PDF herunterladenPDF herunterladenDieser Artikel wurde unter Mitarbeit von Shannon O'Brien, MA, EdM erstellt. Shannon O'Brien ist die Gründerin und leitende Beraterin von Whole U. (einem Beratungsdienst für Karriere- und Lebensstrategien mit Sitz in Boston, Massachusetts. Durch Beratung, Workshops und E-Learning bestärkt Whole U. Menschen, sich ihrem Lebenswerk zu widmen und ein ausgeglichenes, zielgerichtetes Leben zu leben. Shannon wurde von Kritikern auf Yelp als die führende Karriereberaterin und führende Lebensberaterin in Boston gewählt. Sie wurde in Boston.com, Boldfacers und UR Business Network vorgestellt. Sie machte ihren Abschluss in Technologie, Innovation & Bildung an der Harvard University.
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Du kannst ein formelles Anfrageschreiben oder einen Bittbrief aus einer Reihe von Gründen verfassen, zum Beispiel, um jemandem um um Geld oder andere Unterstützung anzufragen oder darum zu bitten, dass derjenige gewisse Maßnahmen ergreift. Dein Brief sollte allgemein kurz gehalten sein – nicht länger als eine Seite – und direkt und selbstbewusst erklären, was du willst. Wie du den Brief abschließt, hängt von dem Zweck des Briefes ab und der Person, an die du ihn schreibst. Im Allgemeinen solltest du einen persönlichen Brief an jemanden, den du kennst, lockerer abschließen als einen Brief, der an ein Unternehmen oder aus einem professionellen Zweck heraus verfasst wird.[1]
Vorgehensweise
Setze eine freundliche Sprache ein, um deine Anfrage zu formulieren. Bei einem persönlichen Brief bietet man normalerweise ein paar Hintergrundinformationen dazu, warum man die Bitte stellt und nennt dann direkt seine Anfrage. Ein Ausdruck wie "würdest du" oder "könntest du" lässt den Empfänger wissen, dass du es nicht für selbstverständlich erachtest, dass er deiner Bitte nachkommt.[2]- Du könntest zum Beispiel schreiben: "Wärst du bereit, meine Schwester zu der Benefizveranstaltung zu begleiten, damit sie nicht alleine gehen muss?"
Fange einen neuen Absatz an für nachfolgende Anfragen. Wenn du eine Antwort vom Empfänger bis zu einem bestimmten Datum brauchst oder von ihm etwas anderes in Bezug auf deine Anfrage brauchst, halte es von deinem Hauptanliegen getrennt. So weiß der Empfänger, dass die folgende Bitte dem Hauptanliegen untergeordnet ist.[3]- Um mit dem vorherigen Beispiel weiterzumachen, könnte eine nachfolgende Anfrage lauten: "Wir wären dir so dankbar, wenn du sie zu der Veranstaltung fahren und anschließend wieder nach Hause bringen könntest."
Danke dem Empfänger im Vorhinein dafür, dass er deinem Wunsch nachkommt. Nachdem du deine Anfrage genannt hast, nimm eine schlichte Aussage auf, mit der du dem Empfänger dankst. Du kannst auch einen Satz darüber schreiben, wie viel dir seine Unterstützung bedeuten würde.[4]- Du könntest zum Beispiel schreiben "Vielen Dank im Vorhinein, dass du uns hilfst. Es bedeutet meiner Schwester enorm viel, an der Benefizveranstaltung teilzunehmen."
Nimm zusätzliche Informationen auf, die der Empfänger brauchen könnte. Wenn die Anfrage auf eine bestimmte Weise erfüllt werden muss oder an einem bestimmten Ort und Zeitpunkt, nimm diese Informationen nach deiner Danksagung auf. Du könntest auch Kontaktinformationen aufnehmen, wenn du davon ausgesht, dass der Empfänger zuerst mit dir darüber sprechen möchte.[5]- Du könntest zum Beispiel schreiben "Meine Schwester würde gerne mindestens eine Stunde früher bei der Benefizveranstaltung ankommen, damit sie mit den Organisatoren sprechen kann."
Tipp: Wenn du weitere Informationen aufnimmst, könntest du auch eine zusätzliche kurze Zeile schreiben, in der einfach "Danke noch einmal!" steht. Das verstärkt den Eindruck, dass du die Antwort des Empfängers nicht als selbstverständlich ansiehst.
Füge einen höflichen Schluss vor deinem Namen hinzu. Eine einfache Grußformel wie "Viele Grüße" eignet sich gut für persönliche Briefe. Abhängig davon, wie gut du den Empfänger kennst und wie eure Beziehung aussieht, kannst du etwas Wärmeres auswählen wie "Herzlichst" oder "Dein/e".[6]- Gib ein Komma nach deiner Schlussformel ein und lasse zwei Zeilen für deine Unterschrift frei. Tippe darunter deinen Namen.
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Beziehe deine konkrete Anfrage in den Hauptteil des Briefes ein. Wenn du ein Anfrageschreiben aus einem beruflichen, professionellen oder akademischen Grund schreibst, nenne den Zweck deines Briefes vorab. Am besten nimmst du deine konkrete Bitte in den ersten Satz des Briefes auf, anstatt sie ans Ende des Briefes zu schreiben.[7]- Weil du deine Bitte konkret im ersten Satz des Briefes benannt hast, ist es nicht notwendig, sie am Ende des Briefes zu wiederholen.
Danke dem Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit. Fange einen neuen Absatz an und schreibe dann einen einzigen Satz, in dem du dem Empfänger für seine Zeit dankst, in der er deinen Brief gelesen und über deine Anfrage nachgedacht hat. Der Empfänger ist vermutlich eine vielbeschäftigte Person und seine Zeit ist wertvoll. Lasse ihn wissen, dass du seine Mühe schätzt.[8]- Du kannst zum Beispiel schreiben: "Danke, dass Sie sich die Zeit nehmen, meine Anfrage zu bedenken. Ich weiß es zu schätzen."
Tipp: Nachdem du dem Empfänger für seine Zeit und Aufmerksamkeit gedankt hast, kannst du auch eine weitere Entschuldigung einfügen, wie "Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten", wenn es angemessen ist.
Teile dem Empfänger etwaige Fristabläufe mit. Wenn du die Antwort des Empfängers bis zu einem bestimmten Datum wissen musst, gib das genaue Datum und den Zeitpunkt an. In manchen Situationen könnte es angemessen sein, einen kurzen Grund dafür zu nennen, warum die Frist von Bedeutung ist.[9]- Du kannst zum Beispiel schreiben: "Ich entschuldige mich für die kurzfristige Meldung, ich benötige aber eine Antwort bis Montag, den 22. April. Ich habe einen Flug an diesem Tag gebucht und werde zwei Wochen lang nicht in der Stadt sein."
Gib Kontaktdaten an, für den Fall, dass der Empfänger Fragen hat. Biete dem Empfänger eine Möglichkeit an, dich schnell zu kontaktieren, besonders wenn du innerhalb weniger Tage eine Antwort brauchst. Gehe sicher, dass der Kontaktweg, den du anbietest, einer ist, auf dem du während der gewöhnlichen Geschäftszeiten erreichbar bist.[10]- Du könntest zum Beispiel schreiben "Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne unter meiner geschäftlichen Telefonnummer 0178 352 6749 kontaktieren."
Beende den Brief mit einer formellen und respektvollen Grußformel. Eine Schlussformel wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichem Gruß" ist angemessen, um einen formellen Brief, der aus geschäftlichen Gründen geschrieben wurde, zu beenden. Schreibe ein Komma nach der Grußformel und lasse dann zwei Zeilen frei für deine Unterschrift. Tippe deinen Namen unter diesen Platz.[11]- Wenn weitere Informationen notwendig sind, wie eine Berufsbezeichnung oder Identifikationsnummer, gib sie in der Zeile direkt unter deinem getippten Namen an.
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Tipps
- Lies dir deinen Brief sorgfältig durch und überarbeite ihn, bevor du ihn ausdruckst und unterschreibst. Alle Fehler, die du machst, lassen dich nachlässig wirken und könnten dazu führen, dass deiner Bitte nicht nachgekommen wird.
- Mache eine Kopie deines Briefes und bewahre sie in deinen Unterlagen auf, zumindest bis die Angelegenheit abgeschlossen und deine Anfrage erfüllt wurde.
- Wenn du vorhast, den Brief per E-Mail anstelle einer gedruckten Version zu verschicken, ist das Format im Grunde dasselbe. Du würdest Platz für deine Unterschrift lassen, ihn aber nicht tatsächlich unterschreiben (außer du hast eine digitale Signatur als Datei).
Referenzen
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/personal_correspondence/personal_letters.html
- ↑ https://speakspeak.com/resources/general-english-vocabulary/making-requests-in-emails-and-letters
- ↑ https://speakspeak.com/resources/general-english-vocabulary/making-requests-in-emails-and-letters
- ↑ https://blog.fundly.com/donation-request-letters/
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- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/general_writing/personal_correspondence/personal_letters.html
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
- ↑ http://go.sdsu.edu/student_affairs/ombudsman/writingletter.aspx
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