
  - Scrivi "Media" nella prima colonna.
  - Premi il tasto Tab.
  - Digita "Giudizio".
  - Sotto "Media", inserisci la tua classificazione in base alla scala numerica.
  - Sotto la colonna "Giudizio", digita la corrispondente valutazione letterale per ciascun punteggio numerico.
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Digita la formula. La funzione che dovrà restituire in uscita un giudizio letterale è VLOOKUP. Essa segue la sintassi seguente: VLOOKUPlookup_value,table_array,column_index_number,[range_lookup]).
- Seleziona la cella K6.
- Inizia a digitare la formula: =VLOOKUP(J6,$M$18:$N$22,2,TRUE)
  - Spiegazione: dopo la parentesi, digita l'indirizzo della cella contenente il voto numerico finale dello studente che, in questo esempio, è J6. La seconda parte della formula viene inserita automaticamente selezionando la tabella di conversione. Premi F4 dalla tastiera per inserire il segno del dollaro che bloccherà l'intervallo selezionato (è il cosiddetto "riferimento assoluto"). La terza parte deve contenere il numero che corrisponde alla colonna della tabella che contiene i giudizi letterali, la seconda. "TRUE" indica una corrispondenza approssimativa con i valori della colonna, mentre "FALSE" comporta delle corrispondenze esatte.
- Premi INVIO.
- Copia la formula trascinandola verso il basso sull'intera colonna, fino alla cella K15, facendo clic e trascinando il quadratino di riempimento dalla cella K6.
- Ripetendo questo processo potrai calcolare i voti degli altri corsi futuri.
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Consigli

Dai sempre un nome al tuo registro elettronico cliccando sulla scheda "File". Scegli "Salva con nome", individua un percorso dove salvare il file e digita un nome per il documento. Quando sei pronto per salvare, premi "Salva".
Quando sei in difficoltà, consulta l'approfondito menu della "Guida".
Per scoprire quale sistema operativo ha il tuo PC, premi su "Start", fai clic con il pulsante destro su "Computer", scorri verso il basso e clicca su "Proprietà": apparirà una finestra di dialogo del sistema con le informazioni di base sul tuo computer.
Per un più facile accesso a Microsoft Excel, seleziona e trascina l'icona di Excel sul desktop, come da passaggio 3.
La casella "Nome", nella parte superiore del foglio, mostra quale cella è selezionata.

Avvertenze

Assicurati che le funzioni create per il tuo registro facciano i calcoli correttamente.
Assicurati di salvare i tuoi progressi mentre lavori per evitare di perdere delle informazioni.
Salva sempre una copia di backup del tuo registro e conserva le copie cartacee.