Come Confrontare dei Dati su Excel

Una delle molte funzionalità di Microsoft Excel è la capacità di confrontare due elenchi di dati, individuando le corrispondenze nelle liste e quali elementi sono presenti solo in una delle due. Questo può essere utile per paragonare registri finanziari o controllare se un nome specifico si trova in un database. Puoi usare la funzione CONFRONTA per individuare e segnare i dati con o senza corrispondenze, altrimenti usare la formattazione condizionale con la funzione CONTASE. I passaggi seguenti ti spiegheranno come usare entrambi questi metodi per confrontare i tuoi dati.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Individuare gli Elementi Uguali con la Funzione CONFRONTA

Scarica PDF

Excel può lavorare su più fogli di lavoro all'interno di uno o più gruppi di fogli, ma è più facile confrontare due liste se le fonti di dati si trovano sullo stesso foglio.
2
Assegna un identificatore unico a ogni elemento delle liste. Se i due elenchi non condividono un metodo di identificazione, potresti dover aggiungere a entrambi una colonna che identifichi gli elementi, in modo che Excel possa confrontarli. Scegli il sistema di identificazione in base al tipo di dati che vuoi paragonare. Devi utilizzarlo per entrambe le liste.
- Per dati finanziari associati con un certo periodo temporale, ad esempio per la dichiarazione dei redditi, puoi usare la descrizione dei beni, la data in cui il bene è stato acquisito o entrambi. In alcuni casi, puoi identificare le voci con un codice; tuttavia, se non viene usato lo stesso sistema per entrambe le liste, questo tipo di identificazione può creare false corrispondenze oppure non rilevare elementi presenti in entrambi gli elenchi.
- In alcuni casi, puoi prendere elementi di una lista e combinarli con quelli dell'altra per creare un sistema di identificazione, ad esempio la descrizione di un bene fisico e l'anno di acquisto. Per farlo, concatena (somma o combina) i dati di due o più celle usando la &. Per combinare la descrizione di un oggetto nella cella F3 con la data nella cella G3, separate da uno spazio, usa la formula =F3&" "&G3 in un'altra cella della stessa riga, ad esempio E3. Se preferisci includere solo l'anno nell'identificatore (perché un elenco usa date complete e l'altro solo anni), puoi usare la funzione ANNO, digitando =F3&" "&ANNO(G3) nella cella E3.
- Una volta creata la formula, puoi copiarla in tutte le altre celle della colonna di identificazione, selezionando la cella con la formula e trascinando il cursore di riempimento sopra le altre. Al momento del rilascio del pulsante del mouse, la formula sarà copiata in tutte le celle che hai selezionato, con i riferimenti corretti in base alla riga.
3
Quando ne hai la possibilità, segui lo stesso standard per i dati. Anche se per noi è facile capire che "Società per azioni" e "S.p.A" sono la stessa cosa, Excel non è in grado di fare lo stesso se non scrivi i due termini nello stesso modo. Per lo stesso motivo, potresti pensare che 11.950 e 11.999,95 siano valori abbastanza simili da essere considerati uguali, ma non lo saranno per Excel se non lo dirai espressamente.
- Puoi gestire alcune abbreviazioni, come "Soc" per "Società" e "Int" per "Internazionale" usando la funzione SINISTRA per troncare i caratteri aggiuntivi. È meglio gestire le altre abbreviazioni, come "Spa" per "Società per azioni" stabilendo uno stile unico per la formattazione dei dati, poi scrivendo un programma per cercare e correggere gli errori.
- Per le stringhe di numeri che in alcuni casi hanno un suffisso e in altro no, puoi usare di nuovo la funzione SINISTRA per riconoscere e confrontare solo le prime cifre. Per ordinare a Excel di riconoscere i valori numerici simili ma non identici, puoi usare la funzione ARROTONDA per approssimare le cifre all'intero più vicino.
- Puoi rimuovere gli spazi extra, ad esempio un doppio spazio tra le parole, usando la funzione ANNULLA.SPAZI.
4
Crea delle colonne per la formula di confronto. Così come hai dovuto crearle per gli identificatori delle liste, devi fare lo stesso per la formula che si occupa del paragone. Aggiungi una colonna per elenco.
- Puoi dare il titolo "Mancanti?" alle colonne.
5
Inserisci la formula di confronto in tutte le celle. Userai la funzione CONFRONTA all'interno di quella VAL.NON.DISP.
- La formula ha il formato =VAL.NON.DISP(CONFRONTA(G3,$L$3:$L$14,FALSO)), in cui una cella della colonna di identificazione della prima lista viene confrontata con tutta la colonna di identificazione della seconda lista, alla ricerca di corrispondenze. Se non è presente alcuna corrispondenza, l'elemento non è presente e comparirà la parola "VERO" nella cella. Se è presente, comparirà la parola "FALSO".
- Puoi copiare la formula nelle celle restanti così come hai fatto per quella di identificazione. In questo caso, cambierà solo il riferimento della cella di identificazione, perché il simbolo del dollaro prima della prima e dell'ultima cella della colonna di identificazione della seconda lista le rende riferimenti assoluti.
- Puoi copiare la formula di confronto per la prima lista nella prima cella della colonna per la seconda lista. A quel punto ti basterà modificare i riferimenti, in modo da sostituire "G3" con la prima cella della colonna di identificazione del secondo elenco e "$L$3:$L$14" con la prima e l'ultima cella della colonna di identificazione del primo elenco (non modificare i simboli del dollaro e i due punti.
6
Se necessario, ordina gli elenchi per visualizzare più facilmente i valori senza corrispondenza. Se gli elenchi contengono molti dati, puoi ordinarli in modo da raggruppare tutti gli elementi senza corrispondenza. Le istruzioni nel passaggio seguente convertono le formule in valori per evitare gli errori di ricalcolo e, se le liste sono grandi, ridurre i tempi.
- Trascina il mouse sopra tutte le celle per selezionarle.
- Seleziona Copia dal menu Modifica su Excel 2003 o dal gruppo Appunti della sezione Home del ribbon su Excel 2007 o 2010.
- Seleziona Incolla speciale dal menu Modifica su Excel 2003 o dal pulsante Incolla nel gruppo Appunti della sezione Home del ribbon su Excel 2007 o 2010.
- Seleziona "Valori" dalla lista Incolla come nella finestra Incolla speciale. Clicca Ok per chiudere la finestra.
- Seleziona Ordina dal menu Dati su Excel 2003 o il gruppo Ordina e filtri dalla sezione Dati del ribbon su Excel 2007 o 2010.
- Seleziona "Riga intestazione" dall'elenco "Il mio intervallo dati ha" nella finestra Ordina per, seleziona "Mancanti?" (o il nome che hai assegnato alla colonna di confronto), poi clicca OK.
- Ripeti gli stessi passaggi per l'altra lista.
Come detto in precedenza, Excel è progettato per cercare corrispondenze esatte se non gli ordini di approssimare la ricerca. La mancata corrispondenza potrebbe essere dovuta semplicemente a un errore di battitura, oppure a un motivo indipendente, ad esempio un bene presente in una lista ma che non deve essere dichiarato nell'altra.
Pubblicità

Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Formattazione Condizionale con CONTASE

Scarica PDF

Se vuoi farlo in un solo elenco, probabilmente vuoi individuare le voci presenti solo in quello. Se vuoi evidenziare le voci in entrambe le liste, cerca quelle che compaiono in tutte e due. Per il nostro esempio, considereremo che il primo elenco va dalla cella G3 alla G14 e il secondo da L3 a L14.
Se desideri evidenziare elementi di entrambe le liste, devi selezionarle una alla volta e applicare a entrambe la formula di confronto (descritta nel passaggio seguente).
4
Applica la formula di confronto appropriata. Per farlo, devi aprire la finestra di Formattazione condizionale della tua versione di Excel. In Excel 2003, puoi farlo selezionando Formattazione Condizionale dal menu Formato, mentre in Excel 2007 e 2010, puoi cliccare sul pulsante Formattazione condizionale nel gruppo Stili della sezione Home del ribbon. Seleziona il tipo regola come "Formula" e inserisci la formula nel campo Modifica descrizione regola.
- Se desideri evidenziare gli elementi presenti solo nella prima lista, la formula è =CONTASE($L$3:$L$14,G3=0), con l'intervallo di celle del secondo elenco inserito come valore assoluto, mentre il riferimento alla prima cella della prima lista è relativo.
- Se desideri evidenziare gli elementi presenti solo nella seconda lista, la formula è =CONTASE($G$3:$G$14,L3=0), con l'intervallo di celle del primo elenco inserito come valore assoluto, mentre il riferimento alla prima cella della seconda lista è relativo.
- Se vuoi evidenziare gli elementi che compaiono in entrambe le liste, ti servono due formule, una per il primo elenco e l'altra per il secondo. La prima è =CONTASE($L$3:$L$14,G3>0), mentre la seconda è CONTASE($G$3:$G$14,L3>0). Come detto in precedenza, devi selezionare la prima lista per applicare la sua formula, poi fare lo stesso con la seconda.
- Applica la formattazione che ti permette di evidenziare le celle che ti interessano. Clicca Ok per chiudere la finestra.
Pubblicità

Consigli

Invece di usare un riferimento a celle con il metodo di formattazione condizionale CONTASE, puoi inserire un valore da cercare e segnalare in una o più liste tutte le volte che compare.
Per semplificare le formule di confronto, puoi assegnare dei nomi alle liste, come "Lista1" e "Lista2". In questo modo, nelle formule puoi sostituire i nomi agli intervalli assoluti di celle.