Cómo hablar por teléfono

Hablar por teléfono es muy diferente a hablar en persona. Para algunas personas es fácil, pero para otras, es una habilidad adquirida. Algunas personas sienten ansiedad cuando se trata de hablar por teléfono debido a la dificultad para poder escuchar la voz de alguien y no ver su lenguaje corporal. Si deseas mejorar al hablar por teléfono, hay algunas cosas que puedes hacer para prepararte para tu siguiente llamada telefónica y que te pueden ayudar.

Método 1

Método 1 de 3:

Hablar con amigos y familiares

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Ten en mente algunos temas de conversación antes de levantar el teléfono para llamar a alguien. Incluso puedes anotarlos si lo deseas. No escribas una oración completa, ya que lo último que querrás hacer es leer un guion. Escribe solo algunas palabras que te recuerden de lo que quieres hablar.^{[1]XFuente de investigación} Si no tienes algo en particular sobre lo que quieres hablar con tu amigo o familiar, aquí te presentamos algunas ideas:
- Lee el periódico o mira las noticias, y fíjate qué pasa en el mundo. De esa forma, podrás hablar sobre algunos sucesos actuales.
- Habla sobre una película o espectáculo que ambos hayan visto y que te agradó o desagradó, y sobre lo que ambos piensen al respecto.
- Comparte un incidente divertido o interesante que te pasó, ya sea recientemente o hace mucho tiempo.
- Pregúntale a la otra persona sobre algún acontecimiento de su vida que sea reciente o actual y digno de mención.
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Determina cuánto tiempo podría durar la llamada. La duración de las llamadas telefónicas informales puede variar bastante y la persona con la que hables es un factor importante para ello. Si se trata de alguien con quien no has hablado hace tiempo o si es alguien con quien no te ves a menudo, es probable que sea necesario tener una conversación larga. Si se trata de un amigo que ves cada semana, es probable que no tengas muchas cosas para contar, por lo tanto, la llamada no durará mucho.
- El beneficio de saber con anticipación cuánto tiempo aproximadamente durará esa llamada es que podrás evitar ponerle fin muy pronto o hablar demasiado tiempo al preparar temas de conversación de forma adecuada.
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No hables demasiado. Si no tienes mucho para decir, permite que la otra persona hable la mayor parte del tiempo y simplemente mantén fluida la conversación. No interrumpas cuando la otra persona hable de tal forma que dejes que se exprese. Una parte importante de tener una llamada telefónica exitosa es simplemente tener buenas habilidades para escuchar.^{[2]XFuente de investigación}
- También puede ser útil tener algunas preguntas listas para hacer, en especial cuando la conversación entre en un momento de silencio. Algunas preguntas posibles son:
  - ¿Qué tal estuvo tu día?
  - ¿Cómo va el trabajo?
  - ¿Qué tal estuvo el fin de semana?
  - ¿Has trabajado en algún proyecto recientemente?
  - ¿Has visto alguna buena película recientemente?
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Determina cuándo y cómo terminará la llamada telefónica. No deberás deteriorar una conversación placentera. El objetivo será colgar la llamada telefónica con la otra persona y pensar “¡Qué bonita conversación! ¡Debo llamarlo de nuevo en algún momento!”.^{[3]XFuente de investigación}
- Cuando estés por terminar una llamada, por lo general puedes sentir como que hay pausas más frecuentes en la conversación y que los temas interesantes se han agotado. La personalidad de la persona con la que hables, así como la frecuencia con la que se ven y hablen en persona, serán factores importantes respecto a la duración de la conversación.
- Una vez que tengas la sensación de que la conversación llega a un punto final natural, termina la llamada con elegancia, de forma similar a si hablaras con alguien en persona y tuvieras que irte. La estructura del final de las llamadas debe ser similar a: un enunciado positivo sobre la charla, opcionalmente agrega lo que vas a hacer después, luego menciona que te gustaría volver a hablar y finalmente di adiós. Por ejemplo, puedes decir “Fue bueno hablar contigo. Tengo que preparar la cena, pero espero que hablemos de nuevo pronto. Adiós”. Por supuesto, entre cada enunciado, deja que primero responda la otra persona.
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Método 2

Método 2 de 3:

Hacer una llamada formal

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Ten en mente cuál es el propósito de la llamada. Una llamada formal puede ser cualquiera en la que llames para fijar una cita con el dentista hasta otra llamada en la que quieras hablar con un cliente por un trabajo. El propósito de la llamada determinará cómo te prepararás para ella. La mayoría de las llamadas formales se ajustarán en alguna de las siguientes categorías.^{[4]XFuente de investigación}
- Llamada a un cliente. Desde los recepcionistas hasta los miembros de un equipo de ventas, hay varios trabajos en los que tendrás que hacer y recibir muchas llamadas de clientes actuales y potenciales.
- Llamada para programar citas. Algunas veces deberás, hacer una llamada para programar una cita, cuyos motivos pueden variar desde ver al dentista hasta cambiar el aceite del auto.
- Llamada por trabajo. Esto incluye cualquier cosa, desde llamar al trabajo para reportarte como enfermo hasta llamar a tu jefe para hablar sobre un desarrollo laboral reciente.
Una vez que hayas determinado cuál es el propósito, deberás planificar lo que debes decir. Habrá determinados temas y preguntas importantes que deberás abordar en algún momento durante la llamada telefónica, por lo que será mejor prepararte con anticipación.^{[5]XFuente de investigación}
Con frecuencia, es mejor dejar que la otra persona dirija la conversación, en especial si se trata de un cliente o de alguien que tiene un cargo superior en tu trabajo. Recuerda que una llamada telefónica exitosa es un diálogo, no solo es para comunicar lo que tienes que decir. Deja tiempo para que la otra persona responda a tus enunciados y preguntas y haz seguimiento de tus respuestas en vez de simplemente pasar al siguiente tema.^{[6]XFuente de investigación}
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Mantente educado y al menos semiformal. En el caso de las llamadas telefónicas formales, deberás tener un tono diferente al que usas en tu discurso en una llamada informal, de la misma manera que hablas de forma distinta en la casa de tus amigos que en una reunión.^{[7]XFuente de investigación} Aquí te presentamos algunos consejos básicos para las llamadas telefónicas formales:
- No utilices jerga ni un discurso informal.
- Menciona el nombre del cargo adecuado de la otra persona cuando saludes.
- Si tienes que poner en espera a un cliente, primero pídele permiso.
- Habla con claridad y lo suficientemente lento como para que te escuchen.
- Si no captas lo que dijo la otra persona, no digas “¿Qué?”. Di “Lo siento, no entendí lo que me dijo” o “¿Disculpe?”.
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Método 3

Método 3 de 3:

Reducir la ansiedad al hablar por teléfono

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Pon atención a tu propio lenguaje corporal. Solo porque no puedas ver el lenguaje corporal de la otra persona no significa que el tuyo no sea importante. Te podría ser útil caminar mientras hables o hacer gestos con la mano libre. Sonreír mientras hables te ayudará a parecer amigable y abierto y también hará que te sientas más amigable y abierto.
- Algunas personas también consideran útil mirarse en el espejo mientras hablan por teléfono.
Antes de hacer la llamada o contestar el teléfono, respira profundamente algunas veces con los ojos cerrados. Si tienes alguna pequeña rutina que te ayuda a relajarte, utilízala antes o durante la llamada.^{[8]XFuente de investigación}
Como con todas las cosas, la práctica hace al maestro. Si realmente deseas mejorar al hablar por teléfono sin ponerte nervioso, consigue un trabajo que principalmente implique atender llamadas telefónicas. Con el tiempo, pasará de ser algo que induce aprensión y temor a algo que podrás hacer sin siquiera pensar en ello. También puedes practicar al llamar a tus amigos o familiares solo para hablar. Planifica que las conversaciones sean breves para que no tengas que preocuparte por el hecho de que te tomen mucho tiempo.^{[9]XFuente de investigación}
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Utiliza líneas preparadas. Si tienes que hacer llamadas telefónicas por tu trabajo de forma regular y tienes problemas para superar la ansiedad al hacerlas, puede ser útil preparar algunas líneas. Lo mejor es no confiar en esas líneas como una ayuda; no obstante, pueden ser útiles cuando empieces. Pueden ayudarte a empezar el diálogo y darte algo a lo cual recurrir cuando no estés seguro de qué decir.^{[10]XFuente de investigación}
- En el caso de los clientes que llaman, estas líneas pueden ser algo como “Espero que haya disfrutado haciendo negocios con nosotros” o “Gracias por llamar (espacio en blanco), ¿cómo puedo ayudarlo?”.
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Consejos

No le cuelgues a la persona y, si lo haces, devuelve la llamada de inmediato.
Trata de elogiar a la persona con la que hablas, a menudo eso hace que hablen.

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Advertencias

Si utilizas un teléfono celular, asegúrate de exceder tus minutos.
Evita llamar a la persona a diario si no es necesario, ya que puede haber momentos en que esté ocupada.

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