Unduh PDFUnduh PDFArtikel ini disusun bersama Shannon O'Brien, MA, EdM. Shannon O'Brien adalah Pendiri dan Penasihat Utama Whole U. (lembaga konsultasi hidup dan karier di Boston, MA). Dengan memberikan saran, mengadakan lokakarya, dan pembelajaran lewat internet, Whole U. memberdayakan orang untuk mengejar karier dan menjalani hidup yang seimbang dan penuh makna. Shannon dinobatkan sebagai Pelatih Karier #1 dan Pelatih Hidup #1 di Boston, MA oleh para pengulas Yelp. Dia tampil di Boston.com, Boldfacers, dan UR Business Network. Shannon menerima gelar Master di bidang Teknologi, Inovasi, dan Pendidikan dari Harvard University.
Artikel ini telah dilihat 3.502 kali.
Pernah menulis surat permohonan formal sebelumnya? Surat permohonan formal lazim dibuat dengan berbagai alasan, seperti untuk menagih utang, meminta bantuan, atau meminta orang lain untuk melakukan sesuatu yang spesifik. Idealnya, panjang surat permohonan tidak boleh lebih dari satu halaman. Dengan kata lain, permohonan Anda harus disampaikan secara lugas, jelas, percaya diri, dan tidak bertele-tele, pun diakhiri dengan kalimat yang tepat. Lantas, seperti apa sih, kalimat yang tepat untuk menutup sebuah surat permohonan? Secara umum, kalimat penutup surat sangatlah bergantung kepada tujuan surat dan identitas penerima surat. Misalnya, jika surat ditujukan kepada sosok yang Anda kenal secara personal, silakan mengakhirinya dengan kalimat yang bernada lebih kasual. Sementara itu, jika surat ditulis dengan tujuan bisnis, pastikan Anda mengakhirinya dengan kalimat yang bernada lebih formal.[1]
Langkah
Gunakan gaya berbahasa yang sopan. Dalam surat permohonan personal, umumnya penulis surat perlu terlebih dahulu menginformasikan alasan di balik permohonan mereka, lalu menyampaikan permohonan tersebut dengan lugas, jelas, dan spesifik. Jangan lupa menggunakan pilihan kota yang sopan dan tidak terdengar menuntut, seperti “Maukah kamu” atau “Bersediakah kamu” agar penerima surat tidak merasa terbebani dengan permintaan Anda.[2]- Misalnya, Anda bisa menulis, "Maukah kamu menemani adikku ke acara amal agar dia tidak perlu pergi sendirian?"
Sampaikan permohonan lanjutan Anda di paragraf yang baru. Jika balasannya perlu Anda terima pada waktu tertentu, atau jika penerima surat perlu melakukan hal lain yang berhubungan dengan permohonan tersebut, silakan mencantumkannya pada paragraf yang terpisah. Dengan demikian, penerima surat akan tahu bahwa permohonan lanjutan tersebut bersifat sekunder, tetapi masih berhubungan dengan permohonan yang utama.[3]- Masih dengan contoh yang sama, Anda bisa mencantumkan permohonan lanjutan seperti, “Kami akan sangat berterima kasih kalau kamu bersedia menjemputnya di rumah untuk pergi ke acara amal dan mengantarnya pulang kembali setelahnya."
Ucapkan terima kasih atas kesediaan penerima surat untuk mempertimbangkan permohonan tersebut. Setelah permohonan Anda disampaikan, cantumkan pernyataan singkat untuk berterima kasih kepada penerima surat. Jika ingin, sampaikan pula seberapa penting dan bermaknanya bantuan mereka untuk Anda.[4]- Misalnya, Anda bisa mencantumkan kalimat seperti, “Terima kasih banyak ya, karena sudah bersedia membantu kami. Bantuanmu akan sangat bermanfaat untuk adikku yang ingin sekali menghadiri acara amal tersebut."
Cantumkan berbagai informasi tambahan yang mungkin perlu diketahui penerima surat. Jika permohonan Anda perlu diwujudkan dengan cara yang spesifik, atau pada tanggal dan jam yang spesifik, silakan mencantumkannya setelah memberikan ucapan terima kasih. Selain itu, Anda juga boleh mencantumkan informasi kontak, untuk berjaga-jaga seandainya penerima surat ingin terlebih dahulu menghubungi Anda.[5]- Misalnya, Anda bisa menulis, “Sekadar informasi, adikku perlu bertemu dengan panitia penyelenggara sebelum acara dimulai. Itulah mengapa, dia perlu tiba di lokasi acara setidaknya satu jam sebelumnya."
Tip: Setelah mencantumkan informasi tambahan, jangan lupa mengucapkan terima kasih lagi. Dengan melakukannya, penerima surat tidak akan merasa terbebani oleh permintaan tersebut, atau bahkan merasa kebaikannya sedang dimanfaatkan oleh Anda.
Cantumkan salam penutup sebelum menuliskan nama Anda di akhir surat. Salam penutup sederhana seperti “Salam” cocok untuk dicantumkan sebagai penutup surat permohonan personal. Jika hubungan Anda dan penerima surat lebih dekat atau akrab, silakan menggunakan salam penutup yang bernada lebih hangat, seperti “Salam sayang” atau “Selalu sayang."[6]- Tambahkan tanda baca koma setelah salam penutup, lalu sisakan dua baris kosong untuk menampung tanda tangan Anda. Setelah dua baris kosong tersebut, cantumkan nama lengkap Anda.
Iklan
Cantumkan permohonan Anda secara spesifik di badan surat. Ketika menulis surat permohonan formal untuk keperluan bisnis, profesional, dan akademis, jangan lupa mencantumkan tujuan surat sejak awal. Jika memungkinkan, sampaikan permohonan Anda secara spesifik pada kalimat pertama surat, alih-alih di akhir surat.[7]- Oleh karena permohonan Anda sudah dijelaskan pada awal surat, tidak perlu mengulanginya lagi di akhir surat.
Ucapkan terima kasih untuk waktu dan perhatian yang telah diberikan oleh penerima surat. Pada paragraf baru, tuliskan satu kalimat singkat berisi ucapan terima kasih karena penerima surat telah bersedia meluangkan waktunya yang berharga untuk membaca dan mempertimbangkan permohonan Anda. Pastikan dia tahu bahwa Anda menghargai kesediaannya tersebut.[8]- Misalnya, Anda bisa mencantumkan kalimat seperti, “Terima kasih karena telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan permohonan saya. Saya sangat menghargainya."
Tip: Setelah mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan oleh penerima surat, Anda juga boleh menambahkan permintaan maaf seperti, “Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan,” jika perlu.
Informasikan tenggat yang perlu diketahui oleh penerima surat. Jika balasan surat tersebut perlu Anda terima pada waktu tertentu, jangan lupa menginformasikan tanggal dan jamnya kepada penerima surat. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu mencantumkan alasan singkat terkait pentingnya penentuan tenggat tersebut.[9]- Misalnya, Anda bisa mencantumkan kalimat seperti, “Mohon maaf karena terkesan mendadak, tetapi saya membutuhkan jawaban Anda sebelum hari Senin, 22 April, karena saya sudah telanjur memesan tiket pesawat pada hari itu, dan baru akan kembali ke (nama kota Anda) 2 minggu setelahnya."
Sediakan informasi kontak agar penerima surat bisa menghubungi Anda jika memiliki pertanyaan. Bantu penerima surat untuk menghubungi Anda dengan mudah dan cepat, terutama jika Anda membutuhkan jawabannya dalam waktu dekat. Caranya, cukup cantumkan informasi kontak yang bisa dengan mudah dia hubungi di jam kerja.[10]- Misalnya, Anda bisa menulis, “Jika memiliki pertanyaan, silakan menghubungi saya di nomor kantor: 222-123-4567."
Akhiri surat dengan salam penutup yang formal dan sopan. Beberapa contoh salam penutup yang bisa Anda sematkan di dalam surat permohonan bisnis formal adalah “Hormat saya” atau “Salam”. Setelah salam penutup, jangan lupa menambahkan tanda baca koma, lalu menyisakan dua baris kosong untuk menampung tanda tangan Anda. Setelah dua baris kosong tersebut, cantumkan nama lengkap Anda.[11]- Jika perlu mencantumkan informasi tambahan, seperti jabatan atau nomor identifikasi tertentu, silakan menambahkannya tepat di bawah nama lengkap Anda.
Iklan
Tips
- Jangan lupa menyunting surat sebelum mencetak dan menandatanganinya. Ingat, kesalahan sekecil apa pun dapat merusak kredibilitas Anda dan berisiko membuat permohonan Anda tidak dipenuhi oleh penerima surat.
- Simpan salinan surat sebagai arsip pribadi, setidaknya sampai permohonan Anda telah dipenuhi.
- Jika Anda berencana mengirimkan surat melalui media internet alih-alih jasa pos, format yang digunakan sejatinya benar-benar sama. Pada bagian akhir surat, tetaplah menyisakan ruang untuk tanda tangan meski nantinya dikosongkan, kecuali jika Anda memiliki tanda tangan digital yang bisa dilampirkan.
Referensi
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/personal_correspondence/personal_letters.html
- ↑ https://speakspeak.com/resources/general-english-vocabulary/making-requests-in-emails-and-letters
- ↑ https://speakspeak.com/resources/general-english-vocabulary/making-requests-in-emails-and-letters
- ↑ https://blog.fundly.com/donation-request-letters/
- ↑ https://blog.fundly.com/donation-request-letters/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/personal_correspondence/personal_letters.html
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
Tentang How.com.vn ini
Apakah artikel ini membantu Anda?
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How Bahasa Indonesia language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.
