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Em algum momento, a maioria das pessoas tem que escrever uma carta de pedido de alguma coisa. Quer se trate de uma contribuição de caridade, uma chance de fazer um exame perdido, uma reunião com um especialista em seu campo ou um documento que você precisa para um relatório que está escrevendo, o estilo de escrever essas cartas permanece o mesmo. Siga estas instruções para fazer a sua carta de pedido mais profissional e convincente.
Passos
Reúna as ideias mais importantes. Para escrever uma carta clara e eficaz é fundamental que você tenha uma noção clara de seus objetivos e finalidades.- Uma boa maneira de garantir que seus pensamentos sobre esses tópicos sejam claros é obter três pedaços de papel em branco e rotulá-los "por que estou escrevendo esta carta", "o objetivo desta carta" e "outros pensamentos".[1]
- Sem se preocupar muito com detalhes, dedique alguns minutos e anote os seus pensamentos nestes três pedaços de papel. Faça listas e debata as grandes ideias que você tem sobre a situação que o levou a escrever a carta, se vai conseguir o que espera dela e qualquer outra informação importante que pode precisar.
Considere seu público. Essencial para definir o tom certo de sua carta é a compreensão do público a quem você está escrevendo.[2] Depois de sua inspiração inicial, em outro pedaço de papel escreva o que você sabe sobre o destinatário da carta.- Por exemplo, qual é a posição dessa pessoa, como ele ou ela pode te ajudar? Será que essa pessoa pode tomar uma decisão final sobre o seu pedido, ou tomar uma decisão sobre se deve ou não passar o seu pedido para uma autoridade superior?
- Também é uma boa ideia considerar o conhecimento do destinatário da mensagem que você está escrevendo.[3] Se o leitor não é bem versado no assunto que você está escrevendo, isso vai exigir um tipo diferente de escrita (ou seja, o uso de uma linguagem mais simples e a inclusão de mais informação de fundo), do que se o seu destinatário já é um especialista sobre o assunto.
Faça um esboço. Antes de começar a realmente compor a carta, crie um esboço para organizar seus pensamentos em uma ordem lógica e coerente.[4]- Considere os principais pontos que você quer abordar e os pontos secundários que vai usar para apoiar esses pontos. Organize suas ideias de uma forma que faça sentido para o seu leitor.
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Use o formato adequado. Escrever sua carta no formato correto e profissional de uma carta comercial é uma boa maneira de fazer a primeira impressão positiva.- No canto superior esquerdo, você deve incluir, em primeiro lugar, o seu endereço completo, em segundo, a data e, em terceiro lugar, o endereço completo do remetente.[5] Não deve haver uma linha de espaço entre cada uma delas.
- Você também pode incluir uma linha de assunto após o endereço do destinatário, mas esta é opcional.[6]
Inicie com uma saudação. Inicie o texto principal da sua carta com uma adequada saudação respeitosa.- Se você conhece a pessoa a quem está escrevendo, pode usar seu primeiro nome, por exemplo, "Caro Renato". Caso contrário, você deve usar o sobrenome da pessoa e do título próprio (ex: Dr., senhor, senhora).[7]
- Se você não sabe o nome da pessoa a quem está escrevendo, use uma saudação como "Caro senhor ou senhora," ou "A quem interessar possa".
Escreva um parágrafo introdutório. No primeiro parágrafo de qualquer carta de pedido, você vai precisar se apresentar claramente e brevemente indicar a finalidade dela. Por exemplo: "Estou escrevendo na esperança de que você vai considerar fazer uma contribuição para o Fundo de Caridade."[8]- Se você já teve qualquer interação anterior com o destinatário da carta, o parágrafo de abertura também é um bom lugar para lembrá-lo da natureza ou a sua associação, ou o contato que você teve no passado.[9]
- Por exemplo: "Eu sou um estudante de sua aula de teatro 101", ou "Eu sou o presidente do Fundo de Caridade, uma organização que você generosamente tem ajudado nos últimos 10 anos", ou "Eu o contatei no mês passado sobre a possibilidade de uma viagem de classe para o seu parque de diversões".
- Estabelecer uma ligação não só é útil para o destinatário, mas também pode promover sentimentos de afinidade com você, o que pode aumentar as chances de o seu pedido ser concedido.
Escreva um parágrafo para o corpo. Este (ou estes) deve fornecer contexto e informações adicionais e detalhes mais específicos sobre o seu pedido.[10] Esta é sua oportunidade de explicar exatamente o que você está pedindo e dizer por que o seu pedido deve ser concedido.- Seja completo, mas breve. Você deve explicar claramente o que está pedindo e por isso o assunto é digno de consideração, mas o leitor não vai querer ler sua história de vida.[11]
- Seja direto e específico sobre o que você está pedindo. O receptor não deve ficar com nenhuma dúvida quanto ao que você quer.[12] Por exemplo: "Eu estou esperando que você considere repetir sua contribuição generosa este ano", ou "Eu gostaria de respeitosamente pedir uma oportunidade de voltar a apresentar este pedido".
- Seja cortês e use um tom adequado para o leitor.[13]
- Seja real e mantenha suas emoções sob controle. Se você deve discutir os seus sentimentos sobre um assunto, indique-o ao invés de ser realmente emocional, por exemplo, "Fiquei muito decepcionado quando vi minha nota", não "Eu sou muito louco por essa série!"[14]
Escreva um parágrafo conclusivo. Em seu parágrafo final, você deve tornar o seu destinatário ciente de quaisquer restrições relevantes[15] e também manifestar a sua gratidão pela consideração de seu pedido.[16]- Por exemplo, se você está escrevendo para solicitar informações ou uma reunião com alguém que deve ocorrer antes de uma determinada data para ser de alguma utilidade, educadamente deixe isso claro na conclusão.
- Mesmo que o seu destinatário, em última análise, não conceda o seu pedido, o fato de ter tido tempo para ler a sua carta e considerar seus desejos é digno de agradecimento.
Adicione um fechamento. Finalmente, a sua carta precisa de um fechamento apropriado e educado. Boas opções incluem "Respeitosamente", "Atenciosamente" ou "Meus cumprimentos", seguido por seu nome.[17]- Se você estiver enviando uma carta física, deixe quatro linhas de espaço vazio entre o fechamento e seu nome digitado. Neste espaço, assine o seu nome a caneta.
- Se você está escrevendo com a sua letra, essa informação deve vir após o seu encerramento, por exemplo, "Anexo: 2".[18]
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Relaxe. Depois de terminar o primeiro rascunho da sua carta, coloque de lado por alguns dias, se o tempo permitir. Isto lhe dará uma perspectiva diferente sobre isso quando você retornar a ele.[19]
Revise e reescreva a carta. Faça uma leitura atenta para garantir que a sua escrita esteja clara, flui bem e cumpre os objetivos que você se determinou a realizar na parte 1. Faça as revisões necessárias.- Uma boa maneira de avaliar a sua escrita é ler a carta em voz alta. Isso irá ajudá-lo a detectar quaisquer palavras que faltam e, geralmente, ter uma noção se a linguagem flui bem e atinge o tom adequado.[20]
Corrija o esboço final. Depois de ter feito todas as edições de fundo, dê à carta mais uma olhada para verificar todos os erros ortográficos e gramaticais que você tenha cometido na primeira vez.- É uma boa ideia ter alguém para ler a sua carta para esse fim também. É muito mais fácil ignorar seus próprios erros.[21]
Envie sua carta. Envie sua carta ao seu destinatário. Mantenha uma cópia de seus registros até que o assunto seja resolvido.[22]Publicidade
Dicas
- Faça o seu pedido o mais fácil de cumprir quanto possível, tornando claro como o seu destinatário pode fazer para ajudá-lo, e forneça qualquer informação que possa ser útil para ele na concessão de seu pedido. Por exemplo, se você está pedindo uma carta de recomendação, considere a inclusão de seu currículo.[23]
- Ao mesmo tempo, certifique-se de manter o ponto principal de sua carta. Demasiada informação, especialmente quando não é valiosa para o leitor, pode ser perturbador e confuso.[24]
- Faça o seu pedido com confiança e seja convincente, mas não faça exigências.[25]
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Avisos
- Ortografia e gramática ruins podem provocar muitos danos a uma carta.[26] Ela pode ser uma distração para o seu leitor e pode criar a impressão de que você não se importa o suficiente com o seu pedido para obtê-lo direito. Corrija sempre, e sempre que possível obtenha um segundo leitor para olhar a sua carta.
- Não tente manipular o seu leitor com apelos emocionais, ameaças ou promessas irrealistas.[27] Esses tipos de apelos são mais propensos a ofender seu leitor do que persuadi-lo.
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Referências
- ↑ http://www.wrightslaw.com/advoc/articles/12rules_letters.htm
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ http://www.plainlanguage.gov/howto/guidelines/FederalPLGuidelines/audId.cfm
- ↑ http://www.writeexpress.com/writing-outline.html
- ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
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- ↑ http://www.blairenglish.com/exercises/emails/exercises/formal_email_request/formal_email_request.html
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- ↑ http://studentaffairs.sdsu.edu/ombuds/writingappeal.html
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