Cómo dirigir una carta para una embajada

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Darle formato a la carta

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Referencias

Una embajada es la oficina de un embajador, el cual es el representante oficial de un país en el extranjero. Las embajadas y los consulados se encargan de los asuntos de un país fuera de él. Si quieres comunicarte con el embajador o con otro miembro del personal consular de una embajada, debes escribirle una carta formal. Esta debe incluir tu información personal, tus solicitudes o motivos para escribir la carta y un saludo formal. De lo contrario, es posible que no te respondan. La forma como debas dirigir una carta a una embajada dependerá del país al que esta represente y de la persona específica a quien vayas a escribirle.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 3:

Darle formato a la carta

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   Escribe la carta en computadora. Las cartas escritas a mano son difíciles de leer, por lo que es posible que no recibas una respuesta si escribes la carta de esta forma. Si quieres que la persona a quien vayas a dirigir la carta la lea y la tome en serio, debes escribirla de forma ordenada y limpia, y siguiendo un formato aceptado para cartas comerciales.

   • Incluso si vas a enviar la carta por correo electrónico, debes usar un procesador de texto estándar. Por lo general, es mejor enviar la carta como un archivo adjunto que escribirla directamente en el cuerpo del correo. Sin embargo, lo mejor es consultar primero con la embajada para averiguar la forma preferible para el envío de correspondencia.
   • La mayoría de los procesadores de texto incluyen plantillas que puedes usar para redactar una carta comercial. Estas por lo general ya tienen predeterminados los márgenes y el estilo de los párrafos.
   • Usa una fuente estándar legible, como Times New Roman o Helvetica, con un tamaño de 12 puntos. No uses fuentes caligráficas.
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   Busca modelos de cartas en línea. Lo más probable es que escribas a una embajada, ya sea en tu nombre o en el de un amigo o pariente, por algún tema de inmigración. Existen varios sitios web de ayuda sobre asuntos de inmigración en donde puedes encontrar modelos de cartas sobre varios temas.

   • Estos modelos te sugieren el lenguaje apropiado que debes usar para escribir y dirigir la carta con más facilidad. Sin embargo, tampoco debes copiarlos palabra por palabra. Léelos detenidamente y asegúrate de que el lenguaje sea apropiado para tu situación. Si alguna parte del modelo no aplica, no debes incluirla.
   • Antes de usar un modelo de carta, investiga sobre el sitio web de donde lo hayas obtenido. La mayoría de estos tienen una página de "Acerca de nosotros" en donde podrás encontrar quién administra el sitio web. Asegúrate de que sea una persona o una organización confiable.
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   Usa párrafos. Las cartas comerciales tradicionales se escriben a espacio simple y alineadas a la izquierda con un espacio doble entre cada párrafo. Por tanto, no es necesario que la primera línea de cada párrafo tenga sangría.

   • Si vas a escribir en un idioma que se lea de derecha a izquierda, como el árabe o el hebreo, debes alinear los párrafos a la derecha.
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   Escribe la fecha en la parte superior. La primera línea de la carta debe ser la fecha en la cual la enviarás. Si vas a usar una plantilla, es posible que el procesador de texto coloque automáticamente la fecha. Si no vas a enviar la carta inmediatamente, deberás modificar la fecha cuando vayas a enviarla.

   • Por lo general, no hay problema si la fecha es de un día antes o un día después de enviar la carta. Por ejemplo, podrías terminar de escribir la carta en la fecha que hayas escrito pero llegar al correo cuando ya esté cerrado. Por tanto, tendrías que enviar la carta al día siguiente, pero no sería necesario imprimir otra carta para cambiar la fecha.
   • Sin embargo, si bien no hay problema con enviar la carta uno o dos días después de la fecha que escribas, si no puedes enviarla en el espacio una semana o más, deberás imprimir otra carta con la fecha actualizada, ya que el destinatario esperará que la fecha de la carta coincida con la fecha del matasellos.
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   Averigua la dirección correcta. En la parte superior de la carta, debes escribir tu nombre y dirección y luego la dirección de la persona a quien vayas a escribir. Llama a la embajada o consulta su sitio web para averiguar la dirección a la que se deba enviar la correspondencia.

   • Ten en cuenta que muchas embajadas grandes tienen diferentes direcciones postales dependiendo de los motivos de la correspondencia.
   • Si aún no sabes el nombre de la persona a quien debas dirigir la carta, también debes averiguarlo. Puedes buscar en sitios web como Project Visa o Embassy World o buscar en Internet "embajada" seguido del país al que represente para averiguar quién es la persona a quien debes enviar la carta. También puedes llamar directamente a la embajada.
   • Escribe el nombre de la persona a quien enviarás la carta, el nombre de la embajada y la dirección de la misma forma como lo escribirías en un sobre.
   • Por ejemplo, si vas a escribirle a un miembro del personal de la embajada de Canadá, debes escribir "Sr. Potter, Embajada de Canadá" en la primera línea de la dirección y la dirección en sí en la siguiente línea. Si el Sr. Potter es el embajador, debes escribir "Su Excelencia el Sr. Potter, Embajador de Canadá, Embajada de Canadá". Ten en cuenta que, en algunos países, el título correcto para un embajador es "Excelentísimo Señor", en cuyo caso deberás dirigirte a él como "El Excelentísimo Señor Potter, Embajador de Canadá, Embajada de Canadá".
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   Escribe el asunto. Después de las direcciones, debes escribir una línea que le informe al destinatario por qué escribes la carta y de qué trata. No tienes que escribir tu nombre ni tiene que ser una oración completa.

   • Algunos ejemplos de asuntos son "Solicitud de visa de turista para mis padres" o "Invitación a la fiesta del consulado francés".
   • Si vas a escribir en inglés, debes escribir "RE:" antes del asunto. Esta es una abreviatura del latín que quiere decir "con respecto a".
   • En caso de que envíes la carta a la persona equivocada, el asunto permitirá que quien la reciba la derive a la persona correcta rápidamente y sin tener que leer toda la carta. Por tanto, el asunto es particularmente importante en casos en los que no logres identificar a una persona en concreto a quien enviarle la carta.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Escribir la carta

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   Investiga la etiqueta del país a cuya embajada vayas a escribir. Las embajadas de cada país tienen sus propias formalidades y protocolos diplomáticos para dirigirse a sus embajadores y a otros miembros del personal.

   • Puedes encontrar esta información en el sitio web de la embajada o buscando en Internet el nombre del país seguido de "etiqueta", "protocolo diplomático" o "formas de tratamiento".
   • Ten en mente que, en los países que tienen monarquías y noblezas, los nobles podrían actuar como embajadores u ocupar otros puestos en una embajada. En este caso, estos títulos pesan más que los títulos generales para dirigirse a los miembros del personal de una embajada.
   • Debes escribir la carta usando un tono formal y asegurarte de ser lo más cortés y educado posible. Si vas a escribir en español, francés o algún otro idioma que tenga un registro formal para la segunda persona, debes usarlo.
   • Ten cuidado al escribirle al embajador, ya que la forma de tratamiento difiere dependiendo de si eres ciudadano del país al que la embajada representa. Si eres ciudadano del mismo país que el embajador, puedes dirigirte a él como "El Honorable". Sin embargo, si eres un ciudadano de otro país, debes dirigirte a él como "Su Excelencia" o "El/La Excelentísimo/a Señor/a" según las costumbres diplomáticas. Asegúrate de saber el género del embajador en lugar de asumirlo basándote en su nombre.
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   Empieza por el saludo. Después de las direcciones y el asunto, puedes empezar a escribir la carta en sí. Usa un saludo formal y el título completo de la persona a quien vayas a dirigir la carta.

   • Para dirigir la carta de la forma correcta, debes seguir la etiqueta o el protocolo diplomático correcto que hayas investigado.
   • Si vas a dirigirte al cónsul general o a algún otro miembro del personal de la embajada, debes usar su nombre completo. Por ejemplo, puedes escribir "Estimado Sr. Potter". Sin embargo, debes averiguar si tiene algún otro título (por ejemplo, si es un noble o si tiene un doctorado).
   • Usa "Estimado Honorable Embajador" si vas a dirigirte directamente a él.
   • Si no sabes el nombre o el género de la persona a quien vayas a escribir, puedes dirigirte a ella como "Estimado/a Señor/a". Sin embargo, lo más recomendable es dirigir la carta a una persona específica. Si no es la persona correcta, alguien podrá derivar la carta a quien corresponda.
   • Después del saludo, coloca la puntuación habitual en el país al que la embajada represente. En algunos países, se debe colocar una coma, mientras que en otros se colocan dos puntos.
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   Preséntate. Deja un espacio doble después del saludo y empieza la carta diciéndole al destinatario quién eres. Incluye toda identificación necesaria, como un número de solicitud o de referencia relacionado con el tema de tu carta.

   • En la primera oración, debes mencionar tu nombre y el país del que seas ciudadano. Luego, incluye información adicional de identificación que sea relevante a los motivos de tu carta.
   • Después de la primera oración, describe brevemente los motivos de tu carta. Esto no debe abarcar más de una o dos oraciones.
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   Explica los motivos de tu carta. En los siguientes párrafos, profundiza sobre tu situación, incluyendo cualquier información que el destinatario necesite para responderte apropiadamente.

   • La extensión de la carta y el contenido de los demás párrafos dependerán de los motivos de tu carta. Si es necesario proporcionar un trasfondo o una línea de tiempo más extensos de la situación para la cual quieras una respuesta del embajador u otro funcionario de la embajada, la carta será más extensa.
   • Si vas a escribir por motivos de procedimiento, como para solicitar una visa de turista, por lo general la carta no tendrá más de tres párrafos de extensión o una o dos páginas como máximo.
   • Escribe de forma clara y concisa y utiliza un lenguaje formal. Si en algún lugar del cuerpo de la carta te diriges a la persona a quien le estés escribiendo, debes usar su título oficial y seguir las demás reglas de etiqueta que hayas investigado.
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   Concluye la carta. El último párrafo de la carta por lo general solo debe tener una o dos oraciones que le indiquen al destinatario lo que quieres que haga en respuesta a tu carta. Si quieres recibir una respuesta dentro de un periodo de tiempo determinado, aquí es donde debes mencionarlo.

   • Si necesitas algo en concreto del destinatario, exprésalo e indica el plazo dentro del cual lo necesites. Sin embargo, recuerda tener en cuenta el tiempo de envío (si aplica).
   • Ten cuidado al especificar un plazo o fecha límite, sobre todo si vas a escribirle al embajador a otro funcionario de alto rango. En lugar de exigir, escribe algo como "Por favor, tenga en cuenta que debo recibir el documento solicitado en el espacio de un mes o, de lo contrario, no podré completar mi solicitud" o "Le pido que tenga a bien responder a más tardar a fin de mes para poder cumplir con los plazos relevantes".
   • Luego, agradécele al destinatario por su tiempo y su atención. Por ejemplo: "Entiendo que tiene muchos asuntos que atender. Le agradecería su atención rápida a este asunto".
   • Si no estás seguro de que la persona a quien hayas dirigido la carta sea la correcta, puedes incluir una nota que diga "Si hay alguien en la embajada que estaría mejor capacitado para encargarse de este asunto, le pido que por favor le haga llegar esta carta".
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Enviar la carta

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   Termina la carta. Después de escribirla, revísala cuidadosamente y corrige los errores tipográficos, gramaticales y de puntuación. También puedes leerla en voz alta para asegurarte de que sea fácil de leer.

   • Concluye la carta con un saludo como "Atentamente" y deja algunas líneas en blanco para la firma. Debajo de este espacio, escribe tu nombre y dirección y cualquier otra forma de identificación o información de contacto que te parezca necesaria, como tu número telefónico o dirección de correo electrónico.
   • Si vas a adjuntar documentos a la carta, incluye una lista de ellos en la parte inferior para que el destinatario esté al tanto. También puedes usar esta lista para asegurarte de haber adjuntado todos los documentos necesarios.
   • Imprime la carta y fírmala con un bolígrafo de tinta azul o negra. Antes de enviarla, revisa que hayas escrito la fecha correcta para asegurarte de no tener que modificarla.
   • Después de firmar la carta, hazle una copia para tus archivos.
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   Reúne los documentos adjuntos. Si debes enviar documentos adicionales, también hazles copias. Averigua si debes enviar los originales o si será suficiente enviar copias. Si debes enviar los originales, hazles copias para tus archivos antes de enviarlos.

   • Si vas a enviar documentos originales, es mejor usar un sobre de manila grande para no tener que doblarlos.
   • Si vas a enviar copias, utiliza un sobre estándar de carta a menos que vayas a enviar más de tres o cuatro hojas, en cuyo caso es mejor usar un sobre de manila grande para no tener que doblarlas.
   • Numera cuidadosamente cada copia o documento en caso de que se separen.
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   Envía la carta. Después de colocar todo en un sobre, debes ir al correo para asegurarte de pagar los gastos de envío adecuados y de que el formato de la dirección sea el adecuado, sobre todo si vas a enviarlo al extranjero.

   • Escribe tu nombre y dirección en el sobre ya sea en la parte trasera o en la esquina superior derecha, dependiendo del país.
   • Debes escribir el nombre y la dirección del destinatario en la parte central o inferior derecha del sobre (nuevamente, dependiendo del país). Si aplica, usa el título formal del destinatario.
   • Puedes escribir la dirección en el sobre en la misma oficina del correo después de averiguar el formato correcto o investigarlo de antemano.
   • Si vas a escribir a mano las direcciones en el sobre, usa un bolígrafo para que la tinta no se corra y escribe en letra imprenta o en mayúsculas. No escribas en letra cursiva o en caligrafía, ya que es difícil de leer.
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