Come Estrarre i Dati da un PDF e Salvarli in Excel

Esistono molti modi per convertire un documento PDF in un foglio di Excel, ma estrarre solo una sezione specifica di dati da un PDF per inserirla in un foglio Excel risulta un po' più complesso. Tuttavia, si tratta di un'operazione possibile che si può eseguire in diversi modi: copiare e incollare manualmente i dati che servono, usare uno strumento online gratuito come Docparser e utilizzare Adobe Acrobat Pro DC (si tratta di un software a pagamento). Questo articolo spiega come esportare un insieme specifico di dati da un PDF per importarlo in Excel.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Metodo Manuale

Scarica PDF

Fai doppio clic sul file in esame in modo che venga aperto automaticamente con il lettore di sistema predefinito per gestire i PDF. Per esempio, su Mac si tratta di Anteprima, mentre in Windows verrà usato il browser Edge.
Puoi eseguire la selezione trascinando il cursore del mouse dall'angolo superiore sinistro a quello inferiore destro della sezione di dati che vuoi estrarre. A questo punto, tutti i dati inseriti nell'area di selezione dovrebbero essere evidenziati.
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Copia i dati selezionati negli appunti di sistema. Clicca sui dati che hai selezionato con il tasto destro del mouse e scegli l'opzione Copia dal menu contestuale che apparirà.
- In alternativa, puoi copiare i dati premendo la combinazione di tasti Command + C su Mac o Ctrl + C in Windows.
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Apri il foglio di Excel e seleziona un insieme di celle. Come indicato in precedenza, per eseguire questo tipo di selezione in modo rapido occorre trascinare il cursore del mouse dalla cella posta nell'angolo superiore sinistro dell'area da selezionare fino a quella posta nell'angolo inferiore destro.
- Assicurati di selezionare un numero di celle sufficiente a contenere i dati che hai copiato. In caso contrario, non sarai in grado di incollare i dati all'interno del foglio.
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Incolla i dati all'interno del foglio di Excel. Clicca con il tasto destro del mouse su una delle celle che hai selezionato, quindi scegli l'opzione Incolla dal menu contestuale che apparirà. Arrivato a questo punto è molto probabile che dovrai formattare correttamente alcune porzioni di dati, ma dovresti aver raggiunto il tuo scopo, cioè trasferire dei dati da un PDF a un foglio Excel.
- Se incollando i dati seguendo questo metodo non vengono copiati in modo efficiente, prova a ripetere la procedura copiando una singola linea di testo alla volta e incollandola nella cella o nelle celle desiderate.
- Puoi incollare i dati in modo più veloce usando una combinazione di tasti: Command + V su Mac o Ctrl + V in Windows.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Usare Docparser

Scarica PDF

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Crea un account per il servizio web visitando questo URL. Docparser dispone di più piani, incluso uno gratuito che permette di usare il servizio per estrarre i dati da 30 documenti al mese.
- Per creare un nuovo account, puoi utilizzare un profilo esistente di Google o Microsoft oppure inserire i dati richiesti per crearne uno specifico.
È di colore blu ed è posizionato al centro dello schermo nella parte inferiore.
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Assegna un nome al documento e scegli un modello. Se il documento che desideri analizzare non è adatto a uno dei modelli predefiniti, scegli l'opzione Custom visibile al centro della prima riga di voci.
- I modelli predefiniti di Docparser integrano al loro interno una serie di regole adatte a estrarre i dati in base alla tipologia del documento di origine. Creando un modello personalizzato ti verrà richiesto di creare le regole che serviranno per analizzare ed estrarre i dati dal tuo PDF.
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Carica il file PDF da analizzare e clicca sul pulsante Continue. Puoi trascinare il file all'interno della pagina oppure usare la finestra di dialogo per eseguire il caricamento che ti permetterà di scegliere il file direttamente dal disco rigido del computer. Dopo aver caricato il documento (o i documenti), clicca sul pulsante verde che apparirà nella parte superiore destra dello schermo.
- Se hai la necessità di analizzare un gruppo di PDF usando le medesime regole di estrazione dei dati, dovrai semplicemente caricarli tutti sul sito.
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Guarda o salta il video tutorial per la creazione delle regole di analisi ed estrazione dei dati. Queste regole permettono di indicare a Docparser come leggere e convertire i dati presenti nel PDF. Se desideri saltare il video tutorial, clicca sull'icona raffigurante una "X" posta nella parte superiore destra della finestra di pop-up.
- La durata del video tutorial è di poco superiore al minuto e mezzo, quindi può valere la pena guardarlo almeno una volta per comprendere appieno come personalizzare le regole con cui eseguire il parse dei tuoi PDF ed estrarre i dati che ti servono in modo efficiente e preciso.
La pagina iniziale di Docparser richiede di creare la regola per il Text Variable Position e di assegnarle un nome. A questo punto ti verranno mostrati i dati che sono stati rilevati all'interno del PDF in base alla regola che hai indicato, permettendoti di aggiungere dei filtri addizionali per scartare quelli che non ti servono e conservare quelli che vuoi importare in Excel. Al termine dell'analisi, ti verrà mostrata un'anteprima dei dati estratti.
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Aggiungi dei filtri per il testo e modificane il funzionamento usando i riquadri "Filtered Result". Ogni riquadro include un menu a discesa per poter controllare e modificare il filtro corrispondente unitamente a un'anteprima dei dati filtrati.
- Per selezionare una porzione specifica di dati, clicca sul pulsante Add Text Filter, quindi posiziona il cursore del mouse sulla voce Crop From Start & End e imposta il punto di partenza e di fine della sezione del documento che desideri analizzare.
È visualizzato nella parte inferiore destra della pagina ed è caratterizzato da un piccolo segno di spunta bianco.
Se hai terminato di creare le regole con cui eseguire il parse del PDF, clicca sul pulsante grigio Leave Parsing Editor. In caso contrario, clicca sul pulsante blu Create Another Parsing Rule per creare una nuova regola. Quando hai terminato, chiudi l'editor e vai al passaggio successivo.
Dovrebbe apparire un segno di spunta nero.
Quest'ultimo è collocato nella parte superiore sinistra della pagina, direttamente sopra al nome del documento.
Se il documento non è visibile, significa che molto probabilmente la procedura di analisi ed estrazione dei dati è ancora in corso. Prova ad attendere un altro minuto, quindi clicca sulle varie schede della sezione "Documents" per controllare se il documento è stato processato completamente.
È posizionato lungo il lato sinistro della pagina e raffigura una freccia rivolta verso il basso.
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Clicca sulla voce Excel Download. A questo punto dovresti essere in grado di scaricare i dati estratti dal PDF sotto forma di file Excel.
- In base alla configurazione del browser potresti dover autorizzare manualmente il download per fare in modo che il file venga effettivamente scaricato sul computer.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Usare Adobe Acrobat Pro DC

Scarica PDF

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Apri il file PDF da analizzare usando Acrobat. Se Adobe Acrobat non è il programma predefinito di sistema per aprire i file PDF, clicca sull'icona del documento in oggetto con il tasto destro del mouse, quindi seleziona l'opzione "Adobe Acrobat" dal menu secondario Apri con.
- Potresti avere la necessità di scorrere l'elenco di app e programmi visualizzato nel menu Apri con prima di poter selezionare l'opzione "Adobe Acrobat". Per visualizzare l'elenco completo di opzioni a disposizione, clicca sul pulsante Altro… su Mac o Altre app su Windows.
Puoi eseguire la selezione trascinando il cursore del mouse dall'angolo superiore sinistro della porzione di dati in oggetto fino all'angolo inferiore destro. I dati selezionati appariranno evidenziati (normalmente in blu).
Dovrebbe apparire a video una nuova finestra di dialogo in cui saranno visibili le opzioni di esportazione della sezione di dati del PDF che hai selezionato.^{[1]XFonte di ricerca}
A questo punto i dati del PDF che hai selezionato dovrebbero essere stati esportati correttamente sotto forma di file Excel.
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