Cómo saludar a la gente por teléfono

Saludar amablemente cuando levantas el teléfono hace que la llamada sea más fácil, incluso si solamente pasarás el teléfono a otra persona. Haz que sea fácil para ti y para las demás personas que llaman al saber cómo saludar a alguien por el teléfono correctamente.

Pasos

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Si has estado respondiendo el teléfono de una manera muy despreocupada, piensa en cómo esto impacta a la persona que te escucha. Para empezar, tu no sabes quién puede estar al otro lado del teléfono, puede ser tu futuro jefe un amante y la primera impresión que le has dejado no ha sido la mejor. Recuerda que un buen inicio asegura un buen fin. Si crees que el teléfono es intimidante, mejorar tu técnica al responder te ayudará a ganar más confianza, porque solo tienes que ser amable y seguir la rutina para cubrir esos nervios al contestar. Una vez que hayas practicado algunas veces, te será más fácil realizarlo.
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Sé consciente del tono de tu voz. Sin poder verte, la gente sacará conclusiones sobre tu integridad y confianza por la manera en que suenas. Si contestas el teléfono con el propósito de hacer negocios, esta puede ser tu oportunidad para impresionar a un cliente potencial o un socio. El tono de tu voz impactará muchas cosas, como si hablas claramente, tu humor, y el entusiasmo que tienes al recibir su llamada. Es posible que creas que tu voz es lo suficientemente fuerte y clara para escucharse por los demás. Por otro lado, tanto gritar como hablar muy bajo puede ser molesto para la persona que escucha. Trata de practicar el tono de tu voz con un amigo que sepa lo que tratas de hacer. Deja que tu amigo te de una retroalimentación constructiva sobre cómo puedes mejorar tu voz en el teléfono.
- Debes aspirar a tener una voz clara que sea lo suficientemente fuerte sin tener que gritar.
- Inclínate hacia atrás y arquea tu cuello. Es más fácil atenuar el entusiasmo en esta posición.
- Mantén un tono de voz agradable y grato. Incluso si suceden otras cosas a tu alrededor, no infectes con esto a tu tono de voz a menos que sea tu madre o alguien similar que pueda escuchar tus problemas. La mayoría de la demás gente solamente querrá escuchar una voz agradable.
- Trata de permanecer parado cuando contestes el teléfono. Esto te permite respirar porque el diafragma no está aplastado por estar sentado. Al estar de pie, tendrás más energía y transmitirás esto en tu voz.
- Sonríe cuando contestes el teléfono. Se puede escuchar la sonrisa a través de la voz, esto mantiene fluyendo la energía positiva.
Cada uno de estos sonidos es notado por la persona que realiza la llamada y suena terrible. Evita otros sonidos al contestar o al hablar por teléfono como la flatulencia, eructar, bostezas, murmullos o hacer ruidos extraños con tu boca. Si no tienes alternativa al estornudar o toser, discúlpate y rápidamente recupera tu tono agradable.
Un teléfono que suena por mucho tiempo hace que la otra persona se pregunte porque eres tan lento al contestar. Cuando eventualmente contestas es posible que la otra persona se sienta desfavorablemente indispuesto contigo ya que se pregunta por qué te tomó tanto tiempo en contestar el teléfono. Esto es importante en el trabajo o en algún negocio, también es importante en el hogar a menos que solo recibas llamadas de familiares que ya se han acostumbrado a que te tardes en contestar. (Esto no los hará sentirse menos frustrado).
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Saluda a la persona que llama con un “Hola”. Si debes ser más profesional di algo como “Buenos días” o “Buenas tardes”. Evita decir “Hola“ en un contexto demasiado informal, a menos que quieras sonar como un chiquillo. Di tu nombre y si está en el trabajo, di tu puesto o el departamento que te encuentras.
- Un ejemplo formal. “Hola, mi nombre es Elizabeth Jones del Departamento de Servicios Legales. ¿Cómo puedo ayudarlo?
- Un ejemplo menos formal” Hola, habla Jeremy, de la Residencia Brown”: No tienes que decir el nombre de la familia si no lo deseas. Sin embargo, si estás en una casa que compartes con otras personas, puede ser que esto sea muy útil si la persona que llama está buscando a una persona de esa casa.
- Si dices simplemente, “Este es XYZ. ¿Puedo saber quién está en la línea?” o simplemente dando tu número de teléfono, si es tu residencia, esto es aceptable, asegúrate de decirlo clara y lentamente para que la persona que escucha tenga tiempo de registrar la información de lo que estás diciendo.
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Si vas a tomar llamadas de forma profesional, siempre debes decir “Buenos días/Tardes”. Esto debes hacerlo antes de decir el nombre de la compañía. Por ejemplo”Buenos días, soy Mark, estás hablando con “The local deli” ¿cómo puedo ayudarle? La gente invariablemente no escuchará la primera parte de lo que dices así que si mencionas primero el nombre de la compañía como “Local deli... hola” es posible que el cliente no esté seguro del número de teléfono del negocio, y tenga que preguntar, esto te hace ver poco profesional.
- Si la persona que llama es una persona que no has escuchado por algún tiempo, siéntete libre de expresar lo contento que te sientas por escucharlo de nuevo. Sin embargo, no lo hagas sentir como si lo estuvieras regañando por no haber llamado antes.
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Escucha amablemente y cuidadosamente lo que la persona que llama solicita. Durante este breve momento te darás cuenta si desea hablar contigo, si debes seguir siendo formal o puedes ser informal con esta persona, si debes tomar un mensaje o pasar el teléfono a alguien más. Durante este momento mantente cortés y no lo interrumpas. Si la otra persona no te ha dado su nombre o si no es claro para ti, asegúrate de preguntarle para aclarar este punto. Algo como “perdón pero no pude escuchar su nombre completo señora” debe funcionar..
- Si estás tan ocupado que el teléfono será una interrupción, entonces no debes contestar el teléfono. Al contestar el teléfono, estas invitando a la otra persona a conversar contigo, incluso si es solo por unos minutos. Nunca le digas a alguien que estás muy ocupado como para hablar con ellos ahora; deja que la máquina contestadora contesta la llamada especialmente si vas a hablar con otra persona. Tener más de una llamada al mismo tiempo puede distraerte y puedes confundir a las personas que llaman. Y tendrás que interrumpir las llamadas, esto hace que la persona que llama se sienta incomoda
- Nunca contestes el teléfono como medio para comunicarle a la persona que llamas tu importancia. Contestar con una respuesta brutal como “Estoy en una reunión importante, no puedo hablar ahora” es bastante grosero y es una llamada que no debiste atender.
De hecho pon a la persona en espera solo si es completamente necesario. Algunas personas te dirán el problema incluso antes de que tengas oportunidad de intervenir, en ese caso mantente muy amable y hazles saber que has escuchado sus requisitos y que lo comunicarás con una persona que puede lidiar con este problema. Si debes pedirle que espere di: ¿Puedo colocarte en espera por un momento, o tal vez debas llamar más tarde? En lugar de decir “Espera por un rato, ya vuelvo”
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Deja un mensaje claro y comprensible en la máquina contestadora. Tu contestadora es una forma de saludar ya que recibe tus llamadas cuando no estás en el lugar. Ten cuidado con el mensaje que dejas en esta máquina. Evita dejar algo que no se entienda, o que sea desorientador como una broma tonta que solo tu mejor amiga entienda. Deja un mensaje claro, amistoso y que invite a la persona a volver a llamar, o con la promesa que tu devolverás la llamada tan pronto como sea posible.
- Los mensajes lindos, graciosos en el contestador automático puede ser poco apropiado ya que solo tú y las personas cercanas creen que es lindo y gracioso. Para un cliente potencial, empleador, etc. Este mensaje puede sugerir inmadurez y falta de seriedad.
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Método 1

Método 1 de 1:

Continúa y termina la llamada

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Aunque esto no sea parte del saludo en una llamada, mantener un tono agradable durante toda la llamada es importante para tener una conexión exitosa.

Luego de que la persona que ha llamado ha mencionado lo que quiere, utiliza su nombre para demostrarle que has escuchado lo que dijo y repite algo que creas que necesites aclarar. Procede con la conversación, y continúe insertando su nombre frecuentemente como manera de mantener una conexión humana. Continúa escuchando cuidadosamente y haciendo anotaciones si es necesario. Realiza preguntas sobre lo que no esté claro para ti.
Di algo como “ha sido un placer haber conversado contigo Jane”. Escucha su respuesta, y no te apresures a colgar.
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Consejos

Las llamadas de negocios requieren de que repitas algunos hechos una y otra vez en cada llamada. Puede ayudar que digas las mismas cosas de una forma diferente ya que decir lo mismo una y otra vez puede sonar monótono y sonarás como una grabadora, esto hará que la persona no tenga interés alguno en tu negocio. Mantén la llamada fresca.
Algunas llamadas se realizarán de lugares ruidosos o es posible que tengas una mala conexión telefónica. Debes estar preparado para decir que te está costando escucharlo, debes hablar clara y cuidadosamente. Es posible que debas decirle que llame después, esperando que la línea ya esté en perfectas condiciones, o programa una hora para que tu puedas llamar, cuando se encuentre en un lugar menos ruidoso.
Ten en mente a la persona con la que vas a hablar y actúa de acuerdo a esto.
Si es una llamada persona y no sabes que decir, para mantener una conversación agradable, habla sobre cosas interesantes que te sucedieron en el trabajo, escuela o sobre algún pasatiempo. Realiza preguntas si no sabes que decir. No hables sólo sobre ti
Si tienes niños, enséñales como contestar el teléfono de forma responsable y con confianza. Enséñales como mantener la información personal segura y no decir que no estás en casa cuando ellos contesten el teléfono.
Es una buena idea colocar el teléfono alejado del ruido como la lavadora de ropa y platos, la televisión, fotocopiadora, trabajadores ruidosos, niños gritando, etc. Si no es posible, entonces dirígete a un lugar con menos ruido.
Debes saber que debes decir antes de contestar el teléfono. Superar el nerviosismo de contestar el teléfono y no saber quién está del otro lado se puede superar al saber qué es lo que debes decir (también puedes revisar la identificación de la persona que llama si no está oculta).
Si contestas el teléfono en el trabajo y necesitas dar información como direcciones, direcciones web, correos electrónicos etc. Ten todo escrito frente ti para que puedas deletrearlo correctamente y evitar quedarte en blanco.

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Advertencias

Nunca pongas a alguien en espera sin advertirles.
Nunca hables con un cliente o dignatario como si fuera tu amigo. Debes tener el mejor comportamiento y usar tus modales, así como el mejor lenguaje posible.
A menos que sean tus amigos, evita las palabras informales cuando hables por teléfono.
Evita colgar rápidamente, si haces eso darás la impresión de que terminaste la llamada abruptamente.
Hay muchas cosas que nunca debes hacer durante una llamada, esto incluye murmurar, hacer ruido, bostezar, jadear, o suspirar y ser grosero. Nunca vayas al baño cuando uses el baño (si crees que puede reconocer el ruido del baño) no te alejes el teléfono o envíes mensajes de texto, porque la otra persona puede notar esto y se dará cuenta que no le presas toda la atención.

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