Cómo presentar una moción de manera correcta en una reunión de la junta directiva

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En este artículo:

Escribir una moción

Presentar la moción

Alcanzar una resolución

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Referencias

Una junta directiva es un órgano de gobierno de una empresa, organización o grupo. Si quieres que lleve a cabo cierta acción, tendrás que presentar una moción en una reunión de la junta directiva. La mayoría de las juntas siguen algunas versiones de las “Reglas de orden de Robert” que resumen los procedimientos para presentar una moción.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 3:

Escribir una moción

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   Revisa las reglas del grupo. Si bien la mayoría de las reuniones de la junta directiva se llevan a cabo en función de alguna versión de las “Reglas de orden de Robert”, otras pueden contar con sus especificaciones. Comprender las reglas específicas de tu grupo es fundamental si quieres que tu propuesta se escuche y tome con seriedad.

   • La mayoría de los grupos cuentan con una copia escrita de sus reglas que suelen publicar en sus sitios web. De lo contrario, habla con la persona que lleva las actas de las juntas (por lo general, contará con una copia).
   • Determina si tienes que informarles a todos acerca de la moción antes de presentarla, y si debes entregar cualquier documentación escrita de la misma.
   • Si nunca has sido parte de una junta directiva, solicita asistir a una antes de presentar tu moción, en caso de ser posible. De esta forma, podrás observar cómo se presentan las mociones para familiarizarte con el procedimiento.
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   Busca las planillas o los formularios. En el caso de que tengas que presentar la moción por escrito, tu grupo quizás cuente con un formulario específico que debas usar. Algunos grupos cuentan con plantillas específicas que te guiarán, por más que no sea un requisito usarlas.

   • El formulario puede estar publicado en el sitio web del grupo. El secretario u otra persona que lleven las actas de las juntas directivas también podrían ayudarte.
   • En el caso de no haber un formulario o una planilla, escoge una estructura de forma tal que incluya un título, un espacio para una breve descripción de la moción y un proyecto de resolución.
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   Decide el tipo de moción que deseas presentar. Existen cuatro tipos de mociones: principales, subsidiarias, confidenciales e incidentales. El tipo de moción que precises determinará, en parte, la estructura y el vocabulario de la misma.

   • Las mociones principales y confidenciales no están relacionadas con otras empresas y se deben abordar por cuenta propia. Las subsidiarias e incidentales están vinculadas con otro asunto comercial que se presenta en la junta, por lo que posiblemente no tengas la posibilidad de escribir con anticipación.
   • Tu grupo quizás cuente con reglas específicas para presentar una moción principal. Por ejemplo, quizás tengas que notificarle al presidente dentro de las 24 horas previas a la reunión.
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   Utiliza un vocabulario claro y conciso. Por lo general, las mociones son breves y describen exactamente la acción que deseas que tome la junta, o la postura o las condiciones que quieres que afirme. Utiliza un vocabulario activo y haz que cada palabra cuente.

   • Por otro lado, incluye todos los detalles relevantes, pero sin explayarte demasiado. Encuentra el equilibrio justo, pero asegúrate de incluir todo lo que sea esencial.
   • Si cuentas con bastante tiempo para prepararte, una buena idea es hacer que alguien revise la moción para ver si hay algo que puedas eliminar.
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   Sé lo más específico posible. Una moción ambigua o poco clara reduce de manera significativa las posibilidades de su aprobación. Es poco probable que los miembros de la junta voten por una moción que no comprenden o se pueda interpretar de distintas formas.

   • Por lo general, no debes dejar lugar a dudas. Por ejemplo, si quieres que tu asociación de propietarios cambie la empresa de paisajismo ABC por la XYZ, tendrás que enumerar las compañías de manera específica.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Presentar la moción

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   Párate o levanta la mano. Antes de presentar tu moción, tendrás que buscar el reconocimiento y permiso para hablar por parte del presidente. Los protocolos varían entre los distintos grupos, pero generalmente tendrás que esperar a que el presidente solicite las mociones y luego pararte o levantar la mano.

   • Por lo general, el presidente cederá la palabra para presentar las mociones al preguntar: "¿Hay alguno asunto nuevo a tratar?".
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   Espera el reconocimiento. Cuando el presidente esté preparado para escuchar tu moción, te señalará o mencionará tu nombre y te cederá la palabra. Dependiendo de las convenciones de procedimiento de tu grupo, podrás pararte del asiento o trasladarte al frente de la sala.

   • En el caso de los grupos más pequeños e informales (como aquellos en que hay personas sentadas alrededor de una sola mesa), es posible que no tengas que pararte o moverte en absoluto.
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   Establece tu propósito. Cuando el presidente te ceda la palabra, dirígete a él por su título formal (por lo general, "presidente"). Si no estás seguro de cuál es su título, presta atención a las palabras que utiliza al reconocerte. Por lo general, los presidentes se refieren a sí mismos en tercera persona (por ejemplo: "El presidente reconoce al Sr. Pérez").

   • Después del título oficial, dirígete al presidente como "Señor" o "Señora" de acuerdo a su preferencia.
   • Comienza al decir: "Quisiera presentar una moción". En algunos grupos, es común que los presidentes reconozcan el propósito y te den permiso para continuar. En otros, tendrás que continuar estableciendo tu moción.
   • Dependiendo de las reglas y costumbres de tu grupo, quizás tengas que describir la moción que quieres plantear.
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   Presenta tu moción. Una vez que puedas proceder, comienza por decir: "Propongo" y establece la acción que deseas que la junta lleve a cabo. Si has escrito la moción, puedes leer el documento directamente.

   • La moción siempre se debe presentar afirmativamente. Infórmale a la junta qué es lo que crees que debe hacer, no lo que no debe hacer.
   • Por ejemplo, puedes decir: "Propongo que la junta cancele el contrato con la empresa de paisajismo ABC y contrate a la compañía XYZ".
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   Espera que alguien apoye tu moción. En la mayoría de los casos, otro miembro de la junta deberá apoyar tu moción. De esta forma, se garantiza que la junta no invierta todo el tiempo de la reunión en una moción que solo es importante para una persona.

   • Por lo general, el presidente preguntará si alguien apoya tu moción. En este caso, esa persona se pondrá de pie o levantará la mano y dirá: "Apoyo la moción" o simplemente: "Apoyo".
   • En la mayoría de los casos, es común que ya cuentes con un apoyo con anticipación. Habla con los miembros del grupo con anticipación antes de la reunión e infórmales acerca de tu moción. Averigua si alguien está dispuesto a apoyarla.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Alcanzar una resolución

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   Escucha el planteamiento de la pregunta por parte del presidente. Después de establecer tu moción, el presidente la repetirá como pregunta para el resto de la junta. Esto se llama "exposición del asunto" e inicia de manera oficial la moción para la evaluación de la junta.

   • Por ejemplo, si has presentado la moción para cambiar de empresa de paisajismo, el oficial puede decir: "¿La junta debe cancelar el contrato con la compañía de paisajismo ABC y contratar a la compañía XYZ?". Su respuesta debe ser “sí” o “no”.
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   Argumenta la moción. Después de que el presidente termine de establecer la pregunta, generalmente tendrás una oportunidad para explicar los motivos de tu propuesta durante un tiempo establecido.

   • Aborda tus comentarios ante la junta como un todo, no solo al presidente directamente. Explica todo lo que creas que es necesario. Ahora es el momento de convencer a los miembros de que te apoyen.
   • Por lo general, debes evitar los comentarios personales o dirigirte a un miembro de manera individual, a menos que sea absolutamente necesario para el contexto de la moción.
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   Participa en el debate. Una vez que termines de explicar los motivos de tu moción, el presidente abrirá el debate. La misma puede ser enérgica y abierta, o ser un procedimiento más formal y estricto.

   • Por lo general, las “Reglas de orden de Robert” establecen que cada persona que hable solo debe hacerlo una o dos veces para que todos tengan la oportunidad de hablar. Es posible que tu grupo cuente con un procedimiento más abierto y relajado.
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   Considera las mociones secundarias. Cualquier miembro de la junta puede presentar una moción subsidiaria, confidencial o incidental. En caso de plantearse, tendrás que cederle la palabra a quien presente dicha moción. La misma se considerará ante la junta antes de retomar tu moción.

   • Si se presenta una moción secundaria, se realizará el mismo procedimiento que con la primera. Por lo general, no tendrás la oportunidad de cambiar tu moción en función de la secundaria, pero puedes plantear una nueva.
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   Vota por la moción. Una vez que el presidente determine que se ha concluido el debate, llamará a la votación. Para ello, existen distintos métodos, pero generalmente se hace al levantar las manos o de manera verbal.

   • El presidente llamará primero a los votos afirmativos y los contará. Si claramente representan a la mayoría de los miembros, no llamará a los votos negativos.
   • Si no hay una cantidad suficiente de votos afirmativos, la moción no se aprobará. Es posible que puedas volver a presentarla o proponer una versión modificada. Esto dependerá de las reglas de tu grupo u organización.
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   Ayuda a redactar la resolución. Si la moción se aprueba, tendrás que proporcionar una copia de la moción que has propuesto. En el caso de que hayas tenido que presentar una copia escrita, tendrás que incluir un borrador de la resolución propuesta con la misma.

   • Por más que no tengas que presentar una copia escrita de la moción, siempre es una buena idea redactar una resolución. Si la moción se aprueba, puedes ofrecerle tu borrador al presidente.
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