Cara Menulis Surat Perkenalan

Surat perkenalan paling umum digunakan dalam komunikasi bisnis, untuk menjalin kontak, meminta informasi, atau membuat gambaran tentang sebuah produk atau layanan baru. Pada umumnya, Anda menulis surat perkenalan kepada orang yang tidak Anda kenal secara pribadi, sehingga membuatnya agak sulit dalam hal nuansa maupun gaya. Akan tetapi, Anda bisa mempelajari beberapa jurus singkat untuk membantu menjadikan surat Anda padat, bisa dibaca, dan efektif sebagaimana perkenalan yang Anda inginkan.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Menulis Pembukaan

Unduh PDF

1
Tujukan surat Anda kepada seseorang secara spesifik, bila memungkinkan. Surat perkenalan harus ditujukan sebisanya kepada seseorang yang akan membacanya. Jika Anda mengirim ke akun umum atau perusahaan perekrutan dan merasa tidak yakin, maka tidak apa-apa Anda menujukan surat itu kepada "Semua yang berkepentingan" atau manajer perekrutan atau pemilik jabatan tertentu.
- Mulailah surat Anda dengan menyebutkan kedudukan, jabatan, atau peran Anda beserta alasan Anda menulis surat. Biasanya Anda tidak harus mencantumkan nama di dalam surat karena nama Anda akan tertera dalam tanda tangan.
2
Sampaikan tujuan Anda dengan jelas. Anda perlu menyampaikan alasan menulis surat sedini mungkin. Apa yang Anda inginkan? Mengapa Anda menulis surat? Kalau pertanyaan-pertanyaan semacam itu sempat menyeruak di benak seorang bos atau perusahaan, kemungkinan besar surat Anda berakhir di tempat sampah dan bukannya mendapat panggilan wawancara.
- Hentikan perburuan: "Saya menulis surat untuk menanyakan tentang pembukaan lowongan pengawas keuangan yang baru" atau "Saya menulis untuk menjabarkan fitur produk baru yang baru-baru ini dikeluarkan oleh perusahaan saya" merupakan pernyataan tujuan yang benar-benar efektif untuk menjadi salah satu kalimat awal dalam surat tersebut.
3
Buat nuansa atau gaya yang sesuai untuk surat tersebut. Ketika menulis surat perkenalan, sebaiknya memiliki gaya yang konsisten dan kompeten dan terkesan aneh atau terdengar terlalu kaku atau teknis. Untuk surat perkenalan, surat Anda harus bernuansa profesional, tetapi tidak dingin atau kaku. Perlu kiranya menyertakan unsur kehangatan manusiawi di dalam surat tersebut sekaligus menjaga isi secara keseluruhan tetap profesional.
- Sebuah kesalahan umum yang dilakukan penulis tidak berpengalaman adalah berusaha mati-matian menghindari penyingkatan sehingga berujung pada kesan bahwa surat itu terjemahan, bukannya surat yang ditulis. Gunakan penyingkatan/kontraksi , biarkan terdengar luwes seperti percakapan, tetapi tetap profesional. Biarkan surat itu mewakili Anda.
- Jangan berusaha mengesankan Anda pintar dengan mengganti kata-kata yang biasa digunakan dengan yang ada di tesaurus/kamus. Ini bukan tesis S2, tetapi sebuah surat perkenalan. Gunakan kata-kata yang tepat dan padat.
4
Ciptakan keterkaitan pribadi. Jelaskan bagaimana Anda bisa mengetahui pekerjaan itu, lowongan itu, atau perusahaan yang Anda tuju, dan ciptakan kaitan. Ketika membaca sebuah surat perkenalan, bos perusahaan atau koordinator perekrutan harus memiliki gambaran yang jelas tentang siapa Anda, mengapa Anda menginginkan pekerjaan tersebut, dan apakah Anda cocok atau tidak dengan pekerjaan tersebut. Jika keterkaitan ini cukup kuat, Anda akan dipanggil wawancara dan itu memberi peluang untuk mendapatkan pekerjaan tersebut.
- Jika Anda memiliki koneksi dengan siapa pun yang bekerja di perusahaan tersebut atau bahkan Anda dirujuk untuk melamar, atau bahkan kalau Anda kenal seseorang yang pernah mendapat bantuan dari lembaga Anda atas pekerjaannya, perlu kiranya memperkenalkan dari di dalam surat tersebut. Hal ini bisa menggugah ingatan seseorang ("Oh, ini orang yang diceritakan Joko itu!"), atau membuatnya ingat sejak awal.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Menulis Isi Surat

Unduh PDF

1
Hubungkan kualifikasi Anda dengan posisi yang dilamar. Jika Anda berusaha menjelaskan kualifikasi, kompetensi, maupun kemampuan Anda untuk menangani pekerjaan atau proyek, perlu kiranya membuat kaitan yang jelas dalam beberapa kalimat dan menjelaskan bagaimana pengalaman Anda terkait dengan kemampuan Anda untuk melakukan hal ini, baik itu posisi baru, pemindahan, atau pekerjaan yang sama sekali baru.
- Ceritakan pengalaman yang Anda miliki dalam bidang atau industri sebagaimana tertera dalam referensi di dalam surat. Jika Anda sudah mengarahkan surat perkenalan Anda sebagaimana disebutkan tadi, maka surat itu akan difokuskan ke arah semacam bidang profesional atau industri. Ada baiknya menyertakan keterampilan khusus dan pengalaman untuk membuat surat itu lebih efektif.^{[1]XTeliti sumber}
- Menginginkan sebuah pekerjaan tidak sama dengan memiliki kualifikasi atas pekerjaan itu. Jika dalam perkenalan Anda menjelaskan bahwa Anda ingin mendapat panggilan wawancara atas pekerjaan karena Anda merasa benar-benar cocok, Anda tidak perlu mengulanginya sampai lima puluh kali. Menuliskan bahwa Anda "teramat sangat membutuhkan pekerjaan ini" tidak membuat Anda menjadi kandidat yang menarik perhatian.
2
Berusahalah sespesifik mungkin. Atur waktu Anda bisa bertemu secara pribadi, atau ungkapkan apa yang Anda harapkan nantinya dalam balasan terhadap surat Anda. Jika Anda ingin membahas lebih jauh tentang kualifikasi Anda dalam wawancara, katakan saja. Jika Anda benar-benar menginginkan pekerjaan tersebut, katakan saja. Pelajari segala sesuatu tentang proses perekrutan, atau proses aplikasi yang Anda tulis, lalu tanyakan tahap selanjutnya dari proses tersebut.
- Fokuskan surat perkenalan Anda ke arah suatu level pekerjaan spesifik. Jenis pekerjaan atau posisi tidak harus disebutkan secara eksplisit, namun ingatlah hasil macam apa yang Anda cari agar surat itu tetap relevan.
Mencantumkan gelar, penghargaan, dan nama masyhur ke dalam sebuah surat merupakan sebuah gagasan buruk. Mengulang informasi yang bisa dilihat dengan cepat di resume berarti boros tempat di surat. Jangan menuliskan informasi yang dapat dikumpulkan dengan cepat dan mudah di tempat lain. Anda menulis untuk menjual diri dan membuka peluang.
4
Tulislah dengan tujuan mendapatkan panggilan wawancara. Mungkin Anda tidak akan mendapat pekerjaan atau apa pun hanya dari kekuatan sepucuk surat saja. Menulis surat akan mengantar Anda ke depan pintu, sebuah kesempatan untuk membuktikan diri dan kemampuan Anda untuk menjadi orang atau karyawan yang dibutuhkan si pembaca surat. Dengan alasan ini, ada baiknya langsung ke poin utama, menitikberatkan kualifikasi maupun koneksi Anda dengan posisi tersebut dan berusaha sampai pada tahap berikutnya dalam proses, baik itu wawancara atau tahap perekrutan lainnya.
- Ulangi informasi paling penting pada bagian penutup. Sebelum Anda menutup surat dengan salam, ada baiknya secara singkat mengulang apa yang Anda inginkan secara langsung.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Merevisi dan Memperhalus Surat

Unduh PDF

1
Revisi dan koreksi surat Anda. Setelah menulis rancangan surat, perlu kiranya menengok kembali surat Anda dan memperbaikinya mulai tatanan kalimat dan seterusnya. Semua penulis yang bagus tahu bahwa sebuah karya tidak bisa disebut selesai sebelum direvisi. Setelah Anda selesai menulis surat, bagian yang paling sulit sudah selesai, namun masih cukup waktu memperbaiki dan memperhalusnya.
- Merevisi itu lebih dari sekedar menghapus salah tulis atau memperbaiki kesalahan ejaan. Lihat lagi surat Anda dan pastikan ada kesesuaian antara subjek dan kata kerja, maknanya jelas, dan surat Anda mencapai sasaran yang diinginkan.
- Setelah Anda anggap tulisan Anda selesai, Anda bisa memulai pemeriksaan dan mencari "hal-hal penting terakhir," hal-hal pada detik-detik terakhir yang meliputi memperbaiki salah tulis, kesalahan ejaan, dan memformat surat Anda.
Pada umumnya surat perkenalan tidak boleh lebih panjang dari sisi depan halaman, atau antara 300 sampai 400 kata. Apa pun alasannya, ada kemungkinan Anda menulis untuk seseorang yang harus menghadapi banyak tumpukan kertas pada suatu hari tertentu, dan dia tidak mau melihat surat perkenalan yang panjang dan berlebihan. Sayang kalau akhirnya kerja keras Anda akan berakhir di tempat sampah, jadi buatlah yang singkat saja. Hanya fokuskan pada usaha menyampaikan informasi terpenting dalam surat Anda.^{[2]XTeliti sumber}
3
Buat format surat sebagaimana mestinya. Surat harus diorientasikan dengan benar pada halaman, menampilkan perkenalan secara khusus, paragraf isi, dan penutup yang ringkas. Jika Anda menulis sebuah paragraf singkat tanpa informasi kontak atau salam, Anda tidak akan mendapatkan pekerjaan itu, atau tidak akan sampai pada perkenalan.
- Sertakan CV atau resume kerja yang sesuai, sebagai lampiran surat perkenalan. Surat perkenalan harus menjadi yang pertama dalam paket lamaran.
- Sertakan informasi kontak yang baik. Lakukan penyuntingan terakhir surat perkenalan, pastikan kalau Anda sudah menyertakan informasi kontak yang penting, biasanya diletakkan di sudut kanan atas kepala surat. Sertakan alamat email, nomor telepon, dan informasi kontak mendasar lainnya.
Sebagian guru menulis surat bisnis dan pakar komunikasi menyarankan untuk menambahkan informasi paling relevan atau mendesak dalam sebuah catatan atau nota penting (NB) dalam surat. Alasannya adalah bahwa hal ini sering kali berhasil dengan baik dalam kaitannya dengan bagaimana orang memproses komunikasi dalam wujud sebuah surat. Dari pada meletakkan informasi penting di bagian penutup, sebuah catatan penting atau NB bisa lebih efektif. Meskipun hal ini terkesan informal bagi sebagian orang, tetapi ini mungkin merupakan sebuah cara yang efektif untuk memberi penekanan pada informasi penting dan membuat surat Anda terlihat menonjol.
Iklan