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Todos entendemos que es importante ser organizados en el trabajo, pero muchos lo consideran como un problema constante. Aunque no lo creas, ser organizado es menos abrumador de lo que piensas. Esto será mucho más fácil de lo que podrías imaginarte si empleas algunas soluciones rápidas y constantes.
Pasos
Supervisa tus actividades. Escribe sobre tus actividades cotidianas en un diario o un registro por unos días. Esto será de utilidad para que notes con exactitud qué es lo que haces (y de lo que podrías no haberte percatado), y obtener una perspectiva inicial sobre las deficiencias en tu manera de organizarte y tu productividad. Debes realizar este ejercicio teniendo en cuenta tus metas dentro de tu panorama global. Esta actividad de registro te permitirá identificar las actividades que podrían hacerte perder el tiempo y las que serán de ayuda para alcanzar tus metas.[1]
Identifica cuáles son tus horas de productividad. Algunas personas son más eficientes en las mañanas, y otras sienten pánico de solo pensar en estas horas. Es probable que tengas una idea de las horas del día en las que eres más productivo. Podrías preferir las tardes, las mañanas, la hora del almuerzo o los momentos previos o posteriores a las horas más complicadas del día laboral; en cualquier caso, saca partido de estas horas para aumentar tu productividad al máximo.
Determina la prioridad de tus tareas. Todos sabemos que algunas tareas tienen más importancia que otras; sin embargo, no siempre les asignamos la prioridad que merecen. Por esta razón, debes elaborar un sistema de clasificación en donde señales las tareas importantes, el cual debe ser sincero y flexible.[2] Emplea recordatorios usando un calendario digital o colocando notas adhesivas en tu computadora o tu escritorio. Dedícales más tiempo y energía a las actividades de tu lista que sean de mayor prioridad. Entre ellas tenemos a las tareas que requieren un tiempo determinado, como las que deben culminarse al final del día laboral o para el siguiente día. Asimismo, tu prioridad podría ser responderles a los clientes, los jefes o a todo aquel que pague las cuentas. Asimismo, siempre es bueno consultar si no estás seguro de la delicadeza o importancia de una tarea.
Haz las tareas rápidas de inmediato. No es necesario que asignes una prioridad y programes todas las tareas para culminarlas en un futuro. Algunas tareas pueden culminarse empleando casi el mismo tiempo que has requerido para planificarlas o programarlas. Si es así y puedes culminar estas tareas de inmediato, ¡hazlas a como dé lugar! También dejarás de postergar las tareas rápidas si las haces de inmediato.
Organiza todo desorden y los materiales de trabajo. Tu escritorio podría quedar desordenado con mucha facilidad, lo que evidentemente será un obstáculo para tu organización. Algunas personas incluso cuentan con una política de trabajar con un escritorio limpio. Esto no es totalmente necesario; sin embargo, puedes adoptar medidas para despejar tu espacio de trabajo.- Ordena tu espacio. Arroja tus desechos a la basura y archiva de manera sistemática los materiales que necesites. Elimina el desorden siempre que puedas: en los momentos en los que no haya mucho trabajo, en los descansos o entre las tareas.
- Limpia de inmediato lo que uses. Así lo considerarás como una prioridad. Además, no sentirás la agitación inevitable que surge cuando tu desorden actual forma parte de tu desorden futuro.
- Ten a la mano los implementos necesarios. Evidentemente, no todo lo que está cerca de ti es desorden. Podrás ahorrar tiempo y usar de manera adecuada tu preciado espacio si tienes tus implementos a la mano.
Programa tus actividades y citas. Algunas personas solo programan las reuniones en su lista de cosas por hacer, pero no consideran las actividades. Si programas las tareas más importantes, además de las citas, esto puede ser de utilidad. Asimismo, podrías agrupar tus días, por ejemplo, asistiendo a reuniones solo los martes y los jueves. También debes incluir algunos momentos libres en tu horario, así podrás pasar un tiempo de recreación o adaptar todo lo que surja de manera inesperada.[3]- Usa un organizador y un calendario. Puedes emplear un organizador hecho con papel y pluma, o calendarios elaborados con software y aplicaciones de asistentes personales, como iCalendar o Google Now.
- Organiza tus actividades en categorías. Si le asignas una categoría o un código de color a tus actividades, podrás contar con un recordatorio visual rápido que te indicará lo que es importante. Por ejemplo, entre las categorías podrías tener a la correspondencia, los proyectos, los eventos, las reuniones, los aportes de ideas e incluso los descansos, los ejercicios y las horas de ir al gimnasio.
- Haz que tu tecnología esté más optimizada. Puedes combinar tu lista de cosas por hacer, calendarios y direcciones de correo si empleas organizadores en línea y plataformas de correo electrónico como Outlook. Además de mejorar tu eficiencia, esto será de utilidad para optimizar tu manera de pensar.[4]
- Delega siempre que puedas. El alboroto de tu día laboral puede hacer que olvides con facilidad que no es necesario que te encargues de todo. Delega tu trabajo a un asistente o, si te encuentras bastante abrumado, pídele a un colega que te haga un favor y te brinde su ayuda para llevar a cabo una determinada tarea. Podrás devolverle el favor cuando las cosas se hayan calmado.[5]
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Revisa tu correo electrónico a horas programadas. No siempre tenemos que revisar nuestra bandeja de entrada constantemente, ya que algunos mensajes no requieren tanta prontitud como podríamos creer. Si tu trabajo no requiere que respondas los correos electrónicos de inmediato, revisa tu correo a horas programadas, solo 3 o 4 veces al día aproximadamente.
Archiva tus correos electrónicos. Archiva las carpetas y marca los correos para sacarles provecho, en lugar de dejar que los mensajes se acumulen en tu bandeja de entrada.[6] Por ejemplo, puedes beneficiarte si empleas las carpetas y subcarpetas de Outlook o las etiquetas y las múltiples bandejas de Gmail.[7] Por ejemplo, si eres periodista, podrías contar con carpetas denominadas historias actuales, historias futuras, historias antiguas, entrevistas y fuentes, y presentaciones e ideas.- Elimina y archiva. Archiva los correos antiguos e importantes, y elimina los demás. En el ejemplo anterior, la carpeta “historias antiguas” es la carpeta de archivos del periodista. Cuando empieces a eliminar los correos electrónicos antiguos, te sorprenderás al notar que la cantidad de correos que debes eliminar es mayor a la de los que debes archivar. Algunos prefieren no tener correos no leídos (es decir, ningún correo electrónico nuevo en su bandeja de entrada). Además de las carpetas y etiquetas, puedes lograr que tu bandeja de entrada esté libre de correos electrónicos no leídos si empleas la función de archivar, si eliminas los correos antiguos durante las horas que no trabajes, y si usas aplicaciones para limpiar tu correo electrónico.[8]
Usa otros tipos de comunicación, si brindan una mayor eficacia. En ocasiones, una breve llamada telefónica puede tener el mismo resultado que un intercambio de 10 correos electrónicos. En este caso, ¡debes hacer la llamada! En ocasiones, es mejor hacer una llamada telefónica si sabes que un intercambio de correos generará una conversación o implicará una cantidad de correos considerable. Por lo general, podrás obtener más detalles a través del teléfono, y al mismo tiempo la otra persona y tú no tendrán que escribir correos extensos que quiten tiempo. Incluso podrías enviarle un correo electrónico a un colega diciéndole “Quiero hacerte muchas preguntas sobre este tema. Quizás sea mejor que habláramos por teléfono. ¿Puedo llamarte en 5 segundos?”.
Reduce las interrupciones. Los descansos estratégicos son de utilidad, lo que no ocurre con las interrupciones durante las horas de trabajo. Las interrupciones pueden hacer que trabajes más lento, arruinar tu ritmo laboral y hacer que pierdas la ilación de tus pensamientos. Por ello, si sabes que estarás muy ocupado, usa mensajes y correos de voz que indiquen que no estás disponible. Además de usar estas herramientas cuando no te encuentres en la oficina, también puedes emplearlas si estás demasiado ocupado. Muchas personas tienen una “política de puertas abiertas”, pero en realidad tu puerta no tiene que estar abierta en todo momento. Incluso podrías colocar un mensaje amigable en la puerta, el cual diga “Conferencia telefónica en curso” o “Estoy ocupado, regresar más tarde o enviar un correo electrónico”.
Recurre a la nube. Vale la pena tener en cuenta a la computación en nube, ya que puede ser más barata, ampliable y eficiente, y se puede actualizar con más facilidad.[9] El contenido que se encuentra en la nube es bastante útil, ya que puedes tener acceso a él a través de todos tus dispositivos: computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. Asimismo, el almacenamiento en nube puede ser de utilidad como un tipo primario o secundario de soporte digital. Consulta al administrador de TI o al proveedor de software, ya que es probable que cuentes con una cantidad gratuita de espacio en la nube, o por un pequeño costo anual.
Usa marcadores en línea. Los principales buscadores de Internet cuentan con marcadores en los que puedes guardar y organizar tus páginas web favoritas o las que visites con más frecuencia, así podrás acceder a ellas con rapidez y de manera fácil. Aprovéchalos para recordar las páginas importantes en las que podrás informarte sobre las noticias o las actualizaciones de la industria.Anuncio
No hagas muchas tareas al mismo tiempo. Tal parece que todos los expertos coinciden en ello.[10] En la televisión, esto puede lucir como algo rápido o genial; sin embargo, no es eficaz y tu manera de organizarte puede volverse menos eficiente.[11] En lugar de ello, centra toda tu atención en una sola tarea, llévala cabo y continúa con la próxima de tu lista.
Elabora un horario o un cronograma para tus actividades. Afortunadamente, en la mayoría de los trabajos, no es necesario que programes cada minuto de tu día. No obstante, podrás mantenerte enfocado si sigues un horario básico de los momentos importantes y las tareas y acontecimientos más relevantes del día.- Fija un plazo de tiempo para algunas actividades. Algunas actividades no necesitan un plazo de tiempo, mientras que otras deben contar con parámetros de tiempo que sirvan para aumentar tu productividad. Reflexiona sobre las tareas del día que suelen tomar más tiempo de lo debido, y fija plazos de tiempo para ellas.
- Asigna tiempo adicional a otras actividades. La experiencia te enseña que algunas tareas llegan a tomar más tiempo del previsto, pero esto no siempre es algo malo. Por ejemplo, tómate un tiempo adicional antes y después de realizar este tipo de actividades, y los acontecimientos y las reuniones que sean bastante importantes.
Usa una aplicación de temporizador, un cronómetro o un despertador. Si se usan con moderación, estas herramientas pueden ser eficaces. Algunas personas prefieren adelantar sus alarmas por 10, 15 o 30 minutos, y así recibir una notificación anticipada o contar con un tiempo adicional antes de llevar a cabo una actividad. Asimismo, puedes programar alarmas de recordatorios.
No pospongas las actividades. Determina si es totalmente necesario o si solo estás postergando las cosas. Si consideras que se trata de lo último, no pospongas, ¡debes estar listo para todo! No obstante, si tienes que posponer toda una actividad o parte de ella, debes recordar en qué punto te has quedado, y reprogramarla con planes concretos. Del mismo modo, podrías elaborar un plan de contingencia. Por ejemplo, si debes cancelar una reunión en persona, podrías realizarla por teléfono o mediante una videoconferencia.Anuncio
Toma descansos. Si le das un descanso a tu mente, esto será importante para tu productividad y para la salud de tu mente.[12] En ocasiones, nos vemos tan atrapados en nuestro trabajo que no nos tomamos los descansos que tanto necesitamos. Si te tomas unos descansos, obtendrás el reposo que necesitas para mejorar tu productividad, y además tendrás la oportunidad de reflexionar si lo que has estado haciendo es la manera más eficaz de usar tu tiempo.
Duerme mejor. Si no duermes lo suficiente, al día siguiente podrías sentirte aturdido, cansado o aletargado, lo cual puede perjudicar tu horario y tu eficiencia laboral. Duerme entre 7 y 8 horas de noche, sin interrupciones.
No te compares con tus compañeros de trabajo. La mayor parte de las funciones de tus compañeros de trabajo son diferentes a las tuyas, y cada persona emplea diferentes métodos de organización que son adecuados para ellas. Un método puede ser adecuado y eficaz para un colega, pero podría no ser el más apropiado para ti, o viceversa.
Reconoce que la organización es un proceso constante. No pienses que será perfecto. La organización es constante y necesita una atención permanente. No podrás organizarte de manera óptima todos los días, pero si te organizas un poco, esto será de mucha utilidad para aumentar tu eficiencia.Anuncio
Referencias
- ↑ http://people.rice.edu/uploadedFiles/People/TEAMS/Getting%20Organized%20at%20Work.pdf
- ↑ http://www.inc.com/lauren-perkins/how-to-prioritize-when-everything-is-a-priority.html
- ↑ http://www.fastcompany.com/3008409/dialed/how-schedule-your-day-peak-creative-performance
- ↑ http://career-advice.monster.com/in-the-office/workplace-issues/get-organized-at-work/article.aspx
- ↑ http://www.canadianliving.com/life/work/10_simple_ways_to_get_organized_at_work.php
- ↑ http://www.office.xerox.com/latest/XOGFL-39U.pdf
- ↑ http://blog.hubspot.com/marketing/productivity-tools-forgetful-person
- ↑ http://mashable.com/2013/10/10/inbox-zero/
- ↑ https://www.business.qld.gov.au/business/running/technology-for-business/cloud-computing-business/cloud-computing-benefits
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