Как архивировать Lotus Notes

Если у вас заканчивается место на электронной почте Lotus Notes, и вы не готовы удалить лишнюю почту, то подумайте о архивации ваших писем. Архивация писем означает, что вы скопируете сообщения в другое место на вашем компьютере. В этой статье вы узнаете, как заархивировать письма Lotus Notes, чтобы освободить место на вашей учетной записи, сохраняя почтовые данные. А также это помогает вашему компьютеру и программному обеспечению работать с более высокой производительностью.

Шаги

Загрузить PDF

1
Установите лимит на размер файла вашей почты. Установите размер файла вашей почты на не больше, чем 500 МБ. (В некоторых организациях используется меньший лимит, например, 200 МБ.)
- Проверьте размер ваших данных в File, Database, Properties. В Lotus 8, зайдите в File, Applications, Properties.
- Нажмите на вкладку "i". Номер рядом с "Disk Space" – это размер данных в Lotus Notes.
Если вы используете Lotus Notes для школы или работы, то, возможно, архивация уже настроена. Это помогает организациям контролировать количество электронных писем на одного пользователя, а также общую производительность компьютеров внутри организации. Если архивация уже настроена, то поговорите с техническими сотрудниками о том, можно ли изменять данные настройки.
3
Определите желаемые параметры архивации. Вы можете либо архивировать все электронные письма Lotus Notes, либо выбранные вами. Кроме того, вам придется подумать о том, как часто будет производиться архивация Lotus Notes.
- Откройте соответствующие приложение (Mail).
- Зайдите Actions, Archive, Settings.
- Откройте вкладку Criteria и убедитесь, что выбрана опция "Default for last modified".
- Нажмите "ok", чтобы сохранить изменения.
- Убедитесь, что Criteria включена.
4
Создайте расписание для автоматического обновления. Расписание автоматической архивации гарантирует, что вы регулярно и последовательно выполняете эту операцию. А также это сэкономит ваше время.
- Откройте соответствующие приложение (Mail).
- Зайдите Actions, Archive, Settings.
- Откройте вкладку Schedule. Убедитесь, что выбрана опция "Schedule archiving".
- Выберите нужное время и день, когда файлы будут архивироваться.
5
Сделайте архивацию Lotus Notes вручную. Даже если вы создали автоматическое расписание для архивации, вы в любое время можете провести архивацию вручную.
- Откройте соответствующие приложение (Mail).
- Откройте электронную почту или папку, архивацию которой вы хотите выполнить.
- Зайдите в Actions, Archive, Archive Now.
- Нажмите Yes, чтобы провести архивацию с выбранными вами настройками.
6
Выполните архивацию с использованием метода бери-и-брось. По сути, это еще один ручной способ провести архивацию Lotus Notes.
- Откройте соответствующие приложение (Mail).
- Откройте электронную почту или папку, архивацию которой вы хотите выполнить.
- Выберите нужное сообщение(я).
- Перетащите сообщение(я) в папку Архив, на вашей навигационной панели.
7
Просмотр заархивированных сообщений. Хотя вы и сделали архивацию ваших писем, вы по-прежнему можете их просмотреть, когда вам захочется. Файл вашего архива полностью имитирует структуру выбранных для архивации папок в Lotus Notes. Все останется в привычном для вас стиле.
- Откройте соответствующие приложение (Mail).
- Нажмите на Archive на Панели навигации.
- Выберите соответствующий архив (например, По умолчанию с Последним изменением).
Реклама

Советы

Сделайте резервную копию важных писем. Если вы храните важную почту в Lotus Notes, то убедитесь, что вы скопировали их в другое место, например, CD-диск или DVD-диск. Таким образом, у вас будет храниться дополнительная копия, на случай проблем с сервером или неполадок вашего компьютера.
Удаляйте старые и ненужные сообщения, особенно, если они содержат вложения. Это поможет уменьшить размер ваших данных и увеличить производительность вашего компьютера.