Cara Membuat Surat Permohonan Maaf

Apakah Anda baru saja berbuat kesalahan yang fatal atau menyakiti perasaan seseorang? Jika iya, jangan ragu meminta maaf dengan cara yang tulus dan efektif, seperti dengan menulis surat. Sejatinya, menulis surat permohonan maaf – baik yang bernada personal maupun profesional – cukup bermanfaat untuk memperbaiki kesalahan Anda pun hubungan Anda dengan orang yang bersangkutan. Namun, pastikan Anda menerapkan berbagai metode di bawah ini agar surat yang dibuat terdengar tulus dan tepat sasaran.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Membuat Surat Permohonan Maaf Personal

Unduh PDF

1
Tanyakan hal-hal yang bisa Anda lakukan untuk memperbaiki situasinya. Kemungkinan, orang yang bersangkutan tahu dengan pasti apa yang harus Anda lakukan untuk memperbaiki kesalahan tersebut. Meminta pendapat mereka menunjukkan kesediaan Anda untuk melakukan apa pun demi menerima maaf mereka dan memperbaiki situasinya.^{[1]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa berkata, "Aku sadar sudah mengacaukan pestamu karena tidak jadi datang padahal sudah janji. Mau aku traktir minum di kafe atau aku buatkan makan malam di rumahku nggak, biar kamu nggak marah lagi? Kamu tahu kan, pertemanan kita sangat penting untukku."
2
Tawarkan kemungkinan bertemu untuk meminta maaf secara langsung. Meski sangat bergantung pada masalah yang terjadi, cobalah mengajaknya bertemu agar Anda bisa meminta maaf secara langsung. Sebelum mengakhiri surat, sampaikan keinginan Anda untuk menemuinya di lokasi yang netral agar Anda bisa meminta maaf secara langsung. Meski tawaran tersebut mungkin akan ditolak olehnya, tetaplah menawarkannya.^{[2]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa berkata, “Aku benar-benar ingin bertemu agar bisa meminta maaf secara langsung. Tolong beri tahu waktu yang cocok buat kamu, ya."
Jika surat tersebut bersifat personal, pastikan Anda juga menggunakan salam penutup yang bernada informal dan emosional. Misalnya, Anda bisa membubuhkan “Salam sayang,” “Maaf,” atau “Salam peluk,” di penutup surat.^{[3]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Membuat Surat Permohonan Maaf Profesional

Unduh PDF

1
Tawarkan solusi untuk mengatasi masalah terkait. Jika permohonan maaf ditujukan kepada pelanggan bisnis Anda, pastikan mereka tahu bahwa Anda memang serius ingin memperbaiki kesalahan tersebut. Misalnya, cobalah menawarkan solusi yang relevan dan bisa diterapkan, bukan sekadar ingin didengar oleh pelanggan.^{[4]XTeliti sumber}
- Jika surat tersebut ditujukan kepada pelanggan bisnis Anda, cobalah berkata, "Untuk memperbaiki kelalaian pengiriman yang lalu, kami akan kembali mengirimkan produk yang sama tanpa ongkos kirim dan menawarkan potongan harga sebesar 30% untuk pemesanan Anda yang berikutnya."
2
Tegaskan bahwa situasi serupa tidak akan terulang kembali. Pada paragraf terakhir, jelaskan berbagai langkah pencegahan yang sudah Anda lakukan untuk mencegah kesalahan yang sama terulang kembali di kemudian hari. Jelaskan secara spesifik seluruh metode pencegahan yang sudah Anda lakukan dan sebesar apa efektivitasnya dalam menanggulangi kemunculan masalah yang sama.^{[5]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa berkata, "Sejauh ini, saya telah menerapkan berbagai metode untuk mencegah terjadinya keterlambatan penyelesaian proyek di kemudian hari. Salah satunya adalah mengeset kalender daring untuk mengingatkan saya satu minggu, satu hari, dan 8 jam sebelum tenggat penyelesaian proyek. Selain itu, saya juga telah membuat daftar tanggung jawab pekerjaan yang lebih mendetail agar setiap proyek yang saya kerjakan dapat selesai tepat pada waktunya."
Jika surat tersebut dibuat untuk kepentingan bisnis, pastikan Anda menggunakan salam yang formal seperti, “Hormat saya,” atau “Salam hormat,” untuk menutup surat.^{[6]XTeliti sumber}
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Menentukan Nada Surat

Unduh PDF

1
Gunakan nada bicara yang sopan dan profesional untuk surat permohonan maaf kepada rekan bisnis. Jika permohonan maaf tersebut ditujukan kepada atasan atau rekan bisnis Anda yang lain, jaga agar nada bicara Anda tetap sopan, formal, dan profesional. Jelaskan situasinya dan ucapkan permohonan maaf dengan akurat, lugas, dan jelas. Jangan menggunakan gaya berbicara yang terlalu akrab dengan harapan orang yang bersangkutan dapat lebih mudah memaafkan Anda setelahnya.
- Misalnya, Anda bisa berkata, "Sekali lagi, saya memohon maaf yang sebesar-besarnya atas kesalahan yang terjadi. Ke depannya, saya berjanji akan melakukan berbagai langkah pencegahan untuk memastikan kesalahan serupa tidak terjadi lagi."
- Jangan berkata, "Aku benar-benar minta maaf! Semoga kamu mau memaafkanku,". Kalimat tersebut terdengar terlalu informal untuk sebuah surat permohonan maaf yang bersifat profesional.
2
Gunakan nada bicara yang tulus dan jujur. Jika permohonan maaf tersebut ditujukan kepada seseorang yang penting di dalam kehidupan personal Anda, pastikan nada surat yang digunakan pun terdengar personal agar surat Anda terasa lebih jujur dan tidak dipaksakan.
- Misalnya, cobalah berkata, “Aku benar-benar minta maaf ya, sudah menyakiti perasaanmu karena terlalu keterlaluan saat bercanda. Waktu itu aku memang nggak berpikir sebelum bicara, tapi sekarang aku mengerti kenapa kamu marah. Maaf, ya."
3
Jangan membuat alasan. Setiap kesalahan pasti akan dilatarbelakangi oleh sebuah situasi. Meski demikian, jangan mengungkit-ungkit situasi tersebut sebagai alasan untuk menjustifikasi kesalahan Anda! Percayalah, melakukannya akan membuat permohonan maaf Anda terdengar tidak tulus. Tetaplah berfokus pada kesalahan yang Anda perbuat dan permohonan maaf Anda!
- Misalnya, alih-alih berkata, “Saya meminta maaf karena proyek ini terabaikan. Namun pada saat itu, anak saya sedang sakit dan setelahnya waktu saya tersita oleh liburan keluarga," cobalah berkata, "Saya meminta maaf karena proyek ini terabaikan. Berdasarkan pengalaman ini, saya telah menyusun rencana spesifik untuk mencegah situasi yang sama terulang kembali di kemudian hari."
Sebesar apa pun godaan untuk menyalahkan orang lain di dalam surat permohonan maaf Anda, jangan melakukannya! Percayalah, seluruh ucapan Anda di tubuh surat tidak akan ada artinya jika Anda melakukannya. Alhasil, orang yang bersangkutan pun akan kesulitan menerima permohonan maaf Anda setelahnya.^{[7]XTeliti sumber}
5
Tanda tangani surat tersebut. Luangkan waktu untuk memberikan sentuhan personal Anda (seperti tanda tangan) ke dalam surat tersebut; tunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar penting bagi Anda. Baik surat yang bersifat personal maupun profesional harus Anda cetak dan tanda tangani sebelum diberikan kepada orang yang bersangkutan.^{[8]XTeliti sumber}
- Surat permohonan maaf yang bersifat profesional harus dikirimkan melalui jalur yang lebih resmi (seperti pos). Sementara itu, surat permohonan maaf profesional bisa Anda serahkan sendiri ke orang yang bersangkutan.
- Jika kesulitan menandatangani surat secara langsung, setidaknya sertakan tanda tangan digital. Beberapa program komputer menyediakan opsi khusus untuk membuat tanda tangan digital dan membubuhkannya di berbagai dokumen. Jika ingin, Anda juga bisa membubuhkan tanda tangan di selembar kertas, memindainya, menyimpannya di komputer dengan format gambar, lalu memasukkannya ke dalam dokumen yang diperlukan.
Iklan