Cómo citar documentos

Si estás involucrado en un proceso legal, es probable que tengas que citar documentos que respalden tu caso. El primer paso es contratar a un abogado para que te ayude a conocer las leyes de tu estado y condado. Un citatorio duces tecum (el término que se utiliza para citar documentos) requiere que un testigo presente un documento relevante para tu caso.^{[1]XFuente de investigación} En la mayoría de los casos, este citatorio se solicita a un secretario de la corte. El tribunal emite el citatorio y los documentos pertinentes deben ser entregados a él.

Parte 1

Parte 1 de 2:

Conseguir y completar los formularios del citatorio

Descargar el PDF

1
Trabaja con un abogado. Las leyes con respecto a los citatorios varían de un estado a otro y de un condado a otro. Un abogado puede garantizar que tomes las medidas legales adecuadas para citar documentos en tu jurisdicción. Si llenas los formularios de forma incorrecta o no tomas todas las medidas adecuadas, esto puede impedir que logres solicitar los documentos que necesitas para presentar tu caso.
- El proceso que implica citar los documentos será diferente según el tipo de demanda en la que estés involucrado, así como el papel de la persona o empresa a cargo de los documentos. Debes trabajar con un abogado para determinar la mejor medida a tomar en tu situación individual.
- Si prefieres no trabajar con un abogado, asegúrate de realizar una investigación exhaustiva acerca de las leyes sobre citatorios de tu estado. Puedes ingresar a la página web de la corte de tu estado o visitar al secretario del condado para conseguir más información.
2
Determina quién posee los documentos que deseas citar. Si conoces a la persona que tiene los documentos, no es necesario que realices más investigaciones. Sin embargo, es probable que tengas que solicitar documentos de una empresa en lugar de un individuo. Si este es el caso, es necesario que sepas que una persona específica dentro de la empresa responderá el citatorio. Si tratas de notificar a la empresa con un citatorio sin realizar primero este trabajo preliminar, no conseguirás los documentos que necesitas.^{[2]XFuente de investigación}
- Por ejemplo, si deseas un registro de las llamadas telefónicas entrantes y salientes de tu compañía telefónica, debes conocer el nombre de la persona a cargo del departamento de registros de dicha compañía.
- En algunos casos, es probable que logres conseguir los documentos sin pasar por el proceso citatorio si simplemente solicitas los que necesitas. Sin embargo, comentarle a alguien que estás involucrado en una demanda sin entregarle un citatorio podría darle tiempo para destruir los documentos que necesitas y evitar estar legalmente obligado a entregártelos. Una vez más, tu mejor opción es trabajar con un abogado para determinar las mejores medidas a tomar en tu situación.
- Las corporaciones y las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) cuentan con agentes asignados específicos para este servicio y si no envías el documento al agente adecuado, tu citatorio duces tecum podría ser ignorado. Puedes localizar una corporación o un agente registrado de SRL visitando la página web del secretario de tu estado. También puedes consultar la página web de la empresa o llamar y preguntar quién puede aceptar el servicio en representación de la empresa.
3
Consigue un formulario de solicitud para un citatorio duces tecum del secretario de la corte de tu estado. En la mayoría de los estados, tendrás que completar un formulario de solicitud para que el proceso citatorio comience con la corte. Algunos estados presentan un formulario de citatorio duces tecum por separado, pero muchos requieren que utilices un formulario estándar con una carta adjunta que indique que estás solicitando específicamente documentos. Visita la página web de tu tribunal estatal o federal o acude al secretario del área en persona para conseguir el formulario duces tecum y conocer los requisitos especiales de tu estado o condado.^{[3]XFuente de investigación}
- La mayoría de las páginas web de los tribunales estatales y federales publican formularios de citatorios duces tecum que se pueden completar en formato .pdf desde una computadora. Por ejemplo, la página web del tribunal de California proporciona un archivo .pdf del citatorio duces tecum para rellenarlo. Puedes encontrar un ejemplo en este enlace.
Debes completar la información general. Ten en cuenta que el secretario de la corte puede brindarte una asistencia mínima, pero no podrá brindarte ningún consejo legal. Esto significa que esta persona no podrá indicarte cómo debes describir los documentos que deseas citar, si debes o no emitir un citatorio o a quién debes entregárselo. Si no puedes completar el formulario con la ayuda limitada del secretario, puedes consultar con un abogado.
5
Describe los documentos que deseas citar. Si el documento no tiene un nombre específico (por ejemplo, “extracto bancario de marzo” o “factura de servicios de enero”), debes describirlo con el mayor detalle posible. Por ejemplo, si solicitas la copia de una carta, debes proporcionar la fecha en que se redactó, los nombres de las personas que la escribieron y la recibieron y el tema de que trataba. Describe por qué los documentos son necesarios para probar tu caso.^{[4]XFuente de investigación}
- Al solicitar documentos, es importante que tu descripción no sea tan extensa ni tan escueta. De lo contrario, la persona a la que se los solicitas puede impugnar el citatorio o bombardearte con tantos documentos que te resultará difícil encontrar la información que estás buscando.
- Por ejemplo, si necesitas el extracto bancario de un solo mes (por ejemplo, “el de marzo”) en un período de dos años, una solicitud de los extractos bancarios de todo el período de dos años podría ser impugnada por ser demasiado amplia. Del mismo modo, si eres demasiado escueto, puedes hacer que rechacen tu solicitud.
6
Evita citar información confidencial. Algunos documentos que se solicitan mediante un citatorio duces tecum pueden ser confidenciales, lo que significa que una de las partes puede alegar que no está obligada a divulgar información debido al tipo de documentos que se solicitan.
- Algunos documentos pueden estar sujetos a “secreto profesional”. Esta condición protege las comunicaciones entre un abogado y su cliente al mantenerlas confidenciales.^{[5]XFuente de investigación Swidler & Berlín v. Estados Unidos, 524 US 399, 403 (año 1998)}
- La “confidencialidad del paciente” impide la divulgación de información adquirida durante el curso del diagnóstico o tratamiento de una enfermedad mental o emocional.^{[6]XFuente de investigación Jaffee v. Redmond, 518 U.S. 1 (año 1996)}
- La “confidencialidad conyugal”, que también se conoce como confidencialidad “marital” o “entre esposos”, evita la divulgación de información confidencial compartida entre los cónyuges durante el curso del matrimonio.^{[7]XFuente de investigación Trammel v. Estados Unidos, 445 US 40 (1980)}
- Si vas a utilizar un citatorio duces tecum para revisar información “confidencial”, es probable que tu solicitud sea impugnada en la corte. Además de los documentos “confidenciales”, algunos tipos de información como secretos comerciales también pueden ser cuestionados como inapropiados. Si estás considerando solicitar documentos que pueden ser confidenciales o contener secretos comerciales, debes consultar con un abogado.
En muchos condados, los individuos que no son abogados y solicitan un citatorio deben presentar una solicitud ante el tribunal y esperar a que el juez firme una orden antes de que el secretario firme y selle un citatorio duces tecum. Debes corroborar este detalle con el secretario para determinar si es necesario que presentes una solicitud ante el tribunal y consigas el formulario correcto.
Al devolver el formulario al secretario, este aprobará el citatorio y emitirá formularios oficiales. Asegúrate de contar con una copia para ti y otra para entregársela a la parte a cargo de los documentos que solicitas.
Anuncio

Parte 2

Parte 2 de 2:

Entregar el citatorio

Descargar el PDF

1
Haz que entreguen el citatorio. Las leyes de tu estado determinarán la forma aceptable de notificación de un citatorio duces tecum. Consulta con el secretario de la corte, un abogado local o el reglamento de procesos civiles para conocer las regulaciones específicas de tu estado. No todos los métodos de entrega son aceptables en todos los estados, por lo que debes consultar con el secretario de la corte para conocer los requisitos específicos de tu área. Los métodos comunes de notificación incluyen los siguientes:
- Servicio personal. Esto significa la entrega en mano del documento por alguien que no sea el interesado. En el caso de un citatorio duces tecum, este es el método de notificación preferido.^{[8]XFuente de investigación} Todos los estados requieren que la persona que entrega los documentos tenga al menos dieciocho años. Muchos también requieren que la parte que entrega los documentos firme y presente ante el tribunal una declaración jurada de notificación, que describa cómo entregó los documentos.
- Correo de primera clase de los Estados Unidos. La mayoría de los correos que envías y recibes probablemente se envían de esta manera. Aunque es aceptable entregar muchos tipos de documentos judiciales por correo de primera clase, es probable que no lo sea en el caso de un citatorio duces tecum en tu estado.
- Correo certificado. Ya sea que se solicite un acuse de recibo o no, el correo certificado es casi siempre una forma aceptable de notificación para órdenes judiciales como un citatorio duces tecum.
- Fax u otro método de entrega. Bajo ciertas circunstancias, es probable que puedas entregar el citatorio de manera informal, como por fax o un correo electrónico adjunto.
  - Por ejemplo, esto puede ser aceptable cuando una de las partes ya ha acordado proporcionarte los documentos, pero debes presentar un citatorio duces tecum para fines legales debido a las políticas de la empresa.
Este formulario debe ser llenado por la persona que entregó el citatorio, ya que describe la forma de notificación y confirma que el citatorio fue recibido.
El tribunal necesita los formularios para verificar que el citatorio fue entregado. A partir de este punto, todo depende de la persona a la que se notificó enviar los documentos solicitados al secretario del tribunal antes de la fecha especificada en el citatorio.
4
Revisa los documentos. Es probable que desees revisar los documentos antes de que tu caso proceda. Si los ves con anticipación, esto te ayudará a familiarizarte con los hechos de tu caso y garantizará que realmente deseas presentar los documentos como prueba.^{[9]XFuente de investigación} Los detalles para conseguir acceso a los documentos pueden variar de un estado a otro, pero el proceso general es el siguiente:
- Para un caso penal, los documentos se entregan directamente al secretario del tribunal o al juez. El tribunal determinará qué tipo de acceso tendrás a los documentos.
- Para un proceso civil, el citatorio especificará si solicitas ver los documentos o que se te entreguen copias.
  - Si simplemente solicitas acceso a los documentos, el destinatario del citatorio puede especificar dónde y cuándo (normalmente en el horario comercial normal) puedes ver o copiar los documentos por tu cuenta.
  - Si solicitas copias, el destinatario las enviará por correo o te las entregará. Los registros irán acompañados de una declaración jurada sobre los documentos y cómo fueron preparados. El destinatario del citatorio debe honrar los cargos de respuesta, que incluyen los costos de las copias y los honorarios por el tiempo que les tomó a los empleados preparar los documentos.
Anuncio

Consejos

No es necesario que utilices el proceso del citatorio para reunir documentos de la parte contraria en un caso judicial, ya que podrás intercambiar o exigir revisar cualquier documento que se utilice como evidencia en tu contra durante la presentación de las pruebas.

Anuncio

Advertencias

El proceso del citatorio duces tecum puede tardar bastante, incluso si todo marcha bien. Debes programar aproximadamente de catorce a treinta días para completar todo el proceso.
Este artículo está destinado únicamente a fines de información general y no pretende describir por completo el proceso para cada condado y estado. Debes consultar con un abogado con licencia o en la oficina local del secretario para conseguir información específica de tu condado y estado.
Este artículo es solo para fines informativos y no para brindar asesoramiento legal. Debes comunicarte con un abogado para conseguir asesoramiento con respecto a tu problema en particular. Si necesitas orientación adicional, puedes comunicarte con un abogado a través del colegio de abogados de tu estado. A menudo, los colegios de abogados estatales y del condado ofrecen servicios gratuitos de referencia a abogados locales calificados y pueden ofrecer consultas gratuitas con abogados que se especializan en el manejo de asuntos legales relevantes para tu caso.

Anuncio