كيفية الاستئذان من أستاذك للغياب عبر البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تتعلم من هذا المقال من ويكي هاو بالعربية كيفية كتابة رسالة استئذان لأستاذك المدرسي أو الجامعي للغياب عن حضور الفصل، في يوم محدد أو لفترة زمنية معينة. غالبًا لا توجد حاجة لرسائل الاستئذان عبر البريد الإلكتروني للأساتذة في المدرسة الثانوية أو ما قبلها، لكنك في بعض الأحيان قد تحتاج لهذا الأمر. البريد الإلكتروني هو وسيلة التواصل الأمثل لأغلبية الأساتذة الجامعيين.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 2:

الاستعداد لكتابة الرسالة

تنزيل المقال

1. 
   1
   اطلع على كتيب الفصل الدراسي لمعرفة القواعد الخاصة برسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما يُضيف الأساتذة في كتيبات المناهج الدراسية ملحقًا خاصًا بتعليمات وقواعد التواصل عبر البريد الإلكتروني. راعِّ الاطلاع عليها قبل البدء في كتابة رسالتك والتزم بما هو مذكور بها حتى إن اختلف عن التالي ذكره في هذا المقال.

   • يضع الأساتذة تلك القواعد الخاصة برسائل البريد الإلكتروني لسببين أساسيين: التفضيلات الشخصية، الالتزام بقواعد المدرسة أو الجامعة. ومن ثم من الأفضل أن تلتزم بتلك القواعد حال توفرها لأقصى درجة ممكنة.
2. 
   2
   اعرف البريد الإلكتروني الخاص بالأستاذ. يفترض أن تجد عنوان البريد الإلكتروني في كتيب المنهج أو في رسائل التعريف بالمادة التي وصلتك على بريدك الإلكتروني من قبل، وربما أنك تعرفه بالفعل إن تكن تلك المرة الأولى التي تتواصل فيها إلكترونيًا مع الأستاذ. قد تحتاج للاطلاع على الموقع الإلكتروني للمدرسة أو الجامعة أو أن تسأل أحد زملائك كعدة حلول بديلة مقترحة.

   • من الوارد ألا يكون البريد الإلكتروني وسيلة تواصل متاحة مع أستاذك لسبب أو آخر؛ في تلك الحالة، اكتب رسالة استئذان ومررها مع أحد زملاء الدراسة. يمكنك كذلك أن تتصل هاتفيًا بالأستاذ أو بمكتب المدرسة للاستئذان قبل يوم الغياب.
3. 
   3
   حدد سبب الغياب. من المهم أن يكون لديك سبب مقنع للغياب لتقدر على إقناع الأستاذ بطلبك الاستئذان عن حضور الفصل الدراسي. من الأفضل أن تذكر السبب الحقيقي وإن كان طلبك للغياب غير مقنع فالأجدر بك حضور الفصل الدراسي كي لا تفوت على نفسك الفائدة التعليمية.

   • من الأسباب الشائعة للغياب: المرض، المواعيد الأخرى، الحالات الطارئة، عدم توفر وسائل مواصلات، الالتزام بمباراة رياضية أو حدث فني.
   • حال كتابتك لسبب غير حقيقي، فالأفضل اختيار شيء عابر وغير كثير التفاصيل (مثل: المرض أو عدم توفر المواصلات) بدلًا من الأمور الجادة والحوادث المعقدة (مثل: الطوارئ العائلية). لا تذكر عذرًا يتداخل تأثيره على العديد من الأشخاص، وإلا ستواجه تعقيدًا هائلًا لإثبات صحته وقد يُكشف أمرك بسهولة شديدة.
4. 
   4
   انتهِ من أي واجب مدرسي وأرسله لأستاذك. هل ستغيب عن المدرسة في يوم تقديمك لعرض تقديمي أو واحدة من الواجبات المدرسية المهمة؟ التزم بتقديمه عبر البريد الإلكتروني (حال أمكن تقديمه رقميًا) لتثبت لأستاذك مراعاتك لتلبية الواجبات المدرسية على الرغم من غيابك.

   • هل يجب تقديمه بنسخة ورقية؟ رتب لتقديمه مبكرًا أو اتفق مع أستاذك على موعد لاحق لتقديم الواجب المدرسي. لا تفوت على نفسك تسليم مهماتك المدرسية كي لا تفقد الدرجات.
5. 
   5
   تواصل مع الأستاذ عبر البريد الإلكتروني قبل يوم الغياب. لا جدوى من الاعتذار عن الحضور بعد يوم الغياب، والاحتمال الذي سيرجحه الأستاذ أنك قد استغرقت في النوم أو غبت لسبب غير مقنع. حال تعرضك للمرض أو أية حوادث طارئة، بادر بالتواصل مع أستاذك عبر البريد الإلكتروني في أقرب وقت ممكن وبمجرد ما تتأكد أنك لن تلحق بالفصل.
6. 
   6
   توقع أن يطلب أستاذك ما يثبت سبب الغياب. في حالة المرض أو الغياب لعدة أيام متواصلة، سيكون الأستاذ بحاجة للحصول على تقرير طبي أو إقرار من والديك بمعرفتهم بغيابك. اذكر في بريدك الإلكتروني أنك ستقدم إذنًا من الوالدين أو من أي طرف ثالث معني لإثبات سبب الغياب، خاصة إن كنت ستفوت يوم عرض تقديمي مهم أو واحدة من الاختبارات الدراسية.

طريقة 2

طريقة 2 من 2:

كتابة الرسالة وإرسالها

تنزيل المقال

1. 
   1
   افتح صندوق الوارد في بريدك الإلكتروني. استخدم خدمة البريد الإلكتروني المدرسية وتأكد من تسجيل الدخول بعنوان البريد الإلكتروني الصحيح وكلمة المرور.

   • تستخدم العديد من المدارس خدمة جيميل (بريد جوجل).
2. 
   2
   انقر على "إنشاء رسالة" Compose أو "جديد" New. تجد هذا الزر في جانب صفحة البريد الوارد أو في أعلاها فوق الرسائل الواردة لحسابك.
3. 
   3
   اكتب البريد الإلكتروني الخاص بالأستاذ. انقر على "إلى" (To) وبعدها اكتب عنوان بريده الإلكتروني. عادة ما سيكون بريده الإلكتروني التابع للمدرسة والخاص بالتواصل المهني والتعليمي.

   • هل تعرف البريد الإلكتروني الشخصي لأستاذك؟ لا تراسله عبر هذا البريد بخصوص الأمور التعليمية طالما لم يتفق الأستاذ مع الفصل على غير ذلك.
4. 
   4
   اكتب عنوانًا للرسالة. انقر على الحقل النصي "العنوان" (Subject) وبعدها اكتب عنوانًا مختصرًا، مثل: "إذن بالغياب" فقط لا غير.

   • اذكر في العنوان رقم مجموعتك الدراسية أو رقم/ اسم فصلك الدراسي، حال كان أستاذك الجامعي أو المدرسي مسؤولًا عن أكثر من فصل/ مجموعة دراسية.
   • راعِّ ذكر يوم الغياب حال غيابك عن فصل دراسي يضم عدد ضخم من الطلاب.
5. 
   5
   توجه بالكلام إلى أستاذك. في السطر الأول من الرسالة، اكتب "عزيزي الأستاذ" متبوعًا باسم الأستاذ، وبعدها اكتب شرطة مائلة "/" أو فاصلة "،".

   • تأكد من استخدام اسم الأستاذ بصيغة احترام؛ في العربية يمكنك استخدام الاسم الأول، بينما إن كانت رسالتك بالإنجليزية، فالأفضل استخدام الاسم الثاني، طالما لم يكن التقليد المتبع في مدرستك/ جامعتك غير ذلك.
   • استخدم اللقب الصحيح لمن تراسله؛ لا تخطأ مخاطبة الدكتور الجامعي بلقب "أستاذ" على سبيل المثال.
6. 
   6
   انقر على ↵ Enter مرتين. يدرج ذلك سطر مسافة فارغة بين التحية المبدئية ومتن الرسالة.
7. 
   7
   اذكر أنك لن تحضر الفصل الدراسي. يجب أن تذكر في السطر الأول من رسالتك أنك لن تحضر للفصل الدراسي في يوم محدد أو في فترة زمنية معينة.

   • اكتب مثلًا: "أود أن أستأذن للغياب عن الفصل الدراسي يوم الاثنين، 17 ديسمبر"
   • لا يجب بالضرورة أن تعتذر عن الغياب، لكن لا مانع من ذكر صيغة اعتذار متأدبة (مثل: "أعتذر عن الغياب، ولكن…").
8. 
   8
   اشرح باختصار سبب الغياب. لا حاجة لأن تذكر قصة طويلة ممتلئة بالتفاصيل، لكن المهم هو أن تذكر سببًا واضحًا ومنطقيًا يمنعك عن الحضور.

   • مثال: هل لديك موعد مع الطبيب؟ اكتب ما يلي: "أنا بحاجة للذهاب إلى الطبيب في تمام الساعة الواحدة ظهرًا، ومن ثم لن أقدر على حضور الحصة الخامسة".
9. 
   9
   اذكر التزامك بتقديم أية مهام دراسية مطلوبة. هل ستفوت واجبات مدرسية نتيجة للغياب؟ أخبر الأستاذ أنك ملتزم بتقديمها، سواء عن طريق إرسالها إلكترونيًا في موعدها أو تقديمها في وقت لاحق محدد بدلًا من يوم غيابك.

   • مثال: يمكنك أن تُحمل الملفات عبر البريد الإلكتروني، سواء في نفس رسالة الاعتذار أول في رسالة لاحقة. اكتب: "أنا منتبه لأن موعد تقديم البحث هو يوم الاثنين، ولذلك يمكنك الاطلاع على نسخة رقمية منه ملحقة بهذه الرسالة."
   • يمكنك الجمع بين الاعتذار عن الحضور وتوضيح سبب الغياب في نفس الجملة، كما في المثال التالي: "أراسلك لتوضيح أنه بسبب موعدي مع الطبيب لن أقدر على حضور حصة المادة الدراسية يوم الاثنين، 17 ديسمبر".
   • هل ستحضر حصة مع الأستاذ قبل يوم الغياب المتوقع؟ اتفق معه على تقديم الواجب المدرسي مبكرًا؛ "بالنسبة للبحث المطلوب تقديمه يوم الاثنين، استأذن أن أقدمه يوم الأحد لأنني لن أتواجد في يوم التقديم المحدد".
10. 
    10
    أضف توقيعك. اختم الرسالة بالنقر على ↵ Enter مرتين لإدراج سطر بيني فارغ بين الفقرات، ثم اكتب الفقرة الختامية، مثل: "شكرًا" أو "تحياتي" ثم كتابة اسمك الكامل في السطر التالي للتحية.

    • التزم بالصيغة الرسمية للرسائل، مثل: "شكرًا" أو "تحياتي" أو "خالص التقدير" بدلًا من التحيات الدارجة أو العامية.
11. 
    11
    ألحق بالرسالة أية مهام مدرسية يجب تقديمها في هذا اليوم. يمكنك إدراج الملفات الخاصة بالمهام الدراسية في رسالة البريد الإلكتروني كما يلي:

    • انقر على أيقونة دبوس الورق
      
      في نافذة البريد الإلكتروني.
    • اختر من جهاز الكمبيوتر المجلد المحتوى على الملف/ات المُراد تحميلها.
    • انقر على الملف المطلوب. (لتحديد أكثر من ملف، انقر عليهم واحدًا بعد آخر مع الاستمرار في النقر على Ctrl أو ⌘ Command)
    • انقر على فتح (Open) لبدء تحميل الملف/ات.
12. 
    12
    راجع رسالتك لغويًا قبل الإرسال. اقرأ رسالتك عدة مرات قبل إرسالها للتأكد أنك لم تخطئ في علامات الترقيم أو إملاء الكلمات أو قواعد النحو، وأنها بأفضل صيغة لغوية ممكنة.
13. 
    13
    انقر على زر "الإرسال". انقر على إرسال (Send) لتصل رسالتك إلى الأستاذ.

    • تأكد من مراقبة بريدك الوارد للتجاوب مع رد الأستاذ عندما يصلك. سوف يرد الأستاذ بتعليمات إرشادية أو بعض الأسئلة الاستفسارية.

أفكار مفيدة

• اكتب صيغة الرسالة بأسلوب متأدب ولغة رسمية. لا تستخدم كلمات عامية أو صياغات غير متأدبة. راجع الرسالة للتأكد من عدم وجود أية أخطاء إملائية قد تنتقص من رسالتك وتترك انطباع غير سار لدى الأستاذ.

تحذيرات

• رسائل الاستئذان لا تحميك بالضرورة من الإجراءات العقابية الناتجة عن الغياب، كما لا تعفيك من الواجبات والمهام المدرسية. مهما كان سبب الغياب طارئًا وإجباريًا، ستكون مطالبًا بالعمل على المهام الدراسية المطلوبة وقد تضطر لإعادة المادة كلها إن غبت عن يوم مهم (كيوم الاختبار النهائي).