Come Concludere una Lettera di Scuse

Se hai commesso un errore o hai ferito i sentimenti di qualcuno, vorrai scusarti in un modo che dimostri che ci tieni davvero. Scrivere una lettera di scuse, personali o professionali che siano, può aiutare a riparare qualsiasi errore tu abbia commesso. Il tono della tua lettera varierà a seconda che si tratti di una lettera personale o professionale. Tuttavia, ci sono alcune cose che dovresti prendere in considerazione per assicurarti che il messaggio che vuoi comunicare sia autentico ed efficace.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Lettera Personale

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Chiedi se c'è qualcos'altro che puoi fare. La persona con cui ti stai scusando potrebbe avere qualche idea in merito a come tu possa rimediare ai tuoi errori. Chiedendo questo tipo di suggerimento, stai indicando che sei disposto a fare tutto il necessario per dimostrare che le tue scuse sono sincere e per migliorare la situazione.^{[1]XFonte di ricerca}
- Ad esempio, potresti dire "So di aver combinato un pasticcio non venendo alla tua festa dopo aver detto che sarei venuto. Posso portarti fuori a bere qualcosa o invitarti a cena a casa mia per rimediare? Voglio che tu sappia quanto tu sia importante per me".
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Chiedi se puoi scusarti di persona. A seconda di quale sia il problema, potrebbe essere meglio incontrarsi in un luogo neutrale in modo che tu possa scusarti faccia a faccia. Chiedi quindi questa possibilità prima di concludere la tua lettera, ma tieni a mente che, a seconda della gravità del problema, la persona offesa potrebbe non volerti vedere. È comunque importante che tu richieda la possibilità di incontrarvi.^{[2]XFonte di ricerca}
- Ad esempio, puoi dire qualcosa del tipo "Vorrei davvero incontrarti e avere la possibilità di scusarmi di persona. Per favore, fammi sapere in che giorno e a che ora potresti essere disponibile".
Se stai inviando una lettera personale di scuse, puoi firmare in un modo più informale ed esprimere come ti senti nei confronti della persona. Puoi usare "Affetto", "Mi dispiace" o "Un Abbraccio". ^{[3]XFonte di ricerca}
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Lettera Professionale

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Suggerisci dei modi per risolvere il problema. Quando ti scusi per un errore che hai commesso negli affari, è importante far sapere ai tuoi clienti che hai intenzione di rimediare. Offri delle soluzioni per rimediare a qualunque sia la ragione per cui stai chiedendo scusa. Assicurati che le soluzioni che proponi siano concrete, non concentrarti soltanto su cosa pensi che il cliente voglia sentirsi dire. ^{[4]XFonte di ricerca}
- Per esempio, potresti proporre una soluzione di questo tipo: "Per rimediare al fatto che abbiamo smarrito la sua ultima spedizione, vorremmo rispedirla gratuitamente e offrirle anche uno sconto del 30% sul prossimo ordine".
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Enfatizza l'intenzione di fare in modo che l'errore non ricapiti. Nel tuo ultimo paragrafo, elenca le precauzioni che stai prendendo per evitare che gli stessi errori si ripetano. Specifica quanto più possibile nel descrivere quello che hai fatto e in che modo la tua soluzione impedirà che accada di nuovo.^{[5]XFonte di ricerca}
- Ad esempio, potresti dire "Ho preso diverse misure per evitare di perdere le scadenze del progetto in futuro. Ho creato un calendario online, con dei promemoria settimanali, giornalieri e otto ore prima delle scadenze. Ho preparato delle liste molto dettagliate con le cose da fare, in modo che ogni fase del progetto sia completata tempestivamente".
Se stai scrivendo una lettera di scuse professionali, la tua firma dovrebbe essere un po' più formale. Puoi utilizzare "Le auguro il meglio" o "Cordialmente" come chiusura della lettera, prima di firmarla. ^{[6]XFonte di ricerca}
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Impostare il Giusto Tono

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Utilizza un tono educato, ma professionale, per le scuse professionali. Se ti stai scusando per un errore che hai commesso in un ambiente aziendale, sii educato ma professionale. Spiega la situazione e scusati quanto più sentitamente possibile. Non usare un tono familiare nell'intento che il destinatario si ammorbidisca nei tuoi confronti.
- Ad esempio, puoi dire qualcosa come "Ancora una volta, mi scuso per l'errore che ho commesso su questo problema, posso assicurare di aver adottato delle misure per garantire che non accada mai più".
- Evita di dire qualcosa del tipo "Sono davvero, davvero dispiaciuto e spero che in fondo al tuo cuore tu possa perdonarmi". È troppo personale per delle scuse nell'ambiente di lavoro.
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Usa un tono genuino per le scuse personali. Se ti stai scusando con qualcuno nella tua vita privata, il tono dovrebbe essere personale. L'utilizzo di un tono più formale può dare l'impressione che le tue scuse siano false o forzate.
- Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo "Sono davvero, davvero dispiaciuto di aver ferito i tuoi sentimenti con la mia battuta. L'ho detto senza pensarci e capisco perché ti abbia ferito. Mi dispiace".
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Non cercare scuse. Può essere allettante cercare scuse per l'errore che hai commesso, specialmente se ci sono state altre circostanze che hanno portato all'errore. Ma inventare delle scuse può dare l'impressione che tu non intenda chiedere perdono. Prenditi le tue responsabilità e chiedi scusa.
- Ad esempio, invece di dire "Mi dispiace che questa parte del progetto sia stata trascurata, ma ho avuto l'influenza. Dopo si è ammalata anche mia figlia e poi avevamo già programmato le ferie"; dici invece qualcosa tipo "Mi dispiace che questa parte del progetto sia stata trascurata, ho adottato misure per garantire che ciò non accada di nuovo".
Potrebbe sembrare allettante concludere la tua lettera sottolineando che credi che anche qualcun altro dovrebbe essere incolpato. Fare questo alla fine della lettera cancella praticamente tutto quello che hai detto prima e rende meno probabile che chiunque legga la tua lettera accetti le tue scuse.^{[7]XFonte di ricerca}
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Firma la lettera. Se ti prendi il tempo di firmare effettivamente la lettera, dimostri che ci tieni abbastanza da aggiungere un tocco personale. Dovresti firmare sia le lettere di scuse personali sia quelle professionali. Stampa la lettera e scrivi la tua firma a mano. ^{[8]XFonte di ricerca}
- Una lettera di scuse professionali dovrebbe essere inoltrata via e-mail, una lettera di scuse personali invece può essere consegnata a mano.
- Se per qualche motivo non hai assolutamente la possibilità di firmare a mano una lettera professionale di scuse, assicurati di utilizzare una firma digitale. Alcuni software di elaborazione di testi ti consentono infatti di aggiungere la tua firma sul documento. Puoi anche scriverla su un pezzo di carta, scansionarla sul tuo computer e salvarla come immagine da inserire in una lettera.
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