Cómo archivar documentos

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración. Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de las computadoras hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes cómo hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

Pasos

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Archiva los documentos en un archivo zip. Los archivos zip, muy útiles con archivos importantes que rara vez son necesarios, reducen el espacio que ocupan los documentos en tu disco duro.
- Simplemente selecciona los archivos que quieres convertir a formato zip.
- Haz clic derecho con el mouse y elige la opción “Enviar a”.
- Envía los archivos a “Carpeta comprimida (en zip)”.
- Revisa que los archivos realmente se encuentren ahí al hacer doble clic en el archivo zip. Si lo están, entonces puedes borrar los archivos originales.
Las opciones más populares para los archivos digitales son las unidades de cinta externas, los discos duros externos o las memorias USB.
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Haz una copia de seguridad en un CD o DVD si tienes una grabadora de CD o DVD. Las copias de seguridad son otra forma de archivar, aunque es probable que conozcas este método por su otro nombre (quemar un disco). Por ejemplo, Windows utiliza un sistema de archivos LFS y un formato con registro de inicio maestro, este tiene una mejor compatibilidad con otros dispositivos, para copiar archivos a un CD o DVD.
- Para el sistema de archivos LFS, inserta un CD o DVD grabable en la grabadora de CD o DVD de tu computadora .
- Cuando aparezca el cuadro de diálogo, haz clic en "Grabar archivos en disco de datos".
- Asigna un nombre al disco, luego, haz clic en "Siguiente".
- Espera a que aparezca una carpeta de disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abre la carpeta con los documentos que deseas archivar y arrastra los archivos a la carpeta de disco vacía.
- Para el formato “Con registro de inicio maestro”, inserta un CD o DVD grabable en la grabadora de CD o DVD de una computadora.
- Cuando aparezca el cuadro de diálogo, haz clic en "Grabar archivos en disco de datos".
- Asigna un nombre al disco y haz clic en "Mostrar opciones de formato".
- Elige la opción "Con registro de inicio maestro" y haz clic en "Siguiente".
- Espera a que aparezca una carpeta de disco vacía. Esto significa que el disco está formateado y listo para copiar archivos.
- Abre la carpeta con los documentos que desees archivar y arrastra estos archivos a la carpeta de disco vacía.
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Envía los documentos a un almacenamiento remoto.
- Además de servir como un lugar para archivar documentos, los lugares seguros de almacenamiento remoto protegen la información de desastres como un incendio y fallas en el disco duro.
- Con tantas compañías que ofrecen este servicio, debes comunicarte directamente con una de ellas para obtener detalles específicos sobre la forma en la que operan y conocer qué garantías incluye archivar documentos de manera remota.
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Utiliza un software para archivar de manera digital.
- Uno de los métodos más conocidos para mantener el aspecto de un documento es mediante la creación de un archivo PDF. Este software que lo ofrece Adobe, conocido como Adobe Acrobat, facilita la conversión de documentos a formato PDF a partir de varios programas de software. También hay varios programas gratuitos que crean estos archivos.
- El hecho de que los detalles específicos sean públicos significa que las próximas versiones del software de Adobe podrá leer versiones anteriores de los documentos.
- Además, los lectores de PDF están disponibles fácilmente ya que se pueden descargar de manera gratuita desde un sitio web de Adobe.
Con la evolución rápida de la tecnología, lo que hoy está vigente, mañana podría ser obsoleto. Esto puede ser un problema cuando se trasladan documentos archivados a un nuevo sistema.
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Consejos

Cataloga los documentos archivados para que con el tiempo otras personas y tú puedan encontrar los archivos que necesiten. Este proceso puede ser tan simple como nombrar los archivos o carpetas con el nombre del contenido y las fechas que incluyen los archivos. Por ejemplo, si archivas los documentos de una empresa, podrías denominar una carpeta "Archivos de la empresa durante el primer trimestre de 1997". En los sistemas mayores, lo más probable es que los archivos utilicen metadatos para fines de catalogación.
Otra razón para archivar los documentos es que a veces hay requisitos legales que exigen guardar la información.

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Advertencias

Un riesgo es que se dañen los archivos. Por tanto, asegúrate de utilizar un sistema probado debidamente para hacer una copia de seguridad de tu información.
A menudo, los datos multimedia se asocian con un hardware o software específico y puede que no sean accesibles fuera de los sistemas propietarios.
No tener un sistema listo para archivar los documentos puede generar que se pierdan los archivos accidentalmente, especialmente si se eliminan por error.

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