Cómo organizar un show de talentos

Los shows de talentos son una manera excelente de recaudar dinero y reunir a la comunidad. Si bien es cierto que los shows de talentos toman una cantidad considerable de tiempo y dedicación, son unos eventos divertidos y satisfactorios que exhiben los dones y las habilidades de los participantes. Asimismo, brindan una oportunidad de interactuar con personas de diferentes áreas, como las artes, la administración pública y los estudiantes.

Parte 1

Parte 1 de 4:

Organizar el espectáculo

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Escoge el tipo de show de talentos que quieres. Decide si quieres una exhibición o un espectáculo para recaudar fondos. Decide el tipo de show que buscas hacer y si será una competencia. Cuando lo hayas decidido, entonces puedes escoger el local y el personal apropiados.
- Decide los premios para los ganadores si el espectáculo es una competencia. Crea un primer, segundo y tercer puesto con sus premios respectivos. Considera tener un ganador por cada categoría de las presentaciones en el show.
- Establece unos criterios para juzgar. Establece unas categorías y un sistema de puntaje si habrá jueces. Por ejemplo, 20 puntos por originalidad, 20 puntos por vestimenta, etc. Crea unas multas por exceder el límite de tiempo para mantener justa la competencia.
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Establece un presupuesto. El presupuesto es el sustento del espectáculo. Tendrás que organizar el espectáculo en un local, publicitarlo y comprar algunos artículos. Determina el tamaño del espectáculo y cuán grande tiene que ser el presupuesto para hacer que sea exitoso.
- Encuentra unos patrocinadores para ayudar a recaudar dinero para organizar el espectáculo y para brindar premios.
- Las tarifas para postular al espectáculo y las ventas de las entradas servirán de ayuda para recuperar los gastos iniciales.
- Establece un límite de gasto por cada categoría del espectáculo, como la publicidad y las tarifas del alquiler del local.
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Crea un comité organizacional. Ensambla un grupo de miembros de la comunidad, como padres, propietarios de negocios locales y profesores, y forma un comité. Este comité ayudará a planificar, promover y organizar el espectáculo de talentos.^{[1]XFuente de investigación}
- Un comité organizacional no solo te ayudará a quitar la presión de ti, sino que también te apoyará en las emergencias.
- Designa un tesorero para tener un registro del presupuesto y de los gastos.
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Escoge un local. Piensa en el tamaño del espectáculo. Debes poder acomodar el tamaño de la audiencia. Un salón pequeño de reuniones será el apropiado si el espectáculo es pequeño y si los artistas requerirán de poca ayuda técnica. Los salones más grandes requieren de configuraciones técnicas avanzadas, con sistemas de electroacústica.
- Encuentra una escuela o un teatro local para organizar el evento. Comunícate con la persona encargada del programa si trabajas con un lugar que ya tiene el local.
- Recuerda la audiencia. Tendrás que brindar unos asientos adecuados, aunque dependerá del local que escojas. Por ejemplo, tendrás la opción de acondicionar filas de sillas o mesas desplegables para la audiencia si escoges un salón vacío.^{[2]XFuente de investigación}
Establece la fecha tan pronto como sea posible. Debes asegurarte de que el local esté disponible y asegurarlo. Planifica la fecha alrededor de otros eventos principales que los participantes del espectáculo puedan tener. Por ejemplo, tienes que planificar alrededor de las pruebas si el espectáculo está lleno de estudiantes.
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Establece un personal de apoyo. Necesitarás personas que no se presenten en el espectáculo o juzguen para que te ayuden a organizar el espectáculo. Necesitarás un apoyo en el escenario y un administrador del escenario, unos operadores de sonido y luz y unos jueces (si es un espectáculo competitivo). Recluta unas personas en la comunidad que quieran ayudar, pero que no quieran presentarse en el espectáculo.^{[3]XFuente de investigación}
- Es importante pensar en todos los aspectos del espectáculo. Necesitarás personas para acondicionar el local, administrar el espectáculo, asistir a la audiencia y limpiar.
- Organiza un día de capacitación técnica. Algunas personas sin experiencia técnica pueden desear ayudar con los aspectos técnicos del espectáculo. Organizar un día de capacitación técnica les ayudará a ganar experiencia y poder ayudar a administrar el show de talentos.
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Parte 2

Parte 2 de 4:

Organizar las audiciones

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Crea una solicitud para los participantes. Las solicitudes conservan los registros de los participantes, además de establecer unos parámetros y unos acuerdos legales. Esto te ayuda a organizar a los participantes según las categorías del espectáculo y conservar un registro de sus necesidades técnicas. Indica lo que sea inaceptable para el espectáculo. Por ejemplo, estipula en la solicitud que no se acepta desnudez o pirotécnicos si no quieres que eso aparezca en el espectáculo.
- Asegúrate de que los participantes menores de 18 años tengan las firmas de sus tutores legales para participar.
- Crea una lista de las categorías de las presentaciones en el show de talentos para que los participantes puedan verificar si su presentación se encuentra dentro de una de esas.
- Cobra una tarifa por la solicitud para crear un premio mayor y para ayudar con los costos de organizar el espectáculo.
- Indica cuándo se entregarán los premios.
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Publicita las audiciones. Crea volantes que indiquen la hora, la fecha y el lugar en que realizarás las audiciones. Indica el rango de edades, el tipo de presentaciones para el show y los premios. Indica dónde se puede postular.
- Coloca la tarifa de la solicitud si la hay.
- Especifica si quieres que los participantes utilicen su vestuario para el escenario.
- Brinda una información relevante para comunicarse en caso de que alguien tenga preguntas acerca de su acto o del espectáculo.
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Encuentra un lugar para organizar las audiciones. Deberás reservar un lugar en el que todas las personas puedan presentar su acto en alto volumen y con mucho espacio. Escoge una hora que convenga a los jueces y a los artistas. Por ejemplo, organiza las audiciones en la noche de la semana o en el fin de semana si los jueces trabajan durante el día o los artistas van a la escuela.
- Un salón externo, un estudio de baile o un gimnasio son un buen lugar para organizar las audiciones.
- No utilices la casa de alguien. No podrás organizar a una gran cantidad de personas que se presenta a las audiciones y llevarás a casa a unos desconocidos. El propietario de la casa tendrá que hacerse responsable si algo malo sucede.^{[4]XFuente de investigación}
- Asegúrate de que los artistas tengan un espacio en el que puedan esperar y practicar antes de su audición.
Ten una hoja para inscribirse. Esto te ayudará a conservar un registro de cuántas personas asisten a las audiciones y te permitirá programar la hora de su audición.
Este programa se basará en cuántas personas lleguen y se inscriban. Deja que los artistas sepan cuándo será su audición de modo que puedan irse y regresar si es necesario.^{[5]XFuente de investigación}
Esto les da a todas las personas una cantidad igual de tiempo. Esto también mantendrá el programa encaminado. Utiliza una luz o un sonido para hacer que los participantes sepan cuándo es su turno.
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Parte 3

Parte 3 de 4:

Publicitar el espectáculo

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Publicita el espectáculo. ¡Tienes que pasar la voz de modo que puedas conseguir una audiencia! Hay muchas maneras de publicitar. Haz folletos publicitarios que hagan que las personas sepan la hora, la fecha y el lugar del espectáculo. Asegúrate de crear una lista del tipo de artistas que habrá para crear una emoción.
- Publicita con mucha anticipación para el espectáculo de modo que las personas puedan planificar su asistencia.
- ¡Recluta a las personas que sean excelentes en diseño gráfico si conoces a personas así! Esto puede ser una manera económica para crear unos volantes diseñados profesionalmente.
- Coloca los volantes en las universidades locales, los lugares de presentaciones artísticas y las cafeterías para atraer no solo a una audiencia, sino también a los artistas.^{[6]XFuente de investigación}
- Publicita en lugares en los que se pueda comprar las entradas si las venderás. Asegúrate de incluir la información de que se venderá las entradas con anticipación o en línea si así será.
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Utiliza el internet. Crea una página en Facebook, Twitter y Google+ para el espectáculo. Envía recordatorios acerca de la fecha y la hora. Resalta los artistas para generar una conmoción.
- Encuentra un miembro de la comunidad local que esté dispuesto a construir una página web para el espectáculo, que brinde los detalles del evento. Considera contratar a alguien para esto si tienes suficientes fondos.
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Crea una línea telefónica para informes. Esta línea se utilizará para responder las preguntas que puedan tener los artistas o la audiencia.
- Haz que unos voluntarios respondan la línea. Asegúrate de establecer unas horas para la línea telefónica de modo que los voluntarios no trabajen de más.
Dile a todas las personas que conozcas y aliéntales a hacer lo mismo. En cuanto más emoción muestres, más probable es que le cuenten a otras personas acerca del show de talentos. Esta es una de las mejores maneras y la más efectiva de publicitar el show de talentos.
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Parte 4

Parte 4 de 4:

Organizar el espectáculo

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Haz que todas las personas lleguen temprano. Asegúrate de que todas las personas lleguen al local una hora y una hora y media antes. De esa forma, tienes tiempo para lidiar con los problemas principales antes del espectáculo.
- Utiliza este tiempo para revisar las logísticas del espectáculo con el comité y los voluntarios.
- Asegúrate de que todas las personas estén informadas de los cambios de último minuto.
- Crea una línea telefónica de emergencia. Compra una nueva línea o designa el teléfono de alguien para las llamadas de emergencia. Mantén este número telefónico separado de la línea para informes. Esta línea será para los artistas que llegan tarde o que no pueden asistir.
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Realiza una revisión del escenario. Ensambla un equipo técnico para asegurarse del funcionamiento de las luces y del sonido. Verifica con el administrador de los bastidores de que los artistas hayan llegado y estén en los bastidores preparándose para su rutina.
- Haz que el equipo técnico revise las luces. Asegúrate de tener unos focos de reemplazo en caso se malogre alguna luz.
- Haz que el equipo técnico revise el sonido. Ten cables de reemplazo y un equipo de respaldo en caso de que algo no funcione.
- Asegúrate de que los artistas tengan todo lo que necesitan para su acto, como sus instrumentos musicales, sus ordenadores portátiles o unas pantallas.
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Acondiciona una cabina para las entradas. Coloca una mesa pequeña en la entrada principal del local. Coloca dos voluntarios en la cabina. Ellos recolectarán las entradas de las personas que compraron las suyas con anticipación. Asimismo, ellos venderán las entradas.
- Ten una caja con mucho dinero en efectivo. Asegúrate de que el tesorero conserve un registro de cuánto dinero hay en la caja antes y después para verificarlo con la cantidad de entradas vendidas.
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Acondiciona unos puestos de comida. Decide qué tipo de comida quieres vender antes del show. Las meriendas preempaquetadas requieren de menos esfuerzo que vender comida caliente. Tendrás que limpiar y preparar más si deseas servir comida caliente.
- Cumple con las ordenanzas locales para evitar una multa. Es posible que necesites a alguien con una capacitación de alimentos y seguridad para que se encargue de la comida. Asimismo, tendrás que cumplir con los requerimientos de seguridad contra incendios.
- Lleva unos utensilios y unos platos descartables de modo que no tengas que lavar platos. Brinda un lugar para reciclarlos.
- Lleva unos artículos de limpieza, como trapos y baldes para enjuagarlos. Utiliza lejía en el agua de los baldes para mantenerlos limpios.
- Ten una caja con dinero en efectivo para los puestos de comida.
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Comienza el espectáculo. Haz que el maestro de ceremonias comience el espectáculo y presente a los artistas. Tómate este tiempo para disfrutar de los artistas, pero prepárate para encargarte de las preguntas o las situaciones que surjan.
- Asegúrate de tener un anunciador o un maestro de ceremonias para interactuar con la audiencia entre los actos. Esto mantendrá interesada a la audiencia y le dará tiempo al apoyo del escenario para acondicionar el siguiente acto.
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Limpia. Asegúrate de limpiar el local después de que termine el espectáculo. Reúne al personal voluntario a medida en que todas las personas se retiren si lo tienes. Debes dejar el local en mejor condición que cuando llegaste.
- Designa equipos para limpiar ciertas áreas. Esto hará que la limpieza sea más rápida y más organizada.
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Consejos

Sé flexible. Es posible que los artistas o el apoyo del escenario no lleguen, lo que sucede cuando organizas un espectáculo como este. Cambia el programa del show según sea necesario. Ten respaldos para las posiciones claves, como un administrador de escenario o un maestro de ceremonias.
Haz sugerencias a los artistas acerca de las luces, los disfraces y los adornos para hacer que el espectáculo se realice sin complicaciones.
Asegúrate de escoger a personas con una gran experiencia si habrá unos jueces. Deberás contar con alguien que se especialice en grandes categorías, como el canto, la danza y la música, pero también deberás contar con un generalista que sepa acerca de algunos talentos, como el deporte. De esa forma, no solo habrá opiniones de expertos, sino una opinión de alguien que solo sepa si le gusta lo que ve.
Distribuye a los artistas con actos similares durante el espectáculo. Deberás retener la atención de la audiencia.
Haz una mezcla maestra digital o un disco compacto de los actos que utilizan música pregrabada. Asegúrate de hacer copias en caso de que algo suceda con el original.
Considera crear una política de cancelación en caso de que haya un problema con el clima u otras condiciones. Ten programada una fecha reemplazo para organizar el espectáculo en caso de que tengas que cancelar la fecha original.

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Advertencias

Asegúrate de conocer las ordenanzas locales para servir comida. Se te puede multar por vender comida sin los permisos apropiados para alimentos y seguridad.
Presta atención a las reglas del local. Debes evitar pagar unas tarifas por daños.
Presta atención a todas las reglas de seguridad. No querrás que alguien se lastime durante una parte del espectáculo.

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