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Agendar citas y llegar a estas es parte de la vida de casi todas las personas. Si te organizas con anticipación, puedes programar citas para ti mismo rápida y fácilmente. También podrás eliminar la posibilidad de que tus planes entren en conflicto y controlar eficientemente tu tiempo todos los días.
Pasos
Usa una agenda o un calendario digital.[1] Esta medida te ayudará a organizar con mayor precisión tu tiempo y te mantendrá al día con las citas. Ingresa las citas en el calendario a medida que las hagas. Luego, planifica el resto de tus días en torno a esas obligaciones. Trata de planificar tus días la noche previa o a primera hora de la mañana, antes de que empiece el día. No empieces el día hasta que lo hayas planificado.- Si tienes un horario apretado, planifica tu día justo antes de la hora. Incluso puedes asignar tiempo a tareas como desayunar y hacer ejercicios, asegurándote de aprovechar al máximo cada día.[2]
- Recurre a tu plan diario a lo largo del día para mantenerte en buen camino.[3]
- Si optas por un sistema digital, prueba Google Calendar. Puedes sincronizarlo con tu teléfono móvil o con tu tableta para que puedas revisar tu horario en cualquier momento, incluso cuando estés en marcha.
Ten un sistema de llenado para los documentos importantes. Usa un gabinete o un organizador para hacer seguimiento a documentos, a registros médicos, a resultados de pruebas y a cualquier otro material que puedas necesitar para futuras citas. Esta medida impedirá que tengas problemas de último minuto al tratar de encontrar lo que necesitas y que llegues tarde a tus citas.[4]- Ordena alfabéticamente tus archivos para que puedas tener cualquier cosa que necesites a una hora determinada.
Toma en cuenta las citas y los plazos recurrentes. Si ves a un dentistas cada seis meses, establece un recordatorio para hacer la cita con anticipación. También puedes establecer recordatorios para las citas que son urgentes, a fin de que no olvides los plazos ni te sorprendan.
Clasifica las citas por importancia y por proximidad. Cuando te prepares para programar citas, primero haz a un lado las más importantes.[5] Si tienes muchas citas que hacer, reúne las que tienen ubicaciones cercanas y prográmalas consecutivamente el mismo día.- Esta medida te ahorrará un viaje adicional y mantendrá los gastos en viáticos bajos.
Ten una lista de teléfonos a la mano. En estos días, la mayoría de las personas confían únicamente en sus teléfonos móviles para guardar números telefónicos importantes. En general, eso está bien, pero trata de tener una lista escrita de números telefónicos de citas, en caso de que tengas un problema con el teléfono y no puedas acceder a tus contactos.- Tu calendario digital probablemente almacenará tus números de contacto, pero quizás debas tener una lista escrita de todas formas, en caso de que no puedas acceder a esta tampoco.
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Llama para hacer la cita. Si tienes que planificar un día completo, asegúrate de hacer la primera cita tan temprano como sea posible y programa las otras consecutivamente.[6] Antes de dejar de hablar por teléfono con la persona que programa la cita, pregunta el tiempo aproximado que durará y si habrá algún tiempo de espera previamente.- Tomando como base esa información, puedes programar otra cita el mismo día, después de esa.
- Pide a la persona que programa la cita que confirme el día y la hora que acabas de programar.
- Luego de que repita la información correcta, ingresa la cita en tu calendario o en tu agenda.
Calcula el tiempo de viaje para cada cita. A medida que programes las citas y planifiques tu día, no te olvides de calcular cuánto tiempo te tomará ir del punto A al punto B. Toma en cuenta los tiempos de viaje cuando hagas otras citas y programes otras tareas para el mismo día.[7]- Si no tomas en cuenta el tiempo de viaje, terminarás llegando tarde con frecuencia.
- Además, no te olvides de incluir un margen de tiempo entre citas.[8]
- Calcula el tiempo de viaje y prevé un lapso de tiempo adicional pequeño (5 a 15 minutos) para cualquier incidente o parada imprevista.
Evita sobrecargarte. Sé realista cuando hagas citas y programes tu día. No elabores una agenda para un día que sea imposible de seguir precisamente. Prevé mucho tiempo entre las citas y las obligaciones para que los días no sean estresantes y para que puedas permanecer enfocado.- No te precipites a poner todo en un solo día.
- Prioriza y si hay algunas cosas para las que no tienes tiempo, prográmalas para otro día.[9]
Programa tiempo libre del trabajo o de la escuela por adelantado. Una vez que programes una cita, informa en el trabajo o en la escuela acerca de la cita por adelantado para asegurarte de que puedas salir en ese día y a esa hora. Haz recordar un día antes a la persona indicada de la cita que tendrás al día siguiente.- Confirma la hora con esa persona y dile el tiempo estimado más probable para la cantidad de tiempo que estarás afuera.
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Programa recordatorios para las citas. Crea una alarma en el teléfono celular que te haga recordar en un rango de 30 minutos a 2 horas antes de que la cita esté a punto de empezar. Debido a que la mayoría de los calendarios digitales tienen una función de recordatorio, programa también un recordatorio el día anterior a la cita para prever cualquier contratiempo.[10]- Si has sincronizado el teléfono móvil o la tableta con el calendario, entonces recibirás recordatorios en todos los dispositivos.
Lleva contigo cualquier documento o material que necesites. Asegúrate de estar preparado para la cita con los materiales adecuados, las herramientas o los documentos necesarios. En algunos casos, olvidar estas cosas puede retrasar o entorpecer la cita completamente, lo cual hará que te veas obligado a reprogramar.- Añade una nota al recordatorio que programas para la cita que mencione cualquier material que debas llevar contigo.
Planifica llegar temprano. Sal para la cita al menos 15 minutos antes.[11] Si planificas llegar a una cita exactamente a la hora programada, es muy probable que termines llegando tarde. El tráfico y otros retrasos imprevistos son comunes (nunca se sabe con que te puedes topar), así que sal temprano para asegurarte de llegar a tiempo.[12]- Comienza el día temprano programando la alarma un poco antes de lo usual, por si acaso.
- Asegúrate de darte el tiempo necesario para completar tu ritual matutino usual sin tener que apurarte o estresarte.
- Los establecimientos prefieren que llegues temprano y no tarde. De todos modos, la mayoría de los locales valoran que llegues un poco más temprano
Si estás atascado, notifica a la persona con quien tienes la próxima cita. Si tienes citas programadas consecutivamente y estás retrasado con la primera, haz una pausa y haz una llamada para notificar el problema a la persona con la que tienes la próxima cita. Confírmale que aún puedes llegar a la cita si te permite llegar algunos minutos tarde.[13]- Pide una reprogramación para el mismo día si llegar tarde no es una opción.
- Si no puede tener más citas ese día, discúlpate y reprograma la cita para otro día.
Llama y cancela con tanta anticipación como sea posible. Si no puedes llegar a una cita, llama a la persona para cancelar lo más pronto posible. Si es posible, reprograma la cita mientras hables por teléfono, ya que puedes olvidarte después si lo pospones.- Ocasionalmente, algunos lugares te sancionarán si no les notificas con 24 horas de anticipación que no puedes llegar a la cita.[14]
- Cuando hagas la llamada telefónica original para programar la cita, consulta acerca de las políticas de cancelación para que no te sorprendan.
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Referencias
- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ http://productivitytheory.com/why-you-should-use-a-digital-calendar-to-plan-every-second-of-your-day/#
- ↑ https://hbr.org/2009/07/an-18minute-plan-for-managing
- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ http://www.creativitypost.com/create/work_smarter_not_harder_21_time_management_tips_to_hack_productivity
- ↑ http://www.huffingtonpost.com/elizabeth-grace-saunders/time-block-to-stay-focuse_b_8254698.html
- ↑ http://ops.fhwa.dot.gov/publications/tt_reliability/TTR_Report.htm
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- ↑ http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/1254/tips-for-time-management-and-balancing-a-busy-workload
- ↑ http://personalexcellence.co/blog/on-time/
- ↑ http://personalexcellence.co/blog/on-time/
- ↑ http://ops.fhwa.dot.gov/publications/tt_reliability/TTR_Report.htm
- ↑ http://personalexcellence.co/blog/on-time/
- ↑ http://www.technotheory.com/2008/01/everything-you-need-to-know-about-cancelling-appointments-and-responding-to-cancellations/
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Categorías: Salud
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