Gebruik maken van voorwaardelijke opmaak in Excel

Komt het wel eens voor dat je moet weten of je binnen het budget gebleven bent? Wil je snel relevante data in een enorme lijst kunnen vinden? De voorwaardelijke opmaakfunctie van Excel kan je onder andere hierbij helpen. Het is niet heel makkelijk in het gebruik, maar als je de basisbeginselen kent kan het je helpen om je projecten beter te doorgronden.

Stappen

Pdf downloaden

Voer al je data in of download een oefenbestand hier (Engelstalig). Dat is handig omdat je voorwaardelijke opmaak het best kunt begrijpen door het te testen met data die je al hebt. Natuurlijk kun je voorwaardelijke opmaak gebruiken bij lege cellen, maar het is makkelijker om te begrijpen hoe werkt door bestaande data te gebruiken.
Met voorwaardelijke opmaak kun je letterstijl, onderstrepen en letterkleur aanpassen. Ook kun je letters doorstrepen en randen en opvulling toepassen. Je kunt echter niet het lettertype of de lettergrootte van de celinhoud veranderen.
In Excel 2007 kun je dit vinden onder "Start" > "Stijlen" > Voorwaardelijke Opmaak".
In dit voorbeeld zijn twee voorwaarden gebruikt om te zien hoe de ene de andere beïnvloed. Je kunt bij Excel maximaal drie voorwaarden per cel toepassen. Als je maar één voorwaarde nodig hebt kun je de volgende stap overslaan.
en kies welke voorwaarde je wilt verwijderen.
Stel vast of de eerste voorwaarde is gebaseerd op de waarde in de huidige cel of dat het is gebaseerd op een andere cel of groep cellen ergens anders in het werkblad.
7
Laat de voorwaarde zoals het is (in andere woorden, laat het eerste uitklapmenu staan op "Celwaarde is") als de voorwaarde is gebaseerd op de geselecteerde cel. Als het is gebaseerd op andere cellen kies je in het menu voor "Formule is". Voor uitleg over "Formule is" ga je naar de volgende stap. Doe het volgende in het geval van "Celwaarde is":
- Selecteer een vergelijkingsoperator in het tweede menu. Voor voorwaarden tussen een lage en een hoge waarde selecteer je "tussen" of "niet tussen". Voor voorwaarden die een enkele waarde gebruiken gebruik je de andere argumenten. Dit voorbeeld gebruikt een enkele waarde in combinatie met het "groter dan" argument.
- Stel vast welke waarde(s) het argument moet gebruiken. In dit voorbeeld gebruiken we het "groter dan"-argument en cel B5 als de waarde. Om een cel te selecteren klik je op de knop in het tekstveld. Dit zal het venster van de voorwaardelijke opmaak minimaliseren.
8
In het geval van "Formule is" kun je voorwaardelijke opmaak toepassen gebaseerd op de waarde van een andere cel of cellen. Nadat je "Formule is" selecteert zullen de uitklapmenu's verdwijnen en er blijft een tekstveld over. Dit betekent dat je hier wat voor formule dan ook kunt typen gebruikmakend van de formules van Excel. Meestal is het goed om simpele formules te gebruiken en tekst te vermijden. Houd in gedachten dat de formule is gebaseerd op de geselecteerde cel. Als voorbeeld, denk op deze manier: C5 (huidige cel) = B5>=B6. Dit betekent dat C5 de opmaak verandert als B5 groter dan of gelijk is aan B6. Dit voorbeeld kan eigenlijk worden gebruikt in "Celwaarde is", maar je snapt het idee. Om een cel te selecteren in het werkblad klik je op de knop in het tekstveld. Dit minimaliseert het venster van voorwaardelijke opmaak.
- Bijvoorbeeld: Stel je voor dat je een spreadsheet hebt met alle dagen van de huidige maand in Kolom A; je moet elke dag gegevens in dit werkblad invoeren; en je wilt dat de hele rij die te maken heeft met de datum van vandaag op een bepaalde manier oplicht. probeer dit: (1) Selecteer de volledige gegevenstabel, (2) Selecteer voorwaardelijke opmaak zoals hierboven uitgelegd, (3) Selecteer "Formule is" en (4) Vul iets in als =$A3=VANDAAG() waarbij Kolom A je datums bevat en Rij 3 is je eerste rij gegevens (Na de koppen). Het dollarteken moet voor de A en niet voor de 3. (5) Selecteer de opmaak.
Je zult merken dat de dollartekens ($) automatisch worden vervangen voor de rij- en kolombenamingen. Dit maakt de celreferentie niet-overdraagbaar. Dat betekent dat als je dezelfde voorwaardelijke opmaak zou toepassen op andere cellen door middel van kopieer/plak ze allemaal zullen refereren aan de oorspronkelijke cel. Om dit uit te zetten klik je gewoon in het tekstveld en verwijder je de dollartekens. Als je een voorwaarde wilt opgeven die niet is gebaseerd op de waarde van een bepaalde cel kun je gewoon de waarde in het tekstveld opgeven. Je kunt zelfs tekst gebruiken, afhankelijk van de argumenten. Maar je kunt niet bijvoorbeeld "groter dan" als argument gebruiken en "Piet Jansen" in het tekstveld. Je kunt niet groter zijn dan Piet Jansen...Nou ja, dat kan wel, maar - nou, laat maar zitten. In dit voorbeeld zou de volledige voorwaarde als volgt klinken als je het hardop zou zeggen: "Als de waarde van deze cel groter is dan de waarde in cel B5, dan...".
Houd in gedachten dat je de cel wilt kunnen onderscheiden van de rest van het werkblad, zeker als het gaat om veel gegevens. Maar je wilt ook dat het er professioneel uitziet. In dit voorbeeld gaan we de letters dikgedrukt maken en de opvulling rood. Om te beginnen klik je "Opmaak...".
Dan klik je op "Rand" en maak je je gewenste veranderingen hier. In dit voorbeeld veranderen we de randen niet. Dan klik je op "Patronen" en verander je wat je wilt. Als je klaar bent met het maken van wijzigingen voor de opmaak kun je op OK klikken.
Voer wijzigingen aan de opmaak door net zo lang tot je tevreden bent.
Je zult in het voorbeeld merken dat de tweede voorwaarde een kleine formule bevat (=B5*.90). Dit gaat uit van de waarde van B5, vermenigvuldigt het met 0,9 (oftewel 90 procent) en past opmaak toe als de waarde minder is dan dat.
14
Klik OK. Nu je klaar bent met de voorwaarden zal één van de volgende twee dingen gebeuren:
1. Er verandert niets. Dit betekent dat niet aan de gestelde voorwaarden is voldaan, dus is er geen opmaak toegepast.
2. Eén van de soorten opmaak die je hebt geselecteerd verschijnt omdat je aan één van de voorwaarden hebt voldaan.
Advertentie

Tips

Deze stappen werken met Excel 97 of nieuwer.
Je kunt dezelfde opmaak toepassen aan een hele rij of kolom. Klik op de knop “start/klembord/opmaak kopiëren‐plakken” (ziet eruit als een gele verfkwast) en selecteer de cellen waarbij je voorwaardelijke opmaak wilt toepassen. Dit werkt alleen als de waarde van de voorwaarde niet de dollartekens heeft. Houd in gedachten dat je de altijd celreferenties twee keer checkt.
Je kunt de opmaak ook toepassen op andere cellen door de cel te selecteren die de opmaak bevat die je wilt en die te kopiëren. Selecteer vervolgens de cellen waar je het op wilt toepassen, doe Plakken Speciaal en selecteer "Opmaak".
Je kunt eventueel eerst voorwaardelijke opmaak uitproberen op gegevens waarvan het niet erg is als je een fout maakt.
Je kunt voorwaardelijke opmaak ook gebruiken om elke tweede rij een schaduw te geven. Hier vind je informatie: http://support.microsoft.com/kb/268568/nl.
Voorwaardelijke opmaak kan heel handig zijn om je voorraad in de gaten te houden, bijvoorbeeld: maak een cel of rij dikgedrukt als de waarde lager wordt dan een bepaalde hoeveelheid.

Advertentie

Waarschuwingen

Vanaf Excel 2007 is de limiet van maximaal drie soorten voorwaardelijke opmaak verwijderd.
Kies geen opmaak die moeilijk leesbaar is. Oranje of groene achtergronden zien er misschien leuk uit op je scherm, maar het zal moeilijk te begrijpen zijn als je het uitprint.

Advertentie