Как написать официальное предложение

Термин “официальное предложение” имеет два разных значения. В деловой среде официальное предложение — это выражение готовности предоставить некие продукты или услуги. В научной среде под официальным предложением подразумевается рекомендация провести определенное исследование. В данной статье мы рассмотрим оба значения.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Коммерческое предложение

Загрузить PDF

1
Внимательно изучите запрос на предложение (ЗНП). Многие предприятия и государственные организации рассылают ЗПН для получения товаров и услуг. Например, если на компанию подали в суд, она может направить ЗНП конкретным юридическим фирмам, приглашая их предоставить коммерческое предложение. Государственная организация может разослать ЗПН для закупки продуктов или материалов. Обычно в ЗНП содержатся подробности, которые необходимо учесть перед составлением коммерческого предложения.^{[1]XИсточник информации}
- Удостоверьтесь в способности удовлетворить потребность клиента в соответствии с запросом. Например, необходимо вложиться в предложенный бюджет, временные рамки и другие условия, изложенные клиентом.
- Можно предоставить официальное предложение, не дожидаясь ЗНП. Если предполагается, что некая компания может испытывать потребность в ваших услугах, то можно связаться с ней по собственной инициативе и предоставить официальное предложение.
2
Изучите потребности клиента. Ваше предложение должно соответствовать актуальным запросам клиента. Исследуйте принципы работы клиента и конкретную потребность, чтобы написать достойное предложение, которое будет полезным для клиента и поможет вам получить заказ. Исполнителю следует обратиться к представителю компании, чтобы получить требуемую информацию. Если ЗПН подразумевает конкурсный отбор, то доступные сведения будут ограничены. В любом случае необходимо предпринять попытку узнать ответы на следующие вопросы:^{[2]XИсточник информации}
- Какие предпринимались попытки решить проблему? Что привело к неудаче?
- По каким критериям будет оцениваться коммерческое предложение?
- Какие особые потребности компании необходимо учесть?
- Уточните принципы деятельности компании. Предложение должно учитывать такие принципы.
3
Используйте официальный титульный лист. Первой страницей вашего предложения выступает титульный лист. На нем указывается следующая информация:^{[3]XИсточник информации}
- ваше имя;
- название вашей компании;
- лицо, на имя которого подается предложение;
- дата подачи предложения.
4
Укажите проблему, которую призвано решить предложение. Официальное предложение должно включать сформулированную проблему и содержать решение. Опишите потребность клиента простым и понятным языком.^{[4]XИсточник информации} Клиент должен видеть, что вы правильно ориентируетесь в сложившейся ситуации.^{[5]XИсточник информации}
- Например, предложение оказать юридические услуги может начинаться так: “Нам известно о потенциальном судебном иске касательно вашей сделки по приобретению компании XYZ. Данным предложением мы выражаем готовность оказать юридические услуги для решения возникшей проблемы”.^{[6]XИсточник информации}
5
Поместите свое предложение в контекст. Если ваше предложение не является ответом на ЗНП, то необходимо указать дополнительные сведения и причины для выдвижения подобного предложения. Например, укажите такую информации:^{[7]XИсточник информации}
- предшествующие неудачные попытки решить проблему;
- обращение с просьбой предоставить коммерческое предложение;
- источники, которые поставили вас в известность о проблеме.
6
Сформулируйте определения ключевых терминов. Необходимо четко определить терминологию для конкретной отрасли и другие профессионализмы, которые используются в предложении. Язык предложения должен быть простым и понятным, но при необходимости задействуйте технические термины.^{[8]XИсточник информации} Представитель отдела снабжения, которому подается предложение, может хорошо разбираться в терминологии, но окончательное решение часто принимается руководителями, которые не всегда знакомы с технической лексикой.
- Сначала можно составить черновой вариант коммерческого предложения, а затем определить термины, которые могут быть непонятны получателю.
- Также приведите определение терминов, которые используются в различных значениях. Разные компании могут вкладывать собственное значение в термин “финансовый год”.
7
Предложите детальное решение. Очертите проблему и сообщите свой вариант решения. Будьте максимально подробны в описании.^{[9]XИсточник информации} Обычно предлагаемое решение подразумевает необходимость воспользоваться вашими услугами или приобрести вашу продукцию.
- Например, напишите следующее: “Компания “Баланс” предоставляет бухгалтерские услуги и проводит аудит предприятий малого и среднего бизнеса. Мы готовы предоставить весь комплекс услуг в следующих сферах: ведение бухгалтерских книг, учёт товарно-материальных запасов, годовые налоговые отчеты и сводки, текущая проверка платежной ведомости”.^{[10]XИсточник информации}
8
Опишите преимущества вашего решения. В случае предложения по собственной инициативе вы предлагаете вариант, который еще не рассматривался клиентом, а при ответе на ЗНП участвуете в конкурсе с другими компаниями. Так или иначе, следует пояснить, почему предложенное вами решение является оптимальным для клиента. Можно использовать маркированный список, чтобы выделить ключевые преимущества. В преимуществах чаще всего указывают экономию средств, конфиденциальность и профессиональную квалификацию исполнителя.
- Приведите доказательства изложенных фактов. Например, укажите в предложении имеющиеся результаты исследований или отраслевые показатели, на которых основано предложенное вами решение.^{[11]XИсточник информации}
9
Предоставьте календарный план. Разработайте график выполнения задач, которые необходимы для реализации вашего предложения.^{[12]XИсточник информации} На этапе предложения само собой разумеется, что в будущем некоторые детали могут измениться, однако клиент должен иметь представление о том, как вы собираетесь решить поставленную задачу.
- Выделите этапы и стадии. Например, если вы предлагаете выполнить реконструкцию торговых площадей, то следует указать даты начала и завершения работ, чтобы клиент знал, когда можно будет возобновить работу магазина.^{[13]XИсточник информации}
- Предупредите, что данные сроки являются примерными и могут измениться под воздействием внешних факторов. Например, срок выполнения строительных работ может сдвинуться по причине необходимости получить требуемые разрешения от местных властей или по вине субподрядчика.
10
Финансовая смета. Клиенту необходимо знать стоимость ваших услуг, поэтому часто финансовая смета может стать самым важным аспектом предложения. Возможно, вам предстоит участвовать в конкурсе вместе с другими компаниями. Обязательно укажите цены. Будьте предусмотрительны. К примеру, подсчитайте предполагаемые статьи и умножьте сумму на 1,5 на случай непредвиденных обстоятельств.^{[14]XИсточник информации} Не забудьте включить оговорку о приблизительном характере расчетов.^{[15]XИсточник информации} Среди прочего, укажите следующие статьи:
- первоначальные издержки;
- стоимость трудозатрат;
- стоимость поставок и снабжения;
- текущие ежемесячные расходы;
- эксплуатационные расходы.
11
Ключевые условия договора. Если ваше предложение призвано стать основой соглашения между вами и клиентом, то оговорите ключевые условия договора. Например, укажите следующую информацию:^{[16]XИсточник информации}
- Сумма авансового платежа: “Оплата 50 % стоимости при подписании договора”.
- Комиссия или процент за несвоевременный платеж: “За любые несвоевременные расчеты будет начисляться пеня в размере 3000 рублей”.
- Условия расторжения договора: “Договор может быть расторгнут по любой причине при условии письменного уведомления за 90 дней до момента расторжения. Комиссия за предоплату отсутствует”.
12
Укажите профильный опыт. Клиент должен быть уверен в вашей способности воплотить в жизнь все оговоренные условия, чтобы остановить свой выбор именно на вашем предложении.^{[17]XИсточник информации} Опишите один или несколько аналогичных проектов, в которых вы принимали участие а также поделитесь достигнутыми успехами.
- Не раскрывайте клиенту подробности соглашений о конфиденциальности, которые могли быть заключены между вами и другими клиентами. Предшествующий опыт всегда можно описать в общих чертах. Например, укажите: “За последние пять лет наша компания с успехом оказывала бухгалтерские услуги 20 компаниям среднего бизнеса (25–100 сотрудников)”.
13
Укажите других участников проекта. Возможно, ваша компания не способна удовлетворить все потребности клиента своими силами. В этом случае нужно указать, какую помощь со стороны вы планируете привлекать. Также поясните, как вы планируете обеспечить соответствие остальных работников выдвигаемым условиям по части квалификации.
- По возможности приложите к коммерческому предложению резюме задействованных лиц.^{[18]XИсточник информации}
14
Указывайте ссылки. Если в предложении упоминаются исследования, письменные отчеты, своды данных и другие источники, то в конце документа необходимо привести ссылки. Используйте один из распространенных форматов.^{[19]XИсточник информации}
- Наличие списка использованных источников позволит клиенту легко проверить информацию.
- Побуждайте клиента задавать вопросы. Укажите адрес своего сайта, чтобы клиент мог узнать дополнительные сведения о вашем предприятии.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Академическое предложение

Загрузить PDF

1
Сначала выберите тему исследования. Если вы не работаете с научным руководителем, то тему исследования потребуется выбрать самостоятельно. Следует учитывать не только свои интересы и опыт, но также научную потребность в ответе на конкретный вопрос. При выборе темы задайте себе такие вопросы:^{[20]XИсточник информации}
- Какие темы пробуждают в вас интерес, необходимый для теоретической и практической работы?
- Насколько важна такая тема и почему?
- Какие проблемы может решить ваше исследование, на какие открытые научные вопросы найти ответы?
- Насколько ваше предложение основано на ранее проведенных исследованиях?
- Способны ли вы провести исследование за отведенное время?
2
Очертите структуру предложения. Перед началом работы необходимо составить план проекта и письменного предложения. План придаст направление и цель вашему исследованию. Как правило, почти все академические предложения содержат такие разделы:^{[21]XИсточник информации}
- введение;
- теоретические основы и важность;
- обзор литературы;
- проект и методы исследования;
- выводы;
- список использованных источников.
3
Начните с введения. В этом разделе содержится базовое предложение и приводится пояснение темы, которую вы желаете исследовать. Следует указать тему и методы исследования, которые вы планируете задействовать. Также вкратце поясните важность выбранной темы.^{[22]XИсточник информации} Во введении нужно дать ответы на следующие вопросы:
- Какая ваша основная область исследований?
- Какая конкретная тема исследований связана с данной проблемой?
- Какие методы планируется использовать для анализа проблемы исследования?
- В чем проявляется ценность и важность исследования?
- Почему адресат вашего предложения должен заинтересоваться результатами исследования?
4
Изложите теоретические основы и поясните важность проекта. В данном разделе предложения следует привести доводы в пользу реализации проекта. Поясните научный контекст предложенного исследования. Опишите суть уже проделанных работ по конкретной теме, а также укажите текущий этап. Укажите свои последующие шаги и причины, по которым предложенная тема стоит требуемых усилий.^{[23]XИсточник информации} Пункты данного раздела:
- Основная исследуемая проблема. Поясните цель исследования сверх краткой информации во введении.
- Обоснование предложенного исследования. Докажите целесообразность проекта. Определите и поясните, почему результат исследования мог бы кого-либо заинтересовать.
- Главные вопросы и задачи, которые будут рассмотрены. Поясните, как исследование сможет расширить границы уже существующих знаний и предположений по данному вопросу.
- Объясните свой план проведения исследования. Какие первоисточники планируется использовать, какой вклад они могут внести в последующий анализ?
- Задайте фокус исследования. Определите границы проекта. Укажите смежные вопросы и темы, которым не будет уделено первоочередное внимание.
Если ваше предложение будет подразумевать лабораторное научное исследование, психологическое изучение и наблюдение за участниками исследования либо анализ конкретных исторических фактов или литературы, тогда фундаментом вашей работы станет академическая литература. Этот раздел предложения будет содержать обзор и влияние такой литературы на проект. Необходимо поместить исследование в более широкий контекст и показать, как предполагается продолжить или отвергнуть предыдущие результаты.^{[24]XИсточник информации}
6
Опишите методы исследования. В этом разделе необходимо подробно сообщить, что именно вы собираетесь делать, а также пояснить целесообразность таких действий. Это основной раздел, который убедит адресата не только в пользе, но также в продуманности и целесообразности всего исследования. Продемонстрируйте, что вы хорошо владеете темой, а ваше предложение — лучший способ найти ответ на вопросы, сформулированные в предыдущих разделах. Укажите такие подробности:^{[25]XИсточник информации}
- Конкретные действия и шаги, которые будут предприняты. Нужно предоставить обоснование каждого шага и пояснить влияние на глобальные результаты.
- Сравнение с предшествующими исследованиями. Если при изучении литературы обнаружены аналогичные исследования или проекты, то следует указать отличие ваших методов. Объясните важность такого различия. Укажите, что планируется продемонстрировать выбранными методами.
7
Признайте ограничения своего предложения. Часть ответственности за предложение включает признание ограничений или потенциальных проблем. Несомненно, вы стремитесь, чтобы ваше предложение приняли. Не допускается, чтобы после принятия возникли проблемы, которые окажутся неожиданными для вашего руководства. В этом разделе укажите следующие сведения о проекте:^{[26]XИсточник информации}
- Материалы и бюджет. Если для исследования требуется финансовая поддержка, то ваш бюджет нужно указать именно в этом разделе. Составьте список используемых материалов и поясните важность каждого пункта. Если доступны более дешевые альтернативы, то обоснуйте свой выбор. Важно осознавать ограничения любого предложения.
- Допускайте потенциальные проблемы, которые могут возникнуть. Вначале укажите возможные сложности. Опишите суть проблем и предполагаемые пути решения.
- Предоставьте календарный план.
Продублируйте свой взгляд на необходимость провести исследование. Кратко подытожьте ключевые аспекты поставленной задачи и проекта исследования. Внушите читателю, что ваше предложение позволит продвинуться вперед в важном академическом вопросе (укажите, почему). Убедите читателя разделить ваши взгляды, убеждения и энтузиазм по поводу выбранной темы.^{[27]XИсточник информации}
Используйте требуемый или общепринятый формат ссылок. Так, можно предоставить список литературы или полную библиографию использованных источников. В любом случае требуется подкрепить ваше предложение фактами, а также позволить читателю самостоятельно изучить и даже проверить изложенные доводы.^{[28]XИсточник информации}
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Общие рекомендации

Загрузить PDF

1
Используйте официальный формат. Ваше предложение должно быть удобочитаемым, а также иметь убедительный вид. Если в ЗНП или требованиях не сказано иное, используйте простой и наглядный шрифт комфортного для чтения размера и стиля. Обычно в официальных документах используется шрифт Times New Roman, кегль шрифта 12.
- Также можно изучить образцы предложений, используемых в вашей отрасли. Поищите в сети “образец предложения”, дополнительно указав отрасль деятельности.
- Также в интернете можно найти шаблоны коммерческих предложений. Используйте шаблон, чтобы придать своему предложению официальный вид.^{[29]XИсточник информации}
2
Составьте дорожную карту предложения. Объемные или сложные документы следует снабжать кратким обзором основных разделов.^{[30]XИсточник информации} Подытожьте разделы, которые следуют за введением.
- Например, напишите: “Данное коммерческое предложение состоит из четырех частей. Следом за введением содержится Раздел II, в котором излагается предложенное решение, календарный план, а также поясняются преимущества. В Разделе III приведен постатейный бюджет и стандартные условия договора. Наконец, Раздел IV содержит краткие итоги имеющегося опыта нашей компании и доказательства обоснованности предложенного решения”.
3
Исправьте ошибки и внесите изменения в документ. Если время не поджимает, перечитайте свой черновой вариант предложения пару дней спустя. Обратите внимание на опечатки и пропущенные слова. Также проверьте правильность всех чисел.^{[31]XИсточник информации}
- Заново изучите ЗПН и вашу переписку с клиентом. Удостоверьтесь, что ваше предложение соответствует всем предъявленным требованиям.
- При необходимости сократите объем документа. Грамотно составленное предложение можно прочитать за восемь минут. Если чтение занимает больше времени, то попробуйте перенести часть сведений в приложение.
Реклама

Советы

Ваше предложение необходимо напечатать на полноцветном принтере и сшить. Сегодня можно недорого сшить документ практически в любом магазине канцелярских принадлежностей.
Обычно официальное предложение занимает 25–50 страниц. Это непростая задача, за которой последует еще более кропотливая работа.