Как избегать употребления разговорной речи в формальных письмах

Загрузить PDF

Загрузить PDF

В этой статье:

Разница между формальным и неформальным английским

Чего стоит избегать в формальной речи

Что является уместным в формальной речи

Дополнительные статьи

Несмотря на то, что в чатах или сообщениях, отправленных по электронной почте, использование неформальной речи может быть приемлемым, избыток разговорной лексики может снизить качество текста в официально-деловом стиле. Уменьшив количество разговорной речи в письменных текстах, вы будете казаться умнее. Неправильное использование лексики может привести к тому, что вас станут считать невеждой. Чтобы улучшить свое качество письма, изучите в совершенстве английский язык, чтобы знать, какие слова не стоит употреблять, а так же что является допустимым для формального общения в текстовом режиме.

Шаги

Метод 1

Метод 1 из 3:

Разница между формальным и неформальным английским

Загрузить PDF

1. 
   1
   Ощутите разницу между формальным и неформальным стилем речи в английском языке. Формальный и неформальный английский отличаются выбором слов, лексикой и грамматическими конструкциями. В неформальной речи вы можете использовать в качестве имя существительного такие слова, как "contraption," "fire," "kid," "how come," и "quote". В формальной же речи стоить отдать предпочтение "device," "dismiss," "child," "why," and "quotation." Неформальный стиль речи ближе к разговорной, тогда как формальный кажется более отточенным. Неформальный стиль более комфортный для слушателей во время разговора, а формальный позволяет произвести хорошее впечатление.
   Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Чего стоит избегать в формальной речи

Загрузить PDF

1. 
   1
   Правильно используйте пунктуацию. К примеру, в американском английском вначале официального письма употребляют двоеточие («Дорогой Джон:») , тогда как в британском английском вместо него ставят запятую. Ограничьте использование скобок, восклицательных знаков и дефисов в формальном стиле. Не используйте знак &, вместо него употребляйте союз «и». Расставляйте знаки препинания по мере написания, чтобы ничего не забыть.
2. 
   2
   Избегайте использования неформальной лексики и выражений, вместо "cute" используйте "adorable", вместо "yeah" - "yes"), вместо "movie"- "film", если не уверены в том, какая форма правильная, обратитесь за помощью к словарю. Так же не стоит употреблять сленговые выражения типа "cool," "dude," и "humongous." Так же стоит удалить из текста фразы вроде «вы знаете», «возможно, вы подумали, что…». Вы не сможете прочесть мысли своих читателей в тот момент, когда они будут знакомиться с вашим текстом. Так же бесполезным является выражение «Подумайте об этом»(Think about it.”). Можно предположить, что ваши читатели и так уже думают о том, что читают, поэтому вам лучше вместо таких фраз четко излагать свои мысли. Наречие “pretty,” в значении «относительно, практически или довольно-таки» не употребляется в формальной речи и является в общем-то ненужным и неуместным.
3. 
   3
   Не используйте сокращения. Возьмите на заметку, что полная форма слова «can’t» звучит как «cannot», а не «can not»."
4. 
   4
   Постарайтесь не писать от первого или второго лица. В формальном стиле важна объективность, а местоимения «Я» и «Вы» будут вносить элементы субъективизма. Фразы вроде «Я считаю, что» следует удалить из контекста фразы, если уже и так очевидно, что это мнение автора. Местоимение «Я» более приемлемо и характерно для блогов, а «Вы» подойдет для писем и руководств. В формальной речи местоимение “I” заменяют на “We”, но оно обозначает не привычное всем «мы», а своего рода коллективное бессознательное, которое символизирует большое количество людей. В формальном стиле не употребляют местоимение you, когда оно относится к людям в целом.

   • Вы должны спать не меньше, чем восемь часов каждую ночь. (Неформальный вариант)
   • Следует спать не менее восьми часов в сутки. (Формальный стиль)
   • Большинству людей необходимо не менее восьми часов сна в ночное время, чтобы выспаться. (Формальный стиль)
5. 
   5
   Не начинайте предложения со слов-связок. В письменной речи не стоит использовать союзы "and,” "but," “so,” или “or” вначале предложения. Союзы созданы для связки слов, фраз, и частей предложения, поэтому вначале предложения он не сможет играть свою роль. Лучше всего соединить такое предложение с предыдущим, заменив точку запятой. Вместо союза можно использовать традиционные наречия, такие как “additionally” (или “moreover”), “nevertheless” (или “however”), “therefore” ( или “thus”), и “alternatively” (или же “instead” ,“otherwise”). “Though” можно использовать в конце предложения. Например: This product here is much cheaper. It will last only half as long, though. В неформальной речи можно начинать предложение с “also” , но в формальной речи его не стоит употреблять, разве что для дополнения к глаголу(В императивном наклонении или в непрямом порядке слов) : "Also read Chapters Two and Three;" "Also included is a free ticket." В абзаце, где предложения начинают с союзов-связок, может не хватать плавности переходов мысли из одной в другую.
6. 
   6
   Избегайте клише в формальной речи. Формальный стиль близок к литературному языку, который будет понятен и однозначен для всех читателей. Клише делают написанное неоригинальным, но, несмотря на это, они могут смешно смотреться в разговорной речи, особенно, когда обыгрываются какие-то устоявшиеся фразы или выражения. Вот некоторые клише, которых стоит избегать:

   • Геркулес был сильным как бык.
   • Я отдам руку и ногу, чтобы найти место для парковки во время сезона отпусков.
   • Она была прекрасной как картинка.
7. 
   7
   Избегайте ремарок. Не стоит начинать письмо с краткого содержания, так же как не стоит начинать эссе с сообщения о теме дискуссии. Не употребляйте фразы:

   • "I am writing to you to ask you to. . . ."
   • "This paper is going to talk about how. . . ."
8. 
   8
   Избегайте расплывчатых слов. Расплывчатые слова менее формальны и оставляют поле для трактовки. Они не выражают ваши идеи так, как это делают более конкретные фразы. Слова «немного» или «достаточно» лучше заменить чем-то более точным.
   Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Что является уместным в формальной речи

Загрузить PDF

Правила использования слов-разделителей основываются на латыни, потому не удивительно, что речь, в которой они употребляются, по звучанию напоминает латынь. Римляне старались употреблять наречия вместе с глаголами, поэтому наречия часто шли перед глаголами. На латыни капитан Кирк сказал бы audacter ire и это переводилось бы как « смело идти». Подобное словосочетание часто встречается в текстах на латыни и в фанфика по Звездным Войнам, таких как Audacter Ire и Правосудие для всех. В Оксфордском словаре сказано, что фраза “boldly to go” является более формальной, чем “to go boldly”, что обусловлено латинским порядком слов. Эффективность слов-разделителей исходит из того, что частица to и глагол как бы являются единым целым. В конце концов, «to go» на латыни будет звучать как одно слово «ire». Для расстановки акцентов художник помещает большую картину между двумя маленькими. По аналогии наречие позволяет расставить ударения, когда оно стоит после частицы to перед глаголом.

1. 
   1
   Не бойтесь разделять вспомогательный глагол с основным. Просмотрите статью о том, как изучить английский в совершенстве до уровня носителя языка, для получения более детальной информации.
2. 
   2
   Выучите, когда можно заканчивать предложение предлогом(даже в самой строгой формальной речи). Просмотрите статью о том, как изучить английский в совершенстве до уровня носителя языка, для получения более детальной информации.
3. 
   3
   Всегда используйте относительные местоимения. В формальном английском очень важно всегда употреблять "whom" или "which", даже если они не несут дополнительной смысловой нагрузки. Относительное местоимение можно опустить, если используется только причастие. В этом случае не будет относительной оговорки. Так же не стоит использовать в качестве относительного местоимения слово “that”. Его следует заменить на 'which', 'whom' или 'who'.

   • This is the paper I wrote. (Неформальная речь)
   • This is the paper which I wrote. (Формальная)
   • That was the paper written by me. (формальная) (This version uses the past participle and does not contain a relative clause. В этой версии используется третья форма глагола, и нет относительного предложения. Это наиболее формальный вариант, поскольку он не содержит глаголов в активном залоге).
   • The bear which was dancing was graceful. ( Формальный стильl)
   • The bear dancing was graceful. (более формальный вариант) (“Dancing” не используется в активном залоге и по сути не является даже глаголом в полном смысле этого слова, поскольку в данном случае оно используется как прилагательное. Более очевидно это если перефразировать предложение таким образом: “The dancing bear was graceful.”)
4. 
   4
   Развейте короткие предложения в более длинные и стройные. Формальный стиль предполагает использование более длинных предложений: сравнительных, сложных, и сравнительно-сложных. Вы можете соединить два или более простых предложения в одну из выше изложенных речевых конструкций. Длинные предложения добавляют тексту разнообразности и могут быть особенно эффективны в паре с короткими предложениями. Контрасты всегда привлекают внимание читателей. Иллюстрацией предыдущего предложения является то, что вы можете так же использовать точку с запятой для связки двух предложений, которые близки по смыслу друг к другу.
   Реклама

Примеры

Неформальное письмо:

John,I’m looking for a job, and I’ve heard through the grapevine that you need a workhorse for your shop. Well, I’m the man of the hour, as I’ve got a lot to offer. I’m pretty hard-working, and I’m really good about being on time. I’m also used to working by myself. Anyway, tell me whether you want to get together for an interview, okay?

-Informal Joe

---

Формальное письмо профессионала:Dear John:I understand that you are looking for a strong worker to assist you in your shop. I would appreciate consideration because I am diligent, punctual, and accustomed to working with minimal supervision.

Please contact me if you are interested in arranging an interview. I thank you for your time.

Respectfully,

Professional Joe

Предупреждения

• Вы можете получить много от хорошей вещи. Как уже говорилось ранее, вы должны адаптировать свой формальный стиль под аудиторию. Строгий формальный стиль может быть необходимым в некоторых ситуациях, но в других может быть совершенно бесполезным. Формальная речь без активного залога может утомить ваших слушателей, если внимание не будет сконцентрировано вокруг человеческих действий. Недаром ведь у преподавателей разделилось мнение о позитиве и негативе пассивного залога. Убедитесь, что ваша речь подходит для такой аудитории. И всегда старайтесь писать то, что будет нравиться читателям.
• Поиск слов в тезуарусе сильно увеличивает формальность вашего письма, но убедитесь, что вы правильно используете слова. Некоторые слова содержат в себе сноски, которые толковый словарь не объясняет. К примеру, the California Prune Board сменила название на the California Dried Plum Board, поскольку слово «чернослив» наводит на мысли о запоре. Подумайте, какой могла бы быть коннотация слова «несовершеннолетний» и его синонимов.

Реклама