Come Scrivere una Lettera di Presentazione Efficace

La lettera di presentazione molto spesso è usata nelle comunicazioni aziendali per stabilire i contatti, richiedere informazioni o presentare un nuovo prodotto o servizio. In generale, scriverai una lettera di presentazione a coloro che non conosci personalmente, il più delle volte appesantendola sotto il punto di vista del tono e dello stile. Ma puoi adottare alcuni accorgimenti per rendere le tue lettere coincise, comprensibili ed efficaci, affinché rispecchino i tuoi obiettivi.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Scrivere la Parte Iniziale

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Indirizza la lettera a una persona specifica, se è possibile. La lettera di presentazione dovrebbe essere indirizzata alla persona che la leggerà, ogni volta in cui è possibile. Tuttavia, se la presenti a un’agenzia interinale di cui non hai dei riferimenti precisi, potresti anche indirizzarla a "Tutti gli interessati" oppure all’ufficio del personale.
- Inizia la lettera indicando la tua posizione, il tuo titolo o il tuo ruolo, e specificando il motivo della tua lettera. Di solito non è necessario inserire il nome, perché questo sarà incluso nella firma.
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Dichiara apertamente le tue finalità. Come prima cosa devi specificare le ragioni che ti hanno indotto a scrivere la lettera. Cosa vuoi? Perché stai scrivendo? Se queste sono le stesse domande che si pone un datore di lavoro, la tua lettera potrebbe finire nella spazzatura, invece che aiutarti a ottenere un colloquio.
- Vai al sodo: "Scrivo per informarmi sull’apertura di una posizione di revisore di conti" oppure "Scrivo per presentare le caratteristiche di un nuovo prodotto, lanciato di recente dalla mia azienda". Queste sono affermazioni perfette per indicare le finalità di una lettera e pertanto devono essere inserite nelle prime frasi della stessa.
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Stabilisci un tono e uno stile appropriato. Quando si scrive una lettera di presentazione, è bene adottare uno stile coerente che non sia troppo informale, ma che allo stesso tempo non risulti eccessivamente rigido o tecnico. Il tono dovrebbe essere professionale, ma non freddo. È importante far trapelare qualche traccia di calore umano, mentre il contenuto resta complessivamente professionale.
- Un errore comune in cui incorrono gli scrittori inesperti è quello di evitare completamente le forme più colloquiali, a tal punto che la lettera sembra tradotta, invece che scritta. Lascia che la lettera sembri confidenziale, oltre che professionale e che rispecchi la tua personalità.
- Non cercare di sembrare elegante inserendo un linguaggio forbito, al posto delle parole di uso comune. Si tratta di una lettera di presentazione, non di una tesi di laurea. Usa i termini appropriati e sii conciso.
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Personalizza la lettera. Spiega come sei venuto a conoscenza della posizione, dell’opportunità, o dell’azienda in questione. Leggendo una lettera di presentazione, il datore di lavoro o colui che si occupa delle assunzioni dovrebbe farsi un’idea precisa di chi sei, del perché vuoi il lavoro, e se sei all’altezza della posizione a cui aspiri. Se la comunicazione è abbastanza forte, riuscirai a spuntare un colloquio e avrai la possibilità di ottenere il lavoro.
- Se conosci qualcuno che lavora per l’azienda, o che ha ricevuto una borsa di studio dalla tua scuola per avere lavorato con loro, è bene farne menzione nell’introduzione. Potrebbe essere un sistema per rinfrescare la memoria di qualcuno.
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Scrivere il Corpo della Lettera

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Metti in relazione le tue abilità con la posizione a cui aspiri. Se cerchi d’illustrare le tue abilità e le tue competenze, e la tua capacità di svolgere lavori o progetti, è importante chiarire tali relazioni in poche frasi e spiegare il modo in cui le tue esperienze pregresse rispondono ai requisiti di questo incarico, sia che si tratti di una nuova posizione, di un trasferimento, o di un lavoro completamente nuovo.
- Sottolinea le tue esperienze nel campo o nel settore di riferimento della lettera. È utile includere abilità specifiche ed eventuali esperienze per rendere la lettera efficace.^{[1]XFonte di ricerca}
- Ambire a una posizione lavorativa non significa essere qualificati per la stessa. Se nell’introduzione sottolinei che sei interessato al colloquio di lavoro perché ti ritieni idoneo, non devi ripeterti cinquanta volte nel corso della lettera. Scrivere che "hai veramente bisogno di questo lavoro" non ti rende un candidato speciale.
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Sii quanto più specifico possibile. Concorda un appuntamento, oppure afferma apertamente ciò che vuoi che accada in seguito alla tua lettera. Se vuoi parlare delle tue competenze durante il colloquio, specificalo. Se vuoi assolutamente il lavoro, dillo. Informati sui vari passaggi dell’assunzione o della candidatura, in modo da chiedere qual è lo step successivo.
- Focalizza l’attenzione su un livello lavorativo specifico. Non devi menzionarlo in maniera esplicita, ma devi tenerlo sempre presente per rendere la lettera pertinente.
Elencare i titoli di studio, i riconoscimenti e una serie di nomi in una lettera di presentazione è una cattiva idea. Ripetere le stesse informazioni è soltanto una perdita di tempo. Non devi scrivere le notizie che possono essere raccolte più velocemente e facilmente da qualche altra parte. Scrivi per vendere te stesso e mettere un piede nella porta.
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Scrivi per ottenere un colloquio. È improbabile che tu ottenga un lavoro o che raggiunga un qualsiasi altro obiettivo attraverso una semplice lettera. Questa ti consente di mettere un piede nella porta, ti offre l’opportunità di mostrare le tue capacità come futuro impiegato, di cui il lettore della lettera ha bisogno. Per questa ragione è preferibile andare al sodo, mettere in evidenza le abilità che corrispondono al profilo lavorativo richiesto e cercare di passare al secondo step che potrebbe essere un colloquio o qualcos’altro.
- Nella conclusione ribadisci le informazioni più importanti. Proprio prima della chiusura della lettera, dedicata ai saluti, è una buona idea ripetere brevemente ciò che vuoi, direttamente.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Rivedere e Perfezionare la Lettera

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Rivedi e correggi la lettera. Dopo avere scritto una bozza, è assolutamente importante rileggerla. Tutti gli scrittori di talento sanno che un testo non è pronto fino al momento in cui è corretto. Dopo avere scritto la lettera, hai finito il lavoro più pesante, ma devi ancora concederti del tempo per perfezionarla.
- La fase della revisione va oltre la correzione degli errori di grammatica e ortografia. Assicurati di accordare i verbi ai soggetti, che il contenuto sia chiaro, e che raggiunga il suo obiettivo.
- Dopo avere perfezionato la lettera, puoi iniziare a occuparti delle ultime cose, correggendo gli errori e procedere alla formattazione.
Le lettere di presentazione non dovrebbero essere più lunghe di una pagina e dovrebbero comprendere tra le 300 e le 400 parole. Indipendentemente dalla finalità della lettera, è probabile che tu stia scrivendo a qualcuno che ha il compito di sbrigare un sacco di pratiche durante il giorno e non ha sicuramente voglia di leggere anche una lettera eccessivamente lunga. Sarebbe un peccato che tutto il tuo lavoro finisse nei rifiuti. Pertanto sii conciso e limitati a comunicare le informazioni più importanti.^{[2]XFonte di ricerca}
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Formatta la lettera in maniera adeguata. La lettera deve essere impostata correttamente, con un’introduzione, il corpo, e la conclusione. Se la trasformi in un unico paragrafo, senza le informazioni personali e senza i saluti finali, sicuramente non otterrai il lavoro.
- Allega un CV adeguato alla lettera di presentazione. Questa dovrebbe essere la prima cosa di una candidatura.
- Inserisci i dati personali, generalmente nell’angolo in alto a destra dell’intestazione. Inserisci l’indirizzo e-mail, il numero di telefono e altri dati di base.
Alcuni insegnanti di corrispondenza commerciale ed esperti di comunicazione consigliano di aggiungere le informazioni più importanti in un post scriptum (P.S.). La sua efficacia deriva dal fatto che è tra i primi elementi su cui cade l'occhio del destinatario. Mentre per alcuni può sembrare informale, il post scriptum potrebbe essere usato per mettere in risalto informazioni importanti e per distinguere la tua lettera dalle altre.
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