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Tener a tu empresa o a tu producto certificado por la Organización Internacional de Normalización (ISO, por sus siglas en inglés) les dice a los consumidores que el servicio que prestas es seguro, eficiente y confiable. Después de haber elaborado un análisis exhaustivo del sistema de gestión de calidad, debes programar una auditoría con un registrador que pertenezca a una organización de certificación externa acreditada. El registrador determinará si las políticas y procedimientos de tu compañía satisfacen los rigurosos estándares de la ISO y, si logras pasar la auditoría satisfactoriamente, recibirás un certificado de la ISO donde se diga que has cumplido satisfactoriamente las condiciones para la certificación.
Pasos
Designa un supervisor para el proyecto. Elige a alguien de la empresa para que supervise la tarea de crear un sistema de gestión de calidad. Esto es básicamente una colección de documentos que detallan la forma en que la empresa realiza sus operaciones. Puesto que la elaboración de un análisis tan complejo requiere de una comprensión profunda de las políticas y de la estructura interna del negocio, solo se debe considerar a los empleados más experimentados para realizar este trabajo.[1]- Un gerente, un jefe de departamento o un director de operaciones estará entre los empleados más calificados para crear un sistema de gestión de calidad centrado.
- Si eres un supervisor financiero en la empresa, tal vez te sientas más cómodo al asumir esta responsabilidad.
Documenta las prácticas que sean particulares de tu empresa. Durante esta fase, tendrás que describir por escrito todas las características del negocio o del producto. El análisis del sistema de gestión de calidad puede incluir detalles como la declaración de la misión de la empresa, la información sobre las políticas y los procedimientos específicos y una lista de estándares estatales y federales bajo los que se opera.[2]- Considera el sistema de gestión de calidad como una descripción exhaustiva de lo que la empresa espera alcanzar con un producto, con un servicio o con su modelo comercial en particular y los pasos exactos que sigue para lograrlo.
- Si buscas la certificación de un producto, el propósito del análisis tendrá que ser la descripción del diseño y de los materiales del producto, del sistema de producción de la empresa y del proceso interno de control de calidad.
- Este es el paso más exigente para asegurar la certificación ISO, por lo tanto, tómate el tiempo necesario para estar seguro de que la documentación sea meticulosa.
Realiza una auditoría interna. Asigna a un empleado calificado para que compare la información que se ha presentado en el análisis del sistema de gestión de calidad con las operaciones diarias de la compañía. Específicamente, esta persona debe verificar que los procedimientos satisfagan tanto las regulaciones de la industria como los estándares de la compañía. Si esperas obtener la certificación ISO, es importante que todos los aspectos de la producción o del servicio se realicen de la manera en la que se ha descrito.[3]- Indica al auditor interno que esté atento a las inconsistencias entre la documentación del sistema de gestión de calidad y la forma en la que se hacen las cosas en la realidad.[4]
- Nombra a alguien que no sea el supervisor del proyecto para el rol de auditor. Esto ayudará a garantizar la imparcialidad y a reducir las probabilidades de que las posibles brechas pasen desapercibidas.
Realiza las mejoras necesarias en las operaciones. Si la auditoría interna presenta alguna característica que no satisfaga las exigencias, la principal prioridad debe ser corregirla antes de solicitar una auditoría formal. Utiliza las notas del auditor como guía, identifique las áreas donde las operaciones no alcanzan los objetivos establecidos por el sistema de calidad y encuentra la manera de resolver los posibles problemas en las próximas semanas y meses.[5]- El cumplimiento de los estándares específicos de desempeño puede requerir que se implementen nuevas políticas, que se exploren procedimientos más seguros o más eficientes o que se vuelva a capacitar a los empleados.
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Busca un registrador calificado para revisar las operaciones. Busca un registrador que tenga licencia para realizar una auditoría externa a través de organizaciones en la región que representen al sector específico en el que se encuentra tu empresa. Por ejemplo, algunos registradores solo se ocupan de la ingeniería de softwares, mientras que otros pueden estar calificados para garantizar estándares de calidad para dispositivos médicos, para la producción de gas natural o para la gestión ambiental.[6]- La organización ISO solo diseña los estándares de la industria y proporciona la acreditación a las organizaciones de certificación independientes, en realidad no emite certificaciones.
- La Junta Nacional de Acreditación de ANSI y ASQ (ANAB, por sus siglas en inglés) ha compilado un directorio de organizaciones de certificación acreditadas para empresas que solicitan una auditoría externa.[7]
- Elegir al registrador adecuado para tu empresa puede llevar un tiempo. Comienza la búsqueda mientras todavía se elabora la documentación para el sistema de gestión de calidad de tal manera que tengas el tiempo suficiente.
Selecciona un registrador que tenga las credenciales necesarias. La certificación se verá mejor si viene de una organización que también haya demostrado cumplir con ciertos requisitos. Considera únicamente a las organizaciones de certificación que utilicen el estándar del Comité de Evaluación de la Conformidad (CASCO, por sus siglas en inglés). La acreditación independiente también es una señal de que la organización con la que vas a tratar ha sido investigada exhaustivamente antes de ser aprobada.[8]- La acreditación es una gran ventaja, pero no es una necesidad. Un registrador puede estar altamente calificado incluso si no forma parte de una lista de certificadores acreditados.
Redacta un contrato de solicitud ISO. Una vez que hayas asegurado los servicios de un registrador, discute con él las disposiciones del proceso de auditoría para revisar los diversos derechos y obligaciones legales de ambas partes y para estar informado sobre las políticas de confidencialidad y de responsabilidad de la organización. Si estás satisfecho con los términos del acuerdo, firma el contrato para confirmar la fecha de la auditoría.[9]- Debido a la necesidad de los estrictos estándares internacionales de modo generalizado, no será posible negociar los términos del contrato de solicitud.
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Envía la documentación del sistema de gestión de calidad para una evaluación previa. La evaluación previa no es un paso obligatorio en el proceso de certificación; sin embargo, una revisión preliminar le dará a la organización de certificación la oportunidad de identificar cualquier error u omisión obvia en la documentación. Resolver estos problemas antes de la auditoría formal te ayudará a enfocar el sistema de calidad y a aumentar las posibilidades de cumplir con éxito todos los estándares de la certificación ISO.- Si optas por realizar una evaluación previa, tendrás que proporcionar a la organización de certificación que has elegido una copia completa y actualizada de la documentación del sistema de gestión de calidad.
- Considera que el período de evaluación previa puede agregar de 2 a 4 semanas al proceso de certificación.
Pasa la auditoría externa. En la fecha inicial de la inspección, el registrador se reunirá con el personal clave de la compañía para presentarles y discutir brevemente los procedimientos. Luego dirigirán su atención hacia la inspección de las operaciones de la empresa y se asegurarán de que se cumplan los estándares detallados en el sistema de gestión de calidad. Debes estar preparado para ofrecer tu cooperación de todas las maneras posibles.- Tú o los empleados podrían pasar por alguna entrevista por separado para que expliquen los detalles de las políticas y de los procedimientos centrales de las operaciones de la empresa.[10]
- La auditoría real es un proceso continuo que puede llevar de días a semanas. La duración exacta dependerá de la complejidad del sistema de gestión de calidad y del tamaño y la estructura organizacional de tu empresa.
Revisa el informe de auditoría completo. Después de la auditoría, la organización certificadora enviará por correo un informe detallado de la auditoría. Este informe resumirá todos los detalles que el registrador haya encontrado a lo largo de la auditoría y te informará sobre cualquier área en la que las operaciones de la empresa no coincidan con los estándares enumerados en el sistema de gestión de calidad (denominados "no conformidades"). El registrador puede mencionar dos tipos diferentes de problemas: las no conformidades menores y las no conformidades mayores.[11]- Asegúrate de que el supervisor del proyecto, el auditor interno y todos los demás empleados clave estén presentes cuando se revisen los resultados del informe de la auditoría.
Envía un plan de acción correctiva para resolver las no conformidades menores. Este es un breve documento que explica la naturaleza del problema y articula las medidas necesarias para corregirlo. Su propósito principal es demostrar a la organización certificadora que entiendes cómo una supervisión no cumple con los estándares ISO. La mayoría de las no conformidades menores se pueden solucionar sin necesidad de inspecciones adicionales y no retrasarán la certificación.[12]- Las no conformidades menores se refieren a pequeños errores de procedimiento o instancias en las que la política y la práctica no coinciden, pero que, en última instancia, no afectan la calidad del producto o del servicio.
Intensifica las operaciones para lidiar con las no conformidades mayores. Estas menciones apuntan a discrepancias notorias en la forma en que se concibe y se ejecuta el modelo del negocio. Recuperarse de una no conformidad mayor a menudo requiere una serie de inspecciones adicionales, además de los costos relacionados con la solución del problema desde adentro. La empresa o el producto no será aprobado para la certificación hasta que el registrador haya reexaminado y aprobado todas las menciones de no conformidad mayores.[13]- Las no conformidades mayores también pueden ocasionar multas u otras sanciones si se descubre alguna infracción de la ley.
- Si el informe de auditoría regresa con más de una no conformidad mayor, tal vez debas reconsiderar el contenido del sistema de gestión de calidad para determinar su viabilidad en su forma actual.
Espera la certificación ISO. Si el registrador está satisfecho con la auditoría, informará a la organización certificadora a través de una recomendación para que la empresa obtenga la certificación. Luego se enviará el certificado oficial en el cual se mostrará el nivel de certificación y el conjunto exacto de estándares que se han cumplido, así como un sello oficial de la organización certificadora.[14]- El certificado puede demorar entre 2 y 3 semanas para llegar después de haber recibido la aprobación de la organización certificadora.
- La empresa también se agregará a un registro de empresas con certificación ISO al que pueden acceder tanto los consumidores como las otras empresas.
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Consejos
- No tienes que obtener la certificación ISO para que tu empresa o tu producto sea un éxito: es simplemente una forma útil para que los consumidores reconozcan a las empresas cuyas prácticas son consistentes con los estándares internacionales que han sido elaborados para su propio beneficio.
- Al etiquetar un producto, servicio o procedimiento después de recibir la certificación ISO, asegúrate de incluir la designación numérica del estándar específico. Por ejemplo, en lugar de solo escribir "Certificado ISO", escribe "Certificado ISO 9001".
- Asegúrate de leer la duración exacta y las condiciones de la certificación para ver lo que debes hacer para mantenerla en el futuro.
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Referencias
- ↑ http://www.iso9001consultant.com.au/FAQ-how-get-9001.html
- ↑ http://www.iso9001.com/gettingcertified.asp
- ↑ http://www.iso9001consultant.com.au/FAQ-how-get-9001.html
- ↑ http://www.iso9001.com/gettingcertified.asp
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ https://www.anab.org/
- ↑ https://www.iso.org/certification.html
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ https://westcare.com.au/assets/Uploads/Westcare-ISO-9001-Audit-Report-July-2016.pdf
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ https://www.bizmanualz.com/obtain-iso-certification/what-are-the-steps-to-iso-registration.html
- ↑ http://www.iso9001consultant.com.au/FAQ-how-get-9001.html
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