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Las agendas son una forma simple pero esencial para que las reuniones avancen sin problemas del punto A al B. A pesar de lo que se suele pensar, no es necesario escribir un ensayo o documento muy largo. Más bien, puedes hacer un esquema conciso de los puntos principales que te gustaría tratar en la reunión. Una vez que hayas esbozado una agenda, pásala a los asistentes 3 días antes de que se lleve a cabo.[1]
Pasos
Busca una plantilla que puedas usar para tu agenda en Internet. Busca una sola plantilla que te ayude a compartir de manera efectiva toda la información necesaria de tu agenda. Descárgala o úsala como referencia de modo que te sirva como la columna vertebral de tu documento.[2]- Muchos sitios web brindan plantillas gratuitas de agenda, como Adobe Spark y SmartSheet. Hay otros programas que también brindan plantillas, como Microsoft Office.
Elabora la agenda al menos 3 días antes de la reunión. Separa un tiempo varios días antes de la reunión de modo que todos los asistentes tengan tiempo de revisar de lo que se tratará la reunión. Una agenda contribuirá a que estos asistentes preparen cualquier material necesario y les da tiempo para elaborar preguntas o preocupaciones sobre la misma reunión.[3]- Por ejemplo, si la reunión vas a llevarse a cabo un miércoles, envía la agenda antes del domingo.
Decide cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión en la agenda. Incluye el edificio y la habitación en donde se realizará o el código de la sala virtual si fuera una reunión virtual. Especifica claramente la fecha y la hora de la reunión de modo que todos los asistentes puedan llegar puntualmente.[4]- Esta información debe ir en alguna parte de arriba de la página.
- Por ejemplo, puedes escribir que la fecha de la reunión será el 30 de abril a las 7:30 p. m.
Escoge una hora de inicio y término de la reunión. Describe cuánto durará la reunión de modo que los asistentes sepan qué esperar. Trata de que la reunión sea lo más corta posible, de modo que no tomes mucho del tiempo de otros. Como una regla general, trata de que las reuniones duren entre 20 y 30 minutos.[5]- Algunas reuniones tomarán más tiempo que otras, lo que es perfectamente normal. Sé honesto y directo sobre cuánto durará la reunión.
Enumera los objetivos y metas básicas de la reunión. Limita el propósito recurrente de la reunión. ¿Van a debatir los acontecimientos que se avecinan, revisar un presupuesto o realizar una sesión de lluvia de ideas? Te será más fácil organizar tu agenda si entiendes los puntos básicos que quieres abordar.[6]- Por ejemplo, una reunión de lluvia de ideas podría dedicar más tiempo a que los asistentes tengan ideas, mientras que una reunión de revisión se enfocará más en decisiones críticas.
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Limita tu agenda a 5 temas. Escribe una lista de todo lo que quieres hablar en la reunión, incluso si esta resulta muy larga. Después de anotar tus ideas, tacha cualquier punto que no sea crucial para la reunión. Más bien, escoge 5 de los puntos más importante que es necesario debatir o mencionar.[7]- Enfócate en los puntos más importantes y que se vean afectados por el tiempo. Por ejemplo, si la reunión se trata de equilibrar un presupuesto, enfócate en los debates para reducir los fondos.
Escoge puntos de conversación que apliquen a todos los que estén presentes en la reunión. Adapta el contenido de la reunión a la lista de asistentes. Si algún punto de agenda se puede arreglar por teléfono o correo electrónico, no tienes que incluirlo.[8]- Por ejemplo, si tuvieras una pregunta para un supervisor o un colega, no la pongas en la agenda.
Presenta cada tema como una pregunta abierta. Transforma cada punto de debate en una pregunta que sea fácil de ampliar con los otros miembros de la reunión. Elabora preguntas abiertas y que alienten la reflexión, no solo respuestas de sí o no. Trata de que las preguntas sean lo más motivadoras que se pueda, de modo que el debate de la reunión pueda ser lo más productiva posible.[9]- Por ejemplo, en lugar de escribir “debate sobre el catering” como un tema de agenda, escribe algo como “¿Quién debería encargarse del catering para nuestro siguiente evento?”.
Deja el primer punto de tu agenda abierto. Dales un tiempo a los demás miembros de la reunión para abordar cualquier preocupación que tuvieran sobre la agenda o la organización de la reunión. Este primer punto no tomará mucho en el marco de la reunión, pero les dará a los asistentes la oportunidad de expresar sus pensamientos y opiniones sobre la misma agenda.[10]- Por lo general, no tomará más de 2 minutos revisar la agenda al principio de la reunión.
Delega algunos temas a otras personas. No pienses que tienes que llevar todos los aspectos de la reunión. Más bien, usa la agenda para transferir el liderazgo a diferentes colegas y superiores en varias partes de la reunión. Especifica quién liderará cada tema de la agenda, de modo que los asistentes entiendan quién está a cargo de qué.[11]- Puedes anotar el “propósito” y el “líder” debajo de cada punto de la agenda. Por ejemplo, escribe el propósito de una reunión como “decisión” y quién lidera ese segmento de la reunión.
Lleva a cabo una evaluación plus/delta al final de la reunión. Separa un momento al final de la agenda para revisar cómo se desarrolló. No tiene que ser una evaluación muy profunda; simplemente haz una pregunta general pidiendo sugerencias y retroalimentación sobre la reunión en la parte inferior de la agenda. En algunas agendas, se le nombra “plus/delta”.[12]- Por ejemplo, puedes escribir algo así: “¿Cuáles fueron los puntos sólidos de esta reunión” o “¿Cómo podemos mejorar en reuniones futuras?”.
Agrega cualquier información adicional vital en la hoja de la agenda. Crea una sección de “preparación” al costado de cada tema de tu agenda. Escribe cualquier investigación u otra “tarea” que los asistentes tienen que hacer antes de que la reunión comience. Esta sección puede recordarles que tienen que leer ensayos o memos específicos o revisar notas de reuniones anteriores.[13]- Por ejemplo, puedes escribir algo así: “Por favor, lea el correo electrónico que envié sobre la recaudación de fondos próxima”.
- No todos los aspectos de la agenda de una reunión requerirán preparación.
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Asígnale límites de tiempo a cada tema. Incluye un estimado de tiempo específico con cada punto de debate en la agenda. No hay problema si no cumples un programa exacto, lo que más importa es que los asistentes tengan una idea de cuánto tiene que tomar cada punto. Esto ayudará a priorizar los puntos de conversación más importantes en la reunión.[14]- Por ejemplo, revisar la agenda solo debe tomar 2 minutos, mientras que las decisiones más importantes podrían requerir 50 minutos.
Divide cada tema de agenda en secciones manejables. Esboza una lista corta de viñetas al costado de cada punto a tratar, lo que guiará a los asistentes sobre cómo se desarrollará la reunión. Divide la tarea en pedazos pequeños y dale un tiempo estimado a cada una. Esto hará que la reunión se sienta más manejable y contribuirá a tranquilizar las mentes de los asistentes.[15]- Por ejemplo, puedes pasar 5 minutos identificando y nombrando un tema en específico, luego tomar 10 minutos para hacer una lluvia de ideas de posibles soluciones. Después de esto, puedes tomar 10 minutos más para decidir cuál es la mejor solución posible.
Dales una copia de la agenda a tus colegas 3 días antes de la reunión. Mándala por correo electrónico a los asistentes o entrégasela en una copia física. Asegúrate de que cada persona tenga 3 días para revisar la agenda antes de la reunión de modo que puedan sugerir cosas, si fuera necesario.[16]
Reúne los materiales que necesitarás para partes específicas de la reunión. Dale una mirada rápida a la agenda y fíjate qué documentos y otros papeles necesitarás tener a la mano durante la reunión. Imprime y separa estos documentos con anticipación, de modo que estés organizado y listo para empezar antes de la reunión.[17]- Por ejemplo, si una parte de la agenda requiere que los asistentes lean un memo específico, asegúrate de imprimir una copia del documento y llévalo a la reunión.
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Consejos
- Pídeles retroalimentación a tus colegas sobre la agenda que hiciste.[18]
- Busca plantillas gratuitas en Internet que te ayuden a diseñar tu agenda.
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Advertencias
Referencias
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://www.calendar.com/blog/how-to-create-a-meeting-agenda-that-really-works/
- ↑ https://www.calendar.com/blog/how-to-create-a-meeting-agenda-that-really-works/
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://lessmeeting.com/7-steps-perfect-meeting-agenda/
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
- ↑ https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-meeting
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