كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني وقحة في العمل

تنزيل المقال

تنزيل المقال

قد يكون استلام رسالة وقحة عبر البريد الإلكتروني موقفًا صعبًا. قد تشعر بالراحة حال الرد بأسلوب مفحم ووقح بدورك، لكن يجب أن تحافظ على هيئتك ومهنيتك بشكل رسمي يدل على احترافك. خذ فرصة للتنفس والتفكير قبل أن ترد (سواء عبر البريد الإلكتروني أو بشكل شخصي)، ثم حدد المقصود من الرسالة والنية من ورائها، وصِغ ما ترغب في قوله كرد عليها.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

التحقق من نوايا المرسل

تنزيل المقال

1. 
   1
   حدد ما إذا كان الأمر يستحق بذل وقتك وطاقتك فيه أم لا. يعتبر الرد أمرًا مريحًا ومهدئًا للأعصاب، لكن يمكنك تهدئة نفسك أيضًا عن طريق أخذ بعض الأنفاس العميقة. سَل نفسك ما إذا كانت الرسالة تستحق اهتمامك أم لا. لا تترك مجالًا لمرسل الرسالة أن يشعر بمدى ضيقك حتى إن كنت تشعر بالغضب والإهانة، ولا تترك له المجال ليفسد عليك يومك.

   • ركز على القيام بالتصرفات التي ستصب في مصلحتك.
   • سَل نفسك بعض الأسئلة مثل: "ماذا سأحقق بالرد على تلك الرسالة؟ ماذا سيحدث إذا واجهت ذلك الشخص؟ وماذا سيحدث إن لم أفعل ذلك؟"
2. 
   2
   تجنب وضع الافتراضات. تختلف طرق تواصلنا مع الآخرين من شخص لآخر، ولا تعتبر مهارة الكتابة مُتقنة وعملية بالنسبة للكثير من الناس كأداة للتواصل. قد يعتقد شخص ما أن العبارة التي يقولها تتسم بالرسمية والمباشرة والاحتراف، لكن قد يتخذها البعض على أنها وقاحة ويقصد منها الإهانة. لا تفترض أن مرسل الرسالة يتعمد استخدام أسلوب وقح معك.

   • قد تنتج بعض مشاكل التواصل بين الناس بسبب اختلافات اللغة أو اللهجة أو الثقافة.
   • قد يساء فهم بعض الأشخاص عندما يحاولون استخدام الدعابة أو السخرية في رسالتهم.
3. 
   3
   اطلب من المرسل مزيدًا من المعلومات. رد عليه طالبًا المزيد من المعلومات، واقتبس بعض الجمل المحددة التي ترغب في أن يتم توضيحها. قد تكون الرسائل الوقحة في بعض الأحيان مجرد صياغة ضعيفة للجمل. قد يقول لك زميلك على سبيل المثال: "أتمنى أن تجد وقتًا لتنجز فيه تقاريرك بنهاية اليوم."

   • يمكنك أن ترد كما يلي: "جميع تقاريري مُنجزة، ماعدا الذي سيسلم غدًا؛ هل ترغب في نسخة من التقارير اليوم؟"
   • لا تطلب منه تفسيرًا لما يقصده. لا تسأل بعض الأسئلة مثل: "ماذا تقصد بذلك؟" أو "ماذا تحاول أن تقول؟"
4. 
   4
   تحدث مع المرسل. سيتيح لك التحدث مع الطرف الآخر فرصة للاستماع لنبرته وطريقته في قول ذلك الكلام. زُر مكان عمله أو اتصل به لتناقش المهام أو المواضيع المرتبطة بموضوع الرسالة. اطلب منه أن يضع تفسيرًا للعبارات الوقحة في الرسالة.

   • قل له التالي: "كانت لدي فكرة جديدة بخصوص المشروع، واعتقدت أنه من الأفضل أن أخبرك بها شخصيًا، وذلك بالطبع إذا سمح وقتك بذلك."
   • يمكنك أيضًا أن تقول: "كنت تقول في رسالتك أنه من المفترض أن تكون المهام منجزة بالفعل، لكن موعد التسليم الذي أخبروني به هو الأسبوع القادم. هل أعمل بطريقة تخالف الجدول الزمني للمشروع؟"

جزء 2

جزء 2 من 3:

كتابة الرد

تنزيل المقال

1. 
   1
   تجنب الرد إذا لم تكن مجبرًا على ذلك. إذا لم تكن مجبرًا على الرد، فإن عدم الرد هو الاختيار الأفضل. فكر في عدم الرد إذا استقبلت رسالة لا علاقة لها بموضوع العمل ولا تعرها انتباهك حتى.

   • يضع زملاء العمل أحيانًا بعض الافتراضات حول عاداتك في العمل وتصرفاتك، بل ويعلقون عليها. لا ترد على رسالة تقول التالي مثلًا: "من الأكيد أنك تستمتع بقضاء وقت أطول في تناول الغداء على حساب ساعات العمل!" أو "يعلم الجميع أن اجتماعاتك لا تدوم طوال فترة الظهيرة." طالما يعلم مديرك الحقيقة فمن الأفضل أن تبتعد عن مشاكل الموظفين بين بعضهم البعض وإشاعاتهم.
2. 
   2
   حافظ على مهنيتك واحترافيتك. إذا كانت الرسالة تحتاج إلى الرد، فعليك أن تحافظ على نبرة وصيغة رسمية ومحترفة، حتى إذا لم يكن المرسل شخصًا محترفًا. اقرأ رسالتك بصوت مرتفع قبل إرسالها إلى أن تتأكد من أنها تبدو رسمية بدلًا من أن تكون غير لائقة أو عاطفية.

   • لا تكن فظًا في ردك كي لا تبدو وقحًا.
3. 
   3
   خذ وقتك في كتابة الرد. يجب أن يكون ردك هادئًا واحترافيًا، لذلك لا تتعجل في كتابته. لا ترتبط أغلب رسائل البريد الإلكتروني بموعد محدد للرد، لذا يُمكنك أن تأخذ يومًا بطوله في كتابة ردك إذا تطلب الأمر.

   • انتظر لمدة ساعة على سبيل المثال بعد كتابتك للرد.
   • إذا كنت تدري بأن ردك نابع من شعورك بالغضب، أجل صياغته أو إرساله، وانشغل بفعل أي شيء آخر إلى أن تهدأ قليلًا.
   • اكتب عنوان البريد الإلكتروني لمستقبل الرسالة بعد الانتهاء من الكتابة، لتتجنب إرساله مبكرًا دون مراجعته.
4. 
   4
   اجعل الجمل قصيرة وبسيطة. لا تحاول الرد على جميع النقاط المذكورة، ولا تستخدم أسلوب الدفاع عن النفس كثيرًا. إذا كنت تريد القضاء والتغلب على السلوك الوقح، فعليك أن تجعل رسالتك مركزة على المواضيع المرتبطة بالعمل.

   • اختر موضوعًا واحدًا ذا علاقة بالعمل لتركز عليه.
5. 
   5
   التزم بالحقائق ولا تشرح بالتفصيل. مناقشة الحقائق هي واحدة من الطرق التي تضمن لك كتابة رسالتك بشكل محترف. تشمل الحقائق أمورًا معينة مثل المهام التي تم تسجيلها وإنجازها ومواعيد التسليم والجداول الزمنية والبيانات والمواضيع ذات الصلة بالعمل.

   • إذا كانت الرسالة الوقحة تدور حول تقرير ما على سبيل المثال، فيمكنك الرد عليها قائلًا: "شكرًا على المتابعة. سأرسل لك مزيدًا من البيانات في الصباح حسب تحديثي للتقرير، أما بالنسبة للتقرير الجديد فسيكون جاهزًا في الظهيرة."
   • سيصبح بذلك ردك مكثفًا ومركزًا على العمل الموكل لك ومدى إنجازك في مشروعك، بدلًا من التركيز على رد فعلك تجاه وقاحة زميلك.
6. 
   6
   تجنب الرد بأسلوب عاطفي. الرد على الوقاحة بوقاحة مثلها أو اتخاذ أسلوب دفاعي هو أول ما سيخطر على بالك، لكن لن يجدي ذلك سوى في زيادة الطين بلة. التزم بالرسمية والمهنية في الرد بدلًا من ذلك.

   • لا تتهم المرسل بالوقاحة.
   • جنب مشاعرك بعيدًا عن كتابة الرد.
   • قبل أن تضغط زر الإرسال، اسأل نفسك إذا كانت هنالك أي جزئية في ردك دافعت فيها عن نفسك أو تحدثت بوقاحة.

جزء 3

جزء 3 من 3:

الدعم إضافي

تنزيل المقال

1. 
   1
   بلغ عن الكلام المؤذي لوقاحته أو عند تعرضك لهجوم شخصي. إذا احتوت الرسالة على تهديدات أو هجوم شخصي، اصنع عدة نسخ من الرسالة واعرضها على مديرك أو على مسؤول الموارد البشرية (HR). تأكد من أن تلك الحادثة موثقة في مقر العمل، واطلب فتح المجال للتحقيق فيها.

   • أخبر مديرك أو الشخص المسؤول أن محتويات الرسالة ستخلق بيئة عمل عدائية.
2. 
   2
   لا تسكت عن حقك إذا تحولت الوقاحة إلى مضايقات وتحرشات مستمرة. احتفظ بتسجيل أو توثيق لكل مرة تحدث فيها مضايقة لك، وذلك لتثبت أن تلك الطريقة هي سلوك مستمر. إذا كنت تستقبل رسائل وقحة تؤثر على إنتاجيتك وبيئة عملك بشكل مستمر، خذ سجلًا لتلك الرسائل وأعطِه لمديرك أو لقسم الموارد البشرية. خذ معك بعض النسخ من تلك الرسائل لتعرضها على المدير أو على قسم الموارد البشرية ليفهموا ما تتعرض له.

   • فكر في سياسات المكتب أو الشركة التي تعمل بها أثناء تحديدك للشخص الذي ستشكو له تعرضك للإهانة. يفضل على سبيل المثال اللجوء لقسم الموارد البشرية إذا كان مديرك قريبًا من الشخص الذي أهانك.
3. 
   3
   تحدث مع مسؤول الموارد البشرية إذا كان مديرك هو من يرسل لك الرسائل المهينة. سوف يساعدك مسؤول الموارد البشرية أو المشرف على مديرك في حالة إن كان مديرك المباشر هو الذي يرسل لك الرسائل الوقحة. كن مستعدًا لتوضيح سبب اعتقادك أن الرسالة غير لائقة، وذلك قبل أن تبلغ عن الحادثة. قد يطلب منك أن تكتب تقريرًا أو بلاغًا بخصوص الواقعة حسب ما قيل لك، وقد يطلب منك حضور جلسة صلح بينكما، أو قد يتم نقلك لقسم أو فريق آخر.

   • لن يساعدك أي شيء آخر غير إبلاغ مسؤول الموارد البشرية بتعرضك لرسائل غير لائقة من مديرك المباشر، فهو الوحيد الذي سيساعدك على حل تلك المشكلة في حالة استمرارها. لذلك، يجب عليك البدء في خلق سجل كامل بتلك الرسائل.

أفكار مفيدة

• تذكر أية تصرفات وقحة أخرى من قبل المرسل خلافًا لرسالته، وأدرجها في شكوتك.
• من الطرق البديلة للتخلص من غضبك، يمكنك كتابة رسالة دون وضع اسم المستقبل أو كتابتها في صفحة أحد برامج الكتابة دون إرسالها. يمكنك بهذه الطريقة أن تتخلص من غضبك دون أن ترسلها بالخطأ.
• اقترح أن يحصل جميع الموظفين على دورة تدريبية في آداب إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني. في حالة عدم وجود شخص مؤهل لتدريس تلك الدورة، يمكنك أن تلجأ لشخص يمتلك الخبرة المطلوبة في ذلك؛ خاصة أن عدم وجود شخص مؤهل للقيام بذلك هي علامة صارخة تدل على الحاجة لذلك التدريب.
• يمكنك إرفاق مديرك أو أحد زملائك في قائمة مستقبلي الرسالة التي ترد بها على الرسالة الوقحة التي استقبلتها من زميلك.
• قد يكون التعامل مع البريد الإلكتروني أمرًا صعبًا حتى بالنسبة للمحترفين، لذلك تذكر أن التعبير عن المشاعر والنوايا بشكل صحيح لن يتم بسهولة عبر رسالة بريد إلكتروني.

تحذيرات

• بعض الناس بمثابة القنابل الموقوتة، حتى أنهم قد ينهالوا عليك بالمزيد من غضبهم إذا قمت بالرد عليهم بوقاحة. كن مهذبًا ومحترفًا، وإذا كنت خائفًا لأي سبب كان، فعليك التحدث إلى مديرك أو المسؤول عن قسم الموارد البشرية بخصوص هذا الموضوع.
• يجب أن تعرف أن هنالك بعض الجمل قد يترتب عليها تقديم شكوى ضدك أو رفع دعوى قضائية إن ذكرتها في رسالتك الإلكترونية، مثل: أي إساءة أو تشهير أو مضايقة أو عنصرية أو هجوم شخصي. البريد الإلكتروني قابل للفحص من قبل معظم الجهات القضائية، لذلك وجود أي مخالفة قد تؤدي لتعرض الشركة للمساءلة القانونية. قد يتعرض مُرسل الرسائل المحتوية على أي إساءة إلى العقاب ويتم تحويله للتحقيق، وقد يصل الأمر للفصل. إذا كنت قلقًا بخصوص احتواء رسائل البريد الإلكتروني على محتوى غير لائق، اطلب النصيحة من مديرك أو مسؤول الموارد البشرية، وإذا لم تكن ترغب في التحدث في ذلك الأمر في مكان العمل، يمكنك سؤال محاميك الخاص.