Cómo desarrollar un plan de mejora de rendimiento

Un plan de mejora de rendimiento (PIP, por sus siglas en inglés) es una herramienta estándar para ayudar a los empleados que tienen bajo rendimiento. El objetivo de este plan de mejora de rendimiento es ayudar a los empleados a abordar y corregir cualquier problema en el trabajo. Como supervisor, es importante desarrollar un plan de mejora de rendimiento antes de tomar medidas disciplinarias contra un empleado a fin de incluirlo en la elaboración de estrategias para la mejora de rendimiento.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Identificar los problemas

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Documenta los problemas de rendimiento. Antes de poner a un empleado en un plan de mejora de rendimiento, necesitarás pruebas concretas de que tiene bajo rendimiento en el trabajo. Utiliza información que sea objetiva, fáctica y detallada al documentar los problemas en el rendimiento de un empleado. Por lo general se considera una mejor práctica utilizar un formato coherente al documentar el rendimiento del empleado para que así todos los empleados sean evaluados de manera justa. La documentación debe incluir:
- información del empleado (nombre, cargo, número de identificación si corresponde, etc.)
- fechas importantes
- descripción de la discrepancia en el rendimiento
- descripción del rendimiento esperado
- descripción del rendimiento real
- toda política o regla específica que podría haber sido violada^{[1]XFuente de investigación}
Realiza una reunión cara a cara y franca con el empleado en cuestión a fin de compartir los problemas observados en su desempeño. Compartir tus observaciones con tu empleado es importante para que así comprenda tu punto de vista y reconozca que hay un problema. Utiliza la documentación a fin de brindarle tanta información específica como sea posible al empleado. Sé objetivo y no utilices un lenguaje acusatorio o incendiario, de modo que el empleado no sienta que lo atacas.
Hazle saber si ha cometido una infracción de alguna política específica, si no sigue el ritmo de su cuota de trabajo o si simplemente no cumple las expectativas del puesto. Enfócate en los resultados del comportamiento en vez de enfocarte en la persona, de modo que tu empleado vea cómo su comportamiento afecta el resultado de su trabajo o del lugar de trabajo en su conjunto.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Desarrollar un plan de acción

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Establece objetivos de mejora específicos y medibles para tu empleado. Los objetivos deben ser definitivos y, si es posible, incluir números que se puedan medir posteriormente a fin de evaluar el progreso de manera eficaz. Evita generalizaciones o palabras que se puedan interpretar de varias distintas maneras. La especificidad de los objetivos de mejora evitará los malentendidos entre tu empleado y tú en lo que respecta a las expectativas.^{[2]XFuente de investigación} Algunos ejemplos de objetivos específicos son:
- “El empleado producirá al menos 150 unidades por mes”.
- “El empleado ingresará al trabajo a más tardar a las 9:00 a. m. todos los días”.
- “El empleado no tendrá más de un error de cálculo por informe”.
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Incluye una lista detallada de los recursos disponibles. Debes enumerar todos los recursos a los que tu empleado tenga acceso (y explicarlos si es posible). Esto te ayudará a documentar que brindaste ayuda al empleado y le darás una idea de las herramientas que lo pueden ayudar a mejorar. Asegúrate de que el empleado conozca estas ayudas y la forma en que debe utilizarlas de manera adecuada.
- Estos recursos pueden incluir fondos, materiales de capacitación, tiempo de vacaciones lejos de las responsabilidades normales u otros momentos y experiencias de los empleados.
- Por ejemplo, a un empleado que tenga dificultades para manejar su tiempo se le podría dar acceso a una herramienta administrativa de planificación que lo ayude a organizarse y a establecer objetivos de tiempo para completar un trabajo.
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Haz una línea de tiempo para alcanzar los objetivos de mejora de rendimiento. Esto mantendrá al empleado en camino a lograr los objetivos del plan a fin de hacer que el progreso sea constante hacia la mejora global en rendimiento.
- Indica la fecha de inicio y término del plan de mejora de rendimiento del empleado. Normalmente es un periodo de 30 a 90 días.
- Brinda fechas entre las fechas de inicio y término. Asimismo, identifica objetivos de referencia que se deben cumplir en esas fechas.
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Identifica la métrica que se utilizará para medir el progreso. A fin de evitar cualquier confusión por parte del empleado, sé lo más específico posible respecto a cómo evaluarás su progreso hacia el logro de los objetivos. Los diversos objetivos requieren distintos métodos de medición. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la asistencia, indica cómo harás seguimiento a la asistencia de un empleado. Algunos ejemplos son:
- “El empleado marcará su hora de ingreso con el programa informático _______ y el supervisor revisará el registro de asistencia en ese programa”.
- “El empleado se reportará al supervisor al inicio de cada jornada laboral”.
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Indica las consecuencias que se esperan luego de completar el plan de mejora de rendimiento. Incluye las acciones específicas que tomarás si los objetivos se cumplen o no al finalizar el plan de mejora de rendimiento. Tu empleado debe saber muy bien qué sucederá cuando el plan termine para que así sepa qué esperar más adelante. Algunos ejemplos de consecuencias son:
- “El empleado estará en un periodo de prueba hasta que complete con éxito al menos tres de los cinco objetivos que se especifican en el plan de mejora de rendimiento”.
- “Se pondrá fin al empleo si no cumple dos o más objetivos que se especifican en el plan de mejora de rendimiento”.
- “El empleado será reasignado al puesto de ________ si no cumple todos los objetivos que se especifican en el plan de mejora de rendimiento”.
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Revisa el plan de mejora de rendimiento con tu empleado. Es importante revisar muy bien el plan de mejora de rendimiento con tu empleado para que así ambos comprendan y se sientan cómodos con los términos del plan. Este es un acuerdo entre dos partes y en el futuro puede servir como un documento legal si es necesario.
- Brinda al empleado una copia del plan de mejora de rendimiento.
- Trata con tu empleado cada aspecto del plan de mejora de rendimiento.
- Permite que el empleado responda y que te brinde una opinión.
- Haz los ajustes necesarios al plan para garantizar que satisfaga las necesidades de ambas partes.
- Obtén afirmación verbal de parte del empleado indicando que comprende bien los términos del plan.
- Firma el plan con tu empleado a fin de reconocer su recepción y revisión.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Hacer seguimiento

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Utilizando la métrica establecida en el plan de mejora de rendimiento, mide el progreso del empleado hacia el cumplimiento de sus objetivos y documéntalo de la manera más detallada que sea posible. Esto te dará evidencia objetiva del progreso del empleado y te ayudará a intercambiar opinión útil con él.
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Reúnete con tu empleado de manera regular para hablar sobre el progreso. Establece reuniones regulares de seguimiento con tu empleado (de manera diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.). Esto hará que el empleado sea responsable de mejorar su rendimiento y le servirá para mantenerse motivado y comprometido a fin de lograr el éxito. El objetivo de estas reuniones es ayudar a tu empleado a tener éxito.^{[3]XFuente de investigación}
- Brinda retroalimentación al empleado sobre su progreso hacia los objetivos de mejora.
- Permite que el empleado haga preguntas, que busque orientación o que solicite aclaraciones sobre los objetivos de rendimiento.
- Brinda consejos y sugerencias para ayudar al empleado a mantenerse en camino.
- Aprende más sobre tu empleado para que obtengas una mejor comprensión de las formas en que podrás ayudarlo.
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Evalúa la eficacia del plan de mejora de rendimiento. Decide si tu empleado tiene un avance razonable en el plan de mejora de rendimiento. Si no funciona, decide si las deficiencias están en el plan o en el empleado. Esto te ayudará a determinar la forma de avanzar en el trato con el empleado.^{[4]XFuente de investigación} Si los problemas surgen del plan de mejora de rendimiento, modifícalo para hacer que los objetivos sean más accesibles. Algunas preguntas a hacer al evaluar la eficacia de un plan son:
- ¿El plazo de tiempo se tiene que ampliar?
- ¿Los objetivos de rendimiento son muy difíciles de alcanzar?
- ¿Los resultados no estaban completamente dentro del control del empleado?
Si el plan de mejora de rendimiento funciona, brinda al empleado una retroalimentación positiva y, si corresponde, prémialo de la forma que indique el plan (por ejemplo, salir del periodo de prueba). Si el plan no tiene éxito en la mejora del rendimiento y descartaste que tenga deficiencias, toma las medidas que se indiquen ahí a fin de proceder de acuerdo al mejor interés de tu organización.
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Consejos

Los problemas de rendimiento algunas veces pueden ser un asunto de comunicación en vez de un asunto de conducta o de falta de habilidades. Asegúrate de reunirte con tus empleados de manera regular a fin de hablar sobre las expectativas y requerimientos de cada puesto para así evitar confusiones posteriormente.
Las leyes laborales difieren de un estado a otro y cambian con frecuencia. Comunícate con un abogado laboral o con un profesional de recursos humanos si deseas disciplinar a tus empleados o aplicar medidas correctivas a un trabajador.

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