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Una lettera formale può influire sulla percezione che gli altri hanno di te, informare il lettore di una questione importante o essere uno strumento di candidatura professionale. In linea di massima, esistono due stili per scrivere una lettera del genere: stesura in blocco e stesura tipicamente usata per le comunicazioni interne di un'impresa. Il primo è quello più diffuso per la redazione di questo documento: presenta un'introduzione e una chiusura, ed è ideale per una candidatura di lavoro inviata a un'azienda o una lettera indirizzata a una persona che hai conosciuto già. Il secondo è più conciso, ed è preferibile per i promemoria interni e quelle situazioni in cui devi essere piuttosto diretto.
Passaggi
Scrivi indirizzo e numero di telefono del mittente in alto a sinistra sulla pagina. Se rappresenti un'impresa, scrivi il suo indirizzo. Se il mittente sei tu, indica il tuo. Il nome va scritto sulla prima riga, l'indirizzo sulla seconda. Scrivi la città, la provincia e il codice postale sulla riga successiva. Includi il numero di telefono sotto l'indirizzo [1].- Nei casi in cui rappresenti un'azienda, puoi inserire il logo e l'indirizzo esattamente al centro della pagina. Assicurati di centrarli, in modo che il risultato sia esteticamente uniforme.
Scrivi la data direttamente sotto l'indirizzo del mittente. Sotto l'indirizzo del mittente, lascia una riga vuota e scrivi la data su quella successiva (per farlo, digita due volte il tasto Enter sulla tastiera). La data è importante per due motivi. Innanzitutto, se al destinatario (che può essere una persona o un'organizzazione) devi assegnare un compito da svolgere in maniera puntuale (mandare un assegno, sistemare un ordine e così via), gli indicherai i tempi previsti in modo preciso. In secondo luogo, se devi conservare una copia della lettera per ragioni legali o per le generazioni future, la data è assolutamente necessaria.- Se scrivi usando una variante dello stile in blocco, formatta tutto a sinistra, eccetto la data e la chiusura. Per aggiungere la data, clicca sul tasto tab in modo da posizionarla al centro della pagina e scrivila in questa parte [2].
- Metti una virgola tra mese e anno.
Scrivi il nome del destinatario sotto la data dopo aver lasciato una riga vuota (per farlo, premi due volte il tasto Enter). Includi il suo titolo (Signor, Signora, Signorina, Dottore, ecc.), che va seguito dal nome. Sotto il nome del destinatario, scrivi quello dell'impresa. Sulla riga successiva, scrivi l'indirizzo del destinatario. Premi nuovamente Enter e scrivi la città, la provincia e il codice postale del ricevente [3].- Se non sai il titolo del destinatario, fai delle ricerche al riguardo o chiama l'azienda per scoprirlo. Se si tratta di una donna, utilizza sempre la qualificazione che preferisce (Signora, Signorina o Dottoressa). Non conosci le sue preferenze? Usa "Signorina".
Saluta la persona a cui ti rivolgi. "Caro Signor/Cara Signora" o "Spettabile Signor/Signora" va più che bene; altrimenti, se conosci il suo nome, rivolgiti direttamente al destinatario. A ogni modo, assicurati di farlo in maniera formale; utilizza "Reverendo", "Dottor", "Signor", "Signora" o "Signorina", e, se lo conosci, includi il suo nome completo. Digita una virgola dopo il saluto e lascia una riga vuota (premi due volte Enter) tra il saluto e il corpo della lettera.- Se conosci il destinatario e solitamente ti rivolgi a lui usando il suo nome di battesimo, puoi sicuramente utilizzarlo (esempio: "Caro Giacomo,").
Scrivi il corpo della lettera. Il corpo della lettera non deve superare i tre paragrafi. Se non riesci a esprimere quello che vuoi comunicare in meno di tre paragrafi, probabilmente non stai scrivendo in maniera abbastanza concisa. Usa l'interlinea singola e giustifica a sinistra ogni paragrafo nel corpo della lettera.- Nel primo paragrafo, scrivi un'introduzione amichevole, poi afferma la ragione o l'obiettivo della lettera. Vai dritto al sodo.
- Nel secondo paragrafo, se possibile, usa degli esempi per mettere in risalto o sottolineare il tuo punto di vista. Gli esempi concreti e reali sono sempre preferibili a quelli ipotetici.
- Nell'ultimo paragrafo, sintetizza brevemente lo scopo della lettera e suggerisci come preferisci procedere successivamente.
Scrivi il saluto finale giusto e firma la lettera. Se possibile, lascia dello spazio tra il saluto e il nome stampato per scrivere la firma. "Cordialmente", "Cordiali saluti" e "Distinti saluti" vanno tutti bene. Lascia uno spazio sotto il nome stampato per firmare. Se è il caso, aggiungi anche il tuo titolo professionale sotto la firma.- Va tutto giustificato a sinistra anche se usi una variante dello stile in blocco, eccetto la data e la chiusura. Con il tasto del tab, posiziona il cursore del mouse al centro della pagina e scrivi la conclusione.
Aggiungi la parola "Allegati" sotto la firma e il titolo professionale. Fallo solo se alleghi dell'altro materiale alla lettera, come un curriculum o un programma. Se gli allegati sono vari, è preferibile elencarli tutti.
Correggi la lettera. Rileggila un paio di volte per individuare errori di ortografia nei nomi, negli indirizzi, ecc. Assicurati che la scrittura sia chiara e concisa. Rimedia agli errori grammaticali.Pubblicità
Scrivi l'indirizzo del mittente in alto a sinistra. Se usi una carta da lettera intestata, non devi inserire l'indirizzo del mittente. Invece, inizia a scrivere la lettera inserendo la data in alto a sinistra.
Inserisci la data direttamente sotto l'indirizzo del mittente. Non lasciare una riga bianca tra l'indirizzo del mittente e la data.
Lascia una riga vuota e inserisci l'indirizzo del destinatario sotto la data. Per farlo, premi due volte Enter sulla tastiera.
Lascia una riga vuota sotto l'indirizzo del destinatario e scrivi l'oggetto della lettera completamente in maiuscolo (premi due volte su Enter per farlo). In questo modo, il destinatario saprà di cosa si tratta [4].
Scrivi i paragrafi nel corpo della lettera. In questa parte, elabori l'oggetto. Sii conciso ma preciso nella discussione dell'argomento.
Scrivi il tuo nome sotto il corpo della lettera. Non aggiungere alcun saluto di chiusura come "Distinti saluti". Sotto il tuo nome, lascia dello spazio per la firma. Sotto la firma, aggiungi il tuo titolo professionale.
Aggiungi eventuali allegati. Gli allegati sono documenti extra che mandi con la lettera. Scrivi la parola "Allegati" e poi elenca i titoli di tali documenti.
Correggi la lettera per evitare che abbia errori ortografici o grammaticali. Assicurati di aver scritto correttamente tutti i nomi e gli indirizzi.Pubblicità
Scegli una busta semplice, quadrata o rettangolare. Non dovrebbe avere fantasie o disegni. In ogni caso, devi usare delle buste adatte alle tue esigenze. È infatti possibile commissionare buste personalizzate più spesse e durevoli di quelle normali in un negozio specializzato.
Piega la lettera in modo che entri senza problemi nella busta. Assicurati di piegarla una volta sola, dal momento che una lettera piena di pieghe sembra poco professionale.- Se usi una busta standard rettangolare, piega la lettera orizzontalmente in terzi.
- Se usi una busta quadrata, piega la lettera orizzontalmente a metà. Poi, piegala a metà verticalmente in modo che formi un rettangolo da inserire facilmente nella busta.
Inserisci la lettera nella busta. Chiudila leccando l'apposito bordo o staccando la striscia adesiva che ricopre la parte che permette di sigillare la busta (questo dipende dal tipo di busta che hai comprato).
Gira la busta. Scrivi il tuo nome in alto a sinistra. Indica l'indirizzo sulla riga sotto il tuo nome. Nella riga sottostante, aggiungi il codice postale, la città e la provincia.
Scrivi l'indirizzo del destinatario sulla busta. Il nome della persona a cui manderai la lettera deve situarsi nel terzo della busta in basso a destra [5]. Scrivi il nome dell'impresa sulla riga sottostante (se presente). Scrivi l'indirizzo sulla riga successiva. Infine, sull'ultima riga, scrivi città, provincia e codice postale.
Incolla un francobollo (o dei francobolli) in alto a destra. Assicurati che vadano bene per il peso della lettera.Pubblicità
Consigli
- Sii preciso, chiaro e conciso quando scrivi. Inoltre, chiediti di quanto tempo ha bisogno il lettore per capire la lettera.
- Scrivi la lettera al computer. In questo modo, sembrerà molto più professionale.
- Sii gentile anche se la lettera ha lo scopo di manifestare la tua rabbia, il tuo rifiuto o la tua negazione nei confronti di qualcosa.
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Riferimenti
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ http://www.chs.riverview.wednet.edu/Staff/Hall/business_letter_format/Envelopes%20and%20%20Letters.htm
- ↑ http://www.chs.riverview.wednet.edu/Staff/Hall/business_letter_format/Envelopes%20and%20%20Letters.htm
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Sommario dell'ArticoloX
Se hai bisogno di scrivere una lettera formale, inizia nell'angolo in alto a sinistra scrivendo il nome del mittente (o della società), poi nella riga seguente l'indirizzo e ancora più in basso il numero telefonico. Salta una riga, poi scrivi la data, come "29 marzo 2019". Salta un'altra riga, poi scrivi il nome del destinatario, la sua carica e l'indirizzo su righe separate. Salta un'altra riga, poi scrivi il corpo centrale della lettera, che non dovrebbe superare i tre paragrafi. Quando hai finito aggiungi il tuo nome, il titolo e le informazioni di contatto, e ricorda di lasciare lo spazio per la firma. Se stai allegando altri materiali alla lettera, scrivi "Allegati" nella parte bassa del foglio, seguito dal nome dei documenti. Per maggiori informazioni su come scrivere memo formali e diretti, leggi l'articolo!
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