Как безупречно систематизировать информацию на компьютере

Загрузить PDF

Из этой статьи вы узнаете, как на компьютере организовать файлы с помощью создания системы папок.

Часть 1

Часть 1 из 3:

Подготовка

Загрузить PDF

1
Запомните терминологию. Прежде чем приступить к созданию системы папок, запомните следующие термины:
- Файл — отдельный элемент, например, изображение или документ.
- Папка — контейнер, в котором хранятся файлы или другие папки.
- Подпапка — папка внутри папки.
2
Определите, какие файлы нужно организовать. На компьютерах есть встроенные файловые менеджеры (Проводник в Windows и Finder в Mac OS X), которые распределяют файлы по разным папкам, поэтому ваша система папок должна быть предназначена для часто используемых файлов, для элементов, которые нужно хранить отдельно от других файлов, и для временных ресурсов какого-либо проекта.
- Если перенести все файлы из системного каталога в свою систему папок, компьютер или определенные программы перестанут функционировать должным образом.
3
Выберите расположение своей системы папок. Рекомендуем создать свою систему папок на рабочем столе (а не в другой папке), чтобы упростить и ускорить доступ к файлам.
- Если вы решили создать свою систему папок в другой папке (например, в папке «Документы»), имейте в виду, что вам придется открывать эту папку всякий раз, когда вам понадобятся файлы.
4
Не используйте свою систему папок для установки программ. В Windows при установке программ можно выбрать папку назначения. Если вы не устанавливаете портативную программу (например, программу, которую можно запустить из любой папки компьютера или с флеш-накопителя), не меняйте папку назначения, которая отображается в окне установщика программы. ^{[1]XИсточник информации}
- Если установить программу в неправильную папку, программа может работать со сбоями (или вообще не работать).
- На компьютерах Mac при установке программ выбрать папку назначения нельзя.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

Создание системы папок

Загрузить PDF

1
Запомните, как создавать папки на компьютере. Чтобы создать новую пустую папку и присвоить ей любое имя:
- Windows — щелкните правой кнопкой мыши по пустому пространству, в меню выберите «Создать» > «Папку», введите имя папки и нажмите ↵ Enter.
- Mac — перейдите в папку, в которой вы хотите создать новую папку, нажмите «Файл» > «Новая папка», введите имя папки и нажмите ↵ Enter.
2
Присвойте папкам соответствующие имена. Не пользуйтесь аббревиатурой или сленговыми словами; лучше присваивать имена, которые характеризуют содержимое папок.
- Например, папку с документами лучше назвать «Документы», а не «Доки».
- Рекомендуем называть папки так, как если бы вы создавали систему папок для другого человека, то есть чтобы их имена были понятны без какой-либо расшифровки.
3
Перейдите в папку, в которой хотите создать свою систему папок. Если вы создаете свою систему папок на рабочем столе, перейдите на него.
- В Windows невозможно создать систему папок в окне «Этот компьютер» или «Компьютер».
Это папка, в которой будут храниться папки вашей системы папок, поэтому назовите ее «Система папок» или «Моя система папок».
Для этого дважды щелкните по ней.
6
Создайте папку «Временная». В этой папке будут находиться файлы, срок хранения которых не превышает нескольких дней (например, файлы для проекта, над которым вы работаете).
- Папка «Временная» должна находиться непосредственно в базовой папке, чтобы обеспечить легкий доступ.
7
Создайте папку для каждой категории файлов, которые хотите организовать. Подумайте о папках категорий как ящиках шкафа. Этот шаг зависит от ваших потребностей, но рекомендуем создать некоторые или все из следующих папок:
- «Документы»
- «Музыка»
- «Фото»
- «Видео»
- «Работа»
8
Создайте подпапки в папках категорий. Откройте папку категории, а затем внутри нее создайте папку, чтобы она служила папкой подкатегории. Так можно организовать файлы более аккуратно.
- Например, если папка категории называется «Документы», в ней можно создать три подпапки: «Документы Word», «PDF-документы» и «Таблицы».
- Этот процесс можно применить и к подпапками: откройте подпапку, а затем внутри нее создайте папку.
- Подумайте о подпапках как о конвертах в ящиках шкафа (где папка категории — это ящик).
9
Переместите файлы в свою систему папок. Теперь, когда вы создали систему папок, переместите в соответствующие папки документы, изображения, музыку, видео и так далее. Для этого просто перетащите файлы в нужные папки.
- На компьютере под управлением Windows выберите нужные файлы, нажмите Ctrl+X, чтобы скопировать и удалить их из текущей папки, а затем перейдите в соответствующую папку и нажмите Ctrl+V, чтобы вставить файлы.
10
Создайте скрытую папку (если необходимо). Если у вас есть конфиденциальные файлы, перенесите их в скрытую папку, а затем отключите просмотр скрытых папок на компьютере. В этом случае посторонние люди не получат доступ к вашей конфиденциальной информации.
- Имейте в виду, что некоторые программы индексации отображают скрытые папки.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

Поддержание работы системы папок

Загрузить PDF

1
Регулярно создавайте резервные копии своей системы папок. В этом случае утерянные или удаленные файлы можно восстановить. Чтобы создать резервную копию своей системы папок, выберите ее, нажмите Ctrl+C (Windows) или ⌘ Command+C (Mac), чтобы скопировать, откройте внешний жесткий диск или флеш-накопитель, а затем нажмите Ctrl+V (Windows) или ⌘ Command+V (Mac), чтобы вставить систему папок. Теперь в имя базовой папки системы добавьте дату резервного копирования.
- Также систему папок можно загрузить в облачное хранилище, например в Google Диск, iCloud Drive, OneDrive или DropBox.
- Храните резервные копии системы папок не менее одного года. В этом случае вы сможете восстановить нужные файлы, если вы случайно удалите их или ваш компьютер взломают.
2
Придерживайтесь определенных правил. Ваша система папок поможет организовать файлы, но чтобы получить максимальную отдачу от своей системы, следуйте определенным правилам, когда будете пользоваться ею. Вот несколько хороших правил:
- Никогда не храните отдельные файлы в папке, которая содержит подпапки.
- Очищайте папку «Временная» не реже одного раза в неделю.
- Не удаляйте документы, квитанции или другие нужные файлы, даже если считаете, что они больше не понадобятся.
- Не храните бесполезные файлы.
- Создавайте резервную копию своей системы папок один раз в неделю.
3
Удалите ненужные файлы из своей системы папок. Со временем некоторые файлы устареют или превратятся в ненужные. Такие файлы лучше удалить, чем хранить «на всякий случай».
- Рекомендуем удалить ненужные файлы после создания резервной копии своей системы папок.
- Если из системы папок удалить файлы, которые есть в резервной копии системы папок, удаленные файлы можно будет при необходимости восстановить (при условии, что сама система папок осталась прежней).
4
Копируйте, скачивайте или создавайте новые файлы непосредственно в системе папок. Когда вы создаете документ или скачиваете файл, у вас есть возможность выбрать нужную папку. Если не сделать этого, будет использована какая-то папка на компьютере. Поэтому рекомендуем нажать «Сохранить» или «Обзор», а затем перейти в нужную папку в своей системе папок.
- Чтобы в программе (например, в Word) открытый документ сохранить в определенной папке, нажмите «Сохранить как», а чтобы скачать файл в конкретную папку, в окне браузера нажмите «Обзор».
5
Переименуйте файлы, чтобы уменьшить визуальный беспорядок. По умолчанию у большинства скачанных файлов ничего не значащие имена. Поэтому лучше переименовать такие файлы, пользуясь собственной системой присвоения имен — так вы уменьшите визуальный беспорядок в своей системе папок:
- Windows — щелкните правой кнопкой мыши по файлу, в меню выберите «Переименовать», введите новое имя и нажмите ↵ Enter.
- Mac — щелкните по файлу, нажмите клавишу ⏎ Return, введите новое имя и нажмите ⏎ Return.
Научитесь правильно пользоваться и поддерживать работу своей системы папок. Это требует практики и последовательности действий. Если вы будете ежедневно пользоваться своей системой папок, научитесь искать и работать с файлами, которые хранятся в системе, а также будете регулярно очищать ее, вы быстро организуете файлы на компьютере.
Реклама