Einen Kuchenverkauf organisieren

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In diesem Artikel:

Die grundsätzlichen Vorbereitungen

Die richtige Planung der Backwaren

Die Vorbereitungen für die Veranstaltung

Der eigentliche Kuchenverkauf

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Literaturhinweise

Durch die Organisation eines Kuchenverkaufes lässt sich wunderbar Geld verdienen, insbesondere wenn man ankündigt, dass die Einnahmen einem guten Zweck oder eurer Gemeinde zugute kommen werden. Kuchenverkäufe sind leicht zu organisieren, man muss wenig investieren, und Spaß macht es auch noch. Es braucht kaum mehr als ein kleines, engagiertes Team mit dem Willen, etwas Gutes zu tun, etwas Planung und einige Zeit in der Küche. Viel Erfolg für euren eigenen Kuchenverkauf!

Vorgehensweise

Teil 1

Teil 1 von 4:

Die grundsätzlichen Vorbereitungen

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   Entscheidet euch für einen Anlass. Die meisten Kuchenverkäufe sollen Geld für einen bestimmten guten Zweck oder ein Projekt einbringen. Sowohl euer Team als auch eure Kunden sollten Bescheid wissen, für wen oder was das eingenommene Geld bestimmt ist. Entwerft Poster und andere Werbematerialien. Flugblätter und ähnliche Medien sind eine gute Möglichkeit, die Leute über euren guten Zweck zu informieren. So sammelt ihr nicht nur Geld, sondern macht euer Projekt auch noch bekannt.

   • Stellt ein Glas für Trinkgeld und Spenden auf. Wenn ihr Geld für einen guten Zweck sammelt, gib den Leuten die Möglichkeit, einfach so zu spenden, ohne etwas zu kaufen. Nicht jeder ist vielleicht hungrig, manche Leute dürfen möglicherweise (gerade) keinen Zucker essen – trotzdem wollen sie aber sicher eure Organisation unterstützen.
   • Informiert euch vorher genau darüber, wie ihr das Geld nachher eurem guten Zweck zukommen lassen könnt.
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   Stellt euer Team auf. Motiviere deine Freunde und Familie, dir zu helfen. Wenn ihr Geld für eine Schule sammelt, spannt die Schüler ein. Lass sie ebenfalls mit ihren Eltern etwas für den Verkauf backen und gib ihnen verantwortungsvolle Aufgaben.

   • Stellt offensichtlich klar, für welchen guten Zweck ihr Geld verdienen wollt, wann euer Verkauf stattfinden soll, und wann genau ihr womit Hilfe braucht.
   • Wie viele Freiwillige ihr braucht, hängt stark davon ab, wie groß euer Verkauf werden soll. Ein kleines Tischchen kann ein einzelner gut eingewiesener Freiwilliger stemmen. Wenn euer Verkauf eher einem Markt ähnelt, werdet ihr hingegen viele helfende Hände brauchen, um Beratung und Verkauf, Kasse, Auf- und Abbau und Backen zu koordinieren.
   • Eventuell wollt ihr zum Beispiel einen Koordinator fürs Backteam abstellen, einen für die Organisation der Location und des Equipments und einen Marketingchef.
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   Entscheidet euch für eine Location. Grundsätzlich sollte es natürlich ein Ort mit hohem Publikumsaufkommen sein. Das könnte ein belebter öffentlicher Ort sein oder eine Schule oder Uni. Wenn der Verkauf für eine Schule organisiert wird, fragt Studentenverbindung, Sekretariat oder andere gut informierte Leute, wo ihr auf dem Schulgelände am besten euren Stand aufbauen könnt.

   • Manchmal freuen sich auch Geschäfte, wenn ihr in ihrer Nähe einen Stand aufstellt und zusätzliche Kunden anlockt.
   • Perfekt sind Events wie Festivals, Märkte, Konzerte oder andere öffentliche Veranstaltungen.
   • Schulen, Theateraufführungen, Konzerte, „Tag der offenen Tür“-Veranstaltungen, Sportevents und Elternabende sind ebenfalls gute Gelegenheiten für Kuchenverkäufe.
   • Sichert euch ab, dass ihr am gewählten Ort oder bei der gewählten Veranstaltung verkaufen dürft, und holt euch bei Bedarf die entsprechenden Genehmigungen ein.
   • Vergewissert euch, dass ihr eine Möglichkeit habt, drinnen oder wenigstens unter einem Zelt oder Pavillon verkaufen zu können, falls das Wetter nicht mitspielen mag.
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   Besorgt euch das benötigte Equipment. Wenn ihr Glück habt, sind Tische und Stühle bereits vorhanden, und vielleicht gibt es auch schon Werbetafeln und Schilder, wenn es sich um eine regelmäßig stattfindende Veranstaltung handelt. Aber vielleicht müsst ihr auch bei Null anfangen und entsprechend umfassend planen. Die folgenden Dinge braucht ihr wahrscheinlich:

   • Verkaufsstände oder Tische
   • Klapptische
   • Eine Markise, einen Pavillon oder ähnliches, um euch vor Sonne und Regen schützen zu können
   • Tischtücher
   • Dekoration und Schilder, um Aufmerksamkeit zu erregen
   • Eine Kühlbox und Eis, um Getränke zu kühlen
   • Einen Müllcontainer und Mülleimer zum Aufräumen
   • Klappstühle
   • Warmhaltetöpfe für Flüssigkeiten
   • Eine Kasse. Irgendwo müsst ihr eure Einnahmen aufbewahren. Denkt auch an Wechselgeld, damit ihr auch größere Scheine annehmen könnt!
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   Vergewissert euch, dass ein Verkauf an eurem Ort erlaubt ist. Wenn nötig, holt die benötigten Bewilligungen ein.
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   Legt eine Zeit fest. Wenn ihr sichergehen wollt, dass ihr eine möglichst große Schar Kunden zu eurer Veranstaltung locken könnt, solltet ihr sie am besten mit einem anderen Event zusammenlegen. Oder aber, wenn ihr für eure Schule backt, wählt den Zeitpunkt so aus, dass möglichst viele Schüler und Eltern teilnehmen können, etwa an einem Abend unter der Woche. Gute Veranstaltung am Rande derer es sich lohnt, einen Kuchenverkauf zu veranstalten, sind Wahlen, Bundesjugendspiele und andere Sportveranstaltungen und Gemeinde- und Stadtteilfeste.

   • Außerdem solltet ihr den Zeitpunkt so legen, dass bis zu eurem Verkauf genug Zeit bleibt, um möglichst viele Leute darüber informieren zu können, aber nicht genug, damit sie den Termin wieder vergessen können. Ungefähr zwei Wochen Vorlaufzeit sollten ganz gut funktionieren.
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Teil 2

Teil 2 von 4:

Die richtige Planung der Backwaren

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   Verteilt die Aufgaben. Achtet darauf, dass jeder weiß, was er backen soll. Am besten macht ihr eine Liste der Dinge, die ihr verkaufen wollt, damit sich jeder für ein bestimmtes Produkt eintragen kann. Auf diese Weise könnt ihr vermeiden, dass ihr am Ende zu viele Muffins und dafür kaum Cookies habt.

   • Wenn viele Leute aus deiner Gruppe oder deinem Verein beim Backen helfen wollen, dann bitte sie, ihre Waren in gut für den Verkauf geeigneten Mengen zu verpacken, etwa zwei bis drei Cookies in einer Tüte oder einen Muffin oder anderen größeren Artikel.
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   Gebt Anweisungen, wie die einzelnen Waren eingepackt werden sollen. Die freiwilligen Backgehilfen sollten genau wissen, wie sie die fertigen Backwaren am besten einpacken. Besonders gut ist es natürlich, wenn jedes Teil einzeln eingepackt ist, sodass nichts mit Allergenen kontaminiert werden kann.
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   Entscheidet außerdem, wie ihr die Verpackungen beschriftet. Jeder Artikel sollte mit einer Zutatenliste versehen sein, denn viele Menschen (besonders Kinder) haben heutzutage Lebensmittelallergien, Unverträglichkeiten oder besondere Vorlieben. Wenn du die Zutaten klar und deutlich auf die Produkte schreibst, kannst du den Kunden helfen, ohne großen Stress eine für sie passende Auswahl zu treffen. Es kann einen sehr großen Unterschied machen, zu wissen, ob ein Cookie Nüsse enthält oder nicht.

   • Stellt dazu einfach ein kleines Kärtchen an den jeweiligen Artikel oder klebt Post-Its an die Tüten.
   • Es ist immer eine gute Idee, an die einzelnen Produkte zu schreiben, welche Allergene sie enthalten (Nüsse, Erdbeeren, Erdnüssen, etc.).
   • Außerdem könnt ihr die Waren markieren, die zum Beispiel glutenfrei, vegan, laktosefrei oder koscher sind..
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   Bereitet eine gute Auswahl an Backwaren vor. Nach Möglichkeit solltet ihr neben Muffins und Kuchen auch eine gesunde Alternative anbieten. Es muss nicht alles süß sein. Frisches selbstgebackenes Brot, Brezeln und Vollkornkekse können sich auch großartig verkaufen.

   • Bringt auch einen speziellen Touch in eure Backwaren. Versucht es zum Beispiel mit Bananenkuchen oder ein Speckbrot.
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   Legt vernünftige Preise fest. Es ist nur ein Kuchenverkauf, ihr müsst damit nicht reich werden, sondern der gute Wille zählt zuallererst. Eventuell legt ihr auch nur ein Minimum von zum Beispiel einem Euro fest und lasst die Leute entscheiden, wie viel sie für den guten Zweck bezahlen wollen.
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Teil 3

Teil 3 von 4:

Die Vorbereitungen für die Veranstaltung

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   Koordiniert den Verkauf und verteilt die Aufgaben. Jeder sollte wissen, was er zu tun hat, wenn die Veranstaltung losgeht. Entscheidet, wer das nötige Equipment besorgt und aufbaut, wer die Backwaren arrangiert und die Freiwilligen einweist, wenn sie ankommen, und wer der Kassenwart sein soll.
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   Macht Werbung für euer Event. Entwerft auffällige und bunte Plakate und Bilder für die sozialen Netzwerke, alle versehen mit Datum, Zeit und Ort eures Verkaufes sowie dem guten Zweck, für den ihr sammelt. Dann teilt die Bilder online und hängt an belebten Orten Plakate auf.

   • Wenn euer Verkauf in einer Schule stattfindet, macht dort auch Lautsprecherdurchsagen und Aushänge und setzt eine Anzeige in die Schülerzeitung.
   • Macht Werbung für eure Organisation oder euren Verein, indem ihr entsprechende Kleidung tragt. Wenn ihr etwa für die Pfadfinder verkauft, tragt eure Uniformen.
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   Backt, was das Zeug hält. Kuchenverkäufe sind eine gute Gelegenheit, allerlei Rezepte auszuprobieren. Immerhin braucht ein Kuchenverkauf vor allem Kuchen, und der sollte im Idealfall hausgemacht sein. Lasst all eure Freiwilligen mitmachen und backt erst am Vortag des eigentlichen Verkaufs, damit alles noch so frisch wie möglich ist.

   • Wenn ihr selber backt, kommt ihr meist am günstigsten weg und verdient am meisten. Wenn viele Leute mithelfen, ist es ein Klacks.
   • Alternativ könnt ihr natürlich auch bei einem Bäcker oder im Supermarkt kaufen. Das ist besonders dann praktisch, wenn ihr nicht besonders gut backen könnt oder keine Zeit habt. Und an einem Ort, wo es normalerweise nicht immer Kuchen zu kaufen gibt, etwa einer Schule, wird man es euch nicht übel nehmen und trotzdem kaufen.
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   Besorgt auch Getränke, die ihr verkaufen könnt. Die meisten Menschen haben gern etwas zum Nachspülen, wenn sie Kuchen und Kekse essen, und für euch ist es eine zusätzliche Einnahmequelle.

   • Ihr könnt zum Beispiel Kaffee, Tee, Eistee, Limonade, Wasser und Milch verkaufen. Ein bisschen gesunder Menschenverstand kann bei der Auswahl nicht schaden: An einem heißen Sommertag wird der Eistee wohl ein besseres Geschäft machen als heißer Kaffee.
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Teil 4

Teil 4 von 4:

Der eigentliche Kuchenverkauf

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   Baut für die Veranstaltung auf. Stellt Tische auf, besorgt eine Spendendose und Schilder. Haltet ein Auge darauf, wie viele Freiwillige kommen, und weist sie ein. Habt Pappteller, Servietten, Gabeln und Becher (falls ihr zum Beispiel auch Kaffee verkauft), Folie und Tüten vorrätig, aber gebt sie nur dann aus, wenn sie gebraucht werden. Immerhin kostet das alles Geld und verursacht außerdem Müll.

   • All diese Aufgaben können unter den Teammitgliedern verteilt werden. Übernimm dich selbst nicht, du musst dich nicht allein um alles kümmern.
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   Jetzt kann die Party losgehen. Vergewissere dich nochmal, dass alle wissen, was sie zu tun haben und wo sie stehen, dass alle Tische appetitlich gedeckt sind, und dann fangt an zu verkaufen. Wenn ihr gut vorbereitet seid, sollte dies der einfachste Teil der ganzen Übung sein. Spielt vielleicht noch etwas Musik im Hintergrund, dadurch wird die Atmosphäre gleich noch einladender und gemütlicher.

   • Bereitet eine Kasse vor und startet mit einer ausreichenden Menge Wechselgeld. Schreibt euch vorher auf, wie viel Wechselgeld in der Kasse ist, damit ihr nachher ausrechnen könnt, wie viel ihr verdient habt. Passt während der Veranstaltung gut auf eure Kasse auf!
   • Bedankt euch bei euren Kunden für ihre Unterstützung, wenn sie die Veranstaltung verlassen.
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   Beendet die Veranstaltung. Legt bereits im Voraus fest, bis wann euer Verkauf dauern soll. Wenn der Zeitpunkt dann gekommen ist, informiert alle Leute höflich und freundlich darüber, dass ihr nun einpacken werdet. Lasst aber natürlich alle Kunden ihre Einkäufe beenden, bevor ihr einpackt.

   • Wenn die Veranstaltung beendet ist, zählt eure Einnahmen. Bedankt euch bei allen Freiwilligen und helft ihnen dabei, ihre nicht verkauften Backwaren wieder einzupacken.
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   Hinterlasst euren Verkaufsplatz ordentlich. Seid höflich und verlasst euren Platz ebenso sauber oder noch sauberer als ihr ihn vorgefunden habt. Räumt alle Tische, Stühle und andere Gegenstände weg, die ihr für die Veranstaltung ausgeliehen habt. Sammelt euren Müll ein und entsorgt ihn. Bittet einige Freiwillige, euch dabei zu helfen.
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   Spendet die Reste. Natürlich sollte sich jeder der freiwilligen Helfer etwas mit nachhause nehmen dürfen, aber ihr solltet auch überlegen, ob ihr vielleicht wenigstens einen Teil eurer nicht verkauften Waren spendet. Setzt euch dazu mir den Tafeln oder einer ähnlichen Organisation in Verbindung und fragt, ob sie die Sachen gebrauchen können. Dann kann ein freiwilliger Helfer sie dort vorbeibringen. Das sollte natürlich so bald wie möglich geschehen, damit alles noch frisch ist.
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Tipps

• Wenn ihr während des Verkaufs Zugang zu einer Küche oder einem Backofen hast, dann entscheidet euch für Backwaren, die schnell zubereitet sind. Auf diese Weise könnt ihr in kleinen Schüben und entsprechend der Verkäufe backen, was verhindert, dass euch entweder die Ware ausgeht, oder ihr am Ende zu viel übrig habt.
• Haltet die Kasse außer Sicht und Reichweite der Kunden, insbesondere bei Kindern und Jugendlichen. So gerät niemand in Versuchung, sich an eurem hart verdienten Geld zu vergreifen.
• Wenn ihr die Gelegenheit habt, regelmäßig Kuchen und Kekse zu verkaufen, etwa bei Sportveranstaltungen, dann führt Buch darüber, wie viel ihr verkauft, damit ihr die Mengen fürs nächste Mal besser planen könnt.
• Sucht euch ein Thema! Euer Französisch-Zirkel könnte zum Beispiel Crêpes, Baguettes und Croissants anbieten.
• Wenn ihr wenig Platz habt, aber eine Menge Leckereien verkaufen wollt, probiert es mit einer U-förmigen Anordnung der Tische. So können Kunden an alle drei Seiten gelangen und der Verkauf lässt sich leichter managen. Außerdem fallt ihr mit dieser Anordnung mehr ins Auge.
• Vergiss nicht: Es ist die Glasur, die die Aufmerksamkeit der Leute auf sich zieht, also glasiert unbedingt ALLE Muffins und Cupcakes und dekoriert sie mit Liebesperlen, Streuseln und ähnlichem!
• Bedankt euch aufrichtig bei jedem Kunden.

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Warnungen

• Bitte achtet auf die Lebensmittelsicherheit. Die meisten Backwaren halten sich zwar auch bei Zimmertemperatur sehr gut, aber manche Dinge werden sehr schnell schlecht, wenn sie nicht ausreichend gekühlt werden.

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