Cara Menulis Proposal untuk Manajemen

Menulis proposal kepada manajemen dapat dilakukan saat Anda ingin mengajukan perbaikan prosedur kerja, menyarankan cara penghematan, memberi informasi mengenai peluang keuntungan, atau menyarankan perubahan. Jika Anda ingin menulis proposal untuk manajemen perusahaan, sisihkan waktu untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan. Bahas ide dengan rekan kerja untuk mengetahui pendapat mereka, dan hadapi manajemen dengan cerdik.

Metode 1

Metode 1 dari 2:

Merancang Proposal

Unduh PDF

Umumnya, Anda dapat membayangkan gagasan dengan jelas. Namun demikian, jika Anda ingin memecahkan masalah atau mengajukan proposal untuk sesuatu yang penting, perhatikan segala hal terkait dengan saksama.
2
Lakukan riset, dan periksa kondisi saat ini sebelum menulis proposal. Berdiskusilah dengan pihak terkait, seperti rekan kerja, manajer, atau pelanggan. Carilah informasi mengenai pesaing, dan lihatlah cara kerja mereka.
- Misalnya, jika Anda berpikir bahwa penyedia katering di kantor harus diganti, berdiskusilah terlebih dahulu dengan staf bagian dapur. Pernahkah mereka bekerja di tempat lain, dengan penyedia katering berbeda? Apa pendapat rekan kerja Anda? Bisa jadi ketidakpuasan Anda bukanlah masalah kualitas, namun hanya masalah selera.
3
Tulis deskripsi masalah. Awali proposal dengan menjelaskan kondisi saat ini. Sertakan seluruh fakta yang relevan, seperti pelaku, tanggal, dan lokasi. Saat menulis pembuka proposal, jangan membuat penilaian. Jelaskan kondisi sesuai kenyataan.
- Misalnya, "PT Susah Maju sudah menggunakan jasa katering Nyonya Nyengir selama 7 tahun. Namun, menu utama yang tersedia berangsur-angsur berkurang, dari lima menu menjadi dua. Ketersediaan menu vegetarian juga terpengaruh. Bahkan, di hari-hari tertentu, menu vegetarian tidak tersedia."
4
Setelah menjelaskan masalah, tuliskan solusi yang ingin Anda ajukan dan langkah-langkah untuk menerapkannya. Mulailah dengan menulis inti solusi, dan jelaskan hal yang Anda temukan berdasarkan pengamatan.
- Misalnya, "Menurut saya, PT Susah Maju sebaiknya mencari penyedia katering baru. PT Cepat Bangkrut menggunakan beberapa layanan katering lain. Katering ibu Sisca Soewitomo dan bapak Rudi Chaeruddin menyediakan lebih banyak menu dengan harga bersaing. Selain itu, karena katering Bapak Rudi Chaeruddin menyediakan menu vegetarian, vegan, dan bebas gluten setiap hari, katering tersebut lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Katering ibu Sisca Soewitomo juga dapat dilirik, meskipun menu vegetarian di katering tersebut tidak seberagam katering bapak Rudi Chaeruddin. Menurut survei karyawan 2011, 40% karyawan PT Susah Maju merupakan vegetarian, 10% merupakan vegan, dan 2% harus mengonsumsi makanan bebas gluten."
5
Buatlah rencana pelaksanaan. Jelaskan setiap langkah yang harus ditempuh, dan waktu serta biaya yang diperlukan. Tuliskan hal yang Anda ketahui dan hal yang masih harus dipelajari. Pertimbangkan untuk menulis langkah dalam bentuk daftar, lalu jelaskan dengan detail. Jangan membesar-besarkan perubahan. Namun, jangan lupa menjelaskan hasil yang mungkin didapat dari perubahan tersebut.
- Misalnya, "Untuk menggunakan jasa katering lain, perusahaan perlu: 1. Mengakhiri kontrak dengan Nyonya Nyengir. 2. Meminta katering ibu Sisca Soewitomo dan bapak Rudi Chaeruddin melakukan uji rasa. 3. Memilih salah satu katering. 4. Menandatangani kontrak dengan katering yang dipilih. Biaya katering yang diperlukan tidak jauh berbeda dengan biaya katering Nyonya Nyengir. Selama perusahaan memenuhi kewajiban kontrak dengan Nyonya Nyengir, perusahaan tidak akan terkena penalti. Selain itu, jika karyawan lebih menyukai makanan yang ditawarkan, mereka akan lebih puas dengan kondisi kerja."
Akankah rencana Anda ditolak oleh sebagian karyawan? Dalam kasus ini, sebagian karyawan mungkin menyukai rasa masakan Nyonya Nyengir. Atau, jika Anda mengajukan ide produk, bisakah Anda meyakinkan petinggi dinas terkait bahwa produk baru tersebut aman digunakan? Tuliskan langkah yang dapat Anda lakukan untuk meyakinkan orang lain terhadap proyek Anda.
7
Setelah menulis langkah, tuliskan materi atau sumber daya manusia yang diperlukan, jika ada. Selain itu, tuliskan waktu yang diperlukan untuk menerapkan perubahan, karena waktu adalah uang. Buatlah daftar cek sederhana. Dalam kasus contoh di atas, Anda mungkin membuat daftar sebagai berikut:
- Sumber daya diperlukan: sub-komite untuk evaluasi katering (4 orang dari bagian berbeda), 2 jam untuk uji rasa, dan 3 jam untuk menulis laporan.
8
Akhiri proposal dengan menulis kembali perubahan yang ingin Anda ajukan dan manfaat utamanya. Tulis kembali tiga poin inti Anda, lalu buatlah kalimat penutup. Anggaplah bagian akhir proposal sebagai rangkuman eksekutif. Misalnya:
- "Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, katering Nyonya Nyengir telah berangsur-angsur mengurangi menu utama yang tersedia selama 7 tahun. Katering ibu Sisca Soewitomo dan bapak Rudi Chaeruddin menawarkan menu yang lebih beragam dengan harga bersaing. Karena itu, saya menyarankan PT Susah Maju untuk melakukan uji rasa dan memilih katering baru untuk perusahaan. Dengan katering baru ini, kepuasan karyawan diperkirakan akan meningkat, dan karyawan akan lebih mungkin bertahan."
- Sebutkan keuntungan kuantitatif atau keuangan dari perubahan bila ada.
- Jelaskan keuntungan kualitatif dari perubahan. Terkadang, keuntungan dari perubahan tidak dapat diukur dengan angka atau fakta. Jika perubahan yang Anda ajukan terkait kebahagiaan karyawan, jelaskan hal tersebut. Perubahan kualitatif bisa jadi sama berharganya dengan perubahan kuantitatif.
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 2:

Membagikan Proposal

Unduh PDF

Ia mungkin setuju atau tidak setuju terhadap perubahan yang Anda ajukan. Jika ia tidak setuju, pertimbangkan alasannya. Jika alasan tersebut benar dan berpengaruh terhadap proposal Anda, bersiaplah untuk merevisinya. Anda juga dapat menambahkan ketidaksetujuan sang rekan pada kolom "Ketidaksetujuan", jika Anda memahami pemikiran tersebut namun tidak sepaham.
Setelah membuat proposal dan meminta umpan balik rekan kerja, perhatikan kembali alur, tata bahasa, akurasi, dan hitungan kata proposal. Jangan buat proposal yang terlalu panjang agar proposal Anda dilirik manajer. Buatlah proposal sepanjang 1-2 halaman jika memungkinkan.
3
Setelah proposal siap, ketahui kepada siapa proposal tersebut harus diajukan, lalu kirim proposal. Di sebagian perusahaan, pemegang keputusan sudah jelas, namun sebagian lainnya memiliki struktur yang lebih cair sehingga Anda akan kesulitan mengetahui siapa yang harus dihubungi. Perhatikan latar belakang perusahaan untuk mengetahui siapa yang harus Anda kirimi proposal.
- Setelah mengetahui orang yang harus dihubungi, cobalah mengatur pertemuan. Umumnya, permintaan perubahan akan lebih dihormati jika disampaikan saat bertemu. Jika Anda tidak dapat menemui orang tersebut, berikan salinan cetak proposal, atau kirim proposal lewat surel.
Iklan