Cara Menulis Surat Referensi

Surat referensi biasanya diminta kepada Anda yang menempati posisi supervisor di tempat kerja, sekolah, atau organisasi nirlaba. Orang membutuhkan surat referensi ketika melamar pekerjaan atau mendaftar di universitas tertentu. Surat referensi harus ditulis dengan format dan bahasa formal, yang memuat deskripsi karakteristik atau kemampuan positif tentang kandidat yang direferensikan.^{[1]XTeliti sumber}^{[2]XTeliti sumber}

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Memformat Surat Referensi

Unduh PDF

1
Gunakan program pengolah kata. Tulisan tangan terkesan lebih personal, tetapi surat yang diketik terkesan lebih profesional. Surat yang diketik juga lebih mudah dibaca.^{[3]XTeliti sumber}
- Gunakan program pengolah kata, bukan aplikasi teks biasa. Aplikasi teks biasa tidak menyediakan opsi format yang dibutuhkan.
- Jika kandidat memberi tahu bahwa surat harus dikirim via surel, Anda tetap harus mengetik surat terpisah untuk dilampirkan pada surel dalam bentuk PDF setelah ditandatangani, tidak hanya mengetik surat tersebut di dalam badan surel.
2
Cari templat surat bisnis. Program pengolah kata biasanya menyediakan templat yang memudahkan Anda memformat surat. Templat surat bisnis biasanya sudah disertai pengaturan dan margin sehingga Anda tidak perlu melakukannya secara manual.^{[4]XTeliti sumber}
- Kebanyakan program pengolah kata menyediakan beberapa templat surat. Pilih templat surat bisnis formal, bukan surat personal atau kasual.
- Gunakan fon standar yang mudah dibaca, seperti Times New Roman atau Helvetica.
- Biasanya, isi surat sudah diatur spasi ganda antara paragraf tanpa menjorok ke dalam. Jika Anda ingin memulai paragraf dengan menjorok ke dalam, jangan menggunakan spasi ganda.
3
Masukkan nama dan alamat. Di halaman pertama surat, masukkan nama dan alamat Anda di sudut kanan atas. Nama dan alamat penerima mengikuti di sisi kiri halaman.^{[5]XTeliti sumber}
- Anda juga harus menyertakan informasi kontak tambahan, seperti nomor telepon atau alamat surel.
- Jika Anda punya kop surat yang memuat informasi kontak, biasanya tidak perlu lagi memasukkan nama dan alamat. Akan tetapi, informasi tersebut harus tetap dimasukkan jika kop surat mengacu pada perusahaan, bukan Anda pribadi.
- Setelah alamat, masukkan tanggal. Beberapa templat juga menyertakan baris subjek. Untuk subjek, cukup tulis "Surat Referensi untuk" diikuti nama kandidat.
- Biasanya, surat referensi ditujukan kepada orang tertentu. Namun, apabila surat tersebut akan ditinjau oleh beberapa orang, alamatkan kepada "komite perekrutan" atau "komite penerimaan". Tanyakan kepada kandidat untuk lebih jelasnya.
4
Gunakan kop surat jika ada. Jika perusahaan Anda memiliki kop surat, atau Anda sendiri punya kop surat pribadi, sebaiknya digunakan karena akan membuat surat terkesan lebih profesional. Memakai kop surat ataupun tidak, pastikan kertas yang digunakan berkualitas.^{[6]XTeliti sumber}
- Penyajian surat juga mencerminkan siapa Anda, bukan hanya kandidat. Oleh karena itu, surat referensi yang Anda keluarkan harus terkesan formal dan profesional.
- Kertas putih polos bisa digunakan. Hindari kertas kopi murahan. Anda bisa membeli kertas berkualitas bagus di toko alat tulis.
5
Buat kerangka dasar. Alangkah baiknya jika Anda memikirkan kandidat sebelum menulis surat referensi untuknya. Pikirkan kualitas yang ingin Anda sertakan, dan pilih yang paling kuat.^{[7]XTeliti sumber}^{[8]XTeliti sumber}
- Ingat bahwa surat referensi biasanya tidak lebih dari satu halaman. Surat referensi akademis boleh lebih panjang, sampai dua halaman.
- Ini berarti Anda hanya punya tiga paragraf singkat sebagai inti surat. Oleh karena ruangnya terbatas, Anda harus dapat menulis dengan efisien supaya semua kata mengandung arti.
- Saat mengerjakan kerangka, mungkin Anda perlu berbicara dengan kandidat. Tanyakan pekerjaan atau program akademis yang ia tuju, dan atribut atau keahlian apa yang dihargai oleh orang yang akan mengevaluasi surat tersebut.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Membuat Draf Surat Referensi

Unduh PDF

1
Perkenalkan diri Anda dan kandidat. Surat referensi harus dimulai dengan "Kepada Yth." diikuti nama orang yang akan menerimanya. Kemudian, buka kalimat dengan menyebutkan nama Anda, nama kandidat, dan alasan penulisan surat tersebut.^{[9]XTeliti sumber}^{[10]XTeliti sumber}
- Jelaskan hubungan Anda dengan kandidat dan berapa lama Anda mengenalnya. Jika Anda punya kualifikasi khusus yang membuat referensi lebih bernilai, sebutkan juga.
- Sebutkan detail yang relevan dengan lamaran kandidat. Jika Anda pernah menjadi supervisornya, sebutkan nama perusahaan dan posisi Anda, juga posisi si kandidat (jika relevan), berapa lama ia bekerja di perusahaan, dan berapa lama Anda menjadi atasannya.
- Misalnya, "Nama saya Budi Darmawan, dan saya adalah supervisor di Sejati Tekstil. Saya menulis surat ini sebagai referensi untuk Iwan Setiawan, yang berada di bawah supervisi saya di Sejati Tekstil selama lima tahun terakhir."
2
Cantumkan setidaknya tiga keahlian atau atribut kandidat yang luar biasa. Tepat setelah perkenalan, tulis kalimat yang menyebutkan keahlian atau atribut yang akan Anda bahas secara lebih mendetail dalam isi surat.
- Tipe keahlian atau atribut yang dimasukkan bergantung pada hubungan Anda dengan kandidat, dan tujuan surat itu sendiri. Surat referensi karakter harus fokus pada sifat dan karakteristik, sementara surat referensi pekerjaan harus fokus pada keahlian tertentu yang membuat kandidat sesuai untuk pekerjaan yang bersangkutan.
- Surat referensi akademis merupakan perpaduan antara kedua surat di atas. Selain keahlian yang membuat kandidat sesuai untuk program studi tertentu, Anda juga harus menyebutkan sifat dan karakteristik, seperti kecerdasan atau rasa ingin tahu.
- Ini harus dimasukkan pada kalimat terakhir paragraf pertama. Sebutkan keahlian atau atribut tanpa detail karena pembahasannya akan dimuat dalam paragraf berikutnya. Misalnya, "Dalam pengalaman saya, Iwan Setiawan memiliki stamina serta kemampuan berorganisasi dan komunikasi yang akan menjadi aset besar pada perusahaan Anda."
KIAT PAKAR
Alyson Garrido, PCC
Pelatih Karier
Alyson Garrido adalah Professional Certified Coach (PCC) yang telah mendapatkan akreditasi dari International Coach Federation, Fasilitator, dan Juru Bicara. Berbekal pendekatan berbasis kekuatan, dia mendukung para klien yang mencari kerja dan menginginkan kemajuan karier. Alyson memberikan pelatihan untuk arah karier, persiapan wawancara, negosiasi gaji, dan tinjauan kinerja, termasuk strategi kepemimpinan dan komunikasi. Alyson adalah Mitra Pendiri Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Pelatih Karier
Tanyakan kepada kandidat apakah ada keahlian yang perlu Anda fokuskan. Minta kandidat memberi sedikit arahan, seperti jenis posisi yang diincarnya atau keahlian apa yang ingin ia tonjolkan.
3
Sediakan contoh pendukung. Dalam paragraf kedua, tulis detail tentang tiap keahlian atau atribut yang disebutkan dalam paragraf pendahuluan.^{[11]XTeliti sumber}
- Ingat bahwa ruangnya terbatas, jangan sampai surat Anda terlalu panjang. Oleh karena itu, sebaiknya cari satu contoh konkret yang menunjukkan setidaknya dua, jika tidak ketiga atribut atau keahlian yang disebutkan dalam pendahuluan.
- Cara yang paling efisien adalah pengamatan konkret tentang keahlian atau atribut tersebut.
- Misalnya, "Iwan Setiawan menunjukkan bahwa ia mampu melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu dan membereskan pemintalan serta penyisiran sekaligus. Misalnya, suatu hari ia mengajukan diri untuk mengerjakan tugas tambahan ketika ia tahu bahwa akan ada keterlambatan produksi karena beberapa karyawan jatuh sakit. Ia sering menerima tanggung jawab tambahan dan bekerja lembur, sambil tetap berperan aktif di masyarakat dan keluarganya."
4
Tulis paragraf penutup. Dalam paragraf ketiga dan terakhir, tutup surat dengan kata-kata positif yang meringkas dan menyatakan ulang keahlian atau atribut yang Anda fokuskan dalam isi surat, dan indikasikan bahwa Anda yakin kandidat akan sangat sesuai dengan pekerjaan atau program studi yang ia inginkan.^{[12]XTeliti sumber}
- Paragraf ini tidak perlu melebihi dua atau tiga kalimat. Tulis satu kalimat yang meringkas isi surat dan merekomendasikan kandidat. Masukkan juga satu kalimat yang mengulang contoh yang menghubungkan contoh di paragraf kedua dengan pekerjaan Anda nantinya.
- Misalnya, "Sampai saat ini, saya mengevaluasi kerja karyawan lain dibandingkan Iwan Setiawan. Dengan stamina, serta keahlian organisasi dan komunikasinya, Iwan akan jadi aset berharga untuk perusahaan Anda."
5
Sediakan ruang untuk bertanya. Kalimat akhir harus memuat cara paling mudah untuk menghubungi Anda jika penerima surat memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan informasi dalam surat Anda.^{[13]XTeliti sumber}
- Sediakan cara spesifik untuk menghubungi Anda secara langsung, termasuk hari dan waktu Anda bisa dihubungi.
- Misalnya, "Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin mendiskusikan pengalaman saya dengan Iwan, jangan ragu menghubungi saya di 555-555-5555. Saya biasanya bisa dihubungi di nomor tersebut dari Senin sampai Jumat, pukul 08.00–18.00."
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menyelesaikan Surat Referensi

Unduh PDF

1
Koreksi surat dengan cermat. Surat dengan kesalahan tata bahasa dan tanda baca mencerminkan kesan buruk tentang kandidat dan juga Anda sendiri. Surat yang tidak dikoreksi dan direvisi akan menjadi bumerang, tergantung tipe pekerjaan atau program studi yang dituju oleh kandidat.^{[14]XTeliti sumber}
- Program pengolah kata memang menyediakan fungsi pengecekan ejaan dan tata bahasa, tetapi Anda tidak bisa mengandalkan fungsi itu saja.
- Cetak draf surat dan baca dengan teliti. Baca dari akhir ke awal untuk menemukan kesalahan yang mungkin terlewatkan dengan membaca dari awal sampai akhir.
- Anda juga bisa membaca dengan suara keras. Ini membantu menemukan kesalahan tata bahasa, serta penyusunan frasa atau struktur kalimat janggal yang membingungkan atau sulit dibaca. Jika Anda terhenti saat membaca satu bagian, pertimbangkan untuk merevisinya supaya lebih mudah dibaca.
2
Bubuhkan tanda tangan. Surat harus diakhiri dengan salam penutup formal, seperti "Hormat saya," diikuti dengan beberapa spasi untuk tanda tangan. Kemudian, tulis nama terang di bawah baris tanda tangan. Anda juga bisa memasukkan informasi kontak di bawah nama terang, tetapi tidak harus.^{[15]XTeliti sumber}
- Setelah mengoreksi surat dan yakin tidak ada kesalahan, cetak di kertas berkop atau kertas berkualitas.
- Tanda tangani surat dengan tinta hitam atau biru.
- Buat salinan surat itu untuk arsip Anda, juga arsip kandidat. Jika surat referensi ditulis dalam kapasitas resmi Anda sebagai supervisor kandidat, buat juga salinan untuk arsip perusahaan.
3
Kirimkan. Tanyakan kepada kandidat tentang cara pengiriman surat tersebut, dan ikuti instruksinya. Jika surat harus dikirim via surel, mungkin Anda juga perlu mengirim salinan kertas melalui pos.^{[16]XTeliti sumber}
- Khususnya jika Anda menulis surat referensi akademis atau surat referensi untuk lisensi profesional, mungkin Ada permintaan tambahan terkait pengiriman.
- Dalam beberapa kasus, Anda bisa memberikan surat tersebut kepada kandidat dan ia yang akan menyerahkan kepada penerima, tetapi dalam kasus lain Anda harus mengirimnya secara langsung kepada penerima dan tidak boleh melewati tangan kandidat.
- Namun, biasanya lebih baik jika Anda mengirimkan secara langsung kepada penerima, bukan melalui kandidat. Dengan demikian, penerima tahu bahwa kandidat tidak mengubah isi surat tersebut.
- Perhatikan tenggat. Jangan sampai surat referensi Anda datang terlambat karena ada kemungkinan kandidat didiskualifikasi. Itu akan menciptakan kesan buruk pada kandidat atau membuat dia gagal mendapatkan posisi yang dituju.
Iklan

Peringatan

Fokus pada kualitas positif, jangan menyebutkan kelemahan atau kesulitan yang mungkin dimiliki oleh kandidat.
Jika Anda tidak yakin bisa menulis cukup banyak atribut positif tentang kandidat, lebih baik tolak permintaannya untuk menulis surat referensi.^{[17]XTeliti sumber}
Ingat bahwa reputasi Anda ikut dipertaruhkan saat menulis surat referensi. Hindari menulis referensi untuk seseorang, kecuali jika Anda yakin akan kemampuannya untuk berhasil dalam pekerjaan atau program akademis yang dituju.^{[18]XTeliti sumber}
Jangan menyebutkan gender, ras, usia, disabilitas, fisik, atau budaya kandidat. Atribut tersebut semestinya tidak menjadi bagian pertimbangan penerima dalam proses perekrutan atau penerimaan kandidat.^{[19]XTeliti sumber}